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1、2023年档案管理管理规程篇 书目 某物业服务中心档案管理规程格式怎样的 物业服务中心档案管理规程1目的对重要资料文件等进行有效保管,以便查阅。 2范围适用于ee物业服务中心档案管理工作。 3标准作业要求3.1归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件:a)管理文件:各部门在经营活动中产生的质量记录文件。 b)证照文件:经营活动中产生的各类证、照等。 c)合同文件:经营活动中产生的各类合同等。 d)员工人事档案:包括劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、廉政承诺书(后勤员工)、照片、学历证书复印件、体检报告、职称/技能证书、原单位劳动合同解除证明,包括但不限于在司期间各阶段性考
2、评资料以及违纪行为过失的惩罚等; 特别岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。 3.2档案的收集整理 3.2.1质量记录文件3.2. 1.1质量记录表单根据规定时限,每月5号前由各部门负责人整理归档,行政人事专员每月检查;3.2. 1.2质量管理文件由行政人事专员归档保存;3.2. 1.3与物业管理相关的外来文件由行政人事专员收集整理,并保存。 3.2.2其他档案文件由行政人事部刚好整理归档。 3.3档案保存 3.3.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保证档案完好无缺; 一旦出现险情,须马上向部门经理或公司领导报告。 3.3.2严禁无关人员参阅档案,非档案管理
3、人员不得干涉档案管理工作。 3.3.3档案发生损毁、丢失时,依据损失程度追究有关人员责任。 3.3.4离职员工的档案须保存2年以上,关键岗位保存3年以上,并建立离职员工档案登记表,以便查询。 3.4档案借阅 3.4.1外部门人员借阅或借出档案原件(包括复印件),须经物业服务中心经理同意后办理登记手续; 运用完毕须刚好、完整地归还档案,不得私自留存; 运用过程中留意不遗漏、不丢失原件,否则须担当相应责任。 3.4.2任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制; 不准在档案上作记号、涂改、污损; 确因工作确需摘抄、复制,须经借出部门的负责人同意方可。 3.4.3借阅档案者须严守公司机
4、密,绝不行外泄档案内容; 由于泄密而给公司造成损失的,公司将追究其有关责任。 3.4.4短期运用档案借阅期不得超过7天,长期运用档案借阅期不得超过15天,如确需延期须提前办理续借手续。 3.5档案移交 3.5.1如档案需向其他部门移交,须经物业服务中心经理批准,并建立档案移交签收表,由经办人签字,以明确责任。 3.5.2员工进行公司间调动后,由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案,调出公司人力资源部建立档案移交签收单,由双方经办人当场签字,以便查询。 3.6档案检查 3.6.1检查内容:档案是否齐全,档案有无存放错误。 3.6.2检查时间:每月
5、自行检查一次。 3.7档案销毁档案销毁需经物业服务中心经理批准。 4质量要求 4.1行政人事专员管理档案需进行编号排序,便利能够快捷地查阅文件。 5记录表单 5.1档案借阅登记表aw-qr-om-13 5.2档案移交签收单 花园业主档案管理标准作业规程-5 花园业主档案管理标准作业规程(五) 1.0目的 规范业主档案的管理工作。 2.0适用范围 适用于客户服务中心业主档案的管理。 3.0职责 3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2管理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容。 4.1.1经业主签署后的业主公约。 4.1.2经业主
6、签署后的消防平安责任书。 4.1.3业主家庭状况登记表。 4.1.4物业分户移交验收单。 4.1.5业主证领用登记表。 4.1.6业主子住验房表。 4.1.7装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修平安责任书、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8违章处理通知单及处理结果资料。 4.1.9业主的有关证件复印件。 4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。 4.1.11其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹)的制作。 4.2.1依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: jch-kh-业主档案
7、:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。 4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 4.3业主档案袋的制作。 4.3.1打算适量的26cm*34cm左右尺寸的档案袋。 4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案盒(夹)内。 4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.
8、7业主档案的跟踪。 4.7.1当发生下列状况改变时,客户服务中心队管理员应将改变状况记录在业主档案中: a)通讯电话联络方式发生改变时; b)业主发生更替时。 4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。 4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应刚好为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。 4.8业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。 4.9业主档案应永久保存。 4.10具备电脑
9、办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。 4.11本规程执行状况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。 5.0记录 6.0相关支持文件 6.1档案管理标准作业规程。 x管理处业主档案管理标准作业规程 管理处业主档案管理标准作业规程 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 三、职责 1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服务中心负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1)经业主签署后的业主公约。 (2)经业主签署后的消防平安责任书。 (3)业主家庭状况登记表。 (4)钥匙
10、领用登记表。 (5)业主证领用登记表。 (6)业主入住验房表。 (7)装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 (8)违章处理通知单及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。 (10)其他应保存的资料。 2、档案盒(夹)的制作 (1)依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 (2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: -sw-业主档案:表示物业管理有限公司管理处公共事务部管理的业主档案。 (3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列
11、在档案盒(夹)内。 4、按档案盒(夹)内的各档案排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 5、业主档案的跟踪: (1)当发生下列状况改变时,服务中心副主管应将改变状况记录在业主档案中: a、通讯电话联络方式发生改变时; b、业主发生更替时。 (2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。 6、业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 7、业主档案应永久保存。 8、具备
12、电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 9、本规程执行状况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。 五、记录 业主档案书目 六、相关支持文件 档案管理标准作业规程 物业管理公司档案管理作业规程怎么写 。 4.1.5档案编号举例:a)物业管理有限公司编号:-档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b)管理处编号:一一一一档案序号类别编号部门编号管理处编号物业管理有限公司编号 4.2档案的分类 4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a)行政、人事类; b)财务类; c)物业管理类; d)保洁类; e)工程修理类; f)保安类 4.2.2全宗档案的分类:要从
13、档案形成的特点和规律动身,符合档案形成的实际状况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。 依据物业管理的特性,我们采纳组织机构-问题分类法,如:收文类发文类合同类a)综合部员工人事档案图纸类后勤类收文类报表类b)财务部 帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类c)管理部员工档案类修理类投诉类回访类有偿服务与多种经营类安排总结类 4.3立卷与编制书目 4.3.1立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。 档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标贴纸; b)在档案标贴纸上打
14、印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:-物业管理有限公司综合部收文:-收文; -物业管理有限公司财务部报表:-cw-报表; -管理部业主档案:一-gw-业主档案。 c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹)内。 4.3.2编制书目:a)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以
15、便查阅。 4.4档案的保管期限 4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 4.4.2各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。 4.5档案的保管 4.5.1档案保管的工作任务是:a)便于查阅; b)保证档案的平安; c)防止档案的损坏; d)实行修复技术,延长档案寿命。 4.5.2档案保管的责任部门:a)财务部保管财务档案; b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料; c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、
16、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及管理处各职能部门须要保管的其他档案; e)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 4.5.3档案的保管程序:a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员; b)档案管理员将该资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号; c)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询; d)档案原则上保管原件。 4.6档案的密级 4.6.1档案的密 为三级:绝密、机密、一般:a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; b
17、)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; e)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 4.7档案的查阅权限 4.7.1物业总经理可查阅公司全部档案。 4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。 4.7.3部门负责人可查阅该部门全部档案。 4.7.4其他人员依据审批查阅有关档案。 4.8档案的查阅/借阅/复制 4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理
18、; b)权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批; 属管理处的档案,由管理处负责人审批; 属公司的档案,由物业总经理审批; 财务类的档案也应由物业总经理审批。 4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批; 机密档案由综合部负责人审批; 一般档案由部门负责人审批。 4.11档案的销毁 4.1 1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁安排及清单,报综合部主管审核。 4.1 1.2综合部主管审核无误
19、后报物业总经理审批。 4.1 1.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。 4.1 1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期归档编号备注档案书目文件查阅/借阅/复制登记表序号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注档案查阅/借阅审批表部门姓名职务借档文件名借档理由是否复制是 否借还时间年 月 日至 日审批人签名档案销毁清单序号文件编号文件标题页数所属部门归档日期保管日期销毁日期备注审批人: 审批人: 制表: 物业管理公司档案管理作业规程 物业管
20、理公司档案管理标准作业规程 1目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 3职责 3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。 3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。 3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。 4程序要点 4.1档案的编号 4.1.1公司、管理处编号: a)物业管理有限公司编号为: (公司英文缩写); b)物业管理处编号为: (管理处英文缩写)。 4.1.2部门编号: a)综合部编号为: zh; b)财务部编号为: cw; c)管理部编号为: gw d)项目部编号为: *m e)工程部编号为: gc; 4.1.3年份编号:
21、引用年份序号-2023、2023、2023。 4.1.4档案依次号:采纳阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、.。 4.1.5档案编号举例: a)物业管理有限公司编号: - 档案序号 类别编号 部门编号 物业管理公司编号 b)管理处编号: 一一一一 档案序号 类别编号 部门编号 管理处编号 物业管理有限公司编号 4.2档案的分类 4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类: a)行政、人事类; b)财务类; c)物业管理类; d)保洁类; e)工程修理类; f)保安类 4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律动身,符合档案形成的实际状况,保持档案之间
22、的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。依据物业管理的特性,我们采纳组织机构-问题分类法,如: 收文类 发文类 合同类 a)综合部员工人事档案 图纸类 后勤类 收文类 报表类 b)财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 c)管理部员工档案类 修理类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 安排总结类 4.3立卷与编制书目 4.3.1立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷: a)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标贴纸; b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的
23、档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: -物业管理有限公司综合部收文:-*z-收文; -物业管理有限公司财务部报表:-cw-报表; -管理部业主档案:一-gw-业主档案。 c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹)内。 4.3.2编制书目: a)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
24、4.4档案的保管期限 4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 4.4.2各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。 4.5档案的保管 4.5.1档案保管的工作任务是: a)便于查阅; b)保证档案的平安; c)防止档案的损坏; d)实行修复技术,延长档案寿命。 4.5.2档案保管的责任部门: a)财务部保管财务档案; b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料; c)管理部保管物业租赁和多种经营资料: d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发
25、文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及管理处各职能部门须要保管的其他档案; e)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 4.5.3档案的保管程序: a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后, 移交给档案管理员; b)档案管理员将该资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号; c)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询; d)档案原则上保管原件。 4.6档案的密级 4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、一般: a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
26、 b)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; e)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 4.7档案的查阅权限 4.7.1物业总经理可查阅公司全部档案。 4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。 4.7.3部门负责人可查阅该部门全部档案。 4.7.4其他人员依据审批查阅有关档案。 4.8档案的查阅/借阅/复制 4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格: a)权限内(经授权/审批)的按正常手
27、续办理; b)权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。 4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;一般档案由部门负责人审批。 4.11档案的销毁 4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁安排及清单,报综合部主管审核。 4.11.2综合部主管审核无误后报物
28、业总经理审批。 4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。 4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 序号文件编号文件标题页数发文 单位发文 日期接收 日期归档编号备注 档案书目 文件查阅/借阅/复制登记表 序 号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注 档案查阅/借阅审批表 部门姓名职务 借档文件名 借档理由 是否复制是 否 借还时间年 月 日至 年月 日审批人签名 档案销毁清单 序号文件编号文件标题页 数所属部门归档日期保管日期销毁 日期备注 物业公司档案管理标准作业规程（5
29、） 物业公司档案管理标准作业规程(五) 1.0目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 2.0适用范围 适用于物业管理公司各类档案的管理。 3.0职责 3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。 3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。 3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。 4.0程序要点 4.1档案的编码。 4.1.1公司、人事行政部编码: (1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写); (2)人事行政部编码为:rz(人事行政部名称拼音缩写)。 4.1.2部门编码: (1)人事行政部名称编码为:rz (2)财务部编码为:cw; (3)客户服务中心编码为:kh; (
30、4)环境景观部编码为:jj; (5)工程部编码为:gc; (6)秩序维护部编码为:zh; (7)品质拓展部编码为:pz; (8)经营部编码为:jy; 4.2档案的分类 4.2.1档案的分类,按服务性质和查阅便利的角度可分为以下四类: (1)业主档案,包括: a、经业主签署后的业主公约、前期物业管理服务合同; b、经业主签署后的消防平安责任书; c、业主家庭状况登记表; d、业主物品领用登记表; e、业主入住验房表; f、装修申请审批表、装修平安责任书、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料; g、违章处理通知单及处理结果资料; h、业主的有关证件复印件; i、业主产权确认登记(产权证书)
31、; j、其他应保存的业主资料。 (2)工程技术档案,包括: a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地运用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等); b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格证书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等); c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐
32、藏工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。 d、设备出厂合格证; e、设备运用说明书(要求中文); f、设备安装、调试报告; g、保修卡、保修协议; h、物业接管记录。 i、其他应保存的工程资料。 (3)服务档案,包括: a、设备台账; b、设备运行记录; c、设备修理、保养记录; d、设备更新改造记录; e、对外经营记录; f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。 (4)行政档案,包括: a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(选购合同、多种经营合
33、同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门同等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。 b、管理指导文件:质量体系文件。 c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。 4.2.2档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律动身,符合档案形成的实际状况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。 4.3立卷与编制书目。 4.3.1立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。 (1)依据档案(或文件
34、夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 (2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: 物业管理有限公司员工人事档案:rz员工档案; 物业管理有限公司财务部报表:cw报表; 物业管理人事行政部客户服务中心档案:kh运作档案。 (3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。 (4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹)内。 4.3.2制书目: (1)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; (2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编
35、号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。 4.4档案的保管期限。 4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 4.4.2各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。 4.5档案的保管。 4.5.1档案保管的工作任务是: (1)便于查阅; (2)保证档案的平安; (3)防止档案的损坏; (4)实行修复技术,延长档案寿命。 4.5.2档案保管的责任部门: (1)财务部保管财务档案; (2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案; (3)品质拓展部
36、保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效 考评档案; (4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案; (5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案; 4.5.3档案的保管程序: (1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员; (2)档案管理员将该资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号; (3)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询; (4)档案原则上保管原件。 4.6档案的密级 4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、一般。 (1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。 (2
37、)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。 (3)一般档案包括:设备档案,如运行修理记录;工程档案,如工程图纸;安排总结、通知、通告等一般性文件及其他不属于绝密及机密的档案。 4.7档案的查阅权限 4.7.1总经理可查阅公司全部档案。 4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。 4.7.3部门负责人可查阅该部门全部档案。 4.7.4其他人员依据审批查阅有关档案。 4.8档案的查阅/借阅/复制。 4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格
38、。 (1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。 (2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。 4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;一般档案由部门负责人审批。 4.11档案的销毁。 4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁安排及清
39、单,报人事行政部、公司经理审核。 4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。 4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择平安地点销毁档案。 5.0相关记录表格 5.1文件借阅/复制登记表文件编码: 5.3文件销毁申请单文件编码: 5.4外来文件台账文件编码: 5.5合同台账文件编码: 某购物中心客户档案管理规程 营运管理类标准指引 制定部门:营运部 购物中心客户档案管理规程 1.目的 为确保资料及租户档案的建立、管理等得到有效地限制,更好、更有效地开展工作,特制订租户档案管理规程。 2.范围 适用于各项目租户档案建立与管理。 3.职责 3.1营运部人员负责收集整理租户(客户)存档资料。 3.2营运部专人管理档案资料。 4.作业内容 4.1工作日志的存档工作:工作日志中应包含有当天工作重点、投诉、工程修理跟进状况、突发事务报告等相关内容。 4.2对外的发函、通知应依据年度存档。 4.