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1、2023年建立管理档案管理制度6篇 书目 第1篇物业管理制度与档案建立管理规范 第2篇新清洁管理规章制度及档案资料建立管理制度 第3篇某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范 第4篇美术馆物业管理制度档案建立管理 第5篇公寓项目物业制度档案建立管理规程 第6篇物业管理规章制度档案建立管理规范 物业管理制度与档案建立管理规范 物业管理制度与档案的建立与管理 (一)管理内容: 1、工程档案:从接管起先的全部工程技术、修理、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等; 2、业主档案:全部业主购、租房合同(复印件),业主基本状况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等; 3、文件档案:有关物业管理
2、法规政策、公司文件等; 4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、修理、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。 (二)管理措施: 1、制定档案制度,并严格执行; 2、专人管理(由负责内勤的管理员担当),专室专柜,编目造册,存放有序并且敬重业主隐私,保守隐私; 3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%; 4、逐步实现智能化管理,计时牢靠的驾驭相关信息,提高管理水平。 美术馆物业管理制度档案建立管理 美术馆物业管理制度和档案的建立与管理 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的运用、修理、改建和
3、各项管理工作供应指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对全部档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。 (一)档案制度建立与管理 1、主要思路 档案资料分类:依据美术馆的详细状况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注意对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。 档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行刚好的修正,最
4、大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以便利接管后日常管理。 档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,相互补充,形成美术馆管理的无盲点网络。 区内各项管理工作必需建立档案资料,依照实行的管理方式中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。 2、建立档案、资料的分类检索 1)业主供应的资料 a、项目批准文件 b、用地批准文件 c、建筑执照 d、拆迁安置资料 2)技术资料 a.总平面图 b.单体建筑、结构、设备竣工图 c.消防、
5、附属工程及地下管网竣工图 d.地质勘测报告 e.工程合同开 f.竣工报告 g.工程预决算 h.图纸会审记录 i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录) j.隐藏工程验收签证 k.沉降视察记录 l.竣工验收证明书 m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书 n/新材料、构配件的鉴定合格证书 o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 p.砂浆、混凝土试块试压报告 q.供水的试压报告 r.绿化工程竣工图纸及相关资料 s.其他技术资料 3)管理处建立的资料 a.住宅区基本资料 b.住宅区分区资料 c.商业网点资料 d.消遣设施资料 4)住户资料 a.住户入住资料 入住通知书 入住协议书 b
6、.家庭人员档案 住户状况登记表 (二)管理处各项管理制度书目 序号文件名称文件编码 1管理处内部岗位设置、标准*.00.01 2职业平安健康职责*.00.02 3物料管理方法*.00.03 4停电停水应急预案*.00.04 5水浸应急预案*.00.05 6治安应急预案*.00.06 7文件质量记录管理方法*.00.07 8犬类管理方法*.00.08 9保安岗位架构图*.01.01 10保安运作规程*.01.02 11人员出入管理方法*.01.03 12监控中心管理方法*.01.04 13车辆管理方法*.01.05 14保安岗位操作规程*.01.06 15安保岗位标准*.01.07 16燃放烟花
7、爆竹管理规定*.01.08 17保洁岗位监管规程*.02.01 18绿化(地)养护监管规程*.03.01 19消防平安管理方法*.04.01 20火警应急预案*.04.02 21消防设备(设施)运行管理方法*.04.03 22消防设备(设施)操作规程*.04.04 23消防管理制度*.04.05 24消防设备(设施)修理保养规程*.04.06 25弱电设备(设施)运行管理规定*.04.07 26弱电设备(设施)操作规程*.04.08 27弱电设备(设施)修理保养规程*.04.09 28弱电设备(设施)平安管理制度*.04.10 29电梯设备监管方法*.05.01 30电梯故障紧急预案*.05.
8、02 31供配电设备(设施)平安管理制度*.06.01 32供配电设备(设施)运行管理规程*.06.02 33供配电设备(设施)操作规程*.06.03 34供配电设备(设施)修理保养规程*.06.04 35电工平安操作守则*.06.05 36给排水设备(设施)平安管理制度*.07.01 37给排水设备(设施)运行管理规程*.07.02 38给排水设备(设施)操作规程*.07.03 39给排水设备(设施)修理保养规程*.07.04 40管道修理工作规程*.07.05 41房屋设备(设施)平安管理制度*.09.01 42房屋设备(设施)运行管理规程*.09.02 43房屋设备(设施)操作规程*.0
9、9.03 44房屋设备(设施)修理保养规程*.09.04 45房屋、设备设施巡察内容与要求*.09.05 46设备完好率标准*.09.06 47房屋、设施修理保养规程*.09.07 48服务供方质量监管规程*.10.01 49雨 天防滑管理方法*.10.02 50业户管理方法*.11.01 新清洁管理规章制度及档案资料建立管理制度 新项目清洁管理规章制度及档案资料的建立管理 (一)拟设立的清洁管理规章制度 1.设立完善的清洁工作组织架构和规章制度 (1)行政架构完善:保洁/服务员-班长-主管(主办)-经理 (2)完善的规章制度:上下班制度,纪律制度,统一的考核标准。 2.建立完善的监控监督机制
10、和流程 (1)清洁工作岗位责任明确: a、主管的职责 -负责部门因清洁而引起的不合格服务、紧急事务、各类投诉的订正预防措施的审核,评估其有效性。 -负责清洁技术、蚊虫消杀技术与环保技术的运用。 -负责引进在清洁方面的新技术、新方法、新材料,并推广运用,不断提高绿化专业水准。 -负责清洁工作的管理,审核各部门的清洁工作细则。 -负责审核拟外包的清洁方案及监控程序。 b、班长的职责 -负责制订完善清洁工作作业细则,合理调配保洁员。 -负责每日对清洁各岗位进行巡查和班员的月工作状况的考核。 -负责保洁员的日常技能培训、岗前培训,不断提高员工工作实力。 -负责刚好收集顾客看法并汇报。 -负责对保洁设备
11、具修理保养及操作指导。 c、保洁/服务员 -熟识楼宇结构、人行道及公共配套设施、设备,办公室内家私布局、材质,服务要求等状况,以便于顺当开展各项工作。 -严格根据保洁程序文件、作业指导书,对责任区域内的物业进行清扫、保洁、整理,并不断巡察,保持整齐。 -维护责任区域卫生,有效制止各种违章、违规现象,劝阻、制止不卫生、不文明的行为,干脆向上级报告。 -爱惜保洁工具、用品,每次运用后应清洗干净,并统一存放于指定地点。 -对公共配套设施、设备等的损坏状况,刚好报告相关主管人员或限制中心进行处理。 -发觉可疑人员或可疑状况,刚好与当值平安管理员或限制中心取得联系进行处理。 -发觉火情时,必需刚好通知限
12、制中心或本部门工作人员并根据消防作战图履行相应职责。 (2)工作区域责任明确 a、工作区域责任明确:各种区域保洁; b、工作区域界限明确:分区管理; (3)等级检查机制的建立和落实 a、建立行政等级的检查机制 公司的管理:品质部是环境质量管理的总负责部门,将定期和不定期的检查其服务质量,不断策划新的管理流程和方法,帮助和监督物业服务中心持续提高服务质量。 物业服务中心经理:环境管理第一负责人,负责绿化、保洁、消杀工作定期和不定期的全面的检查和监督。 环境主管:负责保洁、绿化和消杀工作的组织、支配、实施专业学问的培训,制定合理的工作流程,并定期检查各项工作效果,同时不断找寻或探究新的绿化养护和环
13、境消杀的方法。 保洁班长:帮助环境主管制定清洁工作流程,合理调配保洁/服务员,并不断改进工作方法。并对保洁、服务员培训各种专业学问。 保洁/服务员:负责所辖区域内的保洁卫生及办公室内物品清洁及整理工作。 b、建立科学的时间分级管理 日检:保洁及班长负责每日多次巡查(依据工作内容或特点来详细确定巡查次数),环境主管进行抽查。 周检:环境主管每周至少组织一次全面的检查,对各岗位人员的工作质量进行初步的评估。 季检:公司品质部每季度至少对环境各岗位进行全面检查一次,进行总体服务质量评估。 月检:部门经理或助理每月至少对行政办事中心及会议大厦清洁管理质量进行一次全面的检查,同时组织日常多次不定期的抽查
14、。 半年检:公司每半年会进行一次大型的各项服务质量检查活动,对半年的工作进行总结:并依据质量运作体系进行内部质量审核,检查全部服务的操作状态,督促物业服务中心根据规范的体系进行运作,最大限度的提升工作效率,规范各项流程。 (4)建立合理的整改机制 -分析缘由 -整改 -复查 -评分考核 3.建立环境服务质量的自检和保障体系 月度顾客回访调查: 物业服务中心片区客户服务理及部门经理、助理组织每个月至少一次对顾客满足程度的回访,回访对象一般为服务需求人或各单位负责办公室后勤的主要人员,了解顾客对保洁保养状况和消杀服务状况的认同程度或可能存在的看法,刚好制定整改措施,不断提高我们的服务质量。 半年顾
15、客满足度调查: 公司组织每半年至少一次对顾客的满足程度的调查,刚好对物业服务中心半年的消杀服务和保洁保养工作进行总结,刚好发觉问题,经过不断的整改,并把调查的结果纳入部门的年终考核,以加强管理的力度,督促相关部门不断的提高服务质量。 (二)、物业清洁管理服务档案料的建立与管理 1.物业清洁管理服务档案料的建立 日安排和记录: 安排:班长每天执行班前点名,班后点评制度,确定日工作重点及留意事项。 记录:保洁的洗手间记录、消杀记录、办公室清洁工作记录表等全部保洁保养工作安排记录:物业服务中心和公司的巡查记录。 周安排和记录: 安排:主管每周召开周例会,对上周工作进行总结,对下周工作进行安排。 记录
16、:环境主管和班长每周的巡查记录,物业服务中心和公司和抽查记录。 月安排和记录: 安排:经理每月召开月度例会.确定月工作安排。 记录:环境主管、物业服务中心经理(分管助理)、品质部的月度评估,以及日常抽检记录. 季安排和记录: 安排:每季度写工作安排。 记录:物业服务中心、品质部季度评估.以及抽查记录。 年安排和记录: 安排:下一年度保洁、绿化和消杀工作安排、定期作业安排。 记录:上一年度工作总结和抽查记录。 2.清洁管理服务档案资料的管理 (1)定期收集 (2)定期检查 (3)检查结果与考核挂钩 (五)清洁设备、工具装备配置方案 1.物质装各的原则 (1)确保质量与限制成本的原则 (2)设备先
17、进性与好用性结合的原则 2.拟投入物资装备 (1)清洁物资装备一览表 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范 某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理 提要: 档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。 以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。 档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。 完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展供应强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规
18、范化的档案管理是供应专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的运用、修理以及各项物业管理服务工作供应引导和服务。 本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依旧根据iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路途。常言道:没有规则,不成方圆,必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必需从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范
19、围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。 概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点供应优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是特地针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素养、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完备的物业服务夯实政府办事效率
20、,提升政府形象。 一、规章制度的建立与管理 1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,全部管理制度的建立,均以法律法规及物业管理托付合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特殊对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证照实履行物业管理托付合同规定的义务。 2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的详细特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业平安健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更
21、强。 3、规章制度注意服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所担当的管理、服务各项责任明确详细并相互关联。 4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热忱。 5、注意物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一样。 6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。 (规章制度的内容见物业管理服务方案附件管理制度汇编)。 二、档案的建立与管理 规章制度的执行,须要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进
22、行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有安排、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对全部档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进供应牢靠的依据和信息支撑。 三、物业管理档案的分类 1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录限制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。 2、物业管理档案按三个层面进行分类管理: (1)第一层面:以建设部颁发的全国物业管理示范大厦标准建立管理档案框架,对档案资料采纳统一格式。 (2)其次层面:融合了行政中心的实际状况、iso14000、ohsas
23、18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。 (3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。 3、*区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采纳定期归档、密级保管等的方式严格进行。 物业管理规章制度档案建立管理规范 物业管理规章制度和档案建立与管理 一、管理规章制度 科学管理、合理量化、健全制度是我们取得胜利的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已
24、胜利导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格根据质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。 1.公众制度 (1)业户手册。 (2)业主公约。 (3)精神文明公约。 (4)楼宇运用维护管理规定。 (5)二次装修管理规定。 (6)二次装修管理协议。 (7)装修人员管理规定。 (8)出入物品管理规定。 (9)平安管理规定。 (10)消防管理规定。 (11)清洁卫生管理规定。 (12)园林绿化管理规定。 2.岗位职责 (1)物业经理岗位职责。 (2)经理助理岗位职责。
25、(3)物业管理部经理岗位职责。 (4)物业管理文员岗位职责。 (5)物业管理员岗位职责。 (6)物业商务管理员岗位职责。 (7)物业清洁员岗位职责。 (8)工程管理部经理岗位职责。 (9)工程技术员岗位职责。 (10)强电技工岗位职责。 (11)弱电技工岗位职责。 (12)暖通工岗位职责。 (13)修理工岗位职责。 (14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。 (15)平安经理岗位职责。 (16)平安管理员岗位职责。 (17)财务经理岗位职责。 (18)财务会计岗位职责。 (19)财务出纳岗位职责。 (20)财务收费员岗位职责。 3.运作管理制度 (1)员工手册。 (2)管理人员文明服务准则。
26、(3)员工办公制度。 (4)各部门月工作安排及总结制度。 (5)物业管理工作廉洁制度。 (6)员工培训制度。 (7)内部财务管理制度。 (8)档案资料管理制度。 (9)值班管理制度。 (10)公用品申请、购买、领用制度。 (11)员工宿舍管理评比制度。 (12)接待投诉处理及回访制度。 (13)修理回访制度。 (14)机电设备的编号方法。 (15)机电设备的统计制度。 (16)配电房管理制度。 (17)物业防火平安检查制度。 (18)大厦应急灭火抢救方案。 (19)物业管理运作流程。 (20)业户投诉处理程序。 (21)业户入住工作程序。 (22)业户入住装修管理工作程序。 (23)物业管理档
27、案建立工作程序。 (24)物业管理档案监督工作程序。 (25)物业资料限制工作程序。 (26)公共设施修理、养护工作程序。 (27)机电设备修理工作程序。 (28)平安管理工作程序。 (29)消防应急处理工作程序。 (30)园林绿化管理工作程序。 (31)清洁管理工作程序。 (32)社区文化开展工作程序。 4.员工培训考核制度 (1)新员工入职培训制度。 (2)在岗员工循环培训制度。 (3)员工工作考核及奖罚制度。 (4)员工岗位责任月考核成果汇总表。 (5)经理助理岗位月工作考核表。 (6)部门经理岗位月工作考核表。 (7)部门员工岗位月工作考核表。 (8)业户看法月*统计表。 (9)员工违
28、章违纪处理看法申报表。 (10)物业管理工作状况一览表。 二、物业档案建立与管理 1.资料收集 资料的收集坚持内容丰富的原则,依据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从须要和服务的角度动身,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术修理资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有具体的资料。 2.资料分类整理 (1)辨别真伪。 (2)分类排序。 (3)组编档号。 (4)装订精致。 3.档案资料管理 (1)采纳原始档案和电脑档案双轨管理制。 (2)采纳多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采纳录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方
29、法)。 (3)建议尽可能的采纳电脑储存,便于查找调用,以便更好地爱护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。 (4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必需专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应刚好修补。 (5)档案管理室必需达到防火、防潮、防变质的三防标准。 公寓项目物业制度档案建立管理规程 公寓项目物业制度和档案的建立与管理 第一节管理规章制度 一、规章制度的建立 健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、供应优质服务的依据。我公司在不断总结阅历的基础上,全面导入iso9001质量保证体系,已建立起了一套在很多物业得到胜利应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合
30、希格玛公寓的实际状况,我们将根据本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分: (一)公共制度 本部分主要是为了保证本物业得到有效的协作而制定的,也是确保物业管理水平的一个特别重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订: 物业服务合同 业主文明守则 物业运用引导手册 (二)内部运作制度 依据本项目人员配备、岗位设置的状况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并根据公司iso9001质量保证体系,结合项目实际状况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。 1、岗位职责 项目部经理职责值班经理岗位职责 客服主管岗位客服人员岗位职责 工程主管岗位职责电工岗位职
31、责 保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责 交换站值班岗位职责保安员岗位职责 综合修理工岗位职责保洁主管岗位职责 保洁员岗位职责绿化工岗位职责 2、内部运作制度 员工守则 交接班管理制度 员工行为规范 材料选购、入库、出库管理规定 员工培训管理规定 文件档案资料管理制度 绩效考评方法 例会制度 日检、月检、周检管理规定 库房管理制度 3、部门规章制度 客服服务中心 客户接待操作规程客户服务查询程序 客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度 保修处理操作规程 工程工作标准和操作规程 修理通知单工作规程 水管爆裂的应急处理方法 电工修理平安操作规程生活水消毒设备操作规程 电机日常运行和维护工作
32、规程生活水箱设备定期保养方法 故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程 照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程 综合布线系统的修理规程消防报警系统的修理规程 综合修理巡察规程电梯应急处理规程 综合修理操作方法自然气设备巡察保养规程 电梯运行维护操作规程自然气设备紧急事故处理规程 特约服务管理细则 工程规章制度/管理制度 共用设施设备维护管理规定 事故处理制度 交接班制度工程设备设施平安防火制度 钥匙管理制度 水泵房管理制度 值班制度 电梯机房管理制度 工程档案管理制度 综合修理专业巡察检查制度 设备设施标识的管理制度 电梯修理保养平安制度 日检、巡察制度 电动工具平安操作制度 保安工作标准
33、和操作规程 门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程 巡逻岗操作规程证件管理操作规程 紧急突发事务处置规定钥匙管理操作规定 客户失窃、受扰的处理规程 保安规定制度/管理制度 档案管理制度 晚间值班规定 保安器材管理制度 重点防范部位平安保卫制度 保安部巡查制度保安员着装规定 消防平安工作标准和操作规程 中控室运行规程消防设施巡检规程 监控系统操作规程 消防报警及联动系统保养规程 火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程 楼宇消防规章管理规定 消防中控室管理制度机房防火规定 消防设备、设施、器材的管理规定 电气设备防火规定 公共场所防火规定办公室防火规定 库房防火规定 保洁工作标准和操作规程 公共区域走
34、廊清洁操作规程 卫生间清洁操作规程 电梯轿厢清洁操作规程异样事故的处理操作规程 日常用工具运用操作规程保洁设备的运用及保养操作规程 行政管理 部门及员工考核与奖惩 员工工作考核及奖惩制度 部门工作考评方法 其次节 物业管理档案的建立 物业档案资料既是一个物业不行缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。 (一)物业管理信息的内容 在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类: 1、原始资料 *土地运用证等权属证书 *规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书 *建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图
35、纸文件 *竣工图 *设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等) *设备技术手册、运用说明及质量保证书 *设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、 消防等系统) *土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等) *建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊*缝探伤检查记录 *隐藏工程的验收记录 *工程事故发生及处理记录 *图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单 *项目的重要技术确定和文件 *验收安排和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告 2、常规处理资料 *各部门工作(操作)规范,管理制度
36、 *各部门工作记录 *大、中、小修记录 *项目分包合同等资料 *与客户方来往信函、投诉及处理资料 *物业管理托付合同 *法律法规及政府有关文件 (二)物业管理档案的建立 依据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特别性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列: 1、事务管理类 可以分成上级来文、外来文、安排总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理托付合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案赐予保留,其余按年度进行排列。 2、工程管理类 建立工程图纸档案、设备档案、设备保养修理记录、设备
37、运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案赐予保留。设备保养修理记录、设备运行记录等按年度排列。 三、物业档案资料的管理 (一)档案资料的收集 档案资料的收集工作尽可能刚好、完善、不遗漏。达到下列要求: 1、物业接管时全面驾驭房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本状况。 2、修理更新时将修理更新后的物业变动状况注记在案。 (二)建立标准化的图、档、卡、册、表 建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥当保管。 1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。 2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案须要重点保存,绝密管理。 3、卡是指依据管理工作须要而制作的设备保养卡、修理记录卡等。 4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。 5、表是指依据管理工作的须要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。 (三)建立动态管理机制