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1、 IDS Scheer AG www.ids- 1企业管理体系的信息化企业管理体系的信息化工欲善其事 必先利其器理清楚、管起来、持续优化!制度和流程管理的信息化技术可以更好的将企业管理体系 管理体系的标准化程度 决定了 企业管理的规范化程度。管理体系的精细化程度 决定了 企业管理的精益化程度。管理体系的清晰化程度 决定了 企业管理的执行力大小。管理体系的集成化程度 决定了 企业管理的集约化程度。管理体系的科学化程度 决定了 企业管理的先进性程度。IDS Scheer AG www.ids- 2传统制度和流程描述文档的技术问题之一传统制度和流程描述文档的技术问题之一如何有效发现和避免这些问题l
2、流程图及流程说明文档中表明此流程中用到三张表单，但在表单清单和样例中只罗例了两张。l 流程的某个结点发生了变化，但只修改了流程图，在流程说明文档及表单清单和样例中忘了修正。针对同一管理制度和流程的信息针对同一管理制度和流程的信息“多次描述，相互割裂多次描述，相互割裂”如果其中有一个要素进行更新，则三个文档要全部更新。这些全靠流程梳理人员的细心和认真才能做到。IDS Scheer AG www.ids- 3传统制度和流程描述文档的技术问题示例传统制度和流程描述文档的技术问题示例l 流程说明文档中表明此流程中用到三张表单，但在流程图中只展示了了两张。l 流程的某个结点发生了变化，需要同时修改流程图
3、和流程说明文档。问题1：对于单个流程，流程图、流程说明文档二者之间如有不匹配，不易察觉。如果其中有一个要素进行更新，则两个文档要全部更新。这些全靠流程梳理人员的细心和认真才能做到。IDS Scheer AG www.ids- 4传统制度和流程描述文档的技术问题之二传统制度和流程描述文档的技术问题之二流程 A流程 B如何从如何从“各说各话各说各话”，到都说，到都说“普通话普通话”能否由人事部门统一确定组织结构及岗位描述的规范称谓，其他部门直接引用即可。能否由制定表单的初始单位统一表单的格式和称谓，流程各环节只是引用即可。能否由各业务部门统一各自业务操作的描述，其它部门仅引用即可。能否基于上述要素
4、规范出企业统一的语言，实现要素信息的一次定义，整体共享。如何从精确到如何从精确到“流程流程”细化到细化到“流程的结点和要素流程的结点和要素”如何实现流程各结节和各要素间的有机关联,从“流程图”到“流程模型”.如何实现流程各要素间的自动汇总和统计，实现“一次建模，整体关联”。IDS Scheer AG www.ids- 5传统制度和流程描述文档的技术问题之三传统制度和流程描述文档的技术问题之三 梳理细度精确到整个流程梳理细度 精确到流程内的结点 IDS Scheer China www.ids- 传统制度和流程描述文档的技术问题示例传统制度和流程描述文档的技术问题示例一个表单我到底需要使用多少次
5、一个表单我到底需要使用多少次?IDS Scheer AG www.ids- 7l“统一录入，整体协同”：实现由流程图导出流程制度文档，并自动更新与相关表单的关联。实现流程信息的“统一录入，整体协同”。l“一次建模，整体关联”:多维度的建模语言，从组织、功能、表单和系统、产品和服务四大要素进行流程和制度的梳理和关联，实现流程及制度要素的“一次建模，整体关联”。l“统一定义，整体共享”:与各相关部门一次确定组织、功能、表单和服务的定义，其他部门便可引用和共享所有信息进行制度和流程的描述。小结：传统制度和流程描述文档需要解决的技术问题小结：传统制度和流程描述文档需要解决的技术问题 IDS Schee
6、r AG www.ids- 8解决方案：统一平台、统一数据库、统一语言解决方案：统一平台、统一数据库、统一语言 ARIS导入后VISIOWORDEXCEL流程建模使用信息平台前可视化标准化可管理分散化无序化难管理组织组织数据数据功能功能产品及服务产品及服务流程流程同一平台、同一语言同一平台、同一语言-ARISARIS:ARchitecture of Integrated Information Systems IDS Scheer AG www.ids- 9ARIS 流程建模房式结构流程建模房式结构 公司销售部物料管理部采购科排产科组织视图组织视图销售处理检查信用额度确定交付日期客户需求处理报
7、价处理功能视图功能视图流程视图流程视图产品产品/服务视图服务视图销售合同配置单报价单服务条款报价单客户信息配置单数据视图数据视图客户需求处理收到客户询价需求处理完毕报价处理报价单配置单销售部客户信息销售部 IDS Scheer China www.ids- 相关的制度信息在属性表中进行维护相关的制度信息在属性表中进行维护我有很多符号背后的内容要说，怎么办我有很多符号背后的内容要说，怎么办?IDS Scheer AG www.ids- 11ARIS 建模技术还可以根据事先定义的规则建模技术还可以根据事先定义的规则自动自动进行逻辑进行逻辑检查检查 IDS Scheer AG www.ids- 12
8、ARIS 建模技术还建模技术还可以可以根据事先定义的规则根据事先定义的规则自动自动进行逻辑进行逻辑检查检查 IDS Scheer AG www.ids- 13制度和流程体系及流程接口的概念制度和流程体系及流程接口的概念 端到端的流程端到端的流程流程的接口流程的接口从从“制度和制度和流程流程”梳理梳理 到到“制度和制度和流程体系流程体系”的梳理，你做到了吗？的梳理，你做到了吗？流程流程 IDS Scheer AG www.ids- 各制度和流程之间是如何关联起来并构成一个管理体系的各制度和流程之间是如何关联起来并构成一个管理体系的?制度及流程清单制度及流程清单流程钩稽关系流程钩稽关系制度及流程文
9、档制度及流程文档 IDS Scheer AG www.ids- 15销售采购生产按订单交付通过构筑端到端的流程建立关联的管理体系通过构筑端到端的流程建立关联的管理体系 IDS Scheer AG www.ids- 16流程A流程接口流程接口 流程c流程流程B IDS Scheer AG www.ids- 17制度与流程的层次和分类制度与流程的层次和分类 企业地图流程区域图主流程模型流程模型采购计划采购需求分析创建采购需求采购管理采购采购仓储管理仓储管理付款管理付款管理供应商管理供应商管理人事管理人事管理财务管理财务管理物业设备管理物业设备管理IT IT 管理管理 IDS Scheer AG w
10、ww.ids- 18核心流程核心流程创新流程增值流程供应流程销售销售定单加工准备定单加工准备定单加工定单加工售后服务售后服务结算结算客户客户供应商供应商产品设计产品设计技术改造技术改造市场营销市场营销市场市场企业各部门企业各部门会计管理会计管理风险内控管理风险内控管理质量管理质量管理环保管理环保管理安全管理安全管理合规流程法律制订者法律制定者企业战略企业战略企业计划企业计划企业监控企业监控企业沟通企业沟通组织和流程管理组织和流程管理利益相关人利益相关人采购采购仓储管理仓储管理付款管理付款管理供应商管理供应商管理人事管理人事管理财务管理财务管理物业设备管理物业设备管理IT IT 管理管理核心流程
11、支持流程管理流程法律管理法律管理发运发运管理流程制度与流程的层次和分类示例制度与流程的层次和分类示例 IDS Scheer AG www.ids- 19多套管理体系的整合多套管理体系的整合 企业流程管理体系企业流程管理体系ARIS 平台平台业务流程管理平台全面质量管理HSE 全面风险管理内部控制管理 企业的流程只有一套 同一套流程可以根据不同管理体系的需求进行不同的分类挂接 一个管理体系并不一定涵盖所有的流程 企业的流程管理体系是涵盖所有流程的管理体系 IDS Scheer AG www.ids- 各管理体系间的孤岛现象，割裂的管理体系各管理体系间的孤岛现象，割裂的管理体系 IDS Schee
12、r AG www.ids- 21多多套套管理管理体系体系最终应落实在一套最终应落实在一套制度和制度和流程中流程中 内控企业为了提升管理，引入了各种管理理念，建立了各种管理体系。HSESAP全面质量管理流程手册 因此，只有一套，但对于此流程的描述涵盖了所有管理体系的要求。采购员下采购单，只要根据 进行操作即可。IDS Scheer AG www.ids- 22多多套套管理管理体系体系最终应落实在一套最终应落实在一套制度和制度和流程中流程中流程流程流程每一个要素后预设了一组特性栏位，点击鼠标后会自动弹出，并可随需录入根据授权不同，不同的业务部门看到的可修改的特性栏位和值是不一样的。通用信息HSE
13、相关信息内控相关信息.IDS Scheer AG www.ids- 23多多套套管理管理体系体系最终应落实在一套最终应落实在一套制度和制度和流程中流程中流程流程由一个流程自动导出各种流程文档风险控制文档风险控制文档岗位职责说明书岗位职责说明书流程手册流程手册 IDS Scheer AG www.ids- 24企业流程管理体系企业流程管理体系ARIS 平台平台业务流程管理平台信息化运营平台平台信息化系统平台PMFI/COHRMESAPOMMBI执行与控制：固化到信息化执行系统中执行与控制：固化到信息化执行系统中ISO 9000ISO 14001ERPSOX 法案全面风险管理 IDS Scheer
14、 AG www.ids- 25基于流程的风险文档(举例)输入合同条件ERPa会计师合同风险高级会计师c相关的风险属性在这被赋值4 眼原理,a 执行 c 监控相关流程的建档由相关流程的建档由 ARIS 完成完成,这包括一包括一个个为风险管理而制管理而制订的一套方法的一套方法与内控相关的人员与内控相关的人员-控制活动控制活动 4 眼原理眼原理 执行与控制：内控与风险管理执行与控制：内控与风险管理 IDS Scheer AG www.ids- 风险合规过程风险合规过程风险合规过程风险合规过程风险监控门户风险监控门户风险监控门户风险监控门户执行与控制：内控与风险管理执行与控制：内控与风险管理 合规合规
15、策略策略体系体系设计设计风险风险识别识别风险风险评估评估风险风险控制控制控制控制报告报告 IDS Scheer AG www.ids- 274监控流程的每一个执行节点的正确性4例如:在10分钟内完成输入4通过实时的白板监控问题和错误执行与控制：事件监控执行与控制：事件监控 IDS Scheer AG www.ids- 28 Order from thecustomerpresentFill out order forme.g.fulfillment instructionsLarge orders may bepassed directly from Sales toSales/Trading
16、 for further processing.Order may be entered under 01-36111-01-36114,01-36211,01-36214.Fixed price businessor AQRpresentNormalExecutionpresentPass order toperson responsible for execution01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214Internat
17、ionalInstitutionsOrder form(shares)Order form(shares)Order withperson responsible for executionThere is no clear regulation governing this point.The order can be passed verballyor by order form.Record orderinformationPass order tobrokerGL-TRADEConfirmationfrom GL-Tradepresentcan be called upon the s
18、ame day;order fulfillmentconfirmation by telephone on the same dayConfirmationfrom the brokerpresentusually by thefollowing morning;order fulfillmentconfirmation by telephone on the same dayComplete order form01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36114Agency Dealing/Exe
19、cutionTelephonealternative(see above)Order formcompletedSubmit inquiry toTradingApproval fromTradingpresentComplete order form-Exchange rate-EB account-Value-CurrencyOrder formcompletedOrder form(shares)Check whether customerwishes to enter into currency protectionagreement01-36211GER DomesticInstit
20、utions01-36214InternationalInstitutionsOrder form(shares)01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsCustomerwishes to enter into currency protectionagreementCustomer does notwish to enter into currency protectiona
21、greementInform TreasuryExchange rate and CPD arenoted on the order formconfirmation of transactionby Treasurypresentthe next dayAdd initials to transactionconfirmationWitness requirementTransactionconfirmationinitialedForward order formOrder form withDesk SupportAttach brokerconfirmationBrokerconfir
22、mation attachedTransactionconfirmation(Treasury)BrokerconfirmationRecord transactiononly afterreceipt ofbroker confirmation-Type of transaction-Quantity-Kind-Limit-gross/net-Customer/account-Currency(for foreign currency protected transactionthe Trading Cross Rateis recorded based on the order form)
23、TransactionrecordedSend confirmationto customerby fax(Preliminary confirmation)Normally not sentbefore receipt ofbroker confirmationConfirmation sentto customerby faxTelephone01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsOMNI01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalIns
24、titutions01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsOrder form(shares)FAXAttach settlement instructionsto customer transactionSettlement instructionsattached to customer transactionAttach transactionsto customersTransactions attachedto customersAKTIASAKTIASe.g.for investmentcom
25、paniesAllocation of a transactionto multiple fundsLiquidate shares(Cash)-Foreign01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales Trading01-36111Sales TradingTrade shares(Cash)Foreign stock exchanges-Proprietar
26、y tradingSend broker confirmationto WPSby bicycle courierBrokerconfirmationBroker confirmationsent to WPSdoes not usually reachPanmure for 2-3 days(rather an internal problem).Forwardingto MidOffice the same day!AKTIASForward information tointerface withBSP-TRADEData presenton interface withBSP-Trad
27、eFrom order receipt untilarrival in WPSsometimes takes about 48 hours.About 80%are present afterone day.Settlement must normallybe completed by D+3.Supplement brokerconfirmationFor further processing in WPS:Customer numberCustomer nameEB account(if necessary allocation to fund)(if necessary foreign
28、exchange protection transaction)BrokerconfirmationsupplementedBrokerconfirmationOrder form(shares)For European marketsabout 50%of confirmations arrive on the same day(after 5 p.m.)and about 50%arrive on the followingmorning.File transactionconfirmationSend signedconfirmation of transactionto Treasur
29、yTransactionconfirmation(Treasury)01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36111Sales TradingTransactionconfirmation(Treasury)TransactionconfirmationfiledTransactionconfirmationreceived by Treasury01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutions01-36111Sal
30、es TradingOrder form(shares)01-36211GER DomesticInstitutionsLiquidate shares(Cash)-ForeignBroker faxes arealso routed directly toWPS by fax forwarding.Liquidate shares(Cash)-ForeignBrokerconfirmationpresentusually arrive by thenext day!Received by fax orby GL.Notify customer offulfillmenton the same
31、 day;especially necessary fornet customersCustomer notified offulfillmentTelephone01-36211GER DomesticInstitutions01-36214InternationalInstitutionsTelephoneOrder form(shares)MA ExecutionSharesMA ExecutionSharesMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDss
32、eldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfMA Desk SupportDsseldorfFurther processingby TreasuryTrade Control:Monitor marketconditionsSharesOrder acceptance:-Sales to note order on an order form(paper-based!)-no serial number assigned(not compliant with MAH)-order form serves as basis for
33、 furtherprocessing;information on the order form is not alwayscomplete(source of errors in subsequent processing)-Sales und Trading do not always supply all necessary information on order forms.-no system support!Work performed entirely by hand.Order administration-no overview of orders on hand and
34、associated status,because system support lacking-Order forms lie loose on traders desks-no overview of the status of orders,i.e.danger ofduplicate processing or non-processingOrder fulfillment:-Order form passed to the Execution Desk by hand,Risk of loss of information with manual transfer-Time-cons
35、uming manual additions to the order form necessary(e.g.exchange rate);ultimately this is recorded twice:once on the form,once in the systemFurther processing:-Manual transfer of order form to the MidOffice,risk of transmission errorsand delays here also-Further processing in MidOffice not until the
36、following day-Delay while waiting for broker fax as external transaction confirmation(does not arrive until the following day)-Need to refer to external data because internal information system inadequate;operational risk!-Information on the order form frequently differs from that on the broker fax-
37、Information on the order form is often incorrectFurther processing(next day):-MidOffice must perform lengthy manual comparison of information on the order formwith information on the broker fax.-Sending fax confirmation to the customer(by hand,therefore a source of errors and delays)Further processi
38、ng(2 redundant steps):1.-Manual addition to broker fax of data required for further processing in the WPS bank(e.g.customer number,customer name,EB account,)-Transfer of the broker fax to the WPS bank by bicycle courier(!)2.-Recording of transaction in the OMNI system(not on the same day,therefore n
39、ot MAH compliant)-Additions to transaction(e.g.settlement instructions)in AKTIAS(duplicated work!)Receipt of external broker confirmationin Trading is not MAH compliant!监控点1监控点2客户服务流程客户服务流程StartEnd客户投诉流程客户投诉流程监控点3监控点4分析与优化分析与优化:流程绩效的监控和分析流程绩效的监控和分析 IDS Scheer AG www.ids- 29客户价值客户价值4可视透明的业务流程/层次清晰的流程
40、结构4业务语言统一、文档化的流程、定量/定性的问题发现4形成未来信息系统的需求框架4形成共识的业务改进衡量指标4明晰的优化目标、流程改进控制程序 结果结果流程可视化流程可视化流程改进流程改进/优化报告优化报告 流程定性结构分析流程定性结构分析衡量指标部分衡量指标部分流程分析结果衡量指标优化程序流程定量统计分析流程定量统计分析分析与优化：管理体系的定性定量分析分析与优化：管理体系的定性定量分析 IDS Scheer China www.ids- 管理体系的定性定量分析示例管理体系的定性定量分析示例:关联分析关联分析流程与系统/系统功能分析56/13818/138可能需要新的系统或系统升级是否可以
41、在现有系统功能的基础上满足此需求分析报告可能需要合并或协调系统接口 IDS Scheer AG www.ids- 管理体系的定性定量分析示例：模拟分析管理体系的定性定量分析示例：模拟分析流程实绩流程实绩 IDS Scheer AG www.ids- 管理体系的定性定量分析示例：成本分析管理体系的定性定量分析示例：成本分析 IDS Scheer AG www.ids- 33总结：基于总结：基于 ARIS 技术平台的制度和流程信息化管理方案技术平台的制度和流程信息化管理方案n实现完整的流程生命周期管理业务流程设计和梳理业务流程设计和梳理搭建搭建 流程架构描述描述 现状流程业务流程实施业务流程实施同步同步 ARIS 与 ERP 完善完善 ERP 项目配置信息和文档测试测试 系统与流程的一致性形成形成 流程管理制度搭建搭建 流程管理体系变革管理变革管理分析分析/优化优化 现状流程推广推广 业务流程推广推广 项目蓝图与系统配置业务流程战略业务流程战略建立建立 关键绩效指标体系确定确定 业务流程的目标业务流程控制业务流程控制建立建立 内部控制体系建立建立 绩效监控体系改进改进 业务流程持续改进持续改进