5S办公管理培训课件.pptx

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1、5S办公管理培训1Company Logo培训内容一、一、文件管理文件管理二、二、5S5S是是是是什么什么？确定5S的目的 识别5S的益处 5S实施过程步骤三、三、如何做好如何做好5S5S2Company Logo一、文件管理3Company Logo一、一、文件管理文件管理媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如假设干个标准和记录，通常被称为“documentation.某些要求如易读的要求与所有类型的文件有关，然而对标准如修订受控的要求和记录如可检索的要求可以有不同的要求4Company Logo一、一、文件管理文件管理记录可用于为可追溯性

2、提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需要控制版本。5Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？文件文件分类分类重要度重要度保存期限保存期限来源来源版本版本缓急缓急6Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？分门别类分门别类程序化程序化标准标准专业化专业化专人负责专人负责索引索引专门化专门化管理管理技巧技巧7Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？签字以旧换新文件文件收发收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权8Company Logo二、5S是什么？9Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？10Company L

3、ogo二、二、5S5S是什么？是什么？为什么以上为什么以上5 5项项内容会被称为内容会被称为5S5S？11Company Logo 将将5S5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标业务目标 5S5S模块的目的：模块的目的：5S定义定义5S过程过程二、二、5S5S是什么？是什么？12Company Logo 5S的目的是创立工作场所组织、的目的是创立工作场所组织、提高生产率、实施目视化管理提高生产率、实施目视化管理,并且为并且为持续改进使用的所有其他精益工具打持续改进使用的所有其他精益工具打基础。基础。5S的目的的目的5S文化的益处文化

4、的益处 生产率生产率消灭查找信息和办公室用品所浪费消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。掉的时间。缩短加工时间和办公缩短加工时间和办公室设备停工时间。室设备停工时间。更加容易地区更加容易地区分任务的优先次序。分任务的优先次序。增加创造价值增加创造价值的时间。的时间。二、二、5S5S是什么？是什么？质量质量 消除使用过期或不正确信息的可能性消除使用过期或不正确信息的可能性 平安平安减少损失工时的事故、工人赔偿要减少损失工时的事故、工人赔偿要求和求和OSHA可记录事件的数目可记录事件的数目13Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？14Company Logo二、二、5S5S是什

5、么？是什么？5S 说明说明（整理）（整理）整齐、有组织整齐、有组织是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。1S（整顿）（整顿）整齐整齐关注于对有条理的工作场所的需要。关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都每件东西都各得其所、各就其位。各得其所、

6、各就其位。2S(清扫清扫)系统化的清扫系统化的清扫指的是需要保持工作场所清洁和整齐。指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫在日本公司，清扫是一项日常活动。是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。西放回原处。3S5S 源于日文术源于日文术语语15Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？（清洁）（清洁）标准标准使其得到控制和保持一致。使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。每个人都准确知道自己的责任是什么。清清扫职责是

7、日常工作程序的一部分。扫职责是日常工作程序的一部分。4S(素养素养)始终遵守纪律始终遵守纪律是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。效的秩序。5S5S 说明说明实施每一个实施每一个S的目的在于？大家讨论的目的在于？大家讨论16Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？5S 总结归纳，定义说明便于大家掌握每项总结归纳，定义说明便于大家掌握每项S管理的意义？管理的意义？Sort清理清理 Set In Place整理整理Shine清洁清洁Standardize维持维持1S2S3S4SSustain素养素养5S？17C

8、ompany Logo二、二、5S5S是什么？是什么？8S（？）7S（？）6S（？）5S5S（修养）（修养）3S3S、4S4S（清扫、清洁）（清扫、清洁）2S2S（整顿）（整顿）1S(1S(整理）整理）演变演变6S8S是什么？定义及目的？18Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？5S5S是一种管理是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持每日每日坚持5S5S管理，一点一滴持续的改善管理，一点一滴持续的改善19Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？整齐、清洁的工作环境吸引更多的忠实顾客更大的发展空间行业内成为

9、学习榜样企业形象企业形象20Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按方案执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是防止浪费，提高工作效率21Company Logo三、如何做好三、如何做好5S5S22Company Logo三、如何做好三、如何做好5S5S整理将需要的和不需要的物品明确分开，将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。并处理不需要的物品。目的目的腾出空间腾出空间防止误用防止误用23Company Logo整理前整理前步骤步骤1-1-整理整理实施实施5S过程步骤？过程步骤？三、如何做好三、如何做好5S5S

10、24Company Logo整理后整理后给工作岗位上的物品进行分类或贴给工作岗位上的物品进行分类或贴上彩色标签，便于分类查找。上彩色标签，便于分类查找。步骤步骤1-1-整理整理三、如何做好三、如何做好5S5S25Company Logo拿走不必要的物品，拿走不必要的物品，空出整个书架用红空出整个书架用红标签标识等待处置标签标识等待处置将不必要物品移到归将不必要物品移到归档系统档系统清理前清理前清理后清理后步骤步骤1-1-整理整理三、如何做好三、如何做好5S5S26Company Logo步骤步骤1-1-整理整理白板并未发挥它的白板并未发挥它的作用作用旧的信息没有擦除旧的信息没有擦除清理前清理前

11、清理后清理后三、如何做好三、如何做好5S5S27Company Logo要领要领要区分要区分对待对待!马上要用的暂时不用的长期不用的三、如何做好三、如何做好5S5S28Company Logo要领要领例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少 使用时间缩短会议时间将需要的物品的数量将需要的物品的数量降降到最低程度到最低程度三、如何做好三、如何做好5S5S29Company Logo要领要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!三、如何做好三、如何做好5S5S30Company Logo问 题 点 在 哪 里？提问提问 1、图片中存在什么问题？、图片中存在什么问题？2、为什么会产生这样的问题

12、？、为什么会产生这样的问题？3、会产生什么样的影响？、会产生什么样的影响？4、我们应该怎样做？、我们应该怎样做？三、如何做好三、如何做好5S5S31Company Logo整顿 将需要的物品，摆放成谁都清楚并将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。便于使用的状态。即寻找时间为零即寻找时间为零工作场所一目了然工作场所一目了然消除找寻物品的时间消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序井井有条的工作秩序三、如何做好三、如何做好5S5S目的目的32Company Logo确定物品确定物品确定物品确定物品放置场所放置场所放置场所放置场所步骤步骤2 2 物品分类摆放物品分类摆放物品分类摆放物品分类摆放三

13、、如何做好三、如何做好5S5S33Company Logo进行标识进行标识进行标识进行标识定定 位、标位、标 识识 方法方法步骤步骤2 2 三、如何做好三、如何做好5S5S34Company Logo步骤步骤2 2 三、如何做好三、如何做好5S5S35Company Logo管理责任者管理此架责任者姓名架子表示标签表示架子种类的标签柜子内表示标签用此标签表示下段的内容如何如何 文件柜？文件柜？步骤步骤2 2 三、如何做好三、如何做好5S5S36彻底整理，只留彻底整理，只留下需要的物品下需要的物品 合理利用空间，合理利用空间，100%100%定位放置定位放置根据根据种类、空间、区域、防护种类、空

14、间、区域、防护规定摆放方法规定摆放方法步骤步骤2 2 37问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？步骤步骤2 2 三、如何做好三、如何做好5S5S38Company Logo给文件夹贴上标签，按给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引顺序排列，按虚线索引安装托盘，贴上对象安装托盘，贴上对象标签标签步骤步骤2 2 三、如何做好三、如何做好5S5S39Company Logo二、二、5S5S是什么？是什么？清扫经常清扫保持清洁，经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉将各个角落的脏物清理掉 保持良好的工作情绪保持良好的工作情绪稳定品质到达零故障、稳定品质到达零故障、零损耗零损耗目的目的40Compa

15、ny Logo二、二、5S5S是什么？是什么？看看不不见见的的地地方方，也也要要彻彻底底清清扫干净。扫干净。经经常常清清扫扫，使使环环境境尽尽量量不不产产生灰尘、污秽。生灰尘、污秽。如何清扫？如何清扫？步骤步骤3 3清扫清扫41Company Logo步骤步骤3 3清扫清扫三、如何做好三、如何做好5S5S42Company Logo自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)三、如何做好三、如何做好5S5S43Company Logo清洁将整理、将整理、清扫进行到底，、清扫进行到底，并且标准化、制度化。并且标准化、制度化。目的目的成功惯例和制度成功惯例和制度是标准化的基础是标准化的基础企业

16、文化开始形成企业文化开始形成三、如何做好三、如何做好5S5S44Company Logo整洁的办公环境如何维持？连续不断的进行连续不断的进行 整理、整理、清扫活动清扫活动花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度三、如何做好三、如何做好5S5S45Company Logo步骤步骤44清洁清洁清扫桌面和设备，系紧电线清扫桌面和设备，系紧电线三、如何做好三、如何做好5S5S46Company Logo标准以下各项：标准以下各项：文件夹上的虚线文件夹上的虚线 架子上的标签标示架子上的标签标示证书的展示证书的展示公司建立公司建立5S文件夹数据文件夹数据库中共享最正确实践，库中共享最正确实践，以便在团队成员之间

17、维以便在团队成员之间维持持5S的标准化实践的标准化实践步骤步骤4 4清洁清洁-维持维持三、如何做好三、如何做好5S5S47Company Logo素养对于规定了的事情，大家都按要求去执行，对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。并养成一种习惯。让员工遵守规章制度让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才培养良好素质习惯的人才铸造团队精神铸造团队精神三、如何做好三、如何做好5S5S目的目的48Company Logo语言言问问 候、礼候、礼 貌貌 语语您好您好!早上好早上好!下午好下午好!大家好大家好!着装着装步骤步骤5 5素养素养三、如何做好三、如何做好5S5S49Company

18、Logo持续推动持续推动4S4S活动直至习惯化活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作充满热情的开始每一天的工作 要领要领步骤步骤5 5素养素养三、如何做好三、如何做好5S5S50Company Logo要主动整理、要主动整理、？是客户传递过来的信是客户传递过来的信息，对公司和我们的工息，对公司和我们的工作都是非常重要的。作都是非常重要的。不管是不是发给自己的不管是不是发给自己的 ，我们都应该认真对待。，我们都应该认真对待。主动把自己认识的人的主动把自己认识的人的 送过去，以便同事可以送过去，

19、以便同事可以及时得到客户的珍贵信及时得到客户的珍贵信息。息。打印前，我们应该做什么？步骤步骤5 5素养素养三、如何做好三、如何做好5S5S确认打印机是否正常工作。确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。51Company Logo建立建立5S布告栏，用来布告栏，用来显示：显示：5S理念 强化强化5S的的“技巧技巧成功故事 用实例证明用实例证明5S是可以实现的是可以实现的5S绩效-提供绩效的反响提供绩效的反响 5S行动-提供持续改进

20、方面的指导提供持续改进方面的指导 或或公司相关信息的及时知晓公司相关信息的及时知晓步骤步骤5 5素养素养三、如何做好三、如何做好5S5S52Company Logo员工讨论办公室中如何维持三、如何做好三、如何做好5S5S53Company Logo办公室公室5S5S活活动早上5S1.检查你的着装状况着装状况和清洁清洁度。度。2.整理和彻底清洁桌面。清洁桌面。3.检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置文件放回他们应该放置的地方。4.扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品。5.检查文件柜、书架检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来。下班前5S三、如何做好三、如何做好5S

21、5S1.实施早上早上5S5S活动的所活动的所有内容有内容2.用抹布擦干净电脑、擦干净电脑、机及其他办公设备机及其他办公设备3.清洁地面清洁地面4.倾倒倾倒垃圾篓内的垃圾垃圾5.检查电源开关、门窗、检查电源开关、门窗、空调空调等是否已关上。54Company Logo办公室办公室5S检查表检查表办公室办公室5S检查表检查表o 文档文档 o 杂志杂志o 收发室收发室o 办公设备办公设备o 纸纸o 个人物品个人物品o 打印机打印机/机机o 记录记录o 样品样品o 架子架子o 文具文具o 工作台工作台o o 语音邮件语音邮件o 白板白板办公室办公室5S检查表检查表o 书籍书籍o 公告板公告板o 业务表

22、格业务表格o 名片名片o 橱柜橱柜o 目录目录o 计算机设备计算机设备o 计算机文件计算机文件o 会议室会议室o 来往信件来往信件o 书柜书柜o 桌子桌子o 抽屉抽屉o 电路接线电路接线o Email5S5S管管理理的的维持持三、如何做好三、如何做好5S5S55Company Logo办公室办公室5S检查表检查表办公室办公室5S检查表检查表缺乏评价程序缺乏评价程序感觉感觉5S5S就是就是“清扫卫生清扫卫生感觉这是一次性活动感觉这是一次性活动 不是一个持续的过程不是一个持续的过程不把不把5S5S看作是一个管理工具看作是一个管理工具将将5S5S视为其他人的责任视为其他人的责任将将5S5S看得很看得

23、很“简单，每个人都简单，每个人都“知道怎么做知道怎么做维持维持5S的常见误区的常见误区56Company Logo办公室办公室5S检查表检查表办公室办公室5S检查表检查表如何防止常见误区如何防止常见误区讨论防止讨论防止5S5S 常见误区的方法常见误区的方法57Company Logo办公室办公室5S检查表检查表办公室办公室5S检查表检查表5S总结总结5S5S是改善的基础是改善的基础目视化管理是终目视化管理是终极目标极目标每个人都有责任，每个人都有责任，我们每个人都要我们每个人都要将将5S5S作为个人的作为个人的目标目标整理 清扫素养清洁58Company Logo办公室办公室5S检查表检查表办

24、公室办公室5S检查表检查表59Company Logo文文 件件 的的 5S5S整理把文件区分为必要把文件区分为必要(有效有效)和不要和不要(过期无效过期无效)的的无效和不需要的文件及时回收或销毁无效和不需要的文件及时回收或销毁 清扫清洁素养将文件分门别类保存将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫防潮、防尘、防虫定期修补维护定期修补维护专人管理、专人管理、责任清楚责任清楚文件管理制度、程序文件管理制度、程序使用完后及时归位使用完后及时归位保护文件，节省用纸保护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料按规定要求制定发行文件资料60Company Logo9

25、、静夜四无、静夜四无邻，荒居旧，荒居旧业贫。5月月-235月月-23Wednesday,May 31,202310、雨中黄叶、雨中黄叶树，灯下白，灯下白头人。人。14:23:1714:23:1714:235/31/2023 2:23:17 PM11、以我独沈久，愧君相、以我独沈久，愧君相见频。5月月-2314:23:1714:23May-2331-May-2312、故人江海、故人江海别，几度隔山川。，几度隔山川。14:23:1714:23:1714:23Wednesday,May 31,202313、乍、乍见翻疑梦，相悲各翻疑梦，相悲各问年。年。5月月-235月月-2314:23:1714:2

26、3:17May 31,202314、他、他乡生白生白发，旧国，旧国见青山。青山。31 五月五月 20232:23:17 下午下午14:23:175月月-2315、比不了得就不比，得不到的就不要。、比不了得就不比，得不到的就不要。五月五月 232:23 下午下午5月月-2314:23May 31,202316、行、行动出成果，工作出出成果，工作出财富。富。2023/5/31 14:23:1714:23:1731 May 202317、做前，能、做前，能够环视四周；做四周；做时，你只能或者最好沿着以脚，你只能或者最好沿着以脚为起点的射起点的射线向前。向前。2:23:17 下午下午2:23 下午下午

27、14:23:175月月-239、没有失、没有失败，只有，只有暂时停止成功！。停止成功！。5月月-235月月-23Wednesday,May 31,202310、很多事情努力了未必有、很多事情努力了未必有结果，但是不努力却什么改果，但是不努力却什么改变也没有。也没有。14:23:1714:23:1714:235/31/2023 2:23:17 PM11、成功就是日复一日那一点点小小努力的、成功就是日复一日那一点点小小努力的积累。累。5月月-2314:23:1714:23May-2331-May-2312、世、世间成事，不求其成事，不求其绝对圆满，留一份缺乏，可得无限完美。，留一份缺乏，可得无限完

28、美。14:23:1714:23:1714:23Wednesday,May 31,202313、不知香、不知香积寺，数里入云峰。寺，数里入云峰。5月月-235月月-2314:23:1714:23:17May 31,202314、意志、意志坚强的人能把世界放在手中像泥的人能把世界放在手中像泥块一一样任意揉捏。任意揉捏。31 五月五月 20232:23:17 下午下午14:23:175月月-2315、楚塞三湘接，、楚塞三湘接，荆门九派通。九派通。五月五月 232:23 下午下午5月月-2314:23May 31,202316、少年十五二十、少年十五二十时，步行，步行夺得胡得胡马骑。2023/5/31

29、 14:23:1714:23:1731 May 202317、空山新雨后，天气晚来秋。、空山新雨后，天气晚来秋。2:23:17 下午下午2:23 下午下午14:23:175月月-239、杨柳散和柳散和风，青山澹吾，青山澹吾虑。5月月-235月月-23Wednesday,May 31,202310、阅读一切好一切好书如同和如同和过去最杰出的人去最杰出的人谈话。14:23:1714:23:1714:235/31/2023 2:23:17 PM11、越是没有本、越是没有本领的就越加自命非凡。的就越加自命非凡。5月月-2314:23:1714:23May-2331-May-2312、越是无能的人，越喜

30、、越是无能的人，越喜欢挑剔挑剔别人的人的错儿。儿。14:23:1714:23:1714:23Wednesday,May 31,202313、知人者智，自知者明。、知人者智，自知者明。胜人者有力，自人者有力，自胜者者强。5月月-235月月-2314:23:1714:23:17May 31,202314、意志、意志坚强的人能把世界放在手中像泥的人能把世界放在手中像泥块一一样任意揉捏。任意揉捏。31 五月五月 20232:23:17 下午下午14:23:175月月-2315、最具挑、最具挑战性的挑性的挑战莫莫过于提升自我。于提升自我。五月五月 232:23 下午下午5月月-2314:23May 31

31、,202316、业余生活要有意余生活要有意义，不要越，不要越轨。2023/5/31 14:23:1714:23:1731 May 202317、一个人即使已登上、一个人即使已登上顶峰，也仍要自峰，也仍要自强不息。不息。2:23:17 下午下午2:23 下午下午14:23:175月月-23MOMODA POWERPOINTLorem ipsum dolor sit amet,consectetur adipiscing elit.Fusce id urna blandit,eleifend nulla ac,fringilla purus.Nulla iaculis tempor felis ut cursus.感感 谢谢 您您 的的 下下 载载 观观 看看专家告诉演讲完毕，谢谢观看！