计算机保护培训.pdf

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1、误 删 资 料 恢 复 一 不 小 心，删 错 了，还 把 回 收 站 清 空 了，咋 办 啊？只 要 三 步，你 就 能 找 回 你 删 掉 并 清 空 回 收 站 的 东 西 步 骤：1、单 击“开 始 运 行，然 后 输 入 r e g e d i t（打 开 注 册 表）2、依 次 展 开：HEKEY LOCAL MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在 左 边 空 白 外 点 击“新 建”,选 择：“主 键”，把 它 命 名 为“645FF040 5081 101B 9

2、F08 00AA002F954E”再 把 右 边 的“默 认”的 主 键 的 键 值 设 为“回 收 站”，然 后 退 出 注 册 表。就 0 K啦。3、要 重 启 计 算 机。只 要 机 器 没 有 运 行 过 磁 盘 整 理。系 统 完 好.任 何 时 候 的 文 件 都 可 以 找 回 来。也 许 你 已 经 在 E x c e l中 完 成 过 上 百 张 财 务 报 表，也 许 你 已 利 用 E x c e l函 数 实 现 过 上 千 次 的 复 杂 运 算，也 许 你 认 为 E x c e l也 不 过 如 此，甚 至 了 无 新 意。但 我 们 平 日 里 无 数 次 重

3、复 的 得 心 应 手 的 使 用 方 法 只 不 过 是 E x c e l全 部 技 巧 的 百 分 之 一。本 专 题 从 E x c e l中 的 一 些 鲜 为 人 知 的 技 巧 入 手，领 略 一 下 关 于 E x c e l的 别 样 风 情。一、让 不 同 类 型 数 据 用 不 同 颜 色 显 示 在 工 资 表 中，如 果 想 让 大 于 等 于 2 0 0 0元 的 工 资 总 额 以“红 色”显 示，大 于 等 于 1500元 的 工 资 总 额 以“蓝 色”显 示，低 于 1 0 0 0元 的 工 资 总 额 以“棕 色”显 示，其 它 以“黑 色”显 示，我 们

4、 可 以 这 样 设 置。1.打 开“工 资 表”工 作 簿，选 中“工 资 总 额”所 在 列，执 行“格 式 一 条 件 格 式”命 令,打 开“条 件 格 式”对 话 框。单 击 第 二 个 方 框 右 侧 的 下 拉 按 钮，选 中“大 于 或 等 于“选 项，在 后 面 的 方 框 中 输 入 数 值“2 0 0 0”。单 击“格 式”按 钮，打 开“单 元 格 格 式”对 话 框，将，字 体”的“颜 色”设 置 为“红 色”。2.按“添 加”按 钮，并 仿 照 上 面 的 操 作 设 置 好 其 它 条 件（大 于 等 于 1 5 0 0,字 体 设 置 为“蓝 色”；小 于 1

5、0 0 0,字 体 设 置 为“棕 色”屋 3.设 置 完 成 后，按 下“确 定”按 钮。看 看 工 资 表 吧，工 资 总 额 的 数 据 是 不 是 按 你 的 要 求 以 不 同 颜 色 显 示 出 来 了。二、建 立 分 类 下 拉 列 表 填 充 项 我 们 常 常 要 将 企 业 的 名 称 输 入 到 表 格 中，为 了 保 持 名 称 的 一 致 性，利 用“数 据 有 效 性”功 能 建 了 一 个 分 类 下 拉 列 表 填 充 项。1.在 S h e e t 2中，将 企 业 名 称 按 类 别（如“工 业 企 业”、“商 业 企 业”、“个 体 企 业”等）分 别 输

6、 入 不 同 列 中，建 立 一 个 企 业 名 称 数 据 库。2.选 中 A 列（“工 业 企 业”名 称 所 在 列），在“名 称”栏 内，输 入“工 业 企 业”字 符 后，按“回 车”键 进 行 确 认。仿 照 上 面 的 操 作，将 B、C列 分 别 命 名 为“商 业 企 业”、“个 体 企 业”3.切 换 到 Sheetl中,选 中 需 要 输 入“企 业 类 别”的 列（如 C 列），析“数 据 一 有 效 性”命 令，打 开“数 据 有 效 性”对 话 框。在“设 置”标 签 中，单 击“允 许”右 侧 的 下 拉 按 钮，选 中“序 列”选 项，在 下 面 的“来 源”方

7、 框 中，输 入“工 业 企 业”，“商 业 企 业”，“个 体 企 业”序 列（各 元 素 之 间 用 英 文 逗 号 隔 开），确 定 退 出。再 选 中 需 要 输 入 企 业 名 称 的 列（如 D 列），用 丁 开“数 据 有 效 性”对 话 框，选 中“序 列”选 项 后，在“来 源”方 框 中 输 入 公 式：=INDIRECT（C1）,确 定 退 出。4.选 中 C 列 任 意 单 元 格（如 C4）,单 击 右 侧 下 拉 按 钮，选 择 相 应 的“企 业 类 别”填 入 单 元 格 中。然 后 选 中 该 单 元 格 对 应 的 D 列 单 元 格（如 D4）,单 击 下

8、 拉 按 钮，即 可 从 相 应 类 别 的 企 业 名 称 列 表 中 选 择 需 要 的 企 业 名 称 填 入 该 单 元 格 中。提 示：在 以 后 打 印 报 表 时，如 果 不 需 要 打 印“企 业 类 别”歹 U,可 以 选 中 该 列，右 击 鼠 标，选“隐 藏”选 项，将 该 列 隐 藏 起 来 即 可。三、建 立“常 用 文 档”新 菜 单 在 菜 单 栏 上 新 建 一 个“常 用 文 档”菜 单，将 常 用 的 工 作 簿 文 档 添 加 到 其 中，方 便 随 时 调 用。1.在 工 具 栏 空 白 处 右 击 鼠 标，选“自 定 义”选 项，打 开“自 定 义”对

9、 话 框。在“命 令”标 签 中，选 中“类 别”下 的“新 菜 单”项，再 将“命 令”下 面 的“新 菜 单”拖 到 菜 单 栏。按“更 改 所 选 内 容”按 钮，在 弹 出 菜 单 的“命 名”框 中 输 入 一 个 名 称（如“常 用 文 档”）。2.再 在“类 别”下 面 任 选 一 项（如“插 入”选 项），在 右 边“命 令”下 面 任 选 一 项（如“超 链 接”选 项），将 它 拖 到 新 菜 单（常 用 文 档）中，并 仿 照 上 面 的 操 作 对 它 进 行 命 名（如“工 资 表”等），建 立 第 一 个 工 作 簿 文 档 列 表 名 称。重 复 上 面 的 操

10、作，多 添 加 几 个 文 档 列 表 名 称。3.选 中“常 用 文 档”菜 单 中 某 个 菜 单 项（如“工 资 表”等），右 击 鼠 标，在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中，选“分 配 超 链 接 一 打 开”选 项，打 开“分 配 超 链 接”对 话 框。通 过 按“查 找 范 围”右 侧 的 下 拉 按 钮，定 位 到 相 应 的 工 作 簿（如“工 资.xls”等）文 件 夹，并 选 中 该 工 作 簿 文 档。重 复 上 面 的 操 作，将 菜 单 项 和 与 它 对 应 的 工 作 簿 文 档 超 链 接 起 来。4.以 后 需 要 打 开“常 用 文 档”菜 单 中 的 某

11、 个 工 作 簿 文 档 时，只 要 展 开“常 用 文 档”菜 单，单 击 其 中 的 相 应 选 项 即 可。提 示：尽 管 我 们 将“超 链 接”选 项 拖 到 了“常 用 文 档”菜 单 中，但 并 不 影 响“插 入”菜 单 中“超 链 接”菜 单 项 和“常 用”工 具 栏 上 的“插 入 超 链 接”按 钮 的 功 能。四、制 作“专 业 符 号”工 具 栏 在 编 辑 专 业 表 格 时，常 常 需 要 输 入 一 些 特 殊 的 专 业 符 号，为 了 方 便 输 入，我 们 可 以 制 作 一 个 属 于 自 己 的“专 业 符 号”工 具 栏。1.执 行”工 具 f 宏

12、 f 录 制 新 宏”命 令，打 开“录 制 新 宏”对 话 框，输 入 宏 名？如“fuhaol”？并 将 宏 保 存 在“个 人 宏 工 作 簿”中，然 后“确 定”开 始 录 制。选 中“录 制 宏”工 具 栏 上 的“相 对 引 用”按 钮，然 后 将 需 要 的 特 殊 符 号 输 入 到 某 个 单 元 格 中，再 单 击”录 制 宏”工 具 栏 上 的“停 止”按 钮，完 成 宏 的 录 制。仿 照 上 面 的 操 作，一 一 录 制 好 其 它 特 殊 符 号 的 输 入“宏”。2.打 开“自 定 义”对 话 框，在“工 具 栏”标 签 中，单 击“新 建”按 钮，弹 出“新

13、建 工 具 栏”对 话 框，输 入 名 称“专 业 符 号”，确 定 后，即 在 工 作 区 中 出 现 一 个 工 具 条。切 换 到“命 令”标 签 中，选 中“类 别”下 面 的“宏”，将“命 令”下 面 的“自 定 义 按钮”项 拖 到“专 业 符 号”栏 上（有 多 少 个 特 殊 符 号 就 拖 多 少 个 按 钮）。3.选 中 其 中 一 个“自 定 义 按 钮”，仿 照 第 2 个 秘 技 的 第 1点 对 它 们 进 行 命 名。4.右 击 某 个 命 名 后 的 按 钮，在 随 后 弹 出 的 快 捷 菜 单 中，选“指 定 宏”选 项，打 开“指 定 宏”对 话 框，选

14、中 相 应 的 宏（如 fu h a o l等），确 定 退 出。重 复 此 步 操 作，将 按 钮 与 相 应 的 宏 链 接 起 来。5.关 闭“自 定 义”对 话 框，以 后 可 以 像 使 用 普 通 工 具 栏 一 样，使 用“专 业 符 号”工 具 栏，向 单 元 格 中 快 速 输 入 专 业 符 号 了。五、用“视 面 管 理 器”保 存 多 个 打 印 页 面 有 的 工 作 表，经 常 需 要 打 印 其 中 不 同 的 区 域，用“视 面 管 理 器”吧。1.打 开 需 要 打 印 的 工 作 表，用 鼠 标 在 不 需 要 打 印 的 行（或 列）标 上 拖 拉，选 中

15、 它 们 再 右 击 鼠 标，在 随 后 出 现 的 快 捷 菜 单 中，选“隐 藏”选 项，将 不 需 要 打 印 的 行（或 列）隐 藏 起 来。2.执 行“视 图-视 面 管 理 器”命 令，打 开“视 面 管 理 器”对 话 框，单 击“添 加”按 钮,弹 出“添 加 视 面”对 话 框，输 入 一 个 名 称（如“上 报 表”）后，单 击“确 定”按 钮。3.将 隐 藏 的 行（或 列）显 示 出 来，并 重 复 上 述 操 作，“添 加”好 其 它 的 打 印 视 面。4.以 后 需 要 打 印 某 种 表 格 时，打 开“视 面 管 理 器”，选 中 需 要 打 印 的 表 格

16、名 称，单 击“显 示 按 钮，工 作 表 即 刻 按 事 先 设 定 好 的 界 面 显 示 出 来，简 单 设 置、排 版 一 下，按 下 工 具 栏 上 的“打 印”按 钮，一 切 就 0K 了。六、让 数 据 按 需 排 序 如 果 你 要 将 员 工 按 其 所 在 的 部 门 进 行 排 序，这 些 部 门 名 称 既 的 有 关 信 息 不 是 按 拼 音 顺 序，也 不 是 按 笔 画 顺 序，怎 么 办?可 采 用 自 定 义 序 列 来 排 序。1.执 行“格 式 一 选 项”命 令，打 开“选 项”对 话 框，进 入“自 定 义 序 列”标 签 中，在“输 入 序 列”下

17、 面 的 方 框 中 输 入 部 门 排 序 的 序 列（如“机 关，车 队，一 车 间,二 车 间，三 车 间”等），单 击“添 加”和“确 定”按 钮 退 出。2.选 中“部 门”列 中 任 意 一 个 单 元 格，执 行“数 据 一 排 序”命 令，打 开“排 序”对 话 框，单 击“选 项”按 钮，弹 出“排 序 选 项”对 话 框，按 其 中 的 下 拉 按 钮，选 中 刚 才 自 定 义 的 序 列，按 两 次“确 定”按 钮 返 回，所 有 数 据 就 按 要 求 进 行 了 排 序。I七、檄据 彻 底 隐 藏 起 来 工 作 表 部 分 单 元 格 中 的 内 容 不 想 让

18、浏 览 者 查 阅，只 好 将 它 隐 藏 起 来 了。1.选 中 需 要 隐 藏 内 容 的 单 元 格（区 域），执 行“格 式 一 单 元 格”命 令，打 开“单 元 格 格 式”对 话 框，在“数 字”标 签 的“分 类”下 面 选 中“自 定 义”选 项,然 后 在 右 边“类 型”下 面 的 方 框 中 输 入“；”（三 个 英 文 状 态 下 的 分 号）。2.再 切 换 到“保 护”标 签 下，选 中 其 中 的“隐 藏”选 项，按“确 定”按 钮 退 出。3.执 行“工 具 一 保 护 一 保 护 工 作 表”命 令，打 开“保 护 工 作 表”对 话 框，设 置 好 密 码

19、 后，“确 定”返 回。经 过 这 样 的 设 置 以 后，上 述 单 元 格 中 的 内 容 不 再 显 示 出 来，就 是 使 用 Excel的 透 明 功 能 也 不 能 让 其 现 形。提 示：在“保 护”标 签 下，请 不 要 清 除“锁 定”前 面 复 选 框 中 的“V”号,这 样 可 以 防 止 别 人 删 除 你 隐 藏 起 来 的 数 据。八、让 中、英 文 输 入 法 智 能 化 地 出 现 在 编 辑 表 格 时，有 的 单 元 格 中 要 输 入 英 文，有 的 单 元 格 中 要 输 入 中 文，反 复 切 换 输 入 法 实 在 不 方 便，何 不 设 置 一 下

20、，让 输 入 法 智 能 化 地 调 整 呢？选 中 需 要 输 入 中 文 的 单 元 格 区 域，执 行“数 据 一 有 效 性”命 令，打 开“数 据 有 效 性”对 话 框，切 换 到“输 入 法 模 式”标 签 下，按“模 式”右 侧 的 下 拉 按 钮，选 中“打 开”选 项 后，“确 定”退 出。以 后 当 选 中 需 要 输 入 中 文 的 单 元 格 区 域 中 任 意 一 个 单 元 格 时，中 文 输 入 法（输 入 法 列 表 中 的 第 1个 中 文 输 入 法）自 动 打 开，当 选 中 其 它 单 元 格 时，中 文 输 入 法 自 动 关 闭。九、让“自 动 更

21、 正”输 入 统 一 的 文 本 你 是 不 是 经 常 为 输 入 某 些 固 定 的 文 本，如 电 脑 报 而 烦 恼 呢?那 就 往 下 看 吧。1.执 行“工 具 一 自 动 更 正”命 令，打 开“自 动 更 正”对 话 框。2.在“替 换”下 面 的 方 框 中 输 入“pew”（也 可 以 是 其 他 字 符，“pew”用 小 写），在“替 换 为”下 面 的 方 框 中 输 入“电 脑 报”，再 单 击“添 加”和“确 定”按 钮。3.以 后 如 果 需 要 输 入 上 述 文 本 时，只 要 输 入“pew”字 符?此 时 可 以 不 考 虑“pew”的 大 小 写？，然

22、后 确 认 一 下 就 成 了。十、在 Excel中 自 定 义 函 数 Excel函 数 虽 然 丰 富，但 并 不 能 满 足 我 们 的 所 有 需 要。我 们 可 以 自 定 义 一 个 函 数，来 完 成 一 些 特 定 的 运 算。下 面，我 们 就 来 自 定 义 一 个 计 算 梯 形 面 积 的 函 数：1.执 行“工 具 f 宏 一 Visual Basic编 辑 器”菜 单 命 令（或 按“Alt+Fll”快 捷 键），打 开 Visual Basic编 辑 窗 口。2.在 窗 口 中，执 行“插 入 一 模 块”菜 单 命 令，插 入 一 个 新 的 模 块 模 块 1

23、。3.在 右 边 的“代 码 窗 口”中 输 入 以 下 代 码：Function V（a,b,h）V=h*（a+b）/2End Function4.关 闭 窗 口，自 定 义 函 数 完 成。以 后 可 以 像 使 用 内 置 函 数 一 样 使 用 自 定 义 函 数。提 示：用 上 面 方 法 自 定 义 的 函 数 通 常 只 能 在 相 应 的 工 作 簿 中 使 用。十 一、表 头 下 面 衬 张 图 片为 工 作 表 添 加 的 背 景，是 衬 在 整 个 工 作 表 下 面 的，能 不 能 只 衬 在 表 头 下 面 呢？1.执 行“格 式 一 工 作 表 一 背 景”命 令，

24、打 开“工 作 表 背 景”对 话 框，选 中 需 要 作 为 背 景 的 图 片 后，按 下“插 入”按 钮，将 图 片 衬 于 整 个 工 作 表 下 面。2.在 按 住 Ctrl键 的 同 时，用 鼠 标 在 不 需 要 衬 图 片 的 单 元 格（区 域）中 拖 拉，同 时 选 中 这 些 单 元 格（区 域）。3.按“格 式”工 具 栏 上 的“填 充 颜 色”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后 出 现 的“调 色 板”中，选 中“白 色”。经 过 这 样 的 设 置 以 后，留 下 的 单 元 格 下 面 衬 上 了 图 片，而 上 述 选 中 的 单 元 格（区 域）下 面

25、就 没 有 衬 图 片 了（其 实，是 图 片 被“白 色”遮 盖 了）。提 示?衬 在 单 元 格 下 面 的 图 片 是 不 支 持 打 印 的。十 二、用 连 字 符 来 合 并 文 本 如 果 我 们 想 将 多 列 的 内 容 合 并 到 一 列 中，不 需 要 利 用 函 数，一 个 小 小 的 连 字 符“&”就 能 将 它 搞 定（此 处 假 定 将 B、C、D 列 合 并 到 一 列 中）。1.在 D 列 后 面 插 入 两 个 空 列（E、F 列），然 后 在 D1单 元 格 中 输 入 公 式：=B1&C1&D1,2.再 次 选 中 D1单 元 格，用“填 充 柄”将 上

26、 述 公 式 复 制 到 D 列 下 面 的 单 元 格 中，B、C、D 列 的 内 容 即 被 合 并 到 E 列 对 应 的 单 元 格 中。3.选 中 E 歹!J,执 行“复 制”操 作，然 后 选 中 F 歹!,执 行“编 辑 一 选 择 性 粘 贴”命 令，打 开“选 择 性 粘 贴”对 话 框，选 中 其 中 的“数 值”选 项，按 下“确 定”按 钮，E 列 的 内 容（不 是 公 式）即 被 复 制 到 F 列 中。4.将 B、C、D、E 列 删 除，完 成 合 并 工 作。提 示：完 成 第 1、2 步 的 操 作，合 并 效 果 已 经 实 现，但 此 时 如 果 删 除

27、B、C、D 列，公 式 会 出 现 错 误。故 须 进 行 第 3 步 操 作，将 公 式 转 换 为 不 变 的“值”。生 成 绩 条常 有 朋 友 问“如 何 打 印 成 绩 条”这 样 的 问 题，有 不 少 人 采 取 录 制 宏 或 VBA的 方 法 来 实 现，这 对 于 初 学 者 来 说 有 一 定 难 度。出 于 此 种 考 虑，我 在 这 里 给 出 一 种 用 函 数 实 现 的 简 便 方 法。此 处 假 定 学 生 成 绩 保 存 在 Sheet 1工 作 表 的 A1至 G64单 元 格 区 域 中，其 中 第 1行 为 标 题，第 2 行 为 学 科 名 称。1.

28、切 换 到 Sheet2工 作 表 中，选 中 A1单 元 格，输 入 公 式：=IF(MOD(ROW(),3)=0,IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheet1!$A：$G,INT(R0W()+4)/3)+l),COLUMN()02.再 次 选 中 Al单 元 格，用“填 充 柄”将 上 述 公 式 复 制 到 Bl至 G1单 元 格 中；然 后，再 同 时 选 中 A1至 G1单 元 格 区 域，用“填 充 柄”将 上 述 公 式 复 制 到 A2至 G185单 元 格 中。至 此，成 绩 条 基 本 成 型，下 面 简 单 修 饰 一 下。3.调 整

29、 好 行 高 和 列 宽 后，同 时 选 中 A1至 G2单 元 格 区 域(第 1位 学 生 的 成 绩 条 区 域)，按“格 式”工 具 栏“边 框”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后 出 现 的 边 框 列 表 中，选 中“所 有 框 线”选 项，为 选 中 的 区 域 添 加 边 框(如 果 不 需 要 边 框，可 以 不 进 行 此 步 及 下 面 的 操 作)。4.同 时 选 中 A1至 G3单 元 格 区 域，点 击“常 用”工 具 栏 上 的“格 式 刷”按 钮，然 后 按 住 鼠 标 左 键，自 A4拖 拉 至 G186单 元 格 区 域，为 所 有 的 成 绩 条 添

30、加 边 框。按“打 印”按 钮，即 可 将 成 绩 条 打 印 出 来。十 四、Excel帮 你 选 函 数 在 用 函 数 处 理 数 据 时，常 常 不 知 道 使 用 什 么 函 数 比 较 合 适。Excel的“搜 索 函 数”功 能 可 以 帮 你 缩 小 范 围，挑 选 出 合 适 的 函 数。执 行“插 入 一 函 数”命 令，打 开“插 入 函 数”对 话 框，在“搜 索 函 数”下 面 的 方 框 中 输 入 要 求(如“计 数”)，然 后 单 击“转 到”按 钮，系 统 即 刻 将 与“计 数”有 关 的 函 数 挑 选 出 来，并 显 示 在“选 择 函 数”下 面 的

31、列 表 框 中。再 结 合 查 看 相 关 的 帮 助 文 件，即 可 快 速 确 定 所 需 要 的 函 数。十 五、同 时 查 看 不 同 工 作 表 中 多 个 单 元 格 内 的 数 据 有 时，我 们 编 辑 某 个 工 作 表(Sheetl)时，需 要 查 看 其 它 工 作 表 中(Sheet2、Sheet3)某 个 单 元 格 的 内 容，可 以 利 用 Excel的“监 视 窗 口”功 能 来 实 现。执 行 视 图-工 具 栏 监 视 窗 口”命 令，打 开“监 视 窗 口”，单 击 其 中 的“添 加 监 视”按 钮，展 开“添 加 监 视 点”对 话 框，用 鼠 标 选

32、 中 需 要 查 看 的 单 元 格 后，再 单 击“添 加”按 钮。重 复 前 述 操 作，添 加 其 它“监 视 点”。以 后，无 论 在 哪 个 工 作 表 中，只 要 打 开“监 视 窗 口”，即 可 查 看 所 有 被 监 视 点 单 元 格 内 的 数 据 和 相 关 信 息。十 六、为 单 元 格 快 速 画 边 框 在 Excel 2002以 前 的 版 本 中，为 单 元 格 区 域 添 加 边 框 的 操 作 比 较 麻 烦，Excel 2002对 此 功 能 进 行 了 全 新 的 拓 展。单 击“格 式”工 具 栏 上“边 框”右 侧 的 下 拉 按 钮，在 随 后 弹

33、 出 的 下 拉 列 表 中，选“绘 图 边 框”选 项，或 者 执 行“视 图-工 具 栏 一 边 框”命 令，展 开“边 框”工 具 栏。单 击 工 具 栏 最 左 侧 的 下 拉 按 钮，选 中 一 种 边 框 样 式，然 后 在 需 要 添 加 边 框 的 单 元 格 区 域 中 拖 拉，即 可 为 相 应 的 单 元 格 区 域 快 速 画 上 边 框。提 示：如 果 画 错 了 边 框，没 关 系，选 中 工 具 栏 上 的“擦 除 边 框”按 钮，然 后 在 错 误 的 边 框 上 拖 拉 一 下，就 可 以 清 除 掉 错 误 的 边 框。如 果 需 要 画 出 不 同 颜 色

34、 的 边 框，可 以 先 按 工 具 栏 右 侧 的“线 条 颜 色”按 钮，在 随 后 弹 出 的 调 色 板 中 选 中 需 要 的 颜 色 后，再 画 边 框 即 可。这 一 功 能 还 可 以 在 单 元 格 中 画 上 对 角 的 斜 线。十 七、控 制 特 定 单 元 格 输 入 文 本 的 长 度 你 能 想 象 当 你 在 该 输 入 四 位 数 的 单 元 格 中 却 填 入 了 一 个 两 位 数，或 者 在 该 输 入 文 字 的 单 元 格 中 你 却 输 入 了 数 字 的 时 候，E xce l就 能 自 动 判 断、即 时 分 析 并 弹 出 警 告，那 该 多

35、好 啊!要 实 现 这 一 功 能，对 E xce l来 说，也 并 不 难。例 如 我 们 将 光 标 定 位 到 一 个 登 记“年 份”的 单 元 格 中，为 了 输 入 的 统 一 和 计 算 的 方 便，我 们 希 望“年 份”都 用 一 个 四 位 数 来 表 示。所 以，我 们 可 以 单 击“数 据”菜 单 的“有 效 性”选 项。在“设 置”卡 片“有 效 性 条 件”的“允 许”下 拉 菜 单 中 选 择“文 本 长 度”。然 后 在“数 据”下 拉 菜 单 中 选 择“等 于，且“长 度”为“4”。同 时，我 们 再 来 到“出 错 警 告”卡 片 中，将“输 入 无 效

36、 数 据 时 显 示 的 出 错 警 告”设 为“停 止”，并 在“标 题”和“错 误 信 息”栏 中 分 别 填 入“输 入 文 本 非 法!”和“请 输 入 四 位 数 年 份。”字 样。很 显 然，当 如 果 有 人 在 该 单 元 格 中 输 入 的 不 是 一 个 四 位 数 时，E xcel就 会 弹 出 示 的 警 告 对 话 框，告 诉 你 出 错 原 因，并 直 到 你 输 入 了 正 确“样 式”的 数 值 后 方 可 继 续 录 入。神 奇 吧?其 实，在 E x c e l的“数 据 有 效 性”判 断 中，还 有 许 多 特 殊 类 型 的 数 据 格 式 可 选，比

37、 如“文 本 类 型”啊，“序 列 大 小”啊，“时 间 远 近”啊，如 你 有 兴 趣，何 不 自 作 主 张，自 己 设 计 一 种 检 测 标 准，让 你 的 E xcel展 示 出 与 众 不 同 的 光 彩 呢。十 八、成 组 填 充 多 张 表 格 的 固 定 单 元 格 我 们 知 道 每 次 打 开 E x c e l,软 件 总 是 默 认 打 开 多 张 工 作 表。由 此 就 可 看 出Excel除 了 拥 有 强 大 的 单 张 表 格 的 处 理 能 力，更 适 合 在 多 张 相 互 关 联 的 表 格 中 协 调 工 作。要 协 调 关 联，当 然 首 先 就 需

38、 要 同 步 输 入。因 此，在 很 多 情 况 下，都 会 需 要 同 时 在 多 张 表 格 的 相 同 单 元 格 中 输 入 同 样 的 内 容。那 么 如 何 对 表 格 进 行 成 组 编 辑 呢?首 先 我 们 单 击 第 一 个 工 作 表 的 标 签 名“Sheetl”，然 后 按 住 Shift键，单 击 最 后 一 张 表 格 的 标 签 名“Sheet3（如 果 我 们 想 关 联 的 表 格 不 在 一 起,可 以 按 住 Ctrl键 进 行 点 选）。此 时，我 们 看 到 Excel的 标 题 栏 上 的 名 称 出 现 了“工 作 组”字 样，我 们 就 可 以

39、 进 行 对 工 作 组 的 编 辑 工 作 了。在 需 要 一 次 输 入 多 张 表 格 内 容 的 单 元 格 中 随 便 写 点 什 么，我 们 发 现，“工 作 组”中 所 有 表 格 的 同 一 位 置 都 显 示 出 相 应 内 容 了。但 是，仅 仅 同 步 输 入 是 远 远 不 够 的。比 如，我 们 需 要 将 多 张 表 格 中 相 同 位 置 的 数 据 统 一 改 变 格 式 该 怎 么 办 呢?首 先，我 们 得 改 变 第 一 张 表 格 的 数 据 格 式，再 单 击“编 辑”菜 单 的“填 充”选 项，然 后 在 其 子 菜 单 中 选 择“至 同 组 工

40、作 表”。这 时，Excel会 弹 出“填 充 成 组 工 作 表”的 对 话 框，在 这 里 我 们 选 择“格 式”一 项，点“确 定”后，同 组 中 所 有 表 格 该 位 置 的 数 据 格 式 都 改 变 了。十 九、改 变 文 本 的 大 小 写 在 Excel中，为 表 格 处 理 和 数 据 运 算 提 供 最 强 大 支 持 的 不 是 公 式，也 不 是 数 据 库，而 是 函 数。不 要 以 为 Excel中 的 函 数 只 是 针 对 数 字，其 实 只 要 是 写 进 表 格 中 的 内 容，Excel都 有 对 它 编 辑 的 特 殊 函 数。例 如 改 变 文 本

41、 的 大 小 写。在 Excel 2002中，至 少 提 供 了 三 种 有 关 文 本 大 小 写 转 换 的 函 数。它 们 分 别 是：”=UPPER（源 数 据 格）”，将 文 本 全 部 转 换 为 大 写；”=LOWER（源 数 据 格）”，将 文 本 全 部 转 换 成 小 写；“=PROPER（源 数 据 格）”，将 文 本 转 换 成“适 当”的 大 小 写，如 让 每 个 单 词 的 首 字 母 为 大 写 等。例 如，我 们 在 一 张 表 格 的 A1单 元 格 中 输 入 小 写 的“excel”，然 后 在 目 标 单 元 格 中 输 入“=UPPER（A D，回

42、车 后 得 到 的 结 果 将 会 是 EXCEL”o 同 样，如 果 我 们 在 A3单 元 格 中 输 入“mr.weiwei”，然 后 我 们 在 目 标 单 元 格 中 输 入“=PROPER（A3），那 么 我 们 得 到 的 结 果 就 将 是“Mr.Weiwei”了。二 十、提 取 字 符 串 中 的 特 定 字 符 除 了 直 接 输 入 外，从 已 存 在 的 单 元 格 内 容 中 提 取 特 定 字 符 输 入，绝 对 是 一 种 省 时 又 省 事 的 方 法，特 别 是 对 一 些 样 式 雷 同 的 信 息 更 是 如 此，比 如 员 工 名 单、籍 贯 等 信 息

43、。如 果 我 们 想 快 速 从 A4单 元 格 中 提 取 称 谓 的 话，最 好 使 用“=RIGHT（源 数 据 格，提 取 的 字 符 数）”函 数，它 表 示“从 A4单 元 格 最 右 侧 的 字 符 开 始 提 取 2 个 字 符”输 入 到 此 位 置。当 然，如 果 你 想 提 取 姓 名 的 话，则 要 使 用“=LEFT（源 数 据 格，提 取 的 字 符 数）”函 数 了。还 有 一 种 情 况，我 们 不 从 左 右 两 端 开 始，而 是 直 接 从 数 据 中 间 提 取 几 个 字 符。比 如 我 们 要 想 从 A5单 元 格 中 提 取“武 汉”两 个 字

44、时，就 只 须 在 目 标 单 元 格 中 输 入“=MID（A5,4,2）”就 可 以 了。意 思 是：在 A5单 元 格 中 提 取 第 4 个 字 符 后 的 两 个 字 符，也 就 是 第 4 和 第 5 两 个 字。二 十 一、把 基 数 词 转 换 成 序 数 词 将 英 文 的 基 数 词 转 换 成 序 数 词 是 一 个 比 较 复 杂 的 问 题。因 为 它 没 有 一 个 十 分 固 定 的 模 式：大 多 数 的 数 字 在 变 成 序 数 词 都 是 使 用 的“th”后 缀，但 大 凡 是 以“1”、“2、3”结 尾 的 数 字 却 分 别 是 以“st”、“nd”

45、和“rd”结 尾 的。而 且，“11”、“12”、“13”这 3 个 数 字 又 不 一 样，它 们 却 仍 然 是 以“th”结 尾 的。因 此，实 现 起 来 似 乎 很 复 杂。其 实,只 要 我 们 理 清 思 路，找 准 函 数，只 须 编 写 一 个 公 式，就 可 轻 松 转 换 了。不 信，请 看：a=A2&IF(0R(VALUE(RIGHT(A2,2)=ll,12,13),z thf,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)”.该 公 式 尽 管 一 长 串，不 过 含 义 却 很 明 确：如 果 数

46、 字 是 以“11”、“12”、“13”结 尾 的，则 加 上“th”后 缀；如 果 第 1原 则 无 效，则 检 查 最 后 一 个 数 字，以“1”结 尾 使 用“st”、以“2”结 尾 使 用“nd”、以“3”结 尾 使 用“rd”；如 果 第 1、2 原 则 都 无 效，那 么 就 用“th”o 因 此，基 数 词 和 序 数 词 的 转 换 实 现 得 如 此 轻 松 和 快 捷。二 十 二、用 特 殊 符 号 补 齐 位 数 和 财 务 打 过 交 道 的 人 都 知 道，在 账 面 填 充 时 有 一 种 约 定 俗 成 的“安 全 填 写 法”，那 就 是 将 金 额 中 的

47、空 位 补 齐，或 者 在 款 项 数 据 的 前 面 加 上“$”之 类 的 符 号。其 实，在 Excel中 也 有 类 似 的 输 入 方 法，那 就 是“REPT”函 数。它 的 基 本 格 式 是“=REPT(“特 殊 符 号”，填 充 位 数)”o比 如，我 们 要 在 中 A2单 元 格 里 的 数 字 结 尾 处 用 号 填 充 至 16位，就 只 须 将 公 式 改 为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即 可；如 果 我 们 要 将 A3单 元 格 中 的 数 字 从 左 侧 用 号 填 充 至 16位，就 要 改 为“=REPT(#，16-LEN(A3)&A3

48、”；另 外,如 果 我 们 想 用 号 将 A4中 的 数 值 从 两 侧 填 充，则 需 要 改 为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)”；如 果 你 还 嫌 不 够 专 业，要 在 A5单 元 格 数 字 的 顶 头 加 上“$”符 号 的 话，那 就 改 为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一 定 能 满 足 你 的 要 求。二 十 三、创 建 文 本 直 方 图 除 了 重 复 输 入 之 外，“REPT”函 数 另 一 项 衍 生 应 用 就 是 可 以 直

49、接 在 工 作 表 中 创 建 由 纯 文 本 组 成 的 直 方 图。它 的 原 理 也 很 简 单，就 是 利 用 特 殊 符 号 的 智 能 重 复，按 照 指 定 单 元 格 中 的 计 算 结 果 表 现 出 长 短 不 一 的 比 较 效 果。比 如 我 们 首 先 制 作 一 张 年 度 收 支 平 衡 表，然 后 将“E 列”作 为 直 方 图 中“预 算 内”月 份 的 显 示 区，将“G 列”则 作 为 直 方 图 中“超 预 算”的 显 示 区。然 后 根 据 表 中 已 有 结 果“D 列”的 数 值，用“Wingdings”字 体 的“N”字 符 表 现 出 来。具

50、体 步 骤 如 下：在 E3单 元 格 中 写 入 公 式“=IF(D30,REPT(n,R O U N D(D 3*1 0 0,0)，也 拖 动 填 充 柄 至 G14。我 们 看 到，一 个 没 有 动 用 Excel图 表 功 能 的 纯 文 本 直 方 图 已 展 现 眼 前，方 便 直 观,简 单 明 了。二 十 四、计 算 单 元 格 中 的 总 字 数 有 时 候，我 们 可 能 对 某 个 单 元 格 中 字 符 的 数 量 感 兴 趣，需 要 计 算 单 元 格 中 的 总 字 数。要 解 决 这 个 问 题，除 了 利 用 到“SUBSTITUTE”函 数 的 虚 拟 计