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1、2023年专用章管理制度(4篇) 书目 第1篇建筑集团项目技术资料专用章管理方法 第2篇物业公司支票收据发票财务印鉴专用章管理标准作业规程 第3篇物业公司财务印鉴专用章管理作业规程 第4篇某某物业公司合同专用章管理方法 建筑集团项目技术资料专用章管理方法 建筑集团公司项目技术资料专用章管理方法 第一章 总则 第一条 为做好项目技术资料专用章的运用、管理工作,使之程序化、合法化,特制定本方法。 其次条 技术资料专用章是项目部进行技术资料管理的一种认证标识。 其次章 印章的制发 第三条 印章的刻制。项目部印章为矩形,尺寸为53mm27mm,由集团公司企业管理部统一刻制。 第四条 印章的颁发、启用。
2、印章刻制完毕,由企业管理部留取印模登记、备案。工程开工后,由项目经理到企业管理部办理领取手续,手续完备,方可正式启用。 第五条 刻印流程: 分公司提出申请(附印模) 主管领导审批 企业管理部刻印备案 项目部领用备案 项目部运用登记 项目部撤销/印章损坏交回企业管理部 企业管理部封存/销毁 第三章 印章的管理和运用 第六条 印章的保管。项目技术资料专用章应由专人保管,以保证印章的平安和正常运用。 一、项目技术资料专用章必需由一名责任心强的同志(原则上为项目责任工程师)负责管理,并报公司企业管理部备案。印章管理人员必需遵守保管、运用印章的制度和纪律。项目经理是项目印章管理的第一责任人。 二、必需严
3、格履行用印审批手续,即用印人须按要求填写用印单,经项目经理审批方可用印。印章管理人员发觉程序不符合规定、手续不具备、超越权限审批等现象,有权拒绝盖章,否则,发生问题要追究印章管理人员的责任。 三、印章管理人员对所保管印章要常常检查,定期清洗,细心爱护,保证印章的运用效果良好。 四、如发觉印章损坏或丢失,项目部应马上报告企业管理部,查明状况,刚好处理。 第七条 印章的运用。运用印章肯定要严格制度,以防出现弊端。 一、运用范围。项目技术资料专用章适用于对建设单位、监理单位、设计单位的资料往来及项目技术资料等,不得用于分包合同、租赁合同、材料选购协议等合同性文件。 二、印章运用。印章的正常运用均由印
4、章专管人员负责,其他人员不得擅自动用。若专管人员外出,则由项目经理指定临时代管人代管,并做好交接记录。 三、仔细批阅。印章管理人员对用印文书内容必需仔细批阅,方可盖章。 四、具体登记。登记项目主要有:时间、编号、内容、用印数、盖印人姓名等。 五、盖印正规。盖出的各种印章,图形要清楚,印章位置要端正、恰当,要做到上不压正文,下压年、月、日,即骑年盖月。 第八条 公司企业管理部每年定期检查各项目部印章的管理、登记及运用状况,项目部印章运用审批单(用印单)要妥当保存以备检查。 第九条 因印章管理不善给公司造成经济损失或损害公司信誉的,对印章管理人员及负责人予以行政和经济惩罚,情节严峻的将移交司法机关
5、处理。 第四章 印章的停用 第十条 项目部应在本项目竣工验收后,将印章交回集团公司企业管理部并办理印章停用手续,不得擅自处理。 第十一条 由于工程中途停工等缘由造成的印章停用,项目部应协作企业管理部仔细做好停用的善后工作。 一、由项目经理报企业管理部审定停止运用印章的处理方法。 二、书面正式通知有关单位、集团公司有关部门印章停用的时间。 三、印章停用后,应由企业管理部进行封存。项目重新启动后,办理相关手续,重新运用印章。 第十二条 出现印章被损毁、遗失的状况时,应马上向企业管理部报告,并做出书面说明。如印章遗失,需于5日内在公众媒体上发布遗失印章作废声明;如印章损毁,经企业管理部同意后予以更换
6、,旧印章收回。 第五章 附则 第十三条 本方法由集团公司企业管理部负责说明和修订。 第十四条 本方法自下发之日起实施。 附:山西e集团印章刻制申请及领用单、山西e集团项目技术资料专用章运用登记表(略) 物业公司支票收据发票财务印鉴专用章管理标准作业规程 物业公司支票、收据、发票、财务印鉴专用章管理标准作业规程 1.0目的 规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到平安保管和合理运用。 2.0适用范围 适用于物业管理公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。 3.0职责 3.1财务部出纳负责按本规程购买、保管、运用空白支票。 3.2财务部主管
7、负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。 4.0程序要点 4.1支票的管理程序。 4.1.1支票的购买和保管程序: a)出纳应按银行的相关规定到开户行购买支票; b)出纳应将新购回的空白支票平安、妥当地存放在保险箱内。 4.1.2支票的运用程序及留意事项: a)因业务须要运用支票的人员,应按费用报销审核标准作业规程中的相关规定进行支付项目的审核及审批; b)出纳依据审核、审批手续完整的支付证明按银行存款管理标准作业规程中的相关规定填写支票; c)内容填写完整的支票应按银行存款标准作业规程中的相关规定加盖银行印鉴章; d)出纳应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起
8、在支付当天交会计审核后,按相关规定进行相关的账务处理; e)支票交付时,出纳应编制支票运用明细表,并由收票人在支票存根联及支票运用明细表上签名。会计可据此核对相关账目资料; f)如因填写错误或其他缘由导致支票作废,出纳应将作废支票连同存根联一起妥当保存; g)出纳或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应刚好到开户银行挂失;如因此造成的损失,由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按行政奖罚标准作业规程中的相关规定进行处理。 4.2收据的管理程序。 4.2.1收据的购买、保管程序: a)空白收据由财务部主管指定财务部相关人员购买; b)新购回的空白收据由会计保管。 4.2.2收据的换领程序:、 a)
9、收费员应采纳以旧换新的方法领用收据,会计在发出收据时应具体填写收据领用登记表,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等; b)收费员在换领收据时,应先将用完的收据交会计核对销号后再签名领用新收据; c)收费员应将空白收据交财务部主管在收据的交对方联上加盖发票专用章后再领用。 4.2.3收据的运用程序及留意事项: a)收费员应按现金管理标准作业规程及银行存款管理标准作业规程中的相关规定开具收据; b)收费员应依次填写收据,如因填写错误或其他缘由导致收据作废,应将作废收据保存完整; c)收费员应将收据的记账联编制交款汇总表、收款明细后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理; d)收费员应妥当保管已加
10、盖发票专用章的收据,如因遗失给公司造成经济损失,除要求全额赔偿外,还将根据行政奖罚标准作业规程相关规定予以处理。 4.3发票的管理程序。 4.3.1发票的购买和保管程序: a)发票由会计根据税务部门的有关规定到税务局购买; b)空白的发票由会计保管。 4.3.2发票的领用程序: a)收费员应采纳以旧换新的方法领取发票,会计在发动身票时应具体填写发票领用登记表,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等; b)收费员将新领的发票交财务部主管在发票的客户联上加盖发票专用章后起先运用。 4.3.3发票的运用程序及留意事项: a)收费员在开具发票时,原则上应照实、序号填写发票内容,特别状况应请示财务部主管
11、同意后特别处理; b)收费员应根据现金管理标准作业规程及银行存款管理标准作业规程中的相关规定开具发票; c)收费员应将发票的记账联编制交款汇总表、收款明细后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理; d)如因填写错误或其他缘由造成发票作废,收费员应将作废发票连同存根联一起妥当保管; e)收费员应妥当保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应刚好到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求收费员全额赔偿外,还将根据行政奖罚标准作业规程中的相关规定予以惩罚。 4.4发票专用章的管理程序。 4.4.1财务部主管应妥当保管公司发票专用章。 4.4.2相关人员申请运用发票专用章时,财务部主
12、管应严格审核项目内容,如经审核存有疑问,财务部主管应拒绝盖章;如经审核无误,财务部主管应按规定加盖发票专用章: a)收据加盖发票专用章时,应将发票专用章清楚地盖在收款单位签章处; b)发票加盖发票专用章时,应将发票专用章清楚地盖在填发单位签章处。 4.4.3发票专用章如有遗失,财务部主管应马上在影响较大的媒体上刊登遗失声明,同时向税务局及其他相关单位发函声明。 4.5财务专用章的管理程序。 4.5.1财务部主管应妥当保管公司财务专用章。 4.5.2相关人员申请运用财务专用章时,财务部主管应严格审核盖章项目。 4.5.3如经审核存有疑问,财务部主管在疑问未解除之前应拒绝盖章。 4.5.4如经审核
13、无误,财务部主管应在项目单据上指定位置清楚的加盖财务专用章。 4.5.5财务专用章如有遗失,财务部主管应马上在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时向税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。 4.6支票、收据、发票的资料保管。 4.6.1会计应在每月将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证、登记账簿交财务部主管审核后加密在财务部长期保存。 4.6.2会计应在每月将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证、登记账簿后交财务部主管审核加密在财务部长期保存。 4.6.3运用完毕的收据存根及发票存根联由会计在财务部长期保存。 4.7支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员绩效考评的依据
14、之一。 5.0记录 5.1支票运用明细表。 5.2收据领用登记表。 5.3发票领用登记表。 6.0相关支持性文件 6.1现金管理标准作业规程。 6.2银行存款管理标准作业规程。 物业公司财务印鉴专用章管理作业规程 1.0目的 1.1本规程规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到平安保管和合理运用。 2.0适用范围 2.1本规程适用于公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。 3.0职责 3.1出纳员负责按本规程购买、保管、运用空白支票。 3.2财务会计负责按本规程购买、保管、运用空白的收据、发票。 3.3财务部经理负责发票专用章、财务专用
15、章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。 4.0程序要点 4.1支票的管理程序 4.1.1支票的购买和保管程序: a)出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票; b)出纳员应将新购回的空白支票平安、妥当的存放在保险箱内。 4.1.2支票的运用程序及留意事项: a)因业务须要运用支票的人员,应按(费用报销标准作业规程)中的相关规定进行支付项目的审核及审批; b)出纳员依据审核、审批手续完整的支付证明按银行存款管理标准作业规程中的相关规定填写支票; c)内容填写完整的支票应按银行存款标准作业规程中的相关规定交财务部经理加盖财务专用章、银行印鉴章; d)出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证
16、明一起以10天为一期交财务会计审核后,进行相关的账务处理; e)支票用完后,出纳员应编制支票运用明细表交财务会计核对相关账目资料; f)如因填写错误或其他缘由导致支票作废,出纳员应将作废支票连同存根联一起妥当保存; g)出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应刚好到开户银行挂失;如因此造成的损失由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按公司奖罚制度中的相关规定进行处理。 4.2收据的管理程序 4.2.1收据的购买、保管程序: a)空白收据由财务部经理指定有关人员购买; b)新购回的空白收据由财务会计保管。 4.2.2收据的换领程序: a)出纳员应采纳以旧换新的方法领用收据,财务会计在发出收据
17、的应具体填写收据领用登记表,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等; b)出纳员在换领收据时,应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用新收据; c)出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的“收款联上加盖财务专用章后再领用。 4.2.3收据的运用程序及留意事项: a)出纳员应按现金管理标准作业规程及银行存款管理标准作业规程中的相关规定开具收据,并在收据或收款凭据上加盖“现金收讫”章; b)出纳员应按依次填写收据,如因填写错误或其他缘由导致收据作废,应将作废收据保存完整; c)出纳员应妥当保管已加盖财务专用章的收据,如因遗失给公司达成经济损失, 除要求全额赔偿外,还将根据公司奖罚制度中的相关规
18、定予以处理。 4.3发票的管理程序 4.3.1发票的购买和保管程序: a)发票由财务会计根据税务部门的有关规定到税务局购买; b)空白的发票由财务会计保管。 4.3.2发票的领用程序; a)出纳员应采纳以旧换新的方法领取发票,财务会计在发放发票时,应做好发 票的发放登记,内容包括:发票领用人、领用时间、起始号码等; b)出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后起先运用。 4.3.3发票的运用程序及留意事项: a)出纳员在开具发票时,原则上应照实、序号填写发票内容,特别状况应请示财务部经理同意后特别处理: b)出纳员应根据现金管理标准作业规程及银行存款管理标准作业规程中的相
19、关规定在发票上加盖“现金收讫”或“银行收讫”章; c)如因填写错误或其他缘由造成发票作废,出纳员应将作废发票连同存根联一起妥当保管; d)出纳员应妥当保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应刚好到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求出纳员全额赔偿外,还将根据公司奖罚制度中的规定予以惩罚。 4.4财务专用章的管理程序 4.4.1财务部经理应妥当保管公司财务专用章。 4.4.2相关人员申请运用财务专用章时,财务部经理应严格审核盖章项目。 4.4.3如经审核存有疑问,财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章。 4.4.4如经审核无误,财务部经理应在项目单据上指定位置清楚地加盖财务
20、专用章。 4.4.5财务专用章如有遗失,财务部经理应马上在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时何税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。 4.5 支票、收据、发票的资料保管 4.5.1财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证,交财务部经理审核后加密在财务部长期保存。 4.5.2财务会计应在每月末将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证,交财务部经理审核无误后,加密在财务部长期保存。 4.5.3运用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存。 4.6支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员考评的依据之一。 5.0引用文件和记录表格 5.1收据领用登
21、记表 5.2支票运用明细表 某某物业公司合同专用章管理方法 某物业公司合同专用章管理方法 第一条 为加强公司合同专用章的管理,规范合同专用章的运用和保管行为,满意公司经营活动的须要,维护公司的合法权益,依据国家和公司的有关规定,结合公司实际,制定本方法。 其次条 本方法适用于公司签订的各类合同。 第三条 本方法所称的合同专用章管理是指公司对外签订(变更、解除)合同时所运用的专用印章的管理。 第四条 公司暂定刻制一枚合同专用章,由公司办公室负责刻制和管理。 第五条 公司对外签订(变更、解除)合同一般应运用合同专用章。 第六条 合同专用章的运用 须要签盖合同专用章的合同,应由合同承办人持已分类编号
22、的合同文本到合同专用章管理部门用印,同时须供应以下资料: 1.已签署的盖印申请单(必需由公司相关业务部门及相关主管领导审核会签同意,总经理阅签); 2.经本单位法定代表人(负责人)或其授权托付人批准并签署的正式合同文本,合同由授权托付人签署的,需同时供应有效授权托付书; 3、其它应供应的资料。 4、为便利公司物业部常常性签订房屋租赁合同的须要,经总经理办公会同意,对经总经理签批的规范租赁合同文本,授权托付分管物业的副总经理签字后可以盖印。 第八条 合同专用章管理部门(人员)的职责: 1.妥当保管合同专用章,不得遗失、毁损或擅自交与他人; 2.严格按规定运用合同专用印章; 3.建立运用台账,严格运用登记; 4.不得擅自将合同专用章携带外出签订合同,也不得在空白合同书上加盖合同专用章,特别状况经本单位法定代表人或负责人批准的除外。 第九条 凡违反本方法有关规定,造成经济损失的,视情节轻重赐予惩罚;情节严峻构成犯罪的,由司法机关追究其刑事责任。 第十条 本方法由公司办公室负责说明、修订。 第十一条 本方法自公布之日起实行。 合同专用章运用登记表 年度: 序号 运用日期 合同编号 合同对方当事人 运用人 批准人 备注