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1、2023年办公场所管理规定3篇 书目 第1篇办公场所平安管理规定 第2篇办公场所管理规定范本 第3篇办公场所管理规定方法 办公场所管理规定范本 办公场所管理规定 一、办公室机要规定: 、办公桌上不准摆放机要文件和布控图表; 、墙面上不准无遮挡暴露紧急事务工作流程图和处理程序; 、机要文件的草稿纸应马上销毁,不准乱丢; 、各类记录本不准乱放,一律置于文件柜内固定地方; 、未经允许不准在办公室内翻动办公用品和各种文件; 、全部部门或公司公文、质量管理文件、专用图表等严禁外借; 、未经部门同意,任何人严禁将全部的机要文件及其复印件带回家。 二、办公室纪律规定: 、不准在工作时间内吸烟、不准闲谈、不准
2、看书报; 、任何人不准在工作时间内在办公室接待亲朋好友; 、不准把衣物搭在椅背上,私人衣物、物件等全部存放在衣柜中; 、办公桌上不准置放食物以及带有包装的饮料等; 、各类商品、私人购置物品不准携带进入办公室; 、管理人员离开办公室要在白板上注明去向和时限。 三、办公室值班人员必需坚守岗位,离开而误事; 四、办公室内务管理规定: 、办公室卫生由文员负责指派人打扫; 、办公室人员必需保持室内清洁、整齐,办公用品摆放有序; 五、上所列条款若有违反一律以轻度过失处理(员工守则中已有规定的除外)。 办公场所平安管理规定 1范围 本标准规定了办公场所的办公室、计算机房、财务室、档案室、停车场(库)、会议室
3、等平安管理职责和要求。 本标准适用于本公司办公场所的平安管理。 2管理职能 2.1 各单位行政后勤部门负责办公场所的室外区域和室内公共区域(停车场(库)、公用会议室、楼道过道等)的平安管理;负责办公场所一般办公设施、设备、用具的平安管理; 2.2各单位厂长(经理)办公室负责支配办公场所节假日的值班; 2.3各单位安保部门负责对办公场所平安管理的监督检查; 2.4各部门负责所属办公场所的平安管理。 3 管理内容与要求 3.1一般平安要求 3.1.1 办公室必需建立平安工作责任制,指定专人负责本室平安保卫工作。 3.1.2下班后,最终离开者应对本室进行仔细检查,关闭电灯及其他电器、关好门窗后离开办
4、公室。 3.1.3 办公室的门窗应保持完好、坚固。 3.1.4 办公室内各种文件、资料、报表应按保密制度管理,严防失密。财会现金按银行规定限额,存放于保险柜内。个人的现款和珍贵物品,不得存放在办公室内。 3.1.5 严禁将易燃易爆、剧毒物品带入办公室内。 3.1.6 办公场所内的设备设施等应定置摆放,通道以及暖气、电气设施上以及电气柜内、消防卷帘门下不得放置任何物品。 3.1.7 办公室钥匙不得转借,人员调出要刚好收回。 3.1.8 逢节、假日,各单位应支配专人值班,并进行严格检查,并保存记录。 3.2电气平安要求 3.2.1办公室内严禁运用电炉、电水壶等电加热器具;严禁私拉电线,随意安装电器
5、设备;严禁随意对设备断电、更改设备供电线路。 3.2.2办公场所在电器设备应明确管理责任人,大功率电加热器和专用电工用具应明确运用人员,运用前应进行平安检查,发觉问题停止运用并马上报修;电气设备设施应符合平安技术要求。 3.2.3 各单位应明确办公场所电气管理部门,配置修理电工负责电气修理检查,任何其他人员不得擅自进行电气作业;有变配电设备设施的,应单独设立变配电室,配置值班电工。 3.3消防要求: 3.3.1必需依照国家有关法规和标准,安装配备有效的消防设施和器材,设施和器材必需符合有关消防技术规范要求。 3.3.2建立消防栓、灭火器等消防设施和器材配备示意图或清单,包括配备位置、型号和数量
6、等;灭火器材应定置存放,有器材编号。 3.3.3消火栓、灭火器应在检验有效期内,每月对消防设施和灭火器进行合格检查,并填写和保存检查记录。 3.3.4不得随意移动消防设施和消防器材,变动消防系统工作状态、确需移动或变动时,应通过安保部门批准;消火栓、灭火器前方不准堆放物品和杂物,用过的灭火器不应放回原处。 3.3.5办公场所应划定吸烟区,并放置烟缸等用于烟头熄灭的装置;严禁在吸烟区外吸烟,严禁烟头未熄灭人员离开现场。 3.3.6平安出口、应急疏散和照明设施应保持完好,定期检查并保持记录。 3.3.7应定期进行消防演习、消防常识培训、消防设备运用培训。 3.3.8如发觉消防平安隐患,应即时实行措
7、施解决,不能解决的应刚好向相关负责人员提出解决。 3.3.9应托付有资质的机构,每年对办公楼进行一次消防设施检测,并保存检测报告。 3.4环境、健康要求 3.4.1办公室保持整齐、卫生,通风良好;定期消毒,防止传染病传播。 3.4.2办公室装饰应由具有资质的单位进行,装修材料等应符合国家消防和健康环保标准,装修后应对室内空气质量进行检测,达标后方能投入运用。 3.4.3集中空调通风系统应当保持清洁、并由专业机构的专业技术人员定期清洗,并保存清洗记录;每年应托付有资质的机构至少进行1次卫生状况检测,并保存检测报告。 3.4.4集中空调应适时开启,夏季气温低于26时,原则上不开启空调。空调设置温度
8、夏季应限制在26或以上。 3.4.5在办公时间,办公室内禁止植物杀虫作业及产生异味、噪声的施工。 3.4.6应按产品说明书的要求,对饮用水净水加热装置的过滤装置进行定期更换;每年应托付有资质的机构至少进行1次卫生状况检测,并保存检测报告。 3.5室外区域的要求 3.5.1室外空调机组、室外照明设施等应安装坚固,支架无严峻锈蚀和变形现象,固定螺栓无松动现象;电线无破损、不松弛;灯具和灯管不松动、无脱落现象。 3.5.2窗台、露台等处不得放置花盆及其他无固定措施的物品,防止遇外力或大风坠落伤人。 3.5.3应规定室外通道的车流、人流走向,有条件的路段应实行人车分流;应对进出办公场所的机动车辆进行引
9、导,使其规范停车,车辆限速15公里/小时;视线受到遮挡的转弯处应设置凸面镜。 3.5.4下雨时,办公场所进口处应放置防滑标记牌,并设有放置雨伞的装置,保持地面整齐、干燥。 除上述通用要求以外,财务室、档案室、计算机房、停车场(库)、会议室应符合以下平安管理要求: 3.6财务室的要求 3.6.1财务室及现金存放处应安装防盗门,设置防盗报警系统,如处较低楼层的宜加装可开启式防盗窗。各类安防设施应定期检查,并保存记录。 3.6.2财务部门保存现金必需设置保险柜,保险柜与地面要有坚固的连接,保险柜钥匙必需由负责人随身携带,妥当保管。 3.6.3库存现金不得超过银行规定的限额,下班前将超额部分送存银行。
10、 3.7 档案室的要求 3.7.1档案室应安装防盗门,设置防盗报警系统,如处较低楼层的还应加装防盗窗。各类安防设施应定期检查,并保存记录。 3.7.2非工作人员未经批准不应进入档案室。 3.7.3较重的资料宜存放在底层;超过2m的资料柜应设置取物梯台。 3.7.4室内不应运用照明、电脑以外的电气;不准运用碘钨灯和超过60w以上白炽灯等高温照明灯具。 3.7.5悬挂明显的禁烟、禁火等标示;严禁将任何火种带入室内,任何人不准在档案室内吸烟。 3.8计算机房的要求 3.8.1工作人员、到访人员出入应登记;禁止带领与机房工作无关的人员进出机房;禁止与机房工作无关的人员干脆或间接操纵机房任何设备。 3.
11、8.2禁止在无人看管下在机房中运用高温、炙热、产生火花的用电设备;在运用功率超过特定瓦数的用电设备前,必需得到机房管理人员批准,并在保证线路保险的基础上运用;外 来人员须要用电的,必需得到机房管理人员允许,并运用平安和对机房设备影响最少的供电方式。 3.8.4在外部供电系统停电时,机房工作人员应全力协作完成停电应急工作。 3.8.5机房门口设置“机房重地,闲人免进”的标识,机房内设置相关的平安标识,包括预防触电等;标识应齐全、完好。 3.8.6机房除纸介质等易燃物质外,禁止运用水,干粉或泡沫等易产生二次破坏的灭火剂。 3.8.7机房运用的磁盘柜、磁带柜、终端点等协助设备应是难燃材料和非燃材料,
12、应实行防火、防潮、防磁、防静电措施;机房内所运用的纸,磁带和胶卷等易燃物品要放置于金属柜内。 3.8.8每季度应彻底清除ups不间断电源机内的积尘,并保存记录。 3.8.9在危急性高的位置应张贴相应的平安操作方法、警示以及指引,实际操作时应严格执行。 3.8.10应定期检查机房的温、湿度状况,并保存记录;应留意天气对机房的影响,下雨天时应刚好主动检查和关闭窗户、检查去水通风等设施。 3.9 停车场(库)平安管理 3.9.1停车场(库)必需有专职保安或车管员24小时值班,并建立相应的岗位职责;采纳自动管理系统的,现场应设置监控系统和紧急报警电话,并设专人在监控室负责监控。 3.9.2停车场(库)
13、内按消防要求设置消防设施,配备灭火器,由专人定期检查修理,并保存记录。 3.9.3停车场(库)车行道路须做好行车线、停车位(分固定和临时)、禁停、转弯、限速、减速、消防等标识,并在主要车行道转弯处安装凸面镜;车辆之间保持肯定的平安疏散距离。 3.9.4各部位平安出口和疏散标记齐全,并张贴平安出口和消防通道示意图;平安出口门应完好无破损,能关闭自如;平安出口和消防通道严禁堵塞或变相用作其他用途,保持畅通。 3.9.5停车场(库)内张贴提示标识,提示驾驶人员不要将珍贵物品、重要文件等遗留在车辆内,离车时应锁好门窗等。 3.9.6在停车场(库)应划分单位车辆和个人车辆停车区域;出入口处和必要位置设减
14、速带、路障和防护栏。 3.9.7机动车进场(库)时应听从保安或车管员指挥,履行机动车进出车场(库)有关手续,本单位人员停车的,由停车场(库)管理部门组织进行登记,发放停车证,并指定停车区域;外来车辆,由保安或车管员要求其驾驶人员填写外来车辆登记表,并留存驾驶人员行驶驾照后,发放停车证,方可允许其到指定停车区域停放;车辆停放高峰时段应加派人员现场疏导。 3.9.8 集装箱车、2.5t以上的货车(搬场车除外)、40座位以上的客车、拖拉机、工程车,以及运载易燃、易爆、有毒等危急物品的车辆不准进入办公场所的停车场(库)。 3.9.9保持场(库)内清洁,不得将车上的杂物和垃圾丢在地上,有漏油、漏水时,应
15、马上处理。 3.9.10禁止在停车场(库)内洗车(固定洗车台除外)、修车、试车、练车。 3.9.11严禁带入和存放易燃易爆和有毒有害物品,包括汽油、烟花爆竹、打火机加气罐、油漆及稀料等;用过的油棉纱等废弃物,必需刚好清理,不准存放在停车场、停车库内;严禁在停车场、停车库内吸烟和动用明火;需施工作业时,应办理审批手续。 3.9.12停车场(库)内不准人员留宿;不准临时搭建建筑设施。 3.9.13如相关部门需召开大型会议、实行大型活动,应提前三个工作日告知车辆主管部门,以便提前支配停车场的车辆停放。 3.9.14应制订停车场(库)现场应急预案,并定期演练,评价预案的可行性。 3.10会议室管理 3
16、.10.1会议室应设定人数限额,举办会议时,不得超过额定人数。 3.10.2会议室平安出口和疏散标记齐全,并张贴平安出口和消防通道示意图;平安出口门应完好无破损,能关闭自如;平安出口和消防通道严禁堵塞或变相用作其他用途,保持畅通。 3.10.3会议室应配置专人负责灯具、扩音、投影等电气设施管理;大型会议室(50人以上)停电时有应急照明;灯具运用功率应确保不会引燃易燃物;会议起先前检查电气设施,会议结束后,关闭总电源后方可离开。 3.10.4会议室应划分为无烟会议室和有烟会议室,无烟会议室应在醒目处张贴禁止吸烟的标记,并严格执行禁烟规定;有烟会议室禁止乱丢烟蒂,应配备烟灰缸,会前由专人在烟灰缸内
17、放入些许水,会后清空烟灰缸,确保会议室内没有烟蒂才能离开。 3.10.5搭建临时性室外会议场所,应针对防火、疏散、电气平安、人数限额等内容编制临时性室外会议场所搭建方案,并经过安保部门审核,主管领导批准方可进行;依据政府要求,需报政府消防、公安部门批准的,应办理批准手续后方可搭建;搭建完成后,应组织由安保部门参与的场所验收,并保持记录; 3.10.6举办超过100人的大型会议,应事先制定会议方案,明确会议现场平安负责人,并依据状况确定现场防火、疏散、通风等详细措施。 4 记录与报告 名称 填写部门 流转部门 保管部门 保存期限 节假日值班记录 值班室 办公室 办公室 三年 消防设施和器材配备示
18、意图或清单 行政后勤部门 安保部门 安保部门、行政后勤部门一并保存 长期 消防、应急、安防设施和器材检查记录 安保部门 安保部门 三年 出入登记 计算机房 计算机房 一年 ups清尘记录 计算机房 计算机房 一年 机房温湿度记录 计算机房 计算机房 一年 停车证发放记录 停车证发放部门 安保部门 停车证发放部门、安保部门一并保存 长期 外来车辆登记表 停车场(库)管理部门 停车场(库)管理部门 一年 饮用水卫生检测报告 行政后勤部门 行政后勤部门 三年 办公楼消防设施检测报告 行政后勤部门 安保部门 安保部门、行政后勤部门一并保存 三年 办公场所管理规定方法 办公场所管理规定 第一章 总则 一
19、、 为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际状况,特制订本制度。 二、 本制度适用于公司全部成员并严格遵守各项规定。 三、 切合公司实际,依据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。 四、 办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有安排、每月有总结的工作目标。 其次章 职责范围 一、 办公室管理人员干脆受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、 负
20、责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。 四、 协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展供应相应的服务。 五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣扬等工作。 六、 收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,刚好做出整理,当好领导参谋。 七、 帮助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。 第三章 工作规范 一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定根据员工守则细则执行。 二、 办公室管理人员严格根据本制度中的要求规范开展工作。 第四章 办公室事
21、务管理 一、 文书管理制度 文件是文书的重要组成部分,文件是各部门依据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。 本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。 档案是文书基础上形成的,档案是文书的持续。 现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。 (一) 文件管理制度 第一条 管理要点 1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件根据公司文档统一格式
22、进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。 4、 依据文件属性、类别,对全部文件进行编号,依据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。 其次条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门须要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正
23、式打印,由总经理盖章,签发。 4、 凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。 5、 机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、 各部门因工作须要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。 7、 办公室管理人员对文件借阅状况进行登记,做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。 半年一小清,年终一大清。 9、 依据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,根
24、据文件管理制度进行处理。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程:起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、 外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁 3、 借阅流程:提出申请,办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 (二) 文书管理制度 第一条 管理要点 1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺当进行,保证公司内部资料的平安性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案看法、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣扬资料、各类应存档的图表、
25、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必需标有页眉页脚,文本内容可依据文书详细内容进行调整。 4、 依据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。 其次条 制度规范 1、 依据公司实际须要及上级支配,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。 2、 根据文书管理范围,行政人事部的发文依据须要填写发文簿,全部文书原稿均由行政人事部分类存档备查。 3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需仔细学习并签名备注。 4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平常归档与年终归档相结合,比照编号列出整理清单。 5、 依
26、据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。 6、 办公室负责人为第一责任人,若发觉文书丢失,办公室人员必需查明缘由,照实向主管部门报告,若未查明缘由,则由办公室负责担当。 7、 违反以上规定者根据相关规定予以惩处。 第三条 流程设计 起草文书填写发文簿(须要时)张贴存档更新书目(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁 (三) 档案管理制度 第一条 管理要点 1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,刚好分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 依
27、据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入特地的档案文件柜保管。 其次条 制度规范 1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。 2、 全部归档文书材料经过初步整理,依据时间先后依次再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。 3、 坚持平常归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,比照编目,列出清单。 4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。 5、 档案管理人员必需遵守保密规定,履行保密手续,特殊是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案平安与完整。 6、 档案接收、移
28、交,必需依据档案管理制度严格做好记录。 第三条 流程设计 依据文件、文书书目整理须要归档的档案排序整理,编制编目存档借阅清退 二、 办公用品管理制度 第一条 管理要点 1、 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。 2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一样严格要求,无私自挪用现象。 3、 办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。 4、 办公用品的选购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。 其次条 制度规范 1、 公司办公用品的选购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、 办公用品购
29、置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室依据各部门的需求安排和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出选购安排,经部门主管批准,财务部签字后方可选购。 对急用品的选购,可依据详细实际进行敏捷处理,但必需经部门主管批准。 3、 依据物品所属类别,对办公用品进行刚好出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。 4、 各部门申领的办公用品需刚好发放,并做好填表记录;因特别状况急需领用未填表登记,事后须刚好补填。 5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。 6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7
30、、 办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。 8、 管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。 第三条 管理流程设计 编制需求安排表 审批 选购 入库登记 发放 编制需求安排 统计申购状况 月末清算汇总 出库登记 三、 图书管理制度 第一条 管理要点 1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。 2、 图书管理人员严格根据制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。 3、 依据图书类别,对图书进行编号,并制作书目卡以备员工查阅。 其次条 制度规范 1、 各部门可依据实际工作须要,申请申购图书。 2、 根据各部门的实际需求申购图书,办公
31、室每季度负责选购图书1-2次。 3、 对全部图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。 4、 根据规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,根据规定进行惩处。 5、 借书人员妥当保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严峻损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。 6、 图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明缘由,报部门主管,按指示行事。 第三条 管理流程设计 1、 申购流程:填写申购单审批选购图书入库登记 2、 借还流程:查阅图书书目卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书,再次填写图书借阅单
32、 四、 会议管理制度 第一条 管理要点 1、 为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动实力,进而规范会议管理。 2、 依据公司实际及详细的状况,确定会议召开的必要性。 3、 清晰会议召开目的,合理支配时间,做到少而精,讲究高效原则。 4、 会议负责人有效的限制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人限制会议进程的实力与水平,保证会议实效。 5、 根据制度规定,严格会议管理,参会人员准时参与会议,并遵守会议纪律。 6、 会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切打算工作。 其次条 制度规范 1、 收*议议题,依据选定的议题收*上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、 会议主持
33、人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。 3、 行政专员依据参会人员的发言状况及相关事项,刚好整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。 4、 根据时间排列,将全部会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 5、 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。 如需查阅应严格根据文书管理制度规定执行。 第三条 管理流程设计 会前:确定议题、会上所需资料打算、通知会中:主动参加,做好会议记录会后:整理睬议记录张贴归档整理 五、 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点 1、 为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺当进行。 2、 根据规定,清洁人员
34、完成全部规定项目,并达到相应干净标准。 3、 办公室管理人员为第一责任人,管理全部清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。 其次条 制度规范 1、 清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。 2、 根据排班支配,轮番打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。 3、 清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室全部区域的清洁卫生,当日值日生按时做好全部的清洁,监督者刚好做好相应的督察。 4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整齐,茶水供应,洗手间的整齐和卫生纸供应等工作。 5、 值日生在规定时间内做好全部清洁项目,填写清洁卫生值日表,监督员仔细核实,
35、并填写清洁卫生监督表。 6、 未按要求清洁者,根据规定予以惩罚。 第三条 流程设计 支配清洁排班完成清洁项目填值日表监督检查填写监督表办公室人员执行维护发觉问题执行处理 六、 日常事务管理 (一) 接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做详细的要求。 其次条 以主动、热忱、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。 根据接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。 第三条 接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。 第四条 流程设计:接待来访人员询问来意,须要找的人通知被访者引领悟见奉上茶水送
36、客整理客人走后清洁 (二) 报刊收发整理 第一条 办公室管理人员根据公司实际须要,订阅报刊,做出安排预算,负责办理订阅的有关手续。 其次条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位。 第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。 第四条 报纸每周更换一次,全部报纸每季度处理一次。 第五条 流程设计:收发报刊整理放置资料架定期清理 (三) 后勤管理 第一条 为了仔细贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的主动性和主动性,依据实际严格制度。 其次条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 第三条 办
37、公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,刚好提示值日生和监督者做好相应工作。 第四条 依据外出工作人员状况,刚好督促其按时填写外出工作时间登记,照实填写时间及外出事由。 第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末依据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 第六条 流程设计:监督照实审核汇总登记报表 (四) 文化宣扬管理 第一条 负责公司内部文化活动的宣扬和落实工作,同时负责公司外部的宣扬维护工作。 其次条 依据须要,刚好收集信息、加工信息,做好信息传递工作。 第三条 关注国家政策法规,刚好记录政策动向,制作简报以供学习。 第四条 收集与工作有关的学习资料,丰富大家的学问面,附上签阅单进行进度跟踪。 第五条 流程设计:获得信息来源编辑整理张贴学习存档 (五) 其他事务 第一条 名片制作、收发传真等其他事务。 其次条 负责公司文书的打印复印工作。 第三条 负责树木花卉的养护工作。 第四条 帮助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。 附则 第一条 本制度由行政办公室制定,说明权归办公室。 其次条 本方法由总经理核准后实施,修改时亦同。