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1、2023年办公室人员管理制度(3篇) 书目 第1篇中学学校办公室人员管理制度 第2篇新城物业管理通用行为规范-2：办公室人员行为规范 第3篇平安管理办公室人员职责 中学学校办公室人员管理制度 (中学)学校办公室人员管理制度 为了规范学校各办公室管理,创建平安、美丽的办公环境,营造良好的工作氛围,特指定本制度。 一、保证各办公室的平安运用: 1、员工须严格保守办公室设备有关密码,不得将密码告知非办公室人员。 2、员工须严格保管办公室门钥匙,不得将钥匙借非办公室人员。 二、员工上班时须留意仪表,穿戴整齐大方,留意佩带胸卡。待人热忱、友好、真诚,待客精神饱满,不卑不亢,无不礼貌行为。 三、全部员工不
2、得在办公室内吸烟;在会议室、接待室吸烟时,请勿乱仍烟头。 四、留意运用礼貌用语,办公室交谈留意音量限制,禁止闲聊,大声喧哗。影响他人办公。 五、一切来访须要在门卫处登记,由门卫联系相关部门并经同意后方可接待。 外来访客统一由行政办公室接待,询明客人来访目的后,尽快通知有关部门或人员,未经部门负责人同意外来人员不得进入办公区。办公时间严禁会私客。 六、禁止有办公电话拨打私人电话,禁止拨打特别服务号码,违者除支付电话费用以外每次罚款50元。 七、严禁办公时间在计算机上玩嬉戏、闲聊、发私人邮件,违反者每次罚款100元。 八、为保证办公室区域干净整齐,不准在办公桌、柜子及窗台上搭晾毛巾、放置衣服;办公
3、室用品尽量摆放整齐、合理;爱惜运用办公设备。 九、员工下班或外出时,应妥当保管好办公物品,如:文件、资料、光盘等,下班后应将抽屉、柜子锁好,并确保电脑关闭。 十、禁止在办公室做私事或从事与本职工作无关的活动。 新城物业管理通用行为规范-2：办公室人员行为规范 丽景新城物业管理通用行为规范(2):办公室人员行为规范 仪容仪表:参照共用类行为规范中仪容仪表内容。 行为举止、项目规范礼仪礼节:参照共用类行为规范中行为举止内容 工作场所: 1.自己的工作台整理得干净,特殊留意卫生死角的清洁。 2.常常检点自己的桌面、文件柜、抽屉等,不要因疏忽而失落文件,给公司带来麻烦与损失。资料、备用材料用完以后,要
4、放回原处。离开工作位时,文件收存好,保持工作场所的整齐,椅子要归位。 面对投诉: 1.对客户的投诉,应马上放下手头上的工作,第一时间向客户致歉,请客户入座,并全神贯注倾听投诉内容,以友善目光与投诉者接触,切勿东张西望,敷衍了事,适当时做出简洁的复述,以示了解问题所在。 2.假如无法处理投诉,应尽快转交上级或托付人员跟进,无论投诉跟进状况如何,应赐予客户初步回复及定期汇报跟进状况。 办公规范: 1.运用订书机订书机订在左上方,横拿或竖拿都比较便利,也比较简单存档。 2.运用电脑运用电脑完毕后,应将新打开的程序或文档关闭,回到初始状态,在制作重要文件时,要当心处理,以免泄密,文件存档时应留意存放地
5、点,并作好登记工作,磁盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上运用。 3.运用传真机要注明收件人全名、传真号及发件人的全名、传真号,注明传真件页码,依次,传真件发完后须确认。 4.运用复印机运用前确认纸张大小、方向,墨色的浓淡(以免奢侈纸张),复印后机器还原,复印件上注明来源(便于查询)。 语言看法: 项目规范礼仪礼节:参照共用类行为规范中语言看法内容。 对待同事: 1.对待同事或下级的过错,应亲切指正,肃穆指责,不行责骂或刁难。 2.与同事探讨沟通时用语应文明、友善,运用礼貌用语。 对待客人: 1.接待客人时,应面带微笑,真诚自然,看法友善。 2.客人的中肯建议,应以主子翁的姿态向客户诚心致谢。
6、3.回答客人投诉时,看法要亲善,语调要温柔,用词要恰当,要在和谐的气氛下将事情圆满解决。 前台接待人员: 项目规范礼仪礼节:仪容仪表坐立行走端庄自然,保持良好的精神风貌语言清楚、礼貌,声音柔软、亲切,面带微笑。 迎送同事上下班着规定制服,制服整齐无破损污染,言行举止大方得体,面带微笑,每日上午于7:30-7:50以站姿面带笑容向上班人员示意问候:“早上好”。下午17:30-17:50分之间以站姿目送上班人员离去,并说“再见”。 电话接听: 1.电话在三声内接听,先说:“您好,*物业公司*物业管理处”,待来电者说明身份再做下一步处理;如业主报修或来电询问问题耐性说明并做好记录,一时不能回答的说请
7、您稍等然后马上找相关人员来回答;如是本单位人员来电问明事由并做好记录。 访客接待: 1.当有客人来访时,应面带微笑起身,热忱、主动问候:“您好,有什么可以帮到您吗 2.与客户沟通时,须起身站立、身体略微前倾、眼望对方,面带微笑,耐性的倾听客人的来意,依据客人的需求予以支配。 3.对客人的询问,应细心倾听后再做解答,解答问题要耐性,不能精确解答的应表示歉意“对不起,请您稍等,我了解一下再告知您好吗” 访客指引: 1.有来访客人时,要先询问被访对象,然后微笑有礼貌地询问来访者姓名:“请问您贵姓”或“请问怎么称呼您是否已与*先生/(女士)联系好”,再告之“请稍候,我立刻帮您联系”,在与被访者联系前,
8、作相关登记工作。 2.当得到被访者的确认同意后,对来访客人说“,先生/(女士)立刻来见您,请您在前台接待厅稍等片刻”。或:“让您久等了,请从这里坐电梯上*楼”,并以手势示意方向。 3.假如被访者不在,应一直访者表示歉意“对不起,*先生/小姐不在公司,请您稍后与他联系”。 4.假如被访者要求等候时,应热忱接待客人并支配休息等候,及供应送茶水服务。 送客服务: 1.当有访客离去时,应主动起立微笑示意,并说“请慢走”。 文件及资料的收发与传递: 1.当接到顾客发送传真资料时,需有礼貌地向顾客明确:发送地址、传真号码、收件人、联系电话,并与收件方电话予以确认,同时在作好相关登记工作。 2.代顾客收发的
9、任何文件、资料、信件、传真件,在未经得顾客本人同意的状况下,不能给第三人传阅。 3.收到内、外部需转交代送的文件、资料、物品等,需尽快转交给物品接收人,并作好相关登记工作。 平安管理办公室人员职责 一、组织架构图 1.在董事长的干脆领导下,下设平安总监一名,平安管理专员两名:生产平安管理专员一名和车辆(交通)消防平安管理专员一名; 2.董事长为集团公司平安管理第一责任人,全面掌控和批阅公司平安管理规章、制度、方针、政策的制定和执行状况; 3.平安总监负责集团公司的平安管理规章、制度、方针、政策的起草和拟定,全面负责平安管理办公室的工作; 4.各部门主管、品牌(公司)经理为各部门、品牌(公司)平
10、安生产管理第一责任人和首席平安生产教化宣扬员,负责各部门、品牌(公司)的平安管理规章、制度、方针、政策的起草和拟定,全面负责各部门、品牌(公司)平安管理工作; 5.生产平安管理专员是平安总监在平安生产管理方面的助手,督促、帮助生产部门贯彻执行平安生产管理制度、落实平安操作规程、隐患整改,指导检查员工平安生产操作,确保监控区域生产平安,强化六防管理并组织实施; 6.车辆(交通)消防平安管理专员是平安总监在车辆(交通)消防平安管理方面的助手,负责集团公司的车辆(交通)消防平安管理,检查、监督、评比,制定年度督查安排、车辆管理、交通平安、消防培训安排并组织实施。 平安组织架构图 董事长 平安总监 生
11、 产 安 全 管 理 专 员 车辆(交通)消防平安管理专员 直属部门主管、品牌(公司)经理 二、岗位职责 1.平安总监岗位职责 1)岗位名称:平安总监; 2)岗位概述:全面负责公司平安管理办公室的工作,负责公司平安管理工作,确保平安生产; 3)直属上级:董事长; 4)岗位职责: a)学习、宣扬和贯彻国家、地方等上级机关、部门有关平安生产、综合治理、人防、防汛、消防文件等的指示精神及相关法律、法规; b)依据有关法律、法规和董事长的要求,组织制定和完善集团公司各项平安管理规章制度和平安技术操作规程,并检查、监督落实; c)正确传达董事长对平安工作的要求、指示,并仔细组织落实; d)主动协作上级平
12、安部门的平安检查; e)每季度组织一次专业性平安大检查,不定期地组织平安巡查,参与各类平安工作会议; f)刚好了解驾驭各部门、品牌(公司)生产动态及其它工作状况,组织对各部门、品牌(公司)的平安生产检查,并提出改进看法; g)负责平安管理办公室日常工作的组织,帮助各部门、品牌(公司)共同开展工作; h)负责集团公司各类事故的调查、处理,对调查、处理的结果干脆上报董事长; i)负责与当地平安机构建立并保持良好的关系; j)负责制定平安管理办公室月度、季度、年度工作安排,并组织实施; k)负责指导属下员工制定阶段平安工作安排,并督促执行; l)负责本部门人事队伍的建设,选拔、配备、培训、评价本部门
13、人员,履行报批程序; m)负责部门内工作任务分工,合理支配人员; n)负责限制部门预算,降低费用成本; o)完成董事长交办的其它各项工作。 2.直属部门主管、品牌(公司)经理岗位职责 1)岗位名称:直属部门主管、品牌(公司)经理; 2)岗位概述:全面负责本部门、品牌(公司)平安管理工作,确保平安生产; 3)直属上级:董事长; 4)业务指导:平安总监; 5)岗位职责: a)各部门主管、品牌(公司)经理为各部门、品牌(公司)平安生产管理第一责任人和首席平安生产教化宣扬员; b)学习、宣扬和贯彻国家、地方等上级部门有关平安生产、综合治理、人防、防汛、消防文件等的指示精神及相关法律、法规和公司平安管理
14、制度; c)依据有关法律、法规和董事长的要求,组织制定和完善本部门、品牌(公司)各项平安管理规章制度和平安技术操作规程,并检查、监督落实; d)正确传达董事长对平安工作的要求、指示,并仔细组织落实; e)主动协作上级平安部门的平安检查; f)每季度组织一次专业性平安大检查,参与各类平安工作会议; g)负责本部门、品牌(公司)平安保卫工作的统一部署,并组织监督、检查,提出改进看法,上报董事长; h)刚好了解驾驭本部门、品牌(公司)生产动态及其它工作状况,组织本部门、品牌(公司)的平安生产检查,并提出改进看法,上报平安总监、董事长; i)负责本部门、品牌(公司)日常平安工作的组织,帮助平安管理办公
15、室共同开展工作; j)帮助平安总监做好各类事故的调查、处理; k)负责与当地平安机构建立并保持良好的关系; l)负责制定本部门、品牌(公司)平安管理月度、季度、年度工作安排,并组织实施; m)负责指导属下平安管理员制定阶段平安工作安排,并督促执行; n)负责本部门、品牌(公司)平安人事队伍的建设,选拔、配备、培训、评价,履行报批程序; o)负责本部门、品牌(公司)平安重点工作任务分工,合理支配人员; p)负责限制本部门、品牌(公司)平安管理预算,降低费用成本; q)完成董事长交办的其它各项工作。 3.生产平安管理专员的岗位职责 1)岗位名称:生产平安管理专员; 2)岗位概述:负责公司平安生产检
16、查、监督、评比,制定年度督查安排、平安培训安排,执行和强化六防管理并组织实施; 3)直属上级:平安总监 4)岗位职责: a)平安生产管理专员是平安总监在平安生产管理方面的助手,督促、帮助生产部门贯彻执行平安生产管理制度、落实平安操作规程、隐患整改,指导检查员工平安生产操作,确保监控区域生产平安; b)熟识各项平安生产管理制度、规定,驾驭平安生产管理技术专业学问、劳动卫生学问; c)严格执行各项平安生产管理制度,督促各部门、品牌(公司)落实各项平安操作规程、规定; d)熟识生产工艺流程,了解生产过程、设备的有关平安技术、危急因素、危急源以及平安防范措施; e)仔细巡查,严格监控,刚好发觉隐患,制
17、止违章作业,对不听劝阻者,有权停止其工作,并上报上级主管部门阅知; f)主动做好平安宣扬教化,培育员工“我要平安”的良好意识和习惯; g)检查落实危急区域作业的平安防范措施,确保区域平安生产; h)指导各部门、品牌(公司)平安员绽开工作,督促各部门、品牌(公司)落实平安检查,跟进隐患的整改; i)督促员工按章作业和个人劳保用品正确运用; j)帮助各部门、品牌(公司)平安技术措施、制度的制订,供应平安技术措施,提出整改看法并督促落实; k)督促和强化六防规定、标准的执行,创建平安、整齐的工作环境; l)发生平安事故时,主动抢救,刚好汇报并爱护好现场;帮助平安总监、各部门主管、品牌(公司)经理做好
18、公司要求的其他事项; m)起草、印发平安管理办公室的平安生产管理工作文件,落实、执行公司平安生产管理的详细工作要求; n)制定平安生产管理突发或紧急状况预案及六防紧急处理预案; o)筹备各类平安生产管理工作会议,并对确定事项予以督办; p)检查、监督并按要求上报各部门、品牌(公司)平安生产管理的工作状况; q)对举报、投诉平安生产违规、违纪行为的核查,拟定初步处理报告,上报平安总监审议并对确定的处理结果落实和执行; r)完成上级领导交办的其它各项工作。 4.车辆(交通)消防管理专员的岗位职责 1)岗位名称:车辆(交通)消防管理专员; 2)岗位概述:负责公司车辆(交通)消防平安检查、监督、评比,
19、制定年度督查安排、平安培训安排,执行并组织实施; 3)直属上级:平安总监 4)岗位职责: a)车辆(交通)消防管理专员是平安总监在车辆(交通)消防平安管理方面的助手,督促、帮助公司各部门、品牌(公司)落实车辆(交通)、消防平安管理制度、隐患整改,指导检查各部门、品牌(公司)车辆(交通)、消防平安措施的落实,确保车辆平安、交通平安和消防平安; b)仔细学习和贯彻中华人民共和国国道路交通平安法、中华人民共和国国道路交通平安法实施条例、道路交通平安违法行为处理程序规定、交通事故处理程序规定、中华人民共和国国消防法,了解车辆、消防的有关平安技术、危急因素、危急源以及平安防范措施; c)严格执行各项车辆
20、(交通)、消防平安管理制度,督促各部门、品牌(公司)落实车辆(交通)、消防平安操作规程、规定; d)熟识各项车辆(交通)、消防平安制度、规定,驾驭车辆(交通)、消防平安管理专业学问; e)仔细巡查,严格监控,刚好发觉隐患,制止违章作业,对不听劝阻者,有权停止其工作,并上报上级主管部门阅知; f)主动做好车辆(交通)、消防平安宣扬教化,培育员工“我要平安”的良好意识和习惯; g)检查落实车辆(交通)、消防平安防范措施,确保平安生产; h)指导各部门、品牌(公司)车辆(交通)消防平安员绽开工作,督促各部门、品牌(公司)落实平安检查,跟进隐患的整改; i)督促各部、品牌(公司)车辆(交通)平安管理和
21、消防设施正确运用; j)帮助各部门、品牌(公司)车辆(交通)、消防平安措施、制度的制订,供应平安管理措施,提出整改看法并督促落实; k)督促车辆(交通)、消防平安管理制度的执行; l)检查、监督公司车辆(试乘试驾车、商品车、救援车、公务车、拖车等)的日常保养、修理、损坏、保险、违章和消防设施正确运用和维护等工作; m)发生事故时,主动抢救,刚好汇报并爱护好现场;帮助平安总监、各部门主管、品牌(公司)经理做好公司要求的其他事项; n)起草、印发平安管理办公室的车辆(交通)、消防平安管理工作文件,落实、执行公司车辆(交通)、消防平安管理的详细工作要求; o)制定交通突发事故和消防紧急预案; p)筹备各类车辆(交通)、消防平安管理工作会议,并对确定事项予以督办; q)检查、监督并按要求上报各部门、品牌(公司)车辆(交通)、消防平安管理的工作状况; r)对举报、投诉车辆(交通)、消防平安管理违规、违纪、违章行为的核查,拟定初步处理报告,上报平安总监审议并对确定的处理结果落实和执行; s)对公司车辆、消防设施投入运用前的平安检查和验收工作; t)完成上级领导交办的其它各项工作。