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1、2023年合同流程管理制度 书目 第1篇对外签订合同流程管理规定 对外签订合同流程管理规定 对外签订合同流程管理的规定 为了加强对外签订合同的管理,保证合同的合法有效,避开市场经济中的风险,有效地防止和削减集团公司的下属公司在房地产开发经营和建设工程承包项目中可能发生的经济损失,特制定本规定,希各公司严格遵照执行。 一、签订合同前的打算 1、公司经办人必需要求对方当事人供应营业执照、资质证明复印件进行核实,并了解其诚信、履约实力;对方是公民的,要求供应身份证及复印件进行核实。 2、公司经办人请合同管理员在公司网络上下载打印有关合同文本底稿,并结合对方当事人供应的合同文本,与对方当事人协商、修改
2、、确认合同条款。 3、合同一般应当包括以下内容: 1当事人的名称、姓名和居处; 2标的、数量; 3质量、质量标准、异议期、质保期; 4价款或者酬劳; 5履行期限、地点和方式; 6违约责任; 7解决争议的方法;一般状况下约定由公司居处地人民法院管辖。 4、与对方当事人协商修订合同中,必需留意以下事项: 1对方当事人的名称和居处必需精确、清晰; 2合同对标的的约定应明确无误。标的物的名称、型号、规格、品种、等级、花色、数量等要详细;对不易确定的无形财产(如商标、专利、技术隐私等)、劳务、工作成果等尽量描述精确明白。 3质量:国家有强制牲标准的,首先必需按国家标准执行;其次按行业标准、企业标准执行;
3、无国家标准和行业标准的,当事人双方也可以在合同中约定质量标准。 合同中必需约定质量保证期,一般不低于两年;国家、行业有规定的适用国家行业规定。 合同中可以约定质量检验方法、质量异议期,质量异议期尽量延长时间,力争与质量保证期一样。 4合同价款。在与对方当事人协商修订合同时,合同的价款应得到公司核算员及有关公司领导的批准。 5合同履行期限、地点和方式应当详细明确。涉及到公司对外给付价款义务的,应参照公司财务规定执行,留有较充分的时间余地,尽量避开我公司违约。如因特别状况,付款期限与公司财务规定不一的,应事先征求财务部门看法,可适当予以调整。 6违约责任是保证合同履行的重要条款,在合同中一般采纳定
4、金、违约金、赔偿损失的责任形式,不应采纳罚款的形式。 合同中约定我公司违约责任的,可采纳下列表述方式: a、按银行同期贷款利率偿付违约金; b、赔偿对方实际经济损失; c、每天按合同总价款(或已付款额)万分之1.84偿付违约金;(依据银行长期贷款利率上浮30%计算) d、每天按银行同期同类贷款逾期罚息计算违约金。 7我公司是建设方主体,因苗木裁种、养护,或者室内装饰装璜,或者铺设路面、路牙、护栏等零星工程需雇佣劳务工人,我公司可与被雇佣人干脆签订劳务用工协议,明确双方权利义务;如我公司是承包方,除了签订上述劳务用工协议外,还可签订内部工程承包协议,以规避转包、分包的风险。 8如我公司与外公司合
5、作,确定用某方名义投标、承接建设工程,双方应签订联营协议。但联营协议中应回避挂靠、借用资质等违法表述,可采纳互为母子公司等形式,防范可能的风险。 5、经与对方当事人对合同主要内容协商一样后,经办人拟定正式合同文本底稿,交各公司合同管理员登记编号备查。 各公司合同管理员应建立登记制度(登记簿登记或电脑登记均可),登记内容中应明确经办人或合同履行监督人。 二、合同的审查批准和签订。 6、各公司合同管理员将合同登记编号后,依次将合同文本底稿报送公司分管副总经理、总经理、集团公司法务室审核、审批。房地产开发公司的合同底稿最终由董事长审批签发。 7、各公司的分管副总经理、总经理,应当依照本规定第一部分的
6、要求审核审批合同,并对其负责。 8、公司法务室应当从法律的角度审核合同底稿,并供应法律建议,供各公司总经理参考。对一些明显不符合国家法律法规规定,但在当前公司经营中又短暂无法避开的、可能无效的合同,法务室应从维护公司经济利益动身,审核合同时尽量做到在法律允许的范围内避开或削减公司可能发生的经济损失;或以一较小的风险来回避更大的风险。 9、合同管理员对法务室审核合同中提出的法律建议,应报各公司总经理确定是否接受、修改 。 10、合同底稿按程序审核审批定稿后,合同管理员将合同底稿交还经办人;经办人制作正式合同文本,由双方当事人签字盖章,并将合同底稿交集团公司内勤存档备案。各公司合同管理员应留存一份
7、合同复印件备查。 三、合同的履行。 11、合同经双方当事人签名盖章生效后,应由经办人或各公司总经理指定的专人负责监督合同的履行;在合同履行期间,经办人或合同履行监督人负有下列责任: 1收集保管合同履行中形成的全部书面文字、来往信函等资料;并在此项工作换人负责时,在各公司合同管理员处办理合同材料交接手续;由合同管理人对更换经办人进行变更登记,未办变更登记手续的,经办人或接受人均可拒绝办理交接手续。 2合同履行中发生违约行为或重大争议时,刚好向各公司总经理汇报,并探讨确定应对措施。 3合同履行终结,应将合同和履行中形成的全部文字材料按时间依次装订成档案,交各公司合同管理员审核。 12、公司财务部门
8、对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,尽可能地避开我公司逾期付款的违约责任。 13、公司将设立档案室,指定专人兼管,负责接受和保管各公司合同管理员归档的合同档案。 14、合同履行中,经办人或合同履行监督人应按下列规定执行: (1)合同生效后,发觉合同对质量、价款或者酬劳、履行地点等内容没有约定或者约定不明的,应刚好与对方当事人补充协议。 (2)合同生效后,发觉我公司对订立的合同有重大误会,或合同显失公允,或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应在知道后一年内行使撤销权。 (3)合同约定对方当事人应先履行而未履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定双方应同时履行,对方未
9、履行而要求我公司履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定我公司应先履行的,但有准确证据证明对方:a、经营状况严峻恶化的,b、转移财产、抽逃资金、躲避债务的,c、丢失商业信誉或者有可能丢失履行实力的,我公司可中止履行合同,并刚好书面通知对方。对方供应担保时,我公司应复原履行。 (4)在合同履行期间,对方拖延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我公司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任。 (5)买卖合同约定检验期的,我公司是买受人的,应当在检验期内检验,并马上将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知出卖人。没有约定检验期
10、间的,我公司应当在发觉或者应当发觉标的物的数量或者质量不符合约定的合理期限内或者收到标的物后的两年内通知出卖人。对标的物有质量保证期的,适用质量保证期,不适用两年的规定。 (6)以样品作为买卖合同质量验收标准的,我公司当时不知道样品有隐藏瑕疵,对方交付的标的物虽与样品相同,我公司仍可主见对方交付的标的物应当符合同种物的通常标准。 (7)勘察、设计合同,因质量不符合要求或者未根据期限提交勘察、设计文件拖延工期给我公司造成损失的,我公司可以要求勘察、设计人接着完善勘察、设计,减收或免收勘察、设计费并赔偿损失。 (8)集团公司下属公司之间签订的各类合同,也应严格按本规定执行。发生纠纷的,可由公司领导协商解决;最终可上报集团公司恳求协调解决。 (9)合同履行中与对方当事人发生纠纷的,应打算完整的合同及履行资料和书面报告,向集团公司法务室询问;法务室在探讨资料的基础上,刚好地供应书面法律看法,为各公司领导决策服务。 (10)合同履行中遇有紧急情形,需马上实行措施的,应向公司领导汇报后,邀请法务室人员参与会议,共同探讨确定处理方案。