《2023年业主档案管理制度(篇).docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2023年业主档案管理制度(篇).docx（36页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、2023年业主档案管理制度(篇) 书目 物业资料业主档案管理方案 物业资料与业主档案管理方案 为了确保物业服务部及本单位物业管理所运用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先,在物业接管移交时,要力争全面、精确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋修理档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都须要工作人员将其全面收集起来并妥当保管。 二、资料或档案的整理与分类 全部原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无
2、效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清楚、分类合理、便于查找。根据档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构具体资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的修理档案等。其中,业主档案内容详细包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防平安责任书、业主家庭状况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修
3、档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.修理资料:包括修理申请记录、回访记录、修理派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业办法见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训安排、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。 三、资
4、料或档案的归档 对于全部分类整理好的信息资料,工作人员必需进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料详细化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格限制借阅。 3.档案应编制统一的档案分类依次进行组卷、逐一编号、登记造册、编制书目、分柜保存。 4.依据档案盒规格打算相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标记贴应当贴
5、在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。 5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,具体、清楚地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。 6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员特地保管,档案室应避开无关人员随意进出,以保证档案的平安和完善。 7.全部档案盒资料都应妥当保存,留意保持整齐,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。
6、四、资料或档案的运用 工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的运用者,应当按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特别状况如需查阅须报管理处。 五、业主档案的跟踪 当业主联络方式发生改变或业主发生更替时,服务中心应将改变状况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。 六、过期资料或档案的销毁 对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止接着运用。依据文档的保存期限和性质
7、,管理人员应当定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的积累和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必需建立已销毁文档的清单,便于备查。 某物业项目业主档案资料管理规定 物业项目业主档案资料管理规定 1.职责范围 1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。 1.2档案的文件材料,必需字迹清晰、真实、齐全。 1.3业主资料要刚好归档,归档时要留意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。 1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工平安保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续
8、。 1.5档案资料属于保密文件,应妥当保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。 1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特别状况调出,须填写档案资料调出登记,并督促借调人刚好归还。 1.7档案的管理环境必需做到三防即:防火、防潮、防变质。 1.8日常档案资料检查中发觉破损现象应马上修复。 2.质量记录: 2.1档案资料调出登记c7.5.1-5.20-a 业主档案管理工作规程-2 业主档案管理工作规程(二) 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 三、职责 1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服
9、务中心负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1)经业主签署后的业主公约。 (2)经业主签署后的消防平安责任书。 (3)业主家庭状况登记表。 (4)钥匙领用登记表。 (5)业主证领用登记表。 (6)业主入住验房表。 (7)装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 (8)违章处理通知单及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。 (10)其他应保存的资料。 2、档案盒(夹)的制作 (1)依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 (2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: -sw-业主档案:表示物业
10、管理有限公司管理处公共事务部管理的业主档案。 (3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案盒(夹)内。 4、按档案盒(夹)内的各档案排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 5、业主档案的跟踪: (1)当发生下列状况改变时,服务中心副主管应将改变状况记录在业主档案中: a、通讯电话联络方式发生改变时; b、业主发生更替时。 (2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费
11、和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。 6、业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 7、业主档案应永久保存。 8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 9、本规程执行状况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。 五、记录 业主档案书目 六、相关支持文件 档案管理标准作业规程 管理处业主档案管理程序 管理处业主档案管理程序 一.目的 规范客户档案的管理工作。 二.适用范围 适用于管理处业主档案的动态管理。 三.职责 1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2.行政接待人员负责依照本规程详细实施业
12、主档案的保管与跟踪。 四.程序要点 1.业主档案内容。 1)经业主签署的业主公约。 2)经业主签署后的消防平安责任书。 3)业主家庭状况登记表。 4)钥匙领用登记表。 5)业主证领用登记表。 6)业主入住验房表。 7)装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修平安责任书、相关图纸及装修施工队资料。 8)违章处理通知单及处理结果资料。 9)业主的有关证件复印件。 10)业主产权确认登记(产权证书)。 11)其他应保存的资料。 2.档案盒(夹)的制作。 1)依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
13、-.-s.w-业主档案:表示物业管理公司管理处物业部管理的业主档案。 3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 3.业主档案袋的制作。 1)打算适量的26cm34cm左右尺寸的档案袋。 2)将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案盒(夹)内。 6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 7.业主档案的跟踪。 1)当发生下列状况改变
14、时,行政接待人员应将改变状况记录在业主档案中: a)通讯电话联络方式发生改变时; b)业主发生更替时。 2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。 3)对产权发生变更的业主,管理处应刚好为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。 8.业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。 9.业主档案应永久保存。 10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 11.本规程执行状况作业物
15、业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。 12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清晰,排列存放有序,便于检索; 13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失; 14.借阅档案要经过批准,并做好记录。 新世界地产物业业主档案管理规定 新世界物业业主档案管理规定 1.目的 1.1规范业主档案的管理工作 2.适用范围 2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。 3.职责 3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服助理负责依照本规定详细实施业主档案的建档整理与保管。 4.程序要点: 4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规
16、定。 5.业主档案内容: 5.1收楼资料: 5.1.1业主家庭状况登记表; 5.1.2业主证领用登记表; 5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张); 5.1.4物品资料及钥匙签收表; 5.1.5楼宇状况检查表; 5.1.6收楼通知书; 5.1.7交款通知书; 5.1.8购房认购书 5.1.9管理公约签约页; 5.1.10物业服务合同; 5.2装修资料: 5.2.1装修申请审批表; 5.2.2住宅室内装修管理协议; 5.2.3装修承诺书; 5.2.4闭水试验确认书; 5.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防炎平安承诺书; 5.2.6装修人员管理条例; 5.2.7相关图纸及装修施工队
17、资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/托付书等); 5.3入住日常资料: 5.3.1业主来函; 5.3.2客户服务单; 5.3.3催缴费通知单; 5.3.4整改通知单; 6.业主档案袋的整理 6.1业户资料整理、分类: 6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清楚标签,以便查找; 6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最终一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写书目,册面填写业主档案资料状况表; 6.4资料收集按先后依次主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。 6.5业户资料归档时间和更新: 6.6客服组办理完单元交付手续后,
18、将业户资料交于前台; 6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档; 6.8对已收楼业户平常所新增的资料由客服组按上述规定处理; 6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发觉问题上报主任刚好实行补救措施,确保档案的平安性及精确性; 6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理; 6.11销毁档案有关文件必需从严驾驭,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。 7.业户资料查阅及印取: 7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由; 7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料; 7.3属查阅资
19、料的,由前台客服助理陪伴进行现场查阅; 7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批看法进行印取; 8.保密要求: 8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的状况下,须予以上锁; 8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新; 8.3违反上述要求的,对责任人赐予口头警告处理; 8.4泄露遗失业户资料的,对责任人赐予书面警告处理,造成严峻影响的,赐予辞退。 9.业主档案的跟踪: 9.1对产权发生变更的业主。管理处应刚好为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。 9.2业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理
20、登记手续后方可查阅。 9.3业主档案应永久保存。 9.4将各业主资料输入电脑进行管理。 10.本规定执行状况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。 11.相关文件和记录 11.1业主资料状况表wi-nwgz-al.kf-06-41 11.2业主档案书目 业主档案管理标准作业规程（9） 业主档案管理标准作业规程(九) 1.0目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 2.0适用范围 适用于管理处业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客户助理负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容 4.1.1经
21、业主签署后的业主临时公约。 4.1.2业主家庭状况登记表。 4.1.3入伙流转表。 4.1.4业主物品领取清单。 4.1.5装修申请表 4.1.6业主的有关证件复印件。 4.1.7其他应保存的资料。 4.2档案盒袋的制作 4.2.1依据档案柜的规格打算相应的档案标贴纸。 4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。 4.3业主档案袋的制作 4.3.1打算适量尺寸的档案袋。 4.3.2将写有楼层号、房号标在档案袋封面上。 4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后依次排列在档案柜内。 4.6按档案柜内的各业主的档案排列依次将
22、档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.7业主档案的跟踪 4.7.1当发生下列状况改变时,客户助理应将改变状况记录在业主档案中: a)业主发生更替时。 b)业主联系方式变更时。 4.8业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。 4.9业主档案应永久保存。 4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 4.11本规程执行状况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。 5.0记录 5.1业主档案书目 6.0相关支持文件 6.1档案管理标准作
23、业规程 小区业主档案管理限制工作程序 物业程序文件 -小区业主档案管理限制程序 1.0目的 规范对业主档案保管与查询工作。 2.0适用范围 适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服部资料专管员负责详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0工作程序 4.1业主资料的整理,内容包括:收楼资料和装修资料。 4.1.1收楼资料 4.1.1.1住户资料登记表 4.1.1.2(前期)物业服务合同 4.1.1.3业主规约签约页 4.1.1.4证件办理申请表 4.1.1.5消防平安承诺书 4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单 4.1.1.7
24、楼宇状况验收检查表 4.1.1.8业主/住户身份证复印件 4.1.1.9收楼通知书/物业交付运用通知书 4.1.1.10交款通知书等 4.1.2装修资料 4.1.2.1装修申请表复印 4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件 4.1.2.3业主授权/托付书 4.1.2.4闭水试验确认书 4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火平安承诺书 4.1.2.6消防平安承诺书 4.1.2.7整改通知单 4.1.2.8装修验收申请表等 4.2录入电脑:由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统,并保证精确率达100%。 4.3资料装订:将业主档案分类进行装订在档案夹内,装订为收楼资料、装修资
25、料。 4.4建立书目:左右两边分边建立资料书目,并清晰注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。 4.5业主档案的跟踪:当发生下列状况改变时,资料专管员应将改变资料记录在业主档案中 4.5.1通讯电话联络方式发生改变时; 4.5.2业主发生更替时。 4.6业主档案查阅按质量记录限制程序执行。 4.7属绝密档案,不得外泄。 4.8业主档案应归为永久保存性文件。 5.0支持性文件 5.1质量记录限制程序 6.0质量记录 6.1资料书目 6.2记录查阅审批表 编制: 审核:批准: 金融大厦业主档案资料管理规定 金融中心(大厦)业主档案资料管理规定 1.目的: 规范业主档安资料的管理。 2.职责范围
26、 2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。 3.管理规定 3.1档案的文件材料,必需字迹清晰、真实、齐全。 3.2业主资料要刚好归档,归档时要留意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。 3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修托付申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。 3.4档案资料属于保密文件,应妥当保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。 3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特别状况调出,须填写文件借阅、复制记录表,并督促借调人刚好归还。 3.6档案的管理环境必需做到三
27、防即:防火、防潮、防变质。 3.7日常档案资料检查中发觉破损现象应马上进行修复处理。 质量记录: 1.文件借阅、复制记录表zc-05/b05 花园业主档案管理标准作业规程-5 花园业主档案管理标准作业规程(五) 1.0目的 规范业主档案的管理工作。 2.0适用范围 适用于客户服务中心业主档案的管理。 3.0职责 3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2管理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容。 4.1.1经业主签署后的业主公约。 4.1.2经业主签署后的消防平安责任书。 4.1.3业主家庭状况登记表。 4.1.4物业分户移交验
28、收单。 4.1.5业主证领用登记表。 4.1.6业主子住验房表。 4.1.7装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修平安责任书、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8违章处理通知单及处理结果资料。 4.1.9业主的有关证件复印件。 4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。 4.1.11其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹)的制作。 4.2.1依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。
29、4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 4.3业主档案袋的制作。 4.3.1打算适量的26cm*34cm左右尺寸的档案袋。 4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后依次排列在档案盒(夹)内。 4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列依次将档案有关内容登记在业主档案书目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.7业主档案的跟踪。 4.7.1当发生下列状况改变时,客户服务中心队管理员应将改变状
30、况记录在业主档案中: a)通讯电话联络方式发生改变时; b)业主发生更替时。 4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。 4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应刚好为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。 4.8业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。 4.9业主档案应永久保存。 4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。 4.11本规程执行状况作为客户服务中
31、心队档案管理员绩效考评的依据之一。 5.0记录 6.0相关支持文件 6.1档案管理标准作业规程。 小区大厦业主档案管理制度-6 小区(大厦)业主档案管理制度6 1.0业主档案构成规定 1.1业主档案 1.1.1 业主个人资料 1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度 1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话 1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式 1.1.1.4 身份证件复印件 1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业) 1.1.1.6业主(法人)照片 1.1.1.7其他(如托付他人办理收楼:托付书、被托付人身份证明、被托付
32、人联系方式、被托付人照片) 1.1.2家庭成员资料(住宅物业) 1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度 1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式 1.1.2.3与业主关系 1.1.2.4各自照片 1.1.2.5各自联系方式 1.1.3产籍资料 1.1.3.1购房合同复印件 1.1.3.2房地产权书复印件 1.1.3.3房屋面积测绘资料 1.1.3.4收楼通知书 1.1.3.5收楼证明书及确认书 1.1.3.6收楼验收表 1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表 1.1.3.8钥匙托管书 1.1.3.9防火责任书 1.1.3.10精神文明公约 1.1.3.11业主
33、(临时)公约 1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有) 1.1.3.13物业运用及管理服务公约(细则) 1.1.3.14房屋运用说明书及质量保证书 1.1.3.15房屋租任凭或转让协议 1.1.4物业运用资料 1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图看法书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规惩罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单) 1.1.4.2单元物业运用记录 1.1.4.3单元物业修理保养记录 1.1.4.4单元物业修理派工单 1.1.4.5单元物业投诉记录 1.1.4.6各种业主托付书、授权书
34、、申请书、保证书 1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件 1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约) 2.0业主档案管理规定 2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任 2.2业主档案必需保持文本资料与电子文档同步共存 2.3业主档案应根据业主档案构成规定逐步安善内容 2.4业主档案应保持完整、精确并及明更新 2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蚀等平安措施 2.6 对业主档案的保管要
35、根据栋号、楼层号、房号先后依次进行编号、分类、集中存放 2.7业主档案的依次登记在与内容有关和业主楼案书目中,根据书目依次排列存放管理 2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发觉缺少应马上查找,并确介档案的完整性 2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据 2.10业主档案通讯电话联系方式发生改变及业主发生更替或物业运用发生改变时,应将改变状况刚好记录在业主档案中 2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特别状况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅 2.12业主档案应永久保存,并留意适时更新 2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于)
36、:业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业运用资料等 2.14违反本规定,视情节处以10-100元惩罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重惩罚 迪赛大厦业主档案管理规程 赛迪大厦业主档案管理规程 1.目的 建立健全业主档案,驾驭用户动态,便于用户管理与针对性服务。 2.范围 适用于赛迪大厦内全部用户的档案管理。 3.职责 3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。 4.程序 4.1用户档案内容 4.1.1入驻资料 a.用户姓名、单元号及其他有关资料; b.用户签字的赛迪大厦业主公约书副本; c.用户其他资料复印件。 4.1.2迁出资料 业主、搬迁登记单。 4.2
37、客户档案管理 4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记,并向业主(用户)供应赛迪大厦业主公约书及用户手册等文件。 4.2.2客务主管与用户签定管理公约书。 4.2.3客务主管将各种资料按依次编号登记在卷内文件书目。 4.3用户档案的保管及查阅 4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案,按统一编号存放。 4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。 4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。 4.3.4查阅人必需进行登记后方可查阅。 5.监督执行 由物业部经理监督执行。 6.支持性和相关性文件 jc/zy4.9-0406-1998(1)管理公约书 7.质量记录及表格 jc/jl4.5-0103-01-1
38、998(1)卷内文件书目 jc/jl4.5-0103-02-1998(1)档案查阅登记表 jc/jl4.5-0103-03-1998(1)赛迪大厦用户档案书目 jc/jl4.5-0103-04-1998(1)用户档案 jc/jl4.5-0103-05-1998(1)赛迪大厦业主(用户)状况统计表 jc/jl4.9-0402-01-1998(1)用户迁出登记单 业主档案管理标准作业规程（6） 业主档案管理标准作业规程(六) 1.0目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 2.0适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2管
39、理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容 4.1.1 经业主签署后的业主公约。 4.1.2经业主签署后的消防平安责任书。 4.1.3业主家庭状况登记表。 4.1.4钥匙领用登记表。 4.1.5业主证领用登记表。 4.1.6业主入住验房表; 4.1.7装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8违章处理通知单及处理结果资料。 4.1.9业主的有关证件复印件。 4.1.10其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹)的制作 4.2.1依据档案盒(夹)的规格打算相应的档案标贴纸。 4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: 住宅区业主档案管理规定 住宅园区业主档案管理规定 第一条业主档案分类 1.住户档案:业主资料;装修资料;其他资料。 2.商业网点资料:业主资料;装修资料;其他资料。 其次条住户档案 1.业主资料:由开发商发出的“商品房”入住通知单原件,业主及家庭成员的照片;业主及家庭成员的状况表,业主及家庭成员身份证复印