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1、HK-C-003 XX乳业有限公司公司级合同管理制度 共2页，第2 页流程文件XX乳业有限公司公司级合同管理制度文 件 号HK-C-003版 次1编 制审 核批 准共 2 页第 1 页日 期日 期日 期生效日期更改记录标记处数更 改 单 号更 改 人更改日期更改记录标 记处 数更 改 单 号更 改 人更改日期1 目的及适用范围1.1 为了规范XX乳业有限公司公司级合同管理，降低公司级合同风险，特制定本程序；1.2 本程序的适用范围为XX乳业有限公司存贷款及结算合同、外部合作和合资/购并等方面的合同。1.3 本程序由XX乳业有限公司总经理办公室拟定，其解释权及修改权归XX乳业有限公司总经理办公室
2、；1.4 本程序自2001年 月 日起执行。2 职责2.1 公司级合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度；检查公司级合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上盖合同章并编定合同号码；建立XX乳业有限公司的合同台帐并记录公司合同审批和执行进程；保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同原件和汇报合同管理状况。2.2 财务部负责根据预算审核该合同并保存一份合同正本；在合同执行中负责根据合同规定核付/核收合同帐款；根据合同执行情况更新合同管理台帐并及时向文秘中心和总经办发送；2.3 法律顾问负责从法律角度审核合同是否保护公司利益；2.4 公司部门经理以
3、上（含部门经理）的人员负责在工作中按实际需要提出公司级合同申请，接洽合作者，谈判和拟订相关合同，合同签定后保障合同的顺利履行；2.5 总经理和董事会负责全面审核合同并最后决定是否批准合同；2.6 文秘中心负责接收并保存合同正本和合同管理台帐。3 流程概要3.1 提出申请及拟订合同3.1.1 合同相关经理根据年度工作计划向上级主管（总经理或董事会）提出申请；3.1.2 总经理或董事长责成合同相关经理根据需要寻找并确定合作伙伴；3.1.3 相关人员组成项目谈判小组与外部合作伙伴接触、谈判，最后共同拟订合同草样。3.2 合同审批3.2.1 项目团队出具谈判意见，交财务总监审核。3.2.2 交财务总监
4、根据预算计划审核该合同，出具审核意见。3.2.3 交法律顾问审核该合同的法律效力，出具审核意见。3.2.4 报总经理，总经理在其权限范围内审批合同，审批通过的合同可以直接正式签定。3.2.4.1 总经理未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的原因。3.2.4.2 总经理权限外的合同上报董事会审批。3.3 合同签定3.3.1 总经理或董事长正式签定终审通过的合同；3.3.2 总经办主任加盖公司合同章。3.4 合同档案管理3.4.1 合同执行部门制作合同正本一式四份，公司保留两份。3.4.2 总经办主任为合同编号并加盖合同章后，交公司法人代表或经过正式授权的签约代表签署。3.4.3 公司
5、法人代表或签约代表签署合同。3.4.4 总经办把生效的正式合同文本制作合同副本两份，并复制3份合同审批表；总经办保管一份合同副本和一份合同审批表原件；一份合同副本和合同审批表副本交合同执行部门保管。正式合同文本和合同审批表副本各一份分别交公司文秘中心保管和财务部保管。3.4.5 总经办、 财务部和合同执行部门分别建立各自的合同台帐。3.4.6 财务部根据合同进展填写台帐，每月底发送至总经办一次。3.4.7 总经办更新合同管理台帐，每月底向集团文秘中心发送一次。3.4.8 合同台帐以电子版形式建立和发送。3.5 合同执行3.5.1 公司级合同项目团队定期向总经理或董事会书面汇报合同进展；3.5.2 公司财务和法律顾问从专业角度实时关注合同进展，定期向项目团队负责人提供书面专业意见；3.5.3 付款和发货程序进入部门级合同管理制度3.53.6 关于合同签署的授权委托3.6.1 合同必须由公司法人代表或由法人代表正式授权的签约代表签署才具备法律效力；来自 中国最大的资料库下载3.6.2 签约代表必须拥有经过公证的授权书。4 相关程序文件 部门级合同管理制度人事合同管理制度5 附录 XX乳业有限公司合同管理工作关系表合同审批权限表合同管理台帐合同审批表