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1、浅谈企业行政管理的特点、功能及要求陈群内容摘要：一个企业的行政管理体系，其本身就是一个具体而微小得企业，涉及到整个企业的全部运作的沟通和协调，因为它是领导和各部门、员工的桥梁。本文比较全面地分析了企业行政管理的内容及作用、特点、功能和要求，进一步了解企业行政管理的职能。关键词：企业 行政管理 特点 功能 要求企业的行政管理体系是企业的中枢神经系统，它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。行政管理体系担负着企业的管理工作，推动和保证着企业的技术、生产、资金、经营、发展几大块业务的顺利、有效进行
2、和相互之间的协调。一、企业行政管理的内容及作用（一）企业行政管理的内涵企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。企业行政管理体系是企业沟通上下、联系内外的纽带和桥梁，企业行政管理横向涉及到企业各个部门、机构，纵向深入到每项工作的细枝末节，正所谓“纵向到底，横向到边”。加强企业的行政管理工作对企业的持续、健康、稳定发展具有深远意义。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面其它部门。行政工作涉及到企业内部上下左右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人想不到的细枝末节；行政管理的重
3、要，是因为它是维系领导和各部门、众员工之间的纽带。企业领导往往不否认行政管理的重要，然而却又往往不自然的弱视了它；这是很多处于准正规向正规化管理过渡企业，普遍存在的问题，而且又还面临着改进。（二）企业行政管理的内容企业行政管理是企业参与和从事社会化大生产及市场竞争的客观要求。要有效地组织企业生产经营，就必须有一定强制力的权威与服从机制把企业各环节、各部门连接成一个健康运行的有机整体。1.计划工作 计划是为实现组织既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程。在具体内容上，它包括组织目标的选择和确立，实现组织目标方法的确定和抉择，计划原则的确立，计划的编制，以及计划的实施。 2.组织工作 为实
4、现行政管理工作的目标和计划，就必须设计和维持一种职务结构，在这一结构里，把为达到目标所必需的各种业务活动进行组合分类，把管理每一类业务活动所必需的职权授予主管这类工作的人员，并规定上下左右的协调关系,同时还必须不断地对这个结构进行调整。 3.指挥工作 指挥工作就是对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响的活动过程。指挥工作所涉及的人员是主管与下属。企业行政管理工作，必须确定好企业员工之间的分工合作关系；明确人们在职、责、权方面的结构体系；调动各级行政管理人员的积极性，协调各级行政管理人员之间的关系，解决组织人员之间的冲突。 4.控制工作 即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整，包
5、括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。通过控制来判断企业的行政管理工作是否合理，是否还有改进之处，从而增加行政工作的有效性及合理性。 （三）企业行政管理的作用 1.有助于增强企业的适应能力 近年来，我国的综合国力和竞争实力逐步增强。我国企业要想更好地贯彻落实科学发展观、建设创新型国家等战略思想和战略任务，就必须通过企业行政管理来实现。换言之，企业行政管理有助于增强我国企业的适应能力。 2.有助于增强我国企业的核心竞争力 企业的核心竞争力体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。 3.有助于保证我国企业健康、稳定发展 目前我国处于计划经济
6、体制和市场经济体制并存的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，我国的企业需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种渠道解决实践中的难题，帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的环境。由此看来，企业行政管理有助于保证我国企业健康发展。二、新时期企业行政管理的特点企业行政管理指企业根据自身发展的需要，组建相应内部行政组织机构，采用相关法规、制度、方法等形式对企业进行管理，行使其在企业中的管理、协调及服务三大功能。并在新时期呈现出以下特点:（一）从属性 企业行政管理不具独立性，这就预示着企业行政管理决不能脱离一
7、定的管理目标而独立存在。换言之，企业行政管理即使搞得花团锦簇，在外人看来井然有条，但对企业而言，没有发挥任何实效，诸如不能充分调动员工的工作积极性，挖掘员工的潜能，不能有效调配企业的资源优势达到开源节流的目标，不能为企业高层的决策提供支持等，即意味着企业的行政管理形同虚设，对企业毫无存在价值而言。因此，企业行政管理具有一定的从属性，它服务于企业各个环节，必须为企业的发展作出应有的贡献。比如对企业的人、财、物进行有效配置，使企业资源实现最大利用率; 采取各种方式激发员工的工作兴趣，使员工在工作中发挥主观能动性，不断推动企业进行创新; 制定严格的规章制度，控制企业办公用品的成本，降低企业的整体成本
8、，为企业创造经济效益等，体现出企业行政管理实实在在的价值。（二）实质性 与政府行政管理不同，企业行政部门的从属性，使其比较注重管理的实质。因此，企业行政管理更加侧重于管理实际，诸如形式主义、面子工程等行政管理状况在企业较为少见。企业通常基于企业的实际需要，对企业的行政管理制度、过程、方法等进行优化组合，以便尽可能提高行政管理的效率。（三）实效性 企业以盈利为目的的特性决定了企业行政管理必须依附于企业的目标，必须为企业创造相应的经济效益。虽然，企业行政管理的经济效益很难通过一定的经济指标来衡量，但企业的生产效率、资源配置都能够间接体现出企业行政管理的效益。同时，企业行政管理通过采取开源节流措施，
9、直接节约的管理费用是其直接经济效益的反应。由此可见，企业行政管理是具有明显经济实效的。（四）灵活性 企业行政管理具有较大的灵活性。企业可以根据实际需要，构建自己的行政组织机构，组织机构可大可小，行政人员可增可删，人员的可升可降等，相比政府行政管理的僵化、死板等特点，企业行政管理的机构、人事、程序等都可以与时俱进地进行重组和改进，具有较强的灵活性。（五）人性化 企业行政管理比较注重人性化管理，充分尊重员工，能够及时了解员工的生活困难等问题，采取措施给予解决，以便排除员工的后顾之忧，使员工安心于企业生产。因此，企业行政管理往往从企业发展的角度出发，及时为技术、业务、生产、销售等部门提供周到的人性化
10、服务，不断拓展自身的服务功能，满足企业不同部门的服务需求。三、行政管理应具有的功能行政管理工作非常复杂，千头万绪。企业行政人员每天都面临着不少琐碎的、不起眼的事务。概括来说，我想行政管理在企业中具有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。统而言之，行政管理的实质就是服务。（一）管理功能行政管理系统不仅要在工作事务层次上做领导的“参谋和助手”，还要在公司的经营理念、管理策略、企业精神和文化、用人政策等重大问题上都要起到管理作用，并且在实际工作中要对各项工作的执行进行监督管理。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好行政事务工作，把各级领导从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解
11、脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。行政部门的人应该有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化管理表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要进行科学分工、层次划分和合理授权。(二)协调功能 行政管理部门不是简单地传达领导的命令、机械地完成领导交办的任务，而应主
12、动做好上与下、左与右、里与外的信息沟通和传达，使下级充分领会上级的意图，使各个系统之间良好沟通，在充分沟通的基础上做好协调，这样才能使企业和谐。行政管理者不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。(三)服务功能 企业行政管理是为企业其他系统提供支持和服务，才是行政管理系统的突出职能，行政管理系统的根本就是为企业的各项工作能够顺利进行而服务。行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。因为如果一个企业的关注点竟在于行政部门，会影响企业
13、各方面的工作，影响企业最终目的的实现。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。四、对企业行政管理的要求在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。一种是完全摈弃“机关习气”，完全凭主观意愿办事的“游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋
14、决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道和规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改。企业处于一片打
15、乱仗状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。四、企业行政管理要结合实际 企业行政管理普遍存在一种现象，即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各部门实际，发布的规定无法推行或根本不宜推行，引起其它部门的反感和排斥。各
16、业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；这样就陷入了恶性循环：行政部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解，管理就越脱离实际；反过来，行政管理越脱离实际，就越遭受各部门的排斥，从而也就越不了解各部门情况。（一）强化行政管理部门的企业管理职能。为了防止这种行政管理与各部门业务“两张皮”的现象，行政部门除了要转变观念、作风外，更有切实效果的应该是转化职能，也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。许多企业都设有企业管理部，但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管口和行政口二者的职能往往发生重叠和冲突。在这样的情
17、况下，企管部实际上只起到了一个类似“法规处”的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政部门又被削弱了管理职能，沦为总务处。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，“行政口”与“企管口”必须合二为一，要将一般企业的“企业管理部”的职能注入行政部门，增强其企业管理职能。（二）各部门保持良好的合作关系。 将企业管理职能注入行政管理部门、增强其企业管理职能后，行政部门深入各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门保持良好的合作关系。反过来说，行政部门在通过增强企业管理职能而深入了各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益；再如，行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难以解决的一些问题，甚至起到公司高层领导都难以起到的作用；等等。这一切，显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。其实，企业行政管理的根本目的；为企业服务并获取竟可能大的经济利益。在竞争激烈的21世纪立于不败之地。- 4 -