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1、办公管理制度第一条 办公室管理一、 目的：规范办公室的工作秩序，树立良好的办公形象，使公司节假日及工作时间外的事务处理正常有序，特制订本规定。二、 范围：公司各办公区、间、室。三、 内容：3.1.办公室人员要求仪容要整洁，一律穿厂服，佩戴工作牌。3.2.保持坐姿雅观，严禁阅读与工作无关书籍（包括电子书籍）、闲聊、打磕睡、听音乐、收发私人邮件、玩游戏、看网络电影等。3.3.使用电话机、传真机、复印机、空调、灯光、电脑及其它电器用品应按规定使用，下班前，应作安全确认后再行离去。3.4.办公室严禁吸烟。3.5.午间休息时不得横卧在桌椅上。3.6.办公室内任何时候不准端饭、菜、面等餐点在室内吃用。3.
2、7.不可随地吐痰，垃圾、废纸屑应丢入废纸桶内，不得随意抛弃。3.8.危险物品不得带入办公室内。3.9.办公台面不许摆放任何杂物（包括私人购置的装饰物等），文具用品必须放入文具盒内或抽屉，离开办公桌应将椅子推入桌下。3.10.夜间最后离去人员应将门窗关好并确认电源总闸是否关闭。3.11.接听私人电话不得超过3分钟，任何人不得拨打私人长途电话。3.12.办公时间，公司内部官方语言为普通话，一律不得讲方言。3.13.享受公司话费补助、享有可免费拨打群内短号的手机和持有的手机是由公司办理购机、选号的人员，必须每天24小时将手机置于正常通讯状态，保证重要工作不受影响。3.14.值班管理（周六和周日轮值班
3、）：3.14.1.服从部门统一安排，不得借故推辞。3.14.2.做好本职工作。3.14.3.电话接转，传真呈送及一般性事务之联络、协调、处理。3.14.4.不准在办公室内下棋、玩纸牌及其它非正常之消遣。并严禁赌博或以电脑上网、玩游戏等。3.14.5.重要事项记录并于次日转呈相关领导。3.14.6.突发事件的联络与处理。3.14.7.轮流值班员工必须按规定时间值班，上、下班必须打卡，不得随意离开，擅自不到岗位者作旷工处理。3.14.8.值班员工因病或其他原因不能值班的，应先行请假或请人代理并报告综合管理部，代理者应负同职责任。3.14.9.值班负责人互相监督其他部门值班人员状况，检查公司区域安全
4、事项，处理突发事件并及时上报。3.14.10.值班人员轮值事宜由各部门安排并呈报综合管理部。第二条 公文处理办法一、目的：为使公司的公文处理建立一套科学、合理、规范的程序，使公文处理准确及时、提高公文处理的工作效率和公文质量，特制定本办法。二、本办法适用于公司各部门的公文管理。公文一律由综合管理部签收。三、内容：3.1.公文的种类 3.1.1.请示向上级部门请求请示、批准的事项。 3.1.2.报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复咨询。 3.1.3.决定对公司重要事项或重大活动做出安排。 3.1.4.决议经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 3.1.5.批复上级答复下级请示事项。
5、 3.1.6.通告在公司范围公布应当遵守或周知的事项。 3.1.7.通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文，传达要求下级部门协助或需要通知或共同执行的事项，发布规章，任免聘用事项。 3.1.8.通报表彰先进、批评错误，传达重要情况。 3.1.9.函对同级或不相属单位之间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 3.1.10.会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行的。3.2.公司的专用公文有: 备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。3.3.公文格式3.3.1.公文一般要求包括： 发文号：由机关的
6、代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。 收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送的另一个上级部门，用“抄报”，对同级或下级则用“抄送”。 标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。 正文：公文的主体部分。 发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。 公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。 公文盖印：加印在发文日期中间。 密级：保密文件注明密级。 附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。3.4.用纸格式 3.4.1.公文用纸一般用A4(29.7cm21.0cm); 3.4.
7、2.图文区：为A4(27cm17.5cm)。3.5.印装格式 3.5.1.公文均采用横书横排； 3.5.2.单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订； 3.5.3.装订可用线装、钉装、胶粘办法。3.6.版面格式 3.6.1.首页采用文头3.7.上行文原则 3.7.1.逐级行文，即下一级行文给直接上级； 3.7.2.多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文； 3.7.3.越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。3.8.下行文原则 3.8.1.逐级行文； 3.8.2.多级同时行文； 3.8.3.直贯到底行文；3.9.平行文原则 3.9.1.相互没有隶属关系的部门之间可以行文。3.
8、10.行文注意事项 3.10.1.可行可不行文的问题坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量； 3.10.2.减少联合行文，避免联合签审过程时间延误和扯皮； 3.10.3.行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担；3.10.4.不轻易越级行文。3.11.对外行文处理程序3.11.1.拟稿3.11.1.1.一般行文由综合管理部负责拟稿，一些专业性强的文稿可根据职能分工由主办部门撰拟，拟稿人和主办部门负责人在稿件上签名后。交综合管理部办理，拟稿人应把形成文稿相关的文字资料和拟稿依据附在文稿后面。3.11.1.2.主办部门所拟文稿如涉及其他部门，应向有关部门征求同意，并在拟稿后请有关
9、部门负责人会签。如有不同意见，主办部门可研究修改或再次会商，如会商无法取得一致，应把分歧意见综合说明附于文稿之后。3.11.1.3.发文稿必须符合公文种类，格式使用规范。3.11.1.4.文稿用蓝、黑墨水笔书写。3.12.核稿3.12.1.核稿均由综合管理部负责审核。以把好政策法规关、协调关、行文关、文字关、格式关，对原稿如改动过多不清的，须重抄的应附原稿于后。3.13.签发3.13.1.凡上报文件一律由总经理或副总经理签发。3.13.2.公司重要文件及人事任免应报总经理审核签发。3.13.3.其他行政文件由行政总监审核签发。3.14.编号 3.14.1.由综合管理部统一编排发文字号。3.15
10、.打印、校对3.15.1.经领导签字的文稿，由综合管理部复核后交付打印。3.15.2.校对一般应由拟稿人完成。专人处理，以原稿为准。重要文件多人校对。3.15.3.打印、校对责任人应在文稿上签名以示责任。3.16.盖章、发文登记3.16.1.在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。盖印要求清晰、端正、位置正确。3.16.2.填写发文登记薄。3.16.3.公文办完后，应及时将公文底稿、定稿和有关材料整理立卷。3.17.封发3.17.1.发文工作由综合管理部负责。3.17.2.查验无误后信件封口、填写准确、注明急件、密级。3.18.对内行文处理程序3.18.1.对内行文一般按对外行文处理程序参照执行
11、。3.18.2.特殊情况下，各部门行文可不必经打印程序。3.18.3.对内行文由各部门、公司领导签发。3.19.收文处理办法3.19.1.凡上级机关及下级单位的请示、报告等重要文件，及一切外来信件、电报、传真统一由办公室签收，并记录于收件登记薄上。对经收文登记的文件及时送行政总监阅签，并根据总监意见送有关领导审批或交有关部门办理。3.20.分发3.20.1.除行政总监阅批给有关领导和部门批示或办理的来文外，其他来文视情呈送有关领导传阅办理。3.20.2.分发去向3.20.2.1.重要来文，由行政总监提出初步意见（拟办），再报副总经理批示（批办）；3.20.2.2.一般事务文件，直转有关职能部门
12、处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。3.20.2.3.参阅性文件，直接组织传阅；3.20.2.4.范围不明文件，送领导审阅。3.21.催办 3.21.1.分对内催办与对外催办，包括发函、派专人，电话等方式，可使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落、防止漏办、延误。3.22.结办 3.22.1.文件传阅完毕，已答复发文单位、有处理意见的文件，均视为结办。3.23.公文的立卷归档3.23.1.公司个人不得保存公司公文。3.23.2.任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售，不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。3.23.3.公司文件在结办后三天内，交综合管
13、理部归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存放在文件柜内。第三条 印章管理、使用和保管办法一、印章管理1.1.全公司设法人章、法定代表人印鉴章、合同专用章、财务专用章、部门章。1.2.公司各部门所需下达通知、部门之间沟通的文件和客户、供应商签订的合同、协议等，原则上以部门主管领导签字为准，如需加盖合同章，报公司财务总监，申请加盖合同章，如需要加盖公章的，报公司行政总监签字，申请加盖公司法人章。二、印章的刻制2.1.公司各有关部门需刻制部门章的，均以书面形式向综合管理部提出申请，由综合管理部报副总经理批准。2.2.综合管理部开具“公章刻制委托证明书” 023，并统一到
14、指定单位刻制。2.3.新章领用由各部门、单位到综合管理部领用。更名或旧章重刻的单位在领用新公章时，必须把旧公章上交存档。2.4.关、停、并、转单位的公章，由清算小组负责上交综合管理部统一保存。2.5.印章刻制流程2.5.1.部门章刻制流程总经理批准公章刻制部门申请报告档案管理专员领回印章并印模存档领 用报综合管理部下发启用通知三、印章的启用3.1.印章的启用应事先由综合管理部颁发启用通知,注明启用日期,使用范围及启用印模。四、印章保管、交接、停用4.1.公司各类印章必须有专人保管。(1)公司的正式印章、专用印章、钢印、手章由行政总监保管，合同章由财务总监保管； (2)各部门印章由各部门指定专人
15、负责保管； (3)印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。4.2.印章保管必须安全可靠、须加锁保存，特制印章要放在保险柜。印章要在办公室使用，不得擅自拿出办公室和随身携带，不准委托他人代管。4.3.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场及时汇报，配合公安部门查处。4.4.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。4.5.有下列情况，印章须停用 4.5.1.机构变动或机构名称改变； 4.5.2.上级部门通知改变印章图样；4.5.3.印章使用损坏； 4.5.4.印章遗失或被窃，声明作废。4.6.
16、印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁。建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。五、印章的使用5.1.使用范围5.1.1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司法人章；5.1.2.凡属合同类的用合同专用章；5.1.3.凡属财务会计业务的用财务专用章。5.2.使用印章，一律实行审批制度，经领导批准方可盖印，其权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记薄，领导在该表上签批。5.3.使用印章，一律实行登记制度，在登记表上登记，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。5.4
17、.代章，因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。5.5.使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。5.6.严禁在空白信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。六、附则6.1.未按本办法使用印章、保管印章造成丢失、盗用、仿制等，依情节严重，对责任者分别批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。第四条 档案管理一、公司档案范围1.1.公司建档范围确立为：1.1.1.行政类：1.1.1.1.上级来文、来函1.1.1.2.公司管理制度、员工手册1.1.1.3.各类公司文件
18、及文件底稿、签发单、收发文薄1.1.1.4.上级党政领导人视察、参观公司等活动的书面材料、题词、录音、录像、照片1.1.1.5.重要会议记录、纪要、决议1.1.1.6.外宾、客商来访的书面材料、音像、照片及说明1.1.1.7.各级职改部门有关专业技术人员任职资格的通知及职称评定工作的通知、规定等1.1.1.8.有关技改项目、专项贷款等的请示、报告及批复1.1.1.9.长远规划、年度计划、工作思路、工作总结1.1.1.10.企业有关规定、章程、条例1.1.1.11.主要领导人在重要会议上的发言材料、照片、录音、录像1.1.1.12.主要领导人出国考察和参加各项重大活动的有关文字资料、照片等1.1
19、.1.13.团体会员证及主要领导人社会兼职有关资料1.1.1.14.宣传交流、企业简介、理论研讨等有关资料1.1.1.15.荣获各种表彰、奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗1.1.1.16.各新闻单位对主要领导人采访过程中形成的有关资料1.1.1.17.企业有关审计材料1.1.1.18.有关员工干部任免、奖励和处分、离退休、调配人事、合同纠纷等材料1.1.2.生产经营管理类：1.1.2.1.企业发展规划方面的文字资料及图纸1.1.2.2.企业生产经营等有关协议、契约、合同1.1.2.3.各类技改项目及新产品的鉴定、获奖等成套资料1.1.2.4.企业计划指标、技术经济指标、经济核算和承包指标、销售指标
20、等1.1.2.5.注册商标、生产许可证、标准计量、节能、环保、质量体系论证、档案 管理等有关申报、验收、批文等成套资料1.1.2.6.股票上市发行方面的申报、考察、批文等成套资料1.1.2.7.员工因公伤亡等调处方面的有关成套资料1.1.2.8.质检报告、质量事故分析、获奖证书1.1.2.9.产品的设计、制造工艺、检测及管理过程中形成的文件1.1.2.10.生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见1.1.2.11.统计年报及汇总表、财务状况、固定资产、产值等统计年报1.1.2.12.公司各部、厂利润分配1.1.2.13.企业综合专业性计划；长期、年度、月度计划；作业计划1.1.2
21、.14.公司要求的各类消耗、储备、劳动、资金、管理费用定额1.1.2.15.价格类文件1.1.2.16.原始记录及凭证类文书材料、生产活动、劳动时间、产品质量、工具使用、财产状况、能源消耗、安全生产、产品销售原始记录和凭证，以及水、电、汽油及运输记录1.1.2.17.有关生产、经营管理文件；各种管理制度、各种调度记录及命令、工作号令、产品销售过程函电记录1.1.3.基建类：1.1.3.1.重大工程勘探、测绘、设计、施工、竣工验收等过程形成的成套图纸及文字资料1.1.3.2.重大工程总体规划图1.1.3.3.施工记录1.1.3.4.基建工程情况汇总及投资等统计1.1.3.5.建筑工程消防验收材料
22、1.1.3.6.工程质量问题1.1.4.科研类：1.1.4.1.公司技改项目的可行性报告、论证、鉴定、批复等成套资料1.1.4.2.新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、奖励证书、专利、技术转让等文件1.1.4.3.技术改造及革新的文件、图纸1.1.4.4.中断或取得负结果项目的各种有参考价值的科学总结报告1.1.4.5.经鉴定或在学会上发表的学术论文或著作1.1.4.6.技术科研成果相关资料1.1.5.企业会计档案：1.1.5.1.财务报告、原始凭证、记账凭证1.1.5.2.工资清册1.1.5.3.资产负债表、损益表等及月、季、年度报表1.1.5.4
23、.各类账册（总账、日记账、各种明细账）1.1.6.劳动人事类：1.1.6.1.员工清册1.1.6.2.员工培训计划、名单、考核结果及奖惩决定1.1.6.3.薪资改革有关资料1.1.6.4.员工招聘资料1.1.6.5.劳动合同、协议书1.1.6.6.员工职称评定结果1.1.6.7.人事调整（晋升、降级、降职、调动、退休、精简和辞退）1.1.6.8.试用期（见习期）满转正手续的材料1.1.6.9.其他相关材料1.1.7.设备仪器类：1.1.7.1.购进设备仪器的全套随机文件（合格证、说明书、图书）及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废文件1.1.7.2.自制设备仪器的设计图纸、计算书、测
24、定数据、性能鉴定材料、工艺安装图纸、使用说明书及检查维修记录1.1.7.3.设备台账1.1.8.特种载体档案：1.1.8.1.证件类：房产证、土地证、专利证书、注册商标证、团体会员证、营业执照、税务登记证、统计证、法人代码证、开户许可证1.1.9.人物档案：1.1.9.1.本公司正职领导的证书、简介、荣誉、社会兼职、专业职称、著文、报道、工作笔记、手稿、发言材料、贺年卡、请柬等二、公司档案管理体制2.1.公司指定专人分管公司档案工作。2.2.公司档案管理机构：公司专门设立档案室统一管理公司各类档案。三、档案管理工作3.1.档案的收集：3.1.1.建立健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间、保
25、管期限；3.1.2.对遗缺不全档案，采取不同措施，积极收集齐全。3.2.档案的管理：3.2.1.区分全宗，确定立档单位；3.2.2.分类，依据档案来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；3.2.3.案卷排列和编制案卷目录。3.3.档案的保管3.3.1.建立健全专职档案员岗位职责、兼职档案员岗位职责、档案库房管理制度、档案查阅、借阅制度、档案统计制度、会计档案管理制度、档案的销毁制度等档案管理制度。3.3.2.设立专柜专室存放档案，实现办公室、查阅室与库房三分开。3.3.3.库房达到防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防潮、防高温、防有害生物“八防”要求，温度控制在案14-24度之间，相对湿度控制在
26、45-60%之间。3.4.档案的鉴定：3.4.1.从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴判档案的价值；3.4.2.确定各类档案的保管期限表。3.5.档案的销毁3.5.1.编制销毁清册；3.5.2.办理销毁手续，经有关领导批准，方能销毁；3.5.3.销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。四、档案利用工作4.1.凡需使用档案者，均须填写“档案借阅单”024，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。外来人员借阅须经总经理或行政正职批准。外借的须办理登记手续。4.2.档案利用的方式有：4.2.1.提供档案原件； 4.2.2.提供档案复印件；4.2.3.提供文献索引资料。4.3.档案管理
27、部门要主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息、专题技术信息等。4.3.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。4.4.依据国家统计法和有关法律法规、作好企业档案统计工作。第五条 合同管理规定一、目的：合同管理是现代企业科学管理的重要组成部分，其涉及供、产、销各经营环节，为维护公司的利益，提升企业综合管理能力，特制定本合同管理规定。二、范围：公司所有合同。三、内容：3.1. 公司合同管理规定由以下几个方面的内容组成：3.1.1.合同的签订和审批程序3.1.2.合同签订前资信审查及咨询3.1.3.合同印章、文本管理3.1.4.合同的传递、
28、运行及反馈3.1.5.合同的变更、解除处理3.1.6.合同台账设立登记及统计分析3.1.7.合同监督检查及纠纷解决3.2.合同签订、审批、审查程序3.2.1.签订程序：3.2.1.1.签订合同（包括供应合同、销售合同及其他合同）应遵守国家的合同法及其他法律、法规的规定，应当遵循平等互利，协商一致，等价有偿的原则。3.2.1.2.在经济业务往来中，除即时清结外，必须采用书面形式订立合同，并使用国家统一规范的合同文本或使用本公司制定的规范格式文本。 3.2.1.3.签订合同须经依法授权，经办人员在授权委托权限内进行活动，不得超越、转让委托权限。3.2.1.4.对签订的一切合同，要求做好合同评审（重
29、大合同须经审查）工作。合同确认后，应按公司规定的合同流程正确处理好各部门的职责。如销售合同的流程涉及技术、生产、经营、财务等部门。3.2.1.5.合同的各项条款要完备、明确,字迹清楚,用语规范，意思表示准确，不得用含糊其词，以防发生纠纷；在销售合同中尤其要明确：客户支付货款币种，方式和期限；客户收货后验收的期限；质量标准等。3.2.1.6.关于选择管辖，需指明纠纷发生后由哪一个地域，哪一级部门解决（仲裁机关或人民法院）,经办人员应掌握诉讼管辖主动权。尤其在销售合同中应选择约定：合同履行地点在我方；或由原告方所在地人民法院解决。3.2.1.7.需要鉴证、公证的合同，必须办理鉴证、公证手续，合同方
30、可成立，如需主管部门批准的应进行报批。3.2.2.审批程序与合同审查3.2.2.1.按公司程序文件要求，合同应经技术、生产、财务、综合管理部以及所在部门评审，按审批权限逐级呈报总经理、董事长审批同意后签订。3.2.2.2.审批、评审、审查合同应注意合同的合法性、真实性、可行性、完善性，如发现不妥之处，应及时退还补充或撤消。3.3. 合同签订前的资信审查及咨询3.3.1.签订合同前，业务经办人应进行必要的市场调查和可行性研究。3.3.2.签订合同前业务经办人须审查、了解对方企业（以下或称客户）的资信情况，即是否依法设立登记，是否具备法人资格，注册资金是多少，企业的资产分布情况，企业规模情况，市场
31、信用情况，经营场所是自已所有还是租赁、承包等。重大采购合同，须审查其资质（或生产许可证）、供货能力、配套能力、后续服务等，并结合资信调查情况认真建立客户档案。3.3.3.如签订合同遇上困难或存在疑惑，应及时向副总经理汇报。3.4.合同印章、文本的管理3.4.1.合同印章的管理3.4.1.1.合同印章统一由财务部保管，不得遗失，不得随便外借或随意盖章，如发现合同印章遗失、被盗或被盗用，应及时向领导报告，并采取必要的防范措施。3.4.1.2.合同印章的使用一定要严格把关，按章办事：3.4.1.2.1.是正式合同方可盖章；3.4.1.2.2.有经营业务的方可盖章；3.4.1.2.3.盖章由经办的人员
32、提出，经审查符合条件才能盖章；3.4.1.2.4.按审批程序办理，即需领导审批后才可盖章。3.4.2.合同文本使用和保管3.4.2.1.公司依据实际情况，分别制定规范的销售合同与供应合同格式文本，各部门必须统一使用，自制合同文本的须报综合管理部审批后方可实施。3.4.2.2.合同文本统一由综合管理部印制，由各经营部门领用与保管。3.5.合同的传递、运行及履行反馈3.5.1.在合同履行中，对订立合同的客户全称与实际发生业务往来客户全称必须一致，不一致时业务经办人要引起高度重视，及时重新订立合同，或要求对方提供有法律效力的资料，否则由业务经办人承担一切责任。3.5.2.合同是否正常运行应及时反映到
33、各职能部门，以便进行合同管理督促，有关变更的信息、资料都应反馈到档案管理员，并同时对其进行整理归档。 合同的传递、运行图：合同要约资信审查分级审核签订合同执 行整理归档 3.6.合同的变更、解除处理3.6.1.合同的变更、解除，必须具备书面材料。3.6.2.合同的变更、解除提出，理由要合理、合法，并向部门总监汇报、批准同意，对变更、解除合同的执行情况，要及时登记在案。3.6.3.合同变更、解除后，原合同不能自行处理，一定要把原合同与变更、解除的书面资料及有关附件统一交档案员整理归档。3.7.合同台账设立、登记及统计分析3.7.1.各部门要有合同台账的设立、登记，由各部门总监负责完成，并按顺序设
34、立台账，对供应与销售合同等应进行分类，并运用计算机信息化处理。合同台账中应具备:客户名称、合同类别、业务经办人、合同签订时间、合同有效期。3.7.2.各部门设立确定的合同专管员名单要上报综合管理部备案，并由档案管理员进行归档前的统一编号。3.8.合同监督检查及纠纷处理3.8.1.合同监督检查3.8.1.1. 综合管理部每年定期或不定期对各部门合同管理、台账的建立情况进行监督、检查。3.8.1.2.通过检查，对合同管理中出现的薄弱环节及存在的问题，及时提出合理化建议，并要求相关部门纠正、提出整改措施。3.8.1.3.对不执行整改，检查中问题严重突出或故意隐瞒事实真相、弄虚作假的行为，对责任人通报
35、罚款处理。3.8.2.合同纠纷处理3.8.2.1.在履行合同中，发生纠纷，各部门应认真对待，自行协商处理，对不能自行解决处理的应书面向总经理提出申请报告，寻求解决处理途经。3.8.2.2.对需通过诉讼来解决合同纠纷的，业务员用书面提出申请经部门总监批示同意后上报综合管理部，报告中应载明事情原因、简要的经过、请求事项，并附有合同、对账单、部门财务确认余额证明、客户住址、法定代表人、银行账号等相关资料。通过诉讼解决合同纠纷程序流程：经办业务员整理资料、提出书面申请部门总监审阅资料齐全、签字同意财务部对应收帐款的审核确认并签字综合管理部审核资料齐全提起诉讼法院受理诉讼社会法律咨询单位提出处理意见综合
36、管理部对案卷整理归档、对责任的追究处罚理。 附：公司销售合同025 买卖合同（用于设备采购）026XXXX公司供应合同027供应商廉洁承诺书028 公司客户档案029第六条 保密规定一、 目的：为保守公司秘密，维护公司权益，确保公司机密，特制订本规定。二、 范围：公司重大机密事项。三、 内容：3.1.公司尚未公开实施的经营战略，经营方向，经营规划及经营决策。3.2.内部保存的合同、协议、专利、意向书及可行性报告，主要会议记录、工艺技术资料等。3.3.公司财产决算报告及各类财务报表。3.4.公司员工的人事档案、工资、劳务性收入资料。3.5.其它经公司确定应保密事项。3.6.一般性决定、决议、通告
37、、通知、行政管理资料等，不属于保密范围。四、 密级确定：公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。4.1.公司经营发展中，影响公司权益的重要决策的文件资料为“绝密级”。4.2.公司的规划、财务报表、重要会议记录、经营情况、技术资料为“机密级”。4.3.公司人事档案、合同、协议、员工工资、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为“秘密级”。五、 保密措施：5.1.属于公司秘级文件、资料及其物品的制作、收发、传递、使用、复印、摘抄、保存和销毁，由总监批准，相关文员执行。5.2.凡属密级文件、资料及其物品，必须采取下列措施：5.1.1.非经理以上级领导批准不得复印或摘抄，确因工作需要，须批准后，标明
38、复印单位、份数和日期。5.1.2.收发、传递或外出携带，由指定专人负责，并采取必要的安全措施。5.1.3.在设置完善的保险装置中保存。5.3.对外交往与合作中需提供密级事项的，应事先经经理以上级领导批准。5.4.借阅密级文件须由经理以上级领导批准，阅读完毕后应及时退还保管人。5.5.不准在私人交往中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其它方式传递公司秘密。5.6.员工发现公司秘密，已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施，并报领导立即作出决定。六、 属于公司密级文件资料在文件上头注明“绝密”、“机密”、“秘密”字样，在保密期限届满时，自行解密。七、 对失、泄密者，追究当事人责任，
39、根据被泄露事项的密级，影响程度和行为之具体情况，给予相应的处罚，公司并且保留追究法律责任的权利。第七条 复印作业管理一、 目的：明确复印机的使用与保养，使各部门复印资料更清晰、完整、及时。二、 范围：公司复印机作业。三、 内容：3.1.权责：3.1.1.复印机由各部门指定人员负责操作。3.1.2.人事文员应负责复印机正常运作及日常维护的联络工作。3.1.3.复印机发生故障应立即停止，同时电话通知复印机供应商或维修人员处理，直到修复后方可作业。3.1.4.人事文员负责复印纸存量的补充，使复印工作顺利进行。3.1.5.人事文员上班时将复印机打开，下班后关闭。3.2.管理。3.2.1.资料一次性复印
40、50张以上时，需部门经理在原稿背面签字确认。否则，人事文员必须阻止复印，违者一次扣5分。3.2.2.复印数量由经办人登记，漏记一次或记录不真实者扣2分。3.2.3.所有复印操作只能由指定人员进行，违者每次扣10分。3.2.4.连续复印100张时，应让复印机休息5分钟。3.2.5.严禁复印私人资料，违者扣20分。3.2.6.休息时间内需要复印的部门，务必在上班时提前知会综合管理部，以便工作安排。3.2.7.各部门打印机使用的复印纸，必须以“领料单”030形式找文具发放管理员领取。违者扣4分。3.2.8.复印完毕，经办人仔细登记日期、部门、文件名称、复印数量并工整地签名，缺一不可，违者扣2分。第八
41、条 名片管理办法一、目的：为规范名片管理，提升企业形象，特制订本办法。二、范围：凡公司需印制名片的员工均适用本办法。一、 内容：3.1.名片格式3.1.1.公司格式统一化，由公司综合管理部依据企业形象规划设计。3.2.名片印制程序3.2.1.公司综合管理部统一负责对外印制名片印刷业务。3.2.2.由印制名片者填写“名片印刷申请单” 031,经各级审批后,报综合管理部负责印制。3.2.3.名片印制主要审查名片的职务、职称是否相符，因对外工作联系需要经总经理批准可以使用比实际较高的职务头衔，但不享受其待遇。3.2.4.名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。3.3.名片使用3.3.1.名片使用须恰到
42、好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围。3.3.2.掌握名片递送礼仪和交换规则。3.3.3.公务、客户名片须在公司共同使用，不得占为已有。第九条 传真、信件处理办法一、目的：明确传真和信件处理的流程，提高工作效率。二、范围：适用于公司使用传真机的各种情况，使用范围包括本地、国 内、国际传真、信件。三、内容：3.1.传真的接收管理3.1.1.传真件、信件的接纳于公司收发管理办法，由专人统一接收。3.1.2.外部发来的传真、信件，各部门必须在24小时内给予回复。一时回复不了的，也应主动与对方沟通；3.1.3.随着公司知名度的提高，广告公司要求我们做广告的传真很多，对这些传真，也应在24小时内主动与
43、他们回复,拒绝发布广告的,要做到婉言谢绝，态度和善、语言优美；3.1.4.对外来的公文、信件、表格、广告等信息各办公室都必须进行逐项登记，具体包括收到时间、收件人、传发人等，若无收件人的公文由行政总监全权处理，有收件人的公文交收件人签收，各收件人应在24小时内给予回复；3.1.5.在公文回复中，若碰到需相关部门协助完成的，收件人应主动与有关部门联系，有关部门应积极配合，并在12小时内给予办理，并交回收件人，由收件人在24小时内给予回复。如果因为在传递过程中延误时间而不能在24小时内回复数据的，由传递人担当责任。传递到第二手不负责任，并不主动配合完成的，公司要对这一类人进行清理；3.1.6.如果
44、确实在24小时内无法完成回复工作的，经办人还是应在24小时内主动与对方取得联系，向对方解释清楚并确定具体回复时间。3.2.传真的发送管理3.2.1.各部门和人员发送传真，由专人统一发送，重要文件可由当事人亲自发送。3.2.2.传真发送，须经领导批准，填写“发文登记表”032，并及时发送出去，因故不能发送，应及时通知有关人员迅速另行处理。3.2.3.传真原件留存各部办公室，每年汇总交综合管理部存档。3.3.附则3.3.1.传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。3.3.2.传真专人使用管理。第十条 礼仪守则一、 生活礼仪规范。1.1.员工必须仪表端庄、整洁。1.1.1.头发：经常清洗，
45、男性员工不留大鬓角或头发触及后衣领。女性尽量不染异色头发或留怪异发型。1.1.2.指甲：指甲不能太长，应常修剪。女性涂指甲油尽量涂淡色。1.1.3.胡子：不准蓄留胡子。1.1.4.口腔：经常漱口、刷牙，保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味的食物。1.1.5.女性化淡妆给人清洁健康印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。1.2.管理人员应保持优雅的姿势和动作。1.2.1.站姿：两脚平实着地，脚尖分开约45。腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间，在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。1.2.2.坐姿：坐下后，尽量端正，双脚平行放好，不得傲慢地把腿前伸或后伸，或俯视前方，要移动椅子位置时，先把椅子放在应放的地方，然后再坐。1.2.3.公司同事间相遇应点头行礼表示敬意。1.2.4.所有握手时，用普通站姿，并目视对方眼睛，背要直挺，要热情，不卑不亢。同性间先向地位低或年纪轻的、异性间应先向男方伸手。1.2.5.进入领导办公室，要先轻轻敲门三下，听到应答后再进，进入后回手关门，不能大力、粗暴，遇对方正在讲话，要稍等静候，不要插言，紧急事务应说：“对不起，打扰你们谈话。”1.2.6.递交物件时，如文件等，要把正面文字对着对方递传，如钢笔、刀子或剪刀利器等应把尖头向着自己。1.2.7.走通道