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1、 文件资料管理作业指导书 体系文件编号:RQ(20 xx)-XZ-ZD01 第 1 页 共 4 页 1.0 目的 规范物业公司和各部门的行文管理。2.0 范围 适用于物业公司各部门。3.0 职责 3.1 总经理办公室负责公司文件的收发管理。3.2 各部门负责本部门文件的收发管理。4.0 程序 4.1 公文分类 4.1.1 通用文件：指公司在日常工作中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。4.1.1.1 内部文件：即公司制作的，只在公司内部使用的文件，包括请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、制度文件等。4.1.1.2 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来
2、文、供方来文、业户来文等。4.1.1.3外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、业户发出的文件等。4.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件和合同文件。4.1.2.1技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。4.1.2.2财务文件：即在公司会计工作中形成使用的会计核算专业材料。4.1.2.3合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签订的具有法律效力的文件。4.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、各类登记表等。4.1.4 从行文部门可分为：4.1.4.1公司行文：起草以公司为主的文
3、件，如报告、请示、函、申请、会议纪要、通报、通告、通知、任命、传真、指示、批复等。4.1.4.2部门行文：起草以部门为主的文件，如部门报告、部门请示、部门工作往来函、会议纪要、与其他单位的工作联系函或通知等。4.2 公文制作要求 4.2.1公文格式 公司所有发文统一格式，详见“RQ物业公文模板”。文件资料管理作业指导书 体系文件编号:RQ(20 xx)-XZ-ZD01 第 2 页 共 4 页 4.2.2 文件要求 4.2.2.1文件处理必须做到及时、准确、安全；4.2.2.2内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明，文件印制用纸一律使用国家标准用纸 A4型（297mm 210mm）；4.2
4、.2.3标题由发文机关(使用行头纸发文可以省略此项)、事由和文种三部分组成；统一使用二号黑体字并居中；正文和主送单位用仿宋四号；上边距为 3.7cm，下左右边距为 2.8cm，行距为固定值 25 磅；如果正文恰好占满全文，落款必须另起一页的，必须在另页白纸上注明“此页无正文”字样。4.2.3 发文字号 统一按照文件编码及格式规定执行。以公司名义的发文，由总经理办公室统一管理，以部门名义发文，由部门负责管理。4.2.4附件 如果文件有附件，应在正文之下，左上侧提一行空两格注明“附件：xxx”，如附件较多，还须编上序号 1.2.3.，末尾不使用任何符号。4.2.5日期：一般应写发文日期，会议通过的
5、文件（会议记录、会议纪要）等要写会议通过的日期，重要文件要写签发的日期。4.2.6盖章：本公司红头文件在落款处不署公司名称，只标识成文时间；盖章应在公文打印校对后进行，盖章文件的份数应与印发的份数保持一致，盖章位置“骑年盖月”之称。4.3 文件管理的环节 各部门/服务中心资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。4.3.1 编制 文件由相关部门或个人拟写，所在部门/服务中心资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理办公室编号，凡未经编号而对外发出的文件，视为无效；4.3.1.1公司级行文：由归口部门负责人按要求制
6、作，经部门经理审核，提交总经理办公室统一盖章发放。如果该文件是通过电子传送形式审批的，须保留电子审批记录。对外发文存复印件，送原件。4.3.1.2部门级行文：经办部门拟写、校对，由部门经理审核、审批，由部门文员发文，需要提交公司领导审批的文件，须经公司领导审批后方可发放或执行，也可通过电子邮件形式审批。文件原件和电子文档交部门文员存档。4.3.2 批准 文件资料管理作业指导书 体系文件编号:RQ(20 xx)-XZ-ZD01 第 3 页 共 4 页 文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。4.3.3 打印：公司级发文文件由总经理办公室统一
7、打印，部门发文由各部门自行负责，字符不得有错别字等。非正式文件须用废纸打印。4.3.4复印：字迹清楚、页面整洁、无错位、无偏斜等。发送范围在 2 份（含 2 份）以上和页数超过 4 张（含 4 张）时应双面复印，外送文件除外。4.3.5 用印：公司印章由总经理办公室保管，部门/服务中心公章由负责人保管，用印时，应认真审核内容方可盖章。4.3.6 文件发放 部门/服务中心资料根据批准的发放范围进行分发；体系文件换版时，由总经理办公室根据发放清单发出新版文件。凡文件发放必须由资料员登记在发文登记表内，登记时应填写清楚：日期、发文编号、收文单位、事由；收文单位签字确认。4.3.7 传阅 4.3.7.
8、1由公司各部门发出的知晓性文件由发出部门的资料员在公司公告栏上予以张贴，各服务中心资料员在收到文件后应在服务中心公告栏上张贴；4.3.7.2外来文件的传阅：经总经理办公室编号后，根据总经理确认的传阅范围阅签。4.3.8 更改 体系文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写文件更改申请单，通过总经理办公室报原审批人批准，并按发放范围下发，同时做好登记。4.3.9 版本公布：体系文件换版时，由总经理办公室编制最新版本号。4.3.10回收 文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门/服务中心负责及时收回。4.3.11 归卷 部门/服务中心资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平
9、时归卷即随时将发放完毕的文件按事件编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。4.3.12借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写文件借阅登记表，公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需总经理批准。文件资料管理作业指导书 体系文件编号:RQ(20 xx)-XZ-ZD01 第 4 页 共 4 页 4.3.13 保护：文件不管处于使用或保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。4.3.14 归档：各部门/服务中心按归档时间将整理过的有保存价值的文件按档案管理作业指导书中
10、的要求进行归档。4.4 文件的保密 4.8.1 以下文件需严格保密：公司体系文件、公司办公会会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。4.8.2 保密文件若以电子文档形式传送的，须加密码。4.8.3 有权阅读保密文件的公司员工需对保密文件负有相关责任，如有泄密，追究当事人行政责任。4.9 其他要求 4.9.1 本公司向集团总裁办或地产公司需要请示某事项时，应使用对方请示单模板。4.9.2本公司有关重大事项或决定等，需要发文时，应使用RQ物业公文模板（红头文件）。4.9.3 本公司内部或与其他外部平行单位需要函接事项时，可使用RQ物业公文模板。4.9.4公司内部部门需要请示某事项时，应使用RQ物业公文模板。4.9.5公司内部各部/处需要发文件时，应使用RQ物业公文模板。4.9.6各园区向小区业户公开发文时，应使用RQ物业公文模板。4.10 附件：RQ物业公文模板 5.0 相关文件 5.1 文件、资料管理控制程序 5.2 档案管理作业指导书 6.0 相关表单 6.1 发文登记表 6.2 来文登记表