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1、12 六月 2023时间管理浅谈新知前言时间的特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。前言时间的特性：时间不可以缺少，时间不可以替代，时间不可以存储，时间不
2、可以增减，但时间可以管理！莫等闲/白了少年头前言据调查：一个活到72岁的美国人一生的时间分配：睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 5年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 你应该如何分配管理你有限的时间呢？前言 时间的价值时间就是金钱！你的时间价值几何？前言时间的价值 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益前言浪费他人的时间，无异于谋财害命！鲁迅浪费自己的时间呢？前言时间管理 时间管理的定义：在日常事务
3、中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。“减少时间浪费，有效利用时间”时间管理的目的：将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。前言为什么要做时间管理？时间管理就是自我管理！缺乏时间管理 容易感到恢心、愤怒和焦虑 没有多大的成就 缺乏自尊 没有办法真正的享受生活 一团糟的状态前言时间管理的理论发展第一代时间管理理论第二代时间管理理论第三代时间管理理论第四代时间管理理论磨刀不误砍柴工！磨刀不误砍柴工！前言第一代时间管理属于备忘录型优点：应变能力很强，压力小缺点：随意忽略整体规划忙碌中调配时间和精力前言第二代时间管理
4、属于记事薄规划与准备优点：1.追踪约会事件 2.达成率比较高缺点：产生安排的习惯注意到规划未来的重要前言 第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序优点：以价值为导向提高生产率缺点：忽略了自然法则缺乏远见分配有限的时间和精力、争取最高效率前言 第四代时间管理属于自然法则和罗盘理论优点：效率高 方向对以原则为重心、兼顾重要性与急迫性时间管理的方法原则时间管理的原则原则一：80/20 原则原则二：目标ABC原则三：四象限法则时间管理的方法原则原则一：80/20原则(柏拉图原理）協助我們，將大多數時間投入在能帶來更高回報的工作上，結果=生產力提高，工作量降低運用柏拉圖原理的三個步驟：確認要達成的目標確
5、認達成目標下的關鍵重要活動重新安排時間，將更多時間投入在關鍵重要活動上80/20 原则在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.80/20 原则投入时间的80%(“次要的多数”问题)投入时间的20%(“重要的少数”问题)产出的20%产出的80%造成时间管理的方法原则如何坚持80/20 原则？列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力时间管理的方法原则原则二：目标ABCA：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的运用ABC 分析法来设定优先顺序 C任务A任务 B任务65%20%15%1
6、5%20%65%由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成)占所有任务组合的百分比时间管理的方法原则 原则三：四象限法则(优先原则）把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做准备工作客户管理建立关系（内、外)团队培养个人成长、学习危机有限期的任务安全事故投诉重要紧急 不速之客某些会议某些电话很多流行活动打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧尽量避免 尽量避免扩大 扩大 尽量减少 尽量减少 事情 事情多投资时 多投资时间在 间在 尽量避免 尽量避免 事情 事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节 事关重大者不可受制于细枝末节事关重大者不可受制于细枝末节-哥德
7、 哥德哥德重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。偏重各类事务的结果活在第II象限身体健康愉快假期和谐的人际关系真正有效的授权确定自己的个人使命长期的职业生涯规划品格的培养关于人生的思考NONO活在第II象限 65-80%20-25%1%15%高效能人士的时间安排 普通人的时间安排 25-30%50-60%15%2-3%技巧一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理技巧二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用技巧三：制订计划表 六项工作法
8、制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励技巧四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日有障时间管理的四种观念 视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂工作狂的害处q 工作效率降低q 养成拖延的习惯（珀金森定律）q 可能导致工作的失败我不是工作狂！“工作狂”的原因 勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活常见问题及对策 我们为什么那么忙？-（浪费时间的内因与外因）目标及其设定 如何授权？良好习惯的建立浪费时间的外
9、在因素及解决方法(一)电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法电话干扰的解决方法浪费时间的原因：1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间运用电话节省时间 暗示他谈话即将结束 提到有时间限制突然造访的不速之客1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间2.回答问题 简明扼要 长话短说门户开放的不速之客 解决方法1.学会过滤2.转移地点3.站起来说话4.不要让别人找到你用人不当的原因及解决v 原因：员工能力不足1.公司雇人程序出错；2
10、.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。v 解决的方法：1.教导员工善用时间2.提升员工时间管理的成本意识社交闲谈的原因及解决 解决方法：过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧浪费时间的外在因素及解决方法(二)权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法权责混淆的原因及解决 权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素：1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授
11、予他们完成指示的权利。权责混淆的解决1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权 沟通不良的原因及解决浪费时间的原因：不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够沟通不良的解决1.学习改善沟通技巧的步骤2.学会做好一个倾听者3.使用恰当字眼4.运用非语言式的沟通改善沟通技巧 弄清目标；排除偏见 及时记录 用字谴词是一件非常重要的事情进度失控的原因及解决 浪费时间的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进
12、度报告资料不全的原因及解决 浪费时间的原因：1.不明白事情的重要性；2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。解决方法：1.认清事情的重要性，排除优先顺序2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。浪费时间的外在因素及解决方法(三)会议耽误的原因及解决方法 文件复杂的原因及解决方法 工作搁置的原因及解决方法 旅行不当的原因及解决方法会议耽误的原因及解决 浪费时间的原因：1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的2.会议没有议程3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会4.开会没有计划5.会议过多或会议时间过长6.不能准时开会，或者不
13、能准时散会7.开会时间有外来干扰8.讨论脱离议程的内容浪费时间9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决10.没有追踪对会议的执行情况会议耽误的解决方法 会议要有目的，没有目的就不开会 召开会议首先安排会议的议程 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法 安排适当的计划 会议的时间和次数要适当 务必准时开会和散会 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则 对于脱离讨论议题的解决办法 会要有议，议要有决，决要有行 追踪会议决议的执行文件复杂的原因及解决 解决的方法对于优柔寡断解决的方法不要拖拖拉拉学会授权抛开完美主义及时销毁过时的文件档案要分类存放对于各自工作的解决方法量力而行要有系统读速要快文
14、件复杂的解决方法 文件读一遍后处理掉 不做授权给别人的事 文件过期一定要销毁 给档案表明寿命符号 不在一个时间做很多事工作搁置的原因及解决 浪费时间的原因：1.不明白问题所在2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确3.没有自我奖励4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混乱，没有条理6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性7.没法把事情分派出去，授权不当8.接受干扰9.变更优先程序10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成工作搁置的解决 应明白问题的所在 对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法 自我奖励 遇到急事不立刻反映 桌上东西安排的井井有条，条理分明 强迫自己完成期限，保证事情的完成
15、，控制事情的进度 学会授权 排除干扰 更新，重新安排优先顺序 取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料旅行不当的原因及解决 浪费时间的原因 1.旅行的目的不明确 2.没有发觉替代的方法 3.忘了需带重要物品 4.没有善用旅行时间 5.旅行安排的时间不好 6.旅行归来后办公桌上堆积如山 7.变更，或者重新安排行程浪费时间旅行不当的解决 首先要弄清楚旅行的目的 寻找替代的方法 列好清单 做好安排，达到最佳的结果 把你工作准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山 在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法浪费时间的内在因素及解决
16、方法(一)危机应付的原因及解决方法 计划欠妥的原因及解决方法 贪求过多的原因及解决方法 事必躬亲的原因解决方法危机应付的原因及解决1.不明白事情的重要性2.没有预期会发生问题3.反映过度把问题当危机看4.忙着救火5.做事拖延6.工作时间预算的不切实际7.机械故障、人为错误8.部署不愿透漏坏消息9.因重要人物提出要求而引起的过度反应10.进度失控危机应付的解决 记录危机工作日志，分析危机的来源 预期意外事故的发生 不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情 预防星星之火 担任主管角色的人应该主动积极，做好总结 低估状态，增加缓冲 动用最能迅速有效调整弥补的资源 培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息
17、 弄清楚他们真正的要求是什么 把所有重要计划都安排好时间计划欠妥的原因及解决 1.不明白事情的重要性 2.没有建立系统 3.没有时间拟订计划 4.以危机为导向，假设危机不可避免 5.缺乏自律 6.害怕许下承诺 7.没有指出明确的结果 8.无法指定工作的优先顺序 9.假设计划被紧急事故破坏 10.心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步计划欠妥的解决 建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统 花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序 认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思想，预先为偶发事故做好应变计划 要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一
18、个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等 不要害怕许下承诺 要指出明确的结果 指定工作的优先次序 紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥当，损失就可以降到最低贪求过多的原因及解决 不了解事情的重要性 欠缺优先顺序与计划 工作时间评估的不切实际 遇到急事紧急反应，或反应过度 野心太大，成就感要求过高 渴望加深老板的印象 过度渴望表现合作的态度 人手不足 完美主义贪求过多的解决 填写工作周的工作计划 要多授权 设定年、月、周、日计划 认清每一件事情所花的时间 分清事情的要义 限制自己的反映 控制自己的野心 讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印象更
19、重要 敢于提出拒绝 长期教育训练引导部署 把标准降到合理的程度事必躬亲的原因及解决 缺乏安全感，怕失败 对部下缺乏信心 不清楚不完全令人困惑的指令 期望人人知道事情的细节 不能适当的控制工作 管人过多，没有最终进度，人手不足事必躬亲的解决 学习让他独当一面 从错误中去学习，引导他信任部署 利用进度报告加以控制 学会表达完整 把标准降到大家可以接受的程度 时间成本 要授权 合理的分派工作，检查进度浪费时间的内在因素及解决方法(二)条理不清的原因及解决 欠缺自律的原因及解决 无力拒绝的原因及解决方法 做事拖延的原因及解决方法条理不清的原因及解决方法1.不知道事情的重要性2.没有系统3.自我膨胀4.
20、害怕失去控制5.害怕忘东西6.允许外来干扰7.拖拖拉拉、优柔寡断8.没有目标、没有优先次序、没有日计划9.没有授权10.没有过滤条理不清的解决方法 写下工作日志 利用整合系统来记录 不要自我膨胀 利用工作计划表来提供控制 利用联络日志来帮助记忆 过滤干扰 先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限 安排好工作计划 学会授权 要学会过滤欠缺自律的原因及解决1.设立个人和组织目标2.安排优先顺序3.安排完成期限4.设定追踪表5.运用日计划检查6.学会专注的技巧7.好习惯代替坏习惯欠缺自律的解决 指定目标和标准 要安排完成的期限，要追踪进度 没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法 及时完成工作 不做白日梦
21、 做事干脆 不要养成拖延的习惯无力拒绝的原因及解决1.渴望受到别人的赞许或者接纳2.怕会冒犯别人3.对义务的认识错误4.不知道如何拒绝5.缺乏工作目标与优先次序6.别人毫不考虑的就假定你会答应7.无法拒绝老板无力拒绝的解决 认清可能的陷阱 学会拒绝的技巧 有必要培养拒绝别人的能力 检讨造成的理由并加以控制 仔细聆听别人的要求 替没有优先次序的人决定优先次序 学习说抱歉，善意的拒绝 出示双方同意的优先顺序清单做事拖延的原因及解决 1.没有能力辨认事情的重要性 2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同 时也可以说是一种态度 3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做 4.习惯先
22、做简单琐碎的，拖延困难的 5.工作时间的估算不切实际 6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律 7.搁置工作，没有完成期限做事拖延的解决 要有能力辨认事情的重要性 自我分析，认清自己 先做最重要的事情 监控自己的进度高效时间管理之目标及其设定 目标的定义：一种未来的远景,为了实现它,人们愿意做些努力.如果说你没有去做努力,那只不过是一个企图.目标及其设定 为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最 有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步目标能唤起你最高尚的才能！重视书面目标的好处步步高
23、8.高价值的提升7.创造人生的预期6.良性的抉择5.学会更关注4.增强自尊心3.减少矛盾2.锻炼自信心1.学会独立思考步步高目标及其设定 目标设定的指导原则强调选择强调内容白纸黑字注明达成时间表目标及其设定 如何设定目标-SMART 原则Specific（具体的）Time-based(基于时间的）Relevant（相关的）Attainable（可达到的）Measureable（可计算的）目标搜寻四个阶段 勾勒出生命远景 依据时间标准区分远景目标及生命体系 职业理想的推拟 目标清单开列 下年目标3-5年目标10年目标20年目标人生目标目标金字塔使命宣言角色目标每日目标每周目标月度目标季度目标年度
24、目标目标金字塔每周目标角色目标计划行事历 授权目标设定步骤 强烈的欲望 信念、信仰、信心 白纸黑字写下来 要问自己怎么做 分析现在的位置 你有哪些障碍 所需要的知识 谁是你的客户 坚持不懈地努力日计划的步骤 写下任务 估计做事的时间长短 留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40 规则)确定优先顺序,简化及授权 追踪与检讨日计划的好处 你可以对第二天有较好的心理准备 集中到重要事情上 借着任务整合,合理的达成你想要得目标 你可以控制你的人生目标或年度目标的进度成功就是实现预先决定好的目标或者计划高效时间管理的秘诀之授权 为什么人们不会授权 为什么要授权 授权的类型 授权应该把握的原则 如何接受授
25、权管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。高效成就的秘诀之授权不会授权和要授权 不会授权的管理者不是一个好的管理者 授权时做事的效益更大事必躬亲与管理者之间的区别事必躬亲者：输入 输出 管理者：输入 输出 授权的类型 下达指令型 充分信任型下达指令型的特点 管理者 独挑大梁 忙碌依旧 下属 惟命是从 很难重复充分信任型的特点 最有效的管理之道 注重结果而不是过程充分信任型的授权双方必须达成共识 预期的成果 双方充分沟通有规范 资源 确认任务完成后评估的标准 奖惩授权的权限应因人而异 对不够成熟的人 分配挑战性
26、低的任务 对于成熟的人 分配挑战高的任务，重视结果授权的十大原则 尽量及时的授权 明确分配工作，必须了决下属的能力与才干，说明“做什么”而非“怎么去做”要授予权利，提供资源 说明目标与期望以及评估的标准 注意成效 不能重复授权 由简至繁，循序渐进向下授权 出现困难时，要帮助寻找解决问题的方法 不能姑息“倒授权”的行为 你仍然要承担责任如何接受授权 为什么要做这件事 确定的目标是什么 要求什么时候完成 以什么样的形式展开 可以获得什么样的支持和资源哪些事情可以授权？o 管理者亲自履行的工作o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙o 管理者可以履行，但部属若有机会也可代行o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助o 必须由部属履行授权为什么困难？担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权培养管理时间习惯的要点 选择规划个人的方向 坚持随时随地记笔记 今天为明天做准备 学习井然有序的做事 要培养敏锐的观察力知 识(做什么,为何做)习 惯 的 建 立 知识（做什么、为何做）意 愿(想要去做)技 能(怎么做)习 惯