2023年文件管理办法篇.docx

《2023年文件管理办法篇.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年文件管理办法篇.docx（65页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。

1、2023年文件管理办法篇 书目 物业停车场管理方法作业指导文件 物业作业指导文件:停车场管理方法 1.目的 为了确保客户车辆停放的平安,保证车场内车辆停放整齐有序。 2.范围 适用于各管理处对车辆的有效管理。 3.定义 无 4. 职责 部门/岗位工作职责 管理处经理负责平安管理工作的全面指导、检查、督促和考核 平安主管(办)负责平安管理工作的详细组织、落实、建议和培训 平安班长负责车场管理的详细实施及监督指导 平安员负责引导机动车辆停放、存放、检查和进出登记 5、方法及过程限制 5.1车场管理 5.1.1小区内停车场属小区内客户专用停车场,外来车辆进入时,出入口平安员要填写车辆出入登记表和 来

2、访人员状况登记表后方可以放行。 5.1.2车辆行进小区入口岗时,平安员应示意来车减速或停车,并快速发放机动车辆出入卡。 5.1.3当车主接过机动车辆出入卡后,示意车辆驶入停车场或小区。核对车辆相关资料后填写车辆出入登记表后放行。 5.1.4平安员要对进入小区车辆进行车辆外观检查,如有划伤等,应刚好知会车主,并在车辆受损记录表上记录。 5.1.5对于进入小区停车场的车辆,停车场平安员应引导车辆停放在停车位上,不得堵塞消防、进出通道以及固定停车位。若出现异样状况,平安员应马上通知上级领导进行处理。 5.1.6对要收取临时车位费的车辆须按停车场收费标准进行收费并向车主供应相应的停车发票,严禁收费不给

3、发票的行为,一经查出,一律按贪污票款处理。 5.1.7对收取的停车费,每天由班长上缴管理处出纳,必需作到票款相符。 5.1.8平安部负责人每月应与管理处ic卡发放负责人核对一次车辆磁卡发放状况和停车费的账目。 5.1.9车场内车辆发生交通事故,如有伤者,平安员应马上救援并爱护现场,并报告有关执法部门进行处理。 5.1.10车场内车辆若发生故障,不影响车场正常运用的小型修理,可在车场内进行,修理完毕后应清理四周卫生,其它修理禁止在车场内进行。 5.1.11进入小区的车辆由出入口岗或车场岗对车辆的外观进行察看有无明显缺陷(牌照、挡风玻璃、反光镜)等,若有缺陷须在车辆受损记录表中做好记录,对受损部位

4、拍照存档,并通知车主确认。车辆如出现漏、滴油状况,平安员应马上通知管理处前台或监控中心,由其通知车主进行检查并处理,若通知不到车主须通知平安主管处理,并支配保洁员进行清理。 5.1.12严禁任何车辆在停车场内进行试刹车或练习驾驶的行为。 5.1.13因车主干脆缘由造成车场内公共设施、设备损坏时要马上上报设施、设备主管以上人员到场处理,依据损坏状况与车主明确责任,赔偿损失。 5.1.14发觉无关人员或可疑人员进入车场要刚好亲密关注,若有紧急状况按突发事务处理方法进行处理。 5.1.15因平安员干脆缘由造成车场内车辆损伤或丢失,追究平安员责任。 5.1.16平安员走近距车辆驾驶室窗口适当距离时,礼

5、貌地向车主收回机动车辆出入卡,快速核对车牌号、进入时间和值班人员的签字(在人、车、证核对正常状况下,应尽可能削减车辆在岗位处的停滞时间),然后再填写车辆出入记录表。 5.1.17车辆在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00驶出小区,平安员必需对驾车人的有效证件进行核对并照实填写车辆出入登记表,方可放行。 5.1.18对回收的机动车辆出入卡应妥当保管,防止风吹、雨淋、遗失。每日由当值班长负责对车辆出入登记表进行整理,每月上交到管理处指定的资料室进行存档,并对车辆出入登记表进行抽查核实,过了公司规定存档期,再进行统一销毁。 5.1.19对进出车辆必需检查一辆放行一辆,严禁在未

6、办理手续将道闸打开,以免给不法分子可乘之机或导致冲岗行为发生。 5.1.20在车流量高峰期应增加岗位人员,加快车辆流通速度,防止大量车辆滞留,有条件的管理处应尽可能考虑进出口分流,并做好相关提示。 5.2摩托车及非机动车辆管理 5.2.1在管理区域内划定区域或指定地点存放摩托车及非机动车,并在入口处设立标识禁止无牌摩托车进入管理区域。 5.2.2要求进入管理区域的摩托车及非机动车必需按指定位置存放,不得占用机动车的停车位,并在车辆集中停放部位设置防盗提示。 6.支持性文件 无 7.质量记录表格 tjzzwy7.5.1-a01-02-f1车辆出入记录表 tjzzwy7.5.1-a01-02-f2

7、车辆受损记录 监理文件资料管理方法 1 范围 本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。 本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。 2 引用文件和术语 q/04-206.305-2023 工程档案管理规定 3 职责 3.1 总监理工程师 3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。 3.1.2 明确监理信息流程。 3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。 3.2 专业监理工程师 负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,主动协作信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。 3.3 信息管理员 依据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的详细操作管理

8、。 4 限制程序 4.1 明确监理信息流程 依据工程特点,结合监理现场实际状况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。 4.2 建立监理信息编码规定 工程监理项目部文件的编号规则应参照文件限制程序中相关规定,结合监理现场实际予以制订。 4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放 在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。 4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日

9、期、是否须要对方反馈及反馈时间”等内容。 4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括: a) 监理合同; b) 监理规划、监理细则; c) 监理指令; d) 监理工作日志; e) 监理周(月)报; f) 会议纪要; g) 审核签认文件; h) 工程质量认证文件; i) 危急源、环境因素调查资料; j) 工程款支付证明; k) 工程验收记录; l) 质量事故调查及处理报告; m) 各种监理内部台账; n) 工程施工文件资料; o) 工程收函; p) 勘察、设计文件;

10、q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等; r) 顾客供应的(包括设计图纸)资料等; s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查看法、组织间来往文件等。 4.3.3 工程监理项目部信息管理员应刚好将文件资料分类存放,并建立书目。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭状况,对未关闭文件刚好进行跟踪关闭。 4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。 4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词精确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及平安工作等会议,由工程监理项

11、目部组织整理睬议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参加各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采纳计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。 4.6 对于顾客供应的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。 4.7 对监理现场运用的规程、规范等资料要仔细审查,确保其处于有效期内;严禁运用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。 物业消防管理方法作业指导文件 物业作业指导文件:消防管理方法 1.目的 为提高平安消防意识,加强物业管理区域的消防管理,保

12、障顾客及公司生命财产平安。 2.范围 适用于公司消防平安管理工作。 3.定义 无 4.职责 部门/岗位 工作职责 总经理公司消防平安第一责任人。 品质管理部帮助总经理落实和监督公司各部门的消防工作,督促完善消防平安责任制度。 管理处经理管理处消防平安第一责任人,负责管理区域防火工作的全面监督检查 平安部负责人开展平安消防教化、防火检查,消退火灾隐患。组织制定灭火和应急疏散预案,并实施演练,落实和监督本管理处消防工作,完善防火平安责任制度。 平安员详细负责组织消防工作的详细实施,定期巡查,保障疏散通道、平安出口、消防车通道畅通;保障公共消防设施、器材以及消防平安标记完好有效。 5.方法及过程限制

13、 5.1 总则 5.1.1 消防工作贯彻预防为主,防消结合的方针。 5.1.2消防工作在所管辖区的消防管理机关的监督、指导下,执行落实有关消防法规。 5.1.3 公司任何职员都有维护消防平安、爱护消防设施、预防火灾、报告火警、参加灭火工作的义务。 5.2 消防管理 5.2.1公司各管理处制定管理区域灭火方案、义务消防队架构图,并悬挂于消防限制中心,落实各项防火平安措施,保障辖区防火平安; 5.2.2消防设施和器材的配置 5.2.2.1平安部应在所管辖范围内建立灭火器台帐、消防设施及器材分布一览表。 5.2.2.2管理处配电室、发电机房、电梯机房、限制中心、计算机房等重要设备房、办公室、图书室、

14、员工食堂、宿舍、车库、仓库、固定岗亭等重要部位应当按规定配置相应的灭火器材。 5.2.2.3管理处所管辖区域内的商铺、租户公司办公等经营性、消遣性场所应当配置相应的灭火器材。 5.2.2.4高层大厦每层必需配置不少于两个2kg级以上的轻巧灭火器,多层小区每个苑内均应设置灭火器放置点。 5.2.2.5管辖区域内装修施工户聘用的装修施工单位应达到防火资质要求,施工作业现场应配置相应的灭火器材。 5.2.3设置消防平安标记、消防疏散示意图 5.2.3.1小区(大厦)须有首层消防设施平面图,并悬挂于限制中心,图中应标注灭火器、消防栓、水泵接合器等消防设施图标并与实际状况相符。 5.2.3.2高层楼宇每

15、层明显位置必需设消防疏散示意图,各楼层平安出口畅通,平安疏散指示标识应统一、清楚、明确。 5.2.3.3管理处应依据管理处需求制定灭火作战示意图,并悬挂于消防限制中心。 5.2.4消防检查与预防 5.2.4.1管理处每月组织人员至少进行一次防火检查,对消防设施、器材等设备进行管理和维护,并填写消防设施及器材检查表刚好消退火险隐患,将检查结果上报管理处经理。 5.2.4.2定期检查煤气管道、仪表、阀门、和法兰接头等应符合平安运用要求,具备运用管道液化石油气条件的高层建筑,严禁运用瓶装液化燃气。 5.2.4.3管理处应保存有小区(大厦)的地下煤气管网图,小区内挖掘地面必需经部门经理确认方可动工。

16、5.2.4.4 禁止在具有火灾、爆炸危急隐患的物业场所运用明火,因特别状况须要运用明火作业的,应当根据规定提前办理审批手续,并实行相应的消防平安防护措施。 5.2.4.5 施工作业运用电、气焊等具有火灾危急的人员需持有政府有关部门颁发的特种作业人员上岗证。 5.2.4.6 管理区域内进行室内装修户,在须要增设电气线路或进行动火作业时,必需符合平安要求,施工人员做好平安措施,严禁乱挂、乱接临时电线等。 5.2.4.7在防火范围内,办公和商场装修面积在50平方米以下的,由管理处经理负责审批。超过50平方米的由消防机关审核。 5.2.4.8 举办各类集体活动,具有火灾危害的,管理处应落实消防平安措施

17、并至少提前1周上报相关政府部门。 5.2.4.9 禁止采纳不符合国家标准或者行业标准的消防设施和器材,定期对消防器材设施进行检测,以确保正常有效状态。 5.2.4.10严格遵守明火、用电作业规定,易燃易爆、剧毒等危急品严禁进入管辖区,详细参照危急品管理方法执行。 5.2.5 消防器材器材维护及检查 5.2.5.1灭火器材需每月检查、清洁,并在消防设施及检查记录表中予以记录。要求压力表指针保持在绿色平安压力范围内,摆放整齐,标签、铅封完好无损,核对运用说明及有效期限,按要求进行压力测试和充装。灭火器应挂置或装入灭火器箱,须编制分布清单,列明品名、规格、数量、分布位置及有效期,并对灭火器统一编号。

18、部门消防水带投入运用五年以后,须要做水压试验,按分布位置匀称抽查1%,一般保证在5-20条之间,若其中有一条不合格,须要再次抽查同样数量的水带进行试验,试验压力为5kg/cm2,试验时间为60秒,以后每二年进行一次。 4.2.5.2防火服、消防工具、防火面具是大厦发生火灾或消防演习时为消防灭火专用,任何人不得挪做他用,必需按指定位置摆放,表面要保持清洁、整齐,标识清楚,油漆完好。 5.3 消防演习 5.3.1消防培训 5.3.1.1定期对管理处职员工进行消防学问培训,义务消防队员必需熟知火场避险三会即:会报警(119)、会运用简易灭火器材,扑灭初期火灾、会组织疏散撤离。 5.3.1.2 每位员

19、工应熟识自己的岗位的环境、设备及物品状况,熟识平安出口等疏散通道的位置和消防器材设施的详细分布状况。 5.3.1.3每半年各管理处对管理处在职职员工进行一次消防学问考核,主动帮助消防工作机关对消防工作的检查和指导,每半年对小区(大厦)客户至少进行一次消防学问的宣扬、普及。 5.3.2消防紧急集合 5.3.2.1消防紧急集合每季度至少进行一次,以平安部人员为主。 5.3.2.2管理处紧急集合的指定地点及所需时间依据突发事务处理方法的相关要求执行。 5.3.2.3精确记录义务消防队员在接到紧急集合吩咐后赶至指定地点的时间及携带灭火装备状况,并在紧急集合状况记录表中予以记 录。 5.3.2.4紧急集

20、合中不能达到要求的人员,由部门主管负责制定整改措施,由部门经理确定处理看法。 5.3.3消防演习 5.3.3.1每半年各管理管理处至少组织一次消防实战演习,演习必需运用灭火器、消防水带等。 5.3.3.2平安部负责人演习前一周制定演习方案经部门经理审批后,报品质部备案。 5.3.3.3演习后应有相应的图片记录,并对演习状况进行总结,记录在 演习安排及状况登记表上。 6.支持性相关文件 tjzzwy7.5.1-a01-08危急品管理方法 tjzzwy8.2.3-a01-01突发事务处理方法 tjzzwy7.5.1-a01-05 消防灭火操作方法 7.质量记录和表格 tjzzwy7.5.1-a01

21、-04-f1 灭火器台帐 tjzzwy7.5.1-a01-04-f2 消防设施及器材分布一览表 tjzzwy7.5.1-a01-04-f3消防设施及器材检查表 万科地产项目文件管理方法 vk地产项目文件管理方法 1.项目经理部文件根据下列分类方式进行存档整理: 第一册:公司管理规范 工程管理规范一套 工程管理指导书 其次册:施工合同 第三册:物资合同 第四册:公司来文 第五册:政府来文 第六册:施工单位来文 第七册:监理公司来文 监理合同 监理人员登记表及资格证书 监理规划 监理细则 监理例会纪要 监理月报及审核看法 其他来文 第八册:施工组织设计 施工方案 第九册:设计变更 建筑设计变更及图

22、纸会审纪要 结构设计变更 水电设计变更 第十册:工程签证 第十一册:限价单/零星工程 第十二册:安排管理 项目发展安排(营销部门编制) 总进度限制安排及评审记录 施工图纸交付安排 分判商进场安排 样板确认安排 甲供材料进场安排 资金运用安排 总进度安排(施工单位) 月安排(施工单位) 周安排(施工单位) 第十三册:工程质量记录 第十四册:材料设备管理 样板登记一览表 收(调)料单 设备调试验收记录 第十五册:交工前楼宇检查记录 第十六册:项目经理部发文 报公司文件 发公司有关部门协办单 发总包、分包、监理 报政府文件 其他发文 第十七册:进度款支付 工程进度款审批单 物资进度款审批单 扣款通知

23、单 奖/罚款通知单 第十八册:会议纪要 公司每月工程例会纪要 公司现场工作协调会纪要 甲方召集专题会议纪要 项目经理部内部会议纪要 第十九册:工程交工资料(甲方) 甲方交工资料书目(档案馆编制) 各种甲方交工资料 如:开竣工报告 中间验收资料 工程报建资料 其次十册:验收报告 材料进场验收报告 工程验收报告(不需政府参加的验收) 履约评定表 2.项目经理部收文严格根据公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理推断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档; 3.项目经理部发文需根据发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。 4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,

24、运用印章必需登记。印章形式见项目经理部印章 物业ic卡管理方法作业指导文件 物业作业指导文件:ic卡管理方法 1.目的 规范对ic卡的管理限制,避开ic卡的不合理运用。 2.范围 适用各管理处ic卡的工作管理 3.定义 无 4.职责 部门/岗位工作职责 管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查 管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的详细操作 平安部负责核对顾客的ic卡运用状况 5.方法及过程限制 5.1.ic卡的发放限制 5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。 5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房

25、号和运用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写ic卡季度整理表,对异样状况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。 5.2 ic卡的登记发放 5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员依据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在ic卡发放/异样状况登记表上进行登记。 5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在ic卡发放/异样状况登记表进行登记。 5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。 5.2.4业主和工作人员发卡状况应分开登记。 5.3 ic

26、卡的挂失、解挂 5.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。 5.4 ic卡的更换、退还 5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。 5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。 5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。 5.4.4车主不再承租车位后,管理处应刚好知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写ic卡发放/异样状况登记表。 5.5 ic卡的注销 5.5.1如业主产权发生变更,管理处应刚好

27、通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。 5.5.2假如工作人员持有的ic卡存在不合理运用或丢失,发卡人应马上予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写ic卡发放/异样状况登记表。 5.6 ic卡的授权期限规定 业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;车辆ic卡的授权期限依据业主租用车位的期限进行授权。其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。 5.7工作人员ic卡的回收 工作人员调离或离职,由人事管理员帮助授权人收回ic卡,登记在ic 卡发放/异样状况登记表。 6.支持性文件 无 7.质量记录表格 tjzzwy7.5.1-a01-03-f

28、1ic卡发放/异样状况登记表 tjzzwy7.5.1-a01-03-f2ic卡季度整理表 tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 机动车ic卡办理通知单 t公司文件管理方法 为了限制公司文件发放的适当范围、作废文件的刚好回收,确保各部门、车间所运用的公司文件的有效性,特制定本规定。 1、文件的发放: (1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自支配发放和回收。须要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室支配专人统一发放和回收。 (2)各部门需办公室支配发放文件时,必需将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部

29、,由办公室主任支配文件发放人予以发放。 (3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的全部文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必需负责刚好将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。 (4)需发放到正科长以下管理、协助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员支配发放到相关个人。 2、文件的更改: (1)任何缘由造成文件的个别字句须要更改,且更改后不影响整个文件版面的整齐美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数

30、据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人依据原发放范围及存档予以更改。 (2)文件发放人依据更改字数多少和繁简状况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必需用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 3、文件的换页: (1)任何缘由造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人依据原发放范围予以换页。 (2)全部需换页

31、的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。 4、文件的回收、作废: (1)因公司制度汇总、部门调整、规划改变等缘由,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,支配原发放人予以回收。 (2)文件发放人在回收文件时,必需持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 (3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 (4)全部回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一支配销毁。 5、其它规定: (1)任何部门以公司名义形成的文件探讨稿或正式稿,必需发放到董事长兼总经理、

32、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,依据公司各方面状况系统地进行修改,确保接口部门的相互协作。 (2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必需在档案室存档备案。 (3)任何文件相关部门负责人接收后必需领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避开文件运用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。 (4)全部换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必需在“作废文件”档案栏目登记注明,妥当保管,以便

33、备查。 (5)发放文件属探讨稿的,探讨人组织探讨结束后须按时交文件编制形成部门。 (6)文件发放人必需将已运用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥当保管,以便备查或回收时运用。保存期限为三年。 6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自供应给公司以外人员。则除担当50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。 7、本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其干脆领导开通用罚款单收缴。 健升房地产资料文件管理方法 1.人员支配 指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件吩咐、指示,并督促经办人员执行。 2.文件收发基本要求 a、建立收发文登记簿,收发文时填写文件日期、文件编号、文件

34、内容、收发文单位。 b、发文必需刚好精确,并要求收文人签收。 c、发出文件必需留底,分类存档。 d、收到文件后,要做好登记,并刚好转发有关人员。须要传阅的,采纳发给甲-收回-再发给乙-的方法,并要求阅后签名。 e、全部收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。 3.资料文件保管要求 做到资料齐全,便于查询。 a、文件的分类: 资料分类的目的是为了便于运用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所改变。基本分类原则如下: 公司内部: 公司文件; 地产部内部文件; 公司各部门往来文件; 往来文件: 与物业公司往来文件; 与业主或客户往来文件; 其他往来文件。 楼宇资料: 基础数据文件

35、; 有关设计文件; 报建批文文件; 销售有关文件; 市场调查文件; 其他文件。 b、依据以上分类标准将文件分门别类,随时编制书目。 c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、书目,进行妥当保管。 4.资料查询 a、非本部门人员要查阅有关资料,必需获得本部门经理许可后方可查阅。 b、查阅人仅限查阅许可的资料。 c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。 d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。 建筑工程质量平安文件管理方法 建筑工程质量、平安文件管理方法 工程文件包括施工合同;施工图纸;甲方、乙方、监理公司、设计方来往文件;工程运用材料

36、质量证明;施工过程中的各种质量、平安检验记录;施工中执行的相关的国家规范、标准、技术规程;上级主管部门的规定和指令;公司质量体系文件等,这些文件是工程施工重要依据和质量状况的真实反映。 项目部指定经培训合格的专职工程文件管理员(资料员、平安员),刚好收集、记录、归类、登记发放、归档。 一、资料员对项目部运用的相关的国家规范、标准、技术规程,上级主管部门的规定、指令和公司质量体系文件进行统一管理和保管,执行使(借)用审批程序。 二、图纸:在施工前应把所的修变更更在图纸上进行标明或更换新改的施工图,图纸运用人员在施工图纸出现因运用、保管不当造成模糊的,必需刚好向资料员申请更新。 三、施工前的各种技

37、术、平安交底,经各班组签字确认后,由资料收集归档。 四、甲方、乙方、监理公司、设计公司来往文件,资料员经确认后,刚好转送到相关的管理人员手中,并做好文件发放登记。 五、选购资料:每批材料进场,资料员必需向厂家索取该产品的质量证明书。向监理公司申报,办理准许运用手续。质检员对进行材料进行取样送检,检验结果交由资料员保管。 六、施工过程中的各种检查记录,质检员严格按gbj30198建筑工程质量检验评定标准照实对质量状况进行记录,并交监理公司确认后,由资料员归档。 七、施工过程中平安监督部门、公司及项目部的各种平安检查记录,应归时归档,并对存在问题的订正和预防措施的处理进行归档。平安员严格按jgj5

38、999建筑施工平安检查标准定期对施工过程中的平安状况进行评定,并记录归档。 八、工程满意竣工要求时,由项目经理组织公司、项目部有关人员按gb503002023建筑工程施工质量验收统一标准对工程进行最终评定,资料员对需归档的质量、平安文件进行整理,整理后送业主、质监站、监理公司核查。保证验收前全部工程归档资料符合归案要求,协作竣工验收工作。 某有限公司文件管理方法 第一章总则 第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特

39、制定本方法。 其次条本方法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作安排制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。 第三条本方法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际状况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“方法”、“标准”、“实施细则”、“实施看法”等。 第四条公司所属各部门干部员工必需严格遵守、切实执行本方法，确保文件管理工作顺当有效开展。 其次章职责与分类 第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理方法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设安

40、排、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行状况进行汇总评估并提出改进建议。 第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设安排，刚好做好文件宣贯和执行过程中的说明与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清楚顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。 第八条各部门应切实做好文件的实行工作，刚好将文件传达给本单位员工，并将文件执行看法或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，协作做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设安排，制定相关操作规章或细则。 第九条公

41、司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、平安保卫类、科技管理类、其他等十二类。 第三章文件建设安排的制订 第十条文件建设安排指新制定或修订文件的安排。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。 第十一条各部门依据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行状况，每年年底前将下一年度的文件建设安排（建议）交文件管理部门。各基层也应依据实际，明确本单位文件建设安排，并交公司文件管理部门备案。 第十二条文件管理部门依据各部门提出的文件建设（安排）建议，结合文件执行与管理实际须要，拟订出

42、公司年度文件建设安排，提交办公会议探讨后实施，并列入各部门考核目标。 第十三条文件建设安排包括以下内容： （一）文件名称； （二）起草文件的承办部门、协办部门及征求看法单位； （三）制定文件的目的、依据； （四）文件的主要内容； （五）文件制订或修订的进度支配。 第四章文件的起草 第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。 第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深化调查探讨，驾驭国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有肯定的预料。 第十六条文件草案应包括以下主要内容：