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1、 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。文书的概念 文书的撰拟 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关
2、在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。文书的种类 通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。常用事务文书是指机关、企事业单位和
3、团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。一、公文中各要素标识规则 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的国家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。1、眉首 公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标
4、识、发文字号、签发人和红色反线等要素。（1）公文份数序号。（选择项目）定义：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。位置：使用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。一份公文一个号，过去曾规定用七位阿拉伯数字标注。现在规定根据公文的份数来决定用阿拉伯数字，但至少不低于两位数。（2）秘密等级和保密期限（选择项目）定义：秘密等级是指划分公文保密的级别。位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字。如“机 密”；如 果需要同时标识秘密等级和保密期限，其位置相同，写为“机密一 年”。目前分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（3）紧急程度（选择项目）定义：紧急程度是指对文件送达和承办
5、的时限要求。位置：顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级下。两字之间空1字，如“急 件”。目前分为“特急”、“急件”两类（4）发文机关标识（公文版头）（规定项目）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。凡是联合行文的机关，不管机关的多少，首页必须出现正文。（5）发文字号（规定项目）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位置：一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。当联合行文时，发文字号只写主办机关的字号。（6）签发人（规定项目）定义：签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。限用于上行文
6、。位置：平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字。其后标全角冒号。思考：什么人在机关中可以签发文件？A 签发文件的人应是此机关的第一负责人；B 若第一负责人不在，由管理相关业务的副职领导签发。C 假如第一领导不在，管理相关的副职也不在，由秘书长、办公厅主任来签发。（7）红色反线红色反线标识在发文字号之下的4mm，其长度与版心等宽。2、主体 公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。（1）公文标题（规定项目）位置：位于红色反线下空2行。完整的标题由发文机关+事由+文种组成。如：国务院关于抗旱保丰收的通知。文件标题的排列一般有四种：A 一
7、行排完 B 宝塔式 中共中央 关于开展三讲教育的通知C倒宝塔式 中共中央国务院中央军委 通 知D 菱形式 中共中央 关于贯彻三个代表的 通 知（2）主送机关（选择项目）定义：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。位置：主送机关在标题下空1行左侧顶格书写。末端标全角冒号。注意：不能写给个人，必须是机关团体。当主送机关太多，首页无法出现正文时，将其移至抄送机关后。（3）正文（规定项目）位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年份使用阿拉伯数字。（4）附件（选择项目）定义：附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。位置：在正文下空1行，左空2字。其后标全角冒号
8、，附件名称后不加标点符号（5）成文日期（规定项目）请思考：下列哪种写法是正确的？二二年二月二日二00二年二月二日2002年2月2日二零零二年二月二日贰零零贰年贰月贰日成文日期用汉字标全年、月、日；“零”写作“”。思考：怎样确定成文日期？A 机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准。B 联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。C 须经会议讨论通过的，以通过日期为准。D 须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。（6）印章（规定项目）印章是公文的生效标识。单一机关制发的公文将印章盖在成文日期上，成文日期右空4字。两个机关联合行文，将成文日期拉开，左右各空7字，将印章盖在成文日
9、期上。3个以上机关联合行文时，先署机关名称，再分别将章盖在各自的署名上。每派最多排3个印章。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。（7）附注（选择项目）定义：对公文的发文范围、使用注意事项加以说明，而不是对公文内容进行解释或注释。位置：居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。如：此件发至省军级 此件发至县团级 口头传达到群众 此件可以登报、广播 3、版记 公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。（1）主题词（规定项目）定义：用来标识、概括公文内容、类别的一组词。如：农业 水土保持 通知 经济管理 企业 破产 通知 行政机关 公文 办法 位置：居左顶格标识，后
10、标全角冒号。其后词目之间空1字，不加标点。主题词在35个词之间，最后一个词为文种（2）抄送机关（选择项目）定义：抄送机关是指除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。位置：位于主题词下1行，左空1字，后标全角冒号。其后抄送机关之间采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。当首页主送机关太多无法出现正文时，将主送机关移至主题词和抄送机关之间。（3）印发机关（选择项目）思考：什么是文件的印发机关？印发机关一般是指发文机关的办公厅（室），而非印刷厂。如果一个机关没有办公厅（室），就直接写发文机关的名称。位置：印发机关左空1字，不出现印发机关四字。（4）印发日期（选
11、择项目）是指公文的付印日期。一般写为X年X月X日印发位置：与印发机关同行，居右空1字。用阿拉伯数字标识。第一节 文书拟写 v一、批转转发性通知v（1）批转转发性通知的概念v 批转转发性通知指用于公布文件的通知。批转转发性通知是复合体公文，所谓复合，一是指通知本身，另一指被转发、印发的文件。（2）批转转发性通知的类型 A、批转通知。批转通知是批转下级机关公文的通知。重点在批 B、转发通知转发通知是转发上级机关、平行机关、不相隶属机关公文的通知。重点在转 C、印发通知印发通知是印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。重点在公布（3）批转转发性通知的基本格式 批转转发性通知的结构是：标题+
12、主送机关+正文+落款+成文日期+转发文件原文1、标题不完全标题（2）印发通知发文机关+事由+文种完全标题（1）转发（或批转）通知转发机关+原发文机关+事由+文种（1）转发（或批转）通知转发机关+事由+文种（2）印发通知事由+文种 批转通知 诚信公司批转诚信公司第一分公司 关于安全质量检查方案的通知 各分公司、中心、部：公司同意第一分公司提出的安全质量检查方案,现发给你们，请认真贯彻执行。诚信公司 二00六年七月三十日 转发通知 国务院办公厅转发科技部等部门 关于推进县（市）科技进步意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：科技部、中央编办、财政部、人事部关于推进县（市
13、）科技进步的意见已经国务院同意。现转发给你们。请结合本地区、本部门实际认真贯彻 执行。国务院办公厅 二00六年四月二十七日 印发通知 天伦公司关于 印发天伦公司发展规划的通知 各分公司、中心、部：为了有计划地推动我公司的业务发展，规范各分公司进入市场的行为，根据市商委关于印发中关村科技园区海淀园商业发展规划（20012010）的通知 精神，我公司制定了天伦公司发展规划，已报请市商委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。各单位在执行中有何情况和问题，请及时向公司反映。天伦公司 二00二年三月八日2、主送机关3、正文4、发文机关（落款）5、成文日期6、转（印）文件原文转（印）发语 执行意义（选）执行
14、要求（选）（4）发文通知注意事项 1、所有的批转转发性通知均有附带文件。2、批转转发性通知的附带文件，尽管位于正件后的附件位置，但它们仍属于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下不必标注“附件”及“附件名称”。3、标题中除了法律法规、规章制度、条例办法等使用书名号之外，一般不用标点符号。公文标题中对标点符号运用的几种情况一、使用 的情况 当转引的文件是法律法规、规章制度时需要使用书名号二、在标题当中使用圆括号 关于转发 中国共产党机关公文处理条例（试行）的通知三、特殊的名词、特殊的术语用“”（引号）国务院关于 发布国家行政机关公文处理办法的通知 v二、报告v（一）报告的概念v 报告是汇报工作、
15、反映情况、答复上级机关询问的公文。v（二）报告的特点v 1、汇报性 都是向上级机关汇报v 2、陈述性 表达方式上，运用叙述和说明来陈述事项。（三）报告的类型 1、汇报工作报告 指汇报工作的报告.是一个机关反映一定时期内全面工作情况或提出今后工作意见的报告，它可以使上级机关全面了解下级机关的工作情况，以便作全面的工作指导。工作报告的写法一般包括汇报例行工作、成绩经验、问题教训、今后打算几个方面 2、反映情况报告 指反映情况的报告。多用于发生特殊情况、较大事故、突发事件时，多采用此报告。3、答复询问报告 指答复上级机关询问事项的报告。市委市政府关于 党政机关干部下基层情况的报告省委：按照中发200
16、03号文件精神和省委、省政府的部署，我市从去年3月开始，先后组织县、市辖区党政机关干部分5批轮流下基层，历时10个月，到今年元月底，全市下基层的干部共3389人，占应下基层人数的782，其中县级以上干部477人，除老弱病残者外，基本上都轮流下了一遍。全市共组成801个工作(调研)小组，分赴354个基层点。一年来，干部下基层工作取得了一定成效，受到群众的普遍欢迎。1宣传了党的方针政策，加强了精神文明建设。(略)2狠抓经济工作，促进了生产和建设的发展。(略)3.帮助基层排忧解难。(略)4加强了基层组织建设，提高了基层组织的战斗力。(略)5改进了机关作风，锻炼和提高了干部。(略)去年，我市干部下基层
17、人数之多，规模之大，覆盖面之广，效果之好，都是多年来少有的。通过一年的实践，我们深刻体会到，要搞好干部下基层工作，必须坚持做到以下几点：第一，领导重视。(略)第二，认真组织。(略)第三，因地制宜。(略)第四，多办实事。(略)第五，要求严格。(略)特此报告。中共市委(印章)市人民政府(印章)一九年月日 现在，我代表国务院，向大会报告本届政府过去五年的工作，对今年工作提出建议，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。一、过去五年的回顾第十届全国人民代表大会第一次会议以来的五年，是不平凡的五年。在中国共产党的领导下，各级政府和全国各族人民认真贯彻党的十六大精神，齐心协力，顽强拼搏，积极应对复杂多变的
18、国际环境，努力克服经济社会发展中的各种困难，战胜了突如其来的严重非典疫情和历史罕见的低温雨雪冰冻等特大自然灾害，改革开放和现代化建设取得了举世瞩目的重大成就。1、取消农业税，终结了农民种田交税的历史。2、国有企业、金融、财税、外经贸体制和行政管理体制等改革迈出重大步伐。3、创新型国家建设进展良好，涌现出一批具有重大国际影响的科技创新成果。4、全面实现农村免费义务教育，这是我国教育发展史上的重要里程碑。覆盖城乡的公共卫生体系和基本医疗服务体系初步建立。v 10、五年来，我们在民主法制建设、国防和军队建设、港澳台工作和外交等方面，也取得了重要进展。v 过去五年，我们在丰富实践中积累了许多宝贵经验，
19、主要体会是（略）v 我们也清醒地认识到，经济社会发展和政府工作还存在不少问题，国内外形势发展的变化使我们面临诸多新的挑战和风险。v 第二，2008年的主要任务v 今年要着重抓好以下九个方面的工作（略）（四）报告的一般结构 报告的结构：标题+主送机关+正文+发文机关+成文日期1、标题（1）完全标题（）发文机关+事由+文种 市商务局关于百货公司重大火灾事故的报告（2）事由+文种 关于百货公司重大火灾事故的报告（3）文种前加性质 紧急报告v2、主送机关v因为报告是上行文，所以主送机关一般只写一个。如果需要呈送给其它上级机关，就采用抄送的形成。3、正文4、发文机关5、成文日期 发文缘由指写报告的目的或
20、原因 报告事项不同报告类型其写法有不同 结尾（有两种形式）今后工作的意见 特定尾语 特此报告 专此报告请查阅（五）报告的注意事项1、报告的事项要真实2、报告的时间要及时。3、报告内容不得夹带请示事项。将报告与请示区别开来。三、请示（一）请示的概念 请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。（二）请示的类型 1、求示性请示 请求上级机关给予政策、认识上的指示的请示。所要的指示，往往是一些具体的政策或对政策的诠释，以及一些具体的办法。2、求批性请示 请求上级机关给予批准、认可的请示。往往涉及机构变化、人事任免、财务运用、项目安排等方面要求上级给予批准的问题。（三）请示的特点（1）一文一事。（2
21、）请批对应。（3）事前行文（四）请示的基本结构 请示不能单独写单元素的标题。以请示为标题是错误的。2、主送机关 完全标题 发文机关+事由+文种长江电视厂关于引进彩色电视机生产线的请示不完全标题事由+文种1、标题发文缘由发文缘由是请示事项的基础，做到理由充分 正文请示事项请示事项是请示正文的核心，要求写得具体 尾语 妥否，请批复 特此请示，请指示 请批准 第二种 提出问题 说明主张第一种4、发文机关5、发文日期6、附注（选）附注是用来注明文件的阅读、传达范围以及与行文有关的其它事项。请示一般都有附注，在成文日期下一行居左空2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。附注还可以用来标明发文范
22、围等，如（此件发至省军级）。XX地区街道办事处关于解决农转居群体就业与社会保障问题的请示v 区政府：v 目前，我区部分农业用地被征用转为城市用地后，出现了带有倾向性的社会问题。农民在获得一定补偿后，转为城市居民，（即“农转居群体”），但他们往往很难像城市居民那样找到稳定的就业岗位，出现了“失地又失业”现象。2001年以来，我地区XX饭店西北侧、XX大学后街等地都住有农转居群体，他们非法经营洗车、倒卖证券、倒卖烟花爆竹、算命等活动，我地区城管分队会同地区公安等部门联合执法，多次取缔并清理非法营业点，但屡禁不止，农转居群体往往在执法后转移到附近地区，重操旧业。XX市长在2002年1月25日的政府工
23、作报告中指出，在农村城市化进程中，应“完善农村土地征用制度，研究解决农业人口户籍、就业和社会保障等问题，切实保障农民利益”，为此，就相关问题请示如下：v 一、如何有效解决农转居群体就业问题？v 二、如何有效解决农转居群体社会保障问题？v 以上请示请早日答复v XX地区街道办事处v 二二年九月十日v（联系人XXX，联系电话：XXXXXXX）长江电视机厂关于引进彩色电视机生产线的请示 v v 四川省电子工业厅：v 随着人民生活水平的提高，当前市场上的彩色电视机供不应求，黑白电视机销售不畅。我厂由于设备陈旧，新生产的彩虹牌黑白电视机大量积压，工厂面临亏损的局面。v 为了迅速扭转上述局面，根据中央电子
24、工业部有关规定精神，我厂拟从日本松下电器株式会社引进一条目前较先进的彩色电视机生产线。所需资金120万元，由我厂自筹50万元，其余70万元由中国工商银行贷款解决。引进后，第一年即可试生产彩电20万台。第二年正式投入生产后，年产可达50万台。两年内还清银行贷款，此后每年上交国家税利人民币200万元。v 当否，请批复。v 长江电视机厂（印）v 一九九五年十二月三十日v（联系人王晓，联系电话：）求示性请示 关于交通肇事是否给予家属抚恤问 题的请示 最高人民法院：据我省有关县人民法院的请示，他们对交通肇事致被害人死亡，是否都要给予被害人家属抚恤的问题，有不同的意见。一种意见认为被害人是有劳动能力的人，
25、并遗有家属要求抚养的可以给，被害人是没有劳动能力的老人或儿童不给；另一种意见认为，只要不是由于被害人自己过失所引起的死亡，不管被害人有无劳动能力都应酌情给予抚恤。我们同意后一种意见。几年来实际经验证明，这样做有利于安抚死者家属。是否妥当，请指示。XX省高级人民法院 一九六三年三月二十一日 求批性写法（六）请示与报告的异同 相同点：（1）请示与报告都是下级机关向上级机关行文，在行文的关系上同属上行文。（2）在文件内容的写作上都有陈述情况内容的存在，都是陈述性的公文。不同点：（1）具体功用不同。报告是呈阅性公文，属于陈述性公文；而请示是呈批性公文，主要作用是向上级机关请求指示批准。（2）内容含量不
26、同。而请示的撰写强调一文一事，内容单一、篇幅较短的请示比较多见。（3）行文时机不同。报告既可以写在工作开展之前，也可以写在工作进行当中或完成之后；请示必须写在事前（4）办理要求。报告属于“阅件”；请示属于“办件”。四、问答函（一）问答函的概念 问答函是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。（二）问答函的类型 1、询问函。询问函为去函，去函目的要明确 2、答复函。答复函为复函。复函目标要集中。春风计算机科技有限公司关于人事调查的函 义达公司人事部：我公司正在进行换届选举筹备工作，根据省政府关于重视选拔任用“海归”人才的精神，我部拟推荐黎栗同志担任某部门负责工作。为查实黎栗同志的情况，烦请贵部
27、协助我公司调查以下问题：一、黎栗同志在贵公司工作的起止期?二、黎栗同志在贵公司两次受奖，是何奖项？三、贵公司对黎栗同志表现的评价?特此函达，请予复函。春风计算机科技有限公司人力资源部 二00五年十一月三日 义达公司关于黎栗同志情况的复函 春风计算机科技有限公司人力资源部：你部关于人事调查的函（春计人函200569号)收悉。关于黎栗同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：一、黎栗同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。二、黎栗同志两次获奖，一次为公司2001年先进工作者，一次为销售部2002年业绩突出奖。三、我公司认为，黎栗同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当
28、一面；严于律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠合作精神。特此函复。义达公司人事部 二00六年一月二十日（三）问答函的结构与写法 问答函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期1、标题2、主送机关完全标题 发文机关+事由+文种义达公司关于黎栗同志情况的复函 事由+文种关于黎栗同志情况的复函3、正文4、发文机关（落款）5、成文日期发文缘由事项 尾语询问函 特此函达，请予复函盼复答复函特此函复此复 四、简报（一）简报的概念 简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书。（二）简报的特点 简、快、
29、新、实（三）简报的类型 工作简报、会议简报、动态简报、铁道通信信息有限责任公司河南分公司 情况简报 第（12）期v 铁通河南分公司办公室v 铁通河南分公司党群部 二一年六月十四日v 编者按：6月13日铁通公司总部召开了贯彻信息产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议。这是铁通公司成立以来对精神文明建设和行风建设的第一次电视会议，会议内容很重要。本期情况简报先将公司党委副书记会议讲话要点转发给大家，望各单位接到情况简报立即着手这方面的工作，待公司总部正式发文后，分公司再根据实际情况作出具体安排。v 提高认识，统一思想，搞好精神文明建设 v 6月13日，铁通公司总部召开了贯彻信息
30、产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议。v 会上铁通公司副总经理XX传达了会议精神及信息产业部精神文明创建领导小组和行风建设领导小组下发的关于规范XX市场秩序，深化创建活动的文件。v 铁通公司党委副书记就如何贯彻 会议精神做了重要讲话。提出4点意见：v 一、提高认识，统一思想，把精神文明建设当作企业的一项重要工作来抓。v 二、结合实际，突出重点，抓好当前精神文明建设的重要任务。v 三、运用载体，抓住典型，把精神文明建设落到实处。v 最后再次强调，我们开展这项活动，一定要和建党八十周年活动，以及我们正在开展的主题活动结合起来，统一起来。在全国通信工作会议上已经形成了这样的共识
31、，即铁通公司的思想政治工作要紧密的围绕企业效益最大化来展开，所以我们凡属政治工作的内容，都要紧密的和企业经营、生产、管理结合起来，避免和克服“两张皮”，克服“假、大、空”。v 送：XX办公室、公司各部（共印30份）（四）简报的结构与写法 绝 密（选）XXX简报 第(X)期 XXXXX X年X月X日 编者按（选）标题v 正 文（导语、主体、结尾）报（上级）送（平级）发（下级）（共印X份）简报由报头、报核、报尾三部分组成（五）简报注意事项（了解）1、文字凝炼、篇幅简短。一般字数限制在1000字以内，最长不要超过2000字。2、内容真实、准确、典型。3、针对性、指导性。4、一事一报，切忌面面俱到。六
32、、意向书 1、意向书的概念 意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之见，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。是合同的先导。(多用于经济技术的合作领域）思考：1、意向书具有法律效力吗？2、意向书签定后可以再进行更改吗？2、意向书的特点 协商性 它只是一种临时性的协商性文书，对任何一方都没有约束力，不具备法律效力。灵活性 当事人各方可按各自的意图和目的提出意见，对意向书进行变更或补充，最终形成合同或协议 简略性 意向书所表达的意思简略，只是当事人各方协商结果的大致轮廓，在正式签订合同、协议时还要补充和完善。3、意向书的结构与写法 项目名称文种 导语 正文 主体 结尾
33、兴建朝阳娱乐城意向书使用农民工意向书 尾部：意向书签订各方单位的名称、代表人 姓名、日期。并加盖公章、私章。标题文种“未尽事宜，在正式签定合同或协议书时予以补充”。分条款写明达成的意向性意见。概括全文的主旨或主要内容意向书的类型按合作关系不同可以分为多种：加工承揽意向书建设工程承包意向书货物运输意向书财产保险意向书科技协作意向书等意向书 中国纺织品进出口公司（以下简称甲方）与法国XX服装公司（以下简称乙方）经过友好协商，双方本着平等互利的原则，进行补偿贸易。现已达成初步意向，内容如下：一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在XX县XX
34、乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料，不绣花的女装衬衫、男式睡衣、女式睡袍等。产量暂定为年产30万35万件。为了确保质量，乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。二、乙方向甲方提供价值约XX万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。三、甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。四、乙方应派人员来XX市XX县XX乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来XX市所需一切费用概由乙方自行负担。五、未尽事宜，在正式签定合同或协议书时再予以补充。甲 方 乙 方 中国纺织品进出口公司（公章）法国XX服装
35、公司（公章）代表：XX（签名）代表：XX（签名）二七年十月十日 二七年十月十日 注意事项：（1）语言准确，表达 清楚（2）忠实于洽谈内容七、订货单 1、订货单的概念 是订购产品和货物的单据，卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买卖双方填写。2、订货单的特点（1）协约性（2）严肃性（三）拟写要点1、标题2、正文3、尾部 经办人签字或加盖公章及成文日期货物名称货物名称+文中文中单位名称单位名称+文中文中买卖双方信息 买卖双方信息订货信息 订货信息配送方式及配送地点信息 配送方式及配送地点信息支付方式及银行帐户 支付方式及银行帐户买方的意见及要求 买方的意见及要求（四）注意事项（1）制作订货
36、单应注明有效期限（2）注意订货单与订货合同的区别八、商品说明书1、商品说明书的概念2、商品说明书的内容和特点（1）真实性（2）科学性（3）条理性（4）通俗性（三）拟写要点1、简单商品说明书 标题+正文+落款2、复杂商品说明书 封面+目录+概述+正文+封底（四）注意事项（1）如实介绍，真实可信（2）抓住特征，突出个性（3）语言简洁，通俗明了（4）设计新颖，美观大方第二节 收发文处理一、缮印文书1、文书缮印的含义 是对文件进行眷抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。2、文书缮印的要求（1）文字准确，字迹工整清晰（2）符合规定体式，页面美观大方（3）不随意改动原稿（4）装订整齐牢固（5）
37、注意保密（三）工作程序（1）确定印制的文书（2）确定印制格式（3）完成印制（4）交付印制的文书注意：建立登记制度二、校对文书1、文书校对的含义是根据定稿对文件校样进行核对校正2、文书校对的内容 P263 5点3、文书校对的要求 P264 4点（三）工作程序1、准备好原稿和校样2、选定校对方法看校、对校、读校、折校3、核对校正注意：（1）对同音异体、字形相近的字的核查（2）对数字、人名、地名核查（3）校出的错漏，要以规定的符号标明。三、用印 四、传阅文书v1、文书传阅的含义v在工作职责范围内传递阅读文件v2、文书阅读要求 P265 3点v（三）工作程序v1、确定传阅对象 2、选择传阅方式v3、传
38、递文书 4、履行传阅手续v5、检查清理文件v注意：（1）严格传阅范围（2）严禁文件横传v（3）调控文件运行第三节 文档管理一、档案的分类1、含义 P2682、常用的档案分类方法（1）年度分类法（2）组织机构分类法（3）问题分类法3、档案分类方法的结合运用 通常将几种方法结合使用，形成复式分类法（1）年度组织机构分类法（2）年度问题分类法（3）组织机构年度分类法（4）问题年度分类法实际工作中，往往结合保管期限进行分类 例如p2684、档案分类的要求（1）正确判定档案文件所属年度法律、法令、条例等法规性文件 批准日期为根据指示、命令等领导性文件 签署日期为根据会议记录 开会日期为根据计划、总结、预
39、算、统计报表 内容针对时间为依据（2）正确判断档案文件所属机构（三）工作程序1、了解文件形成情况2、分析档案形成单位情况3、选择档案分类方法4、文件归类二、档案检索工具的编制1、档案检索工作的内容包括档案信息存储（前提）和信息检查（目的）两个方面2、档案检索工具的含义是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。3、档案检索工具的类型（1）归档文件目录（2）分类目录（3）主题目录（4）人名索引（5）全宗指南（三）工作程序（1）选择检索工具（2）分析档案的内容（3）形成档案条目（4）成检索工具注意：（1）检索工具有书本式检索工具、卡片式检索工具。（2）为满足不同利用需求，应编制不同功能的检索工具。
40、三、档案的鉴定1、档案鉴定工作的内容 2、档案保管期限保管期限时间 划分原因 主要包括永久无限期记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对经济建设和科学研究具有长远参考利用价值本单位的指示、命令、决议、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表，重要的请示、报告，本单位的组织章程、工作条例、机构演变、人员编制、干部任免等主管部门颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件。长期16-50在相当长时间内本单位进行工作、总结经验需要查考的文件主管部门和下级单位的年度、季度计划、总结、报告等。本单位一般干部的任免、奖惩材料；本单位与其他单位签订的合同、协议书；本单位各部门的工作计划、总结、会议记
41、录等短期15年以内其他一些只在比较短的时期内需要查考的文件本单位的季度和月份工作计划，与有关单位协商工作的一般往来文书；主管部门颁发的，非属本单位主管业务，但需要执行的有关条例、办法、通知等。3、档案鉴定工作的要求（1）逐件、逐页阅读档案内容（2）综合分析文件的各方面特征（3）结合档案的需求判定档案价值（三）工作程序1、判断文件是否需要保存2、分析档案价值（1）分析档案来源（2）分析档案内容（3）分析档案的形式特征（4）分析档案的技术因素（5）分析档案的功能因素3、确定文件的保管期限4、对保管的档案进行复审注意：（1）经鉴定要销毁的档案，应办理批准手续（2）对要销毁的档案要编制销毁清册四、档案库房及存储档案的管理1、档案保管工作的含义与内容 P2752、档案保管工作的要求（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘。（2）保持库房的清洁卫生（三）工作程序1、了解档案库房的编号2、熟悉档案柜架的摆放与编码3、调节保管场所的温湿度4、进行卫生、安全检查5、进行档案流动中的保护注意：1、库房布局的安排2、建立档案保管制度