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1、档 案管理制度纲要：v 一、档案的由来v 二、档案的形成及内容v 三、档案管理工作的内容v 四、档案管理的作用价值一、档案的由来一、档案的由来v“档案”一词始于清代早期。v档案是人类社会发展到一定阶段的产物，它 是随着社会的发展、文字记录的出现而产生的。二、档案的形成及内容二、档案的形成及内容 档案包含的内容广泛，针对某个公司而言，档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。文件档案的类别与形式包括：v（一）（一）公司法律文件公
2、司法律文件v（二）（二）公司文件公司文件v（三）（三）政府文件政府文件v（四）（四）工程文件工程文件v（五）（五）财务文件财务文件（一）公司法律文件（一）公司法律文件证照类：公 司 章 程 批 准 证 书 营 业 执 照 机构代码证 税务登记证 车 辆 文 件 物业产权证合同类：合作投资合同：与外单位、公司进行的各项投资、合作合同、协议。工程项目合同：建设工程、机电、建筑装饰、设计、园林绿化、消防等工程合同。物资采购合同：物资采购、买卖合同。租赁合同：房屋、场地租赁合同。（二）公司文件（二）公司文件v公司管理文件：公司规章制度、约定法则文本、流程v公司行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、会议
3、纪要、物资清单、交接清单等。v公司人事文件：员工档案资料、人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、员工福利、社保资料及劳动合同等。v公司图书、杂志：公司订购的各种图书、杂志。声像资料文件：v反映本公司主要职能活动工作成果和 存在问题的声像资料；v公司领导和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；v本公司有关人员组织或参加的重要会 议、会见以及外事活动的声像资料；v每段时期的项目建筑进度或社会实践活动中有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录（三）政府文件（三）政府文件v公司与政府往来的函件和行文。v由政府主管部门获取及购买的政策法规、各类剪报
4、等。（四）工程文件（四）工程文件v项目工程的建施、结施、电施、水施等各类建筑图纸与光盘。v设计类、基础土建类、房屋建筑类、绿化园林类、装修装潢类的工程资料。（五）财务文件（五）财务文件v各种会计凭证、财务帐薄和财务报表三、档案管理工作的内容三、档案管理工作的内容v档案管理工作，是指科学的原则和方法管理档案，为企业各项事业服务的工作。v它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、利用服务（一）档案的收集工作:v公司各个部门、各个项目形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而对档案的利用，则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案
5、的收集工作。档案接收的范围：v1）具有永久和长期保存价值的公司资料。v2）接收的档案，要保持完整性。v3）接收的档案质量必须符合档案类别与形式，按有关要求整理装订成卷、系统排列编号。v4）移交部门必须根据移交目录清点核对案卷，核定密级，无误后，双方在档案移交表签名。（二）档案的整理工作:v收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。（三）档案的鉴定工作:v随着时间的推移和公司各个项目的发展推进的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也
6、会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足利用需要，就形成了档案的鉴定工作。（四）档案的保管工作：由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而由于利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案，因此而制定了公司档案的保管制度：v切实执行可行的保护措施，科学系统与完整安全地延长档案寿命，保证档案及时、准确地提供利用。v档案室要经常通风，做到整洁卫生。文件柜等应排列有序、统一编号，做到整齐划一，以便掌握档案存放情况和取放档案。v不同门类和载体的档案要分别存放，对与档案有关的资料要科学地进行分类、排列、登记、
7、编目，记载立档部门和变化情况。v档案保管要有防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防高 温、防强光等措施，以确保安全和延长档案寿命。v对破损和字迹褪变档案要及时修复和复制。v严防档案丢失和泄密事件的发生，保证档案的安全。v对档案与资料的保管情况进行定期的检查，发现问题及时处理。（五）档案的编目与检索工作：数量庞大的档案，通常是按照它的形成规律及项目分类进行整理存放的。而企业对档案利用的需要则是多样的和变化的，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。（六）档案的利用工作：对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。档案管理可以分为档案基础工
8、作和档案提供利用工作两个基本的组成部分。为了保证档案的安全完整，对于档案的利用公司也出台了一些管理制度：1、文件档案借阅审批权限、文件档案借阅审批权限v绝密级绝密级：经董事长或董事长委托人进行审批同意后拆封，借阅时间最长为4小时，归档必须由董事长或董事人委托人亲自进行封存并签名作实。v机密级：机密级：经分管副总审批同意后借阅，由档案员进行拆封，借阅时间最长为6小时，归档后由档案员进行封存并签名作实。v秘密级：秘密级：经部门经理审批同意后借阅，由档案员进行拆封，借阅时间最长为8小时，归档后由档案员进行封存并签名作实。2、档案利用制度、档案利用制度v公司资料只限于公司内借阅当天归还，不得携出司外。
9、v查阅档案、资料要注意保护，不得在档案原件上勾划、描摹、涂改和拆卷、抽页。不准私自摘录、翻印、传播。利用者对档案材料负有安全、完整、保密之责。v因特殊情况需要借出时，须经主管领导同意，并严格履行借阅手续，填写借阅登记，用完之后要把利用目的和效果反馈给档案负责人。v借阅的档案不得中途转借他人。v绝密、机密档案文件一律不准复印，特殊情况需复印者，须填报复印申请批准。v借阅档案的时限为7天（除特别规定外）,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续。四、档案管理的作用和价值四、档案管理的作用和价值v企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。v档案属于文化范畴，企业文化当然包括企业档案、企业要成功，离不开企业的经营管理、企业的商标、企业的品牌、企业的广告、企业的编史修志等。这些都是重要的企业文化，离不开企业档案工作保障。附：v档案文件存档记录表（表格编号：XZ-09）v档案封条（表格编号：XZ-10）v档案文件借阅/复印登记表（表格编号：XZ-）