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1、江西中烟工业公司江西中烟工业公司文件编培训文件编培训咨询师：张涛咨询师：张涛江西中烟工业公司江西中烟工业公司内部文件 注意保密1培培 训训 提提 纲纲一、如何以流程为中心建立管控体系一、如何以流程为中心建立管控体系二、如何绘制流程图二、如何绘制流程图三、如何编写标准三、如何编写标准江西中烟工业公司江西中烟工业公司如何以流程为中心建立管控体系如何以流程为中心建立管控体系咨询师：张涛咨询师：张涛流程定义流程定义流程：英文流程：英文“process”process”，GB/T19000-2005GB/T19000-2005基础基础和术语中译作和术语中译作“过程过程”。哈黙（哈黙（HammerHamm
2、er）:流程是把一个或者多个输入转化为对流程是把一个或者多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动。顾客有价值的输出的活动。哈黙（哈黙（HammerHammer）:对于对于2121世界的企业来说，流程将非常世界的企业来说，流程将非常关键，优秀的流程将使成功的企业与其他竞争者区分关键，优秀的流程将使成功的企业与其他竞争者区分开。开。内部文件 注意保密3内部文件 注意保密4ISO9000ISO9000对流程的理解对流程的理解“过程过程”定义：定义：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。“过程过程”三要素三要素 转化的活动转化的活动 输入输入 输出输出 条件条件 结果结果 活动中的控制和监测点
3、活动中的控制和监测点运用过程方法的要求：运用过程方法的要求：输出输出 输入输入 内部文件 注意保密5流程的组成要素和特点流程的组成要素和特点 流程的六要素：输入的资源，活动，活动的相互作用（结构）输出的结果，客户，价值 输入资源输入资源输出结果输出结果若干活动若干活动我满意，因为流程我满意，因为流程为我创造了价值为我创造了价值p流程的特点p目标性有明确的输出（目标或任务）相关性流程的活动是互相关联的动态性流程中的活动具有时序关系p层次性活动中又有子流程结构性有串联，并链，反馈等结构 内部文件 注意保密6内部文件 注意保密7中世纪拦路抢劫的骑士中世纪拦路抢劫的骑士每天的作业流程每天的作业流程起床
4、起床开始开始看见商人看见商人了吗？了吗？早餐早餐登上塔楼登上塔楼了望了望爬下塔楼爬下塔楼骑马出发骑马出发对商人进行抢劫对商人进行抢劫把掠夺的东西拖回家把掠夺的东西拖回家结束结束检查表：检查表：从什么上面我从什么上面我可以认出一个可以认出一个商人？商人？检查表：检查表：行为方式行为方式常用的藏身处常用的藏身处是是否否内部文件 注意保密8流程管理各阶段的位置流程管理各阶段的位置流程建立流程改进流程评估流程实施组织目标顾客期望满足组织目标满足顾客期望获取改进需求适应内外发展流程再造环境变化战略实施适应内外发展p对流程建立的认识p1、流程建立的过程不是简单的将现有的工作以流程图的形式表现，而是先采用流
5、程图的方式来表达原始工作状态，通过特有的流程分析方法发现工作中的已存在和潜在的问题，并予以解决，然后形成新的可操作的流程和相应制度。p2、流程建立不是一次完成后，一成不变，而是动态的，根据组织结构、工作内容、方式方法等变化时需要即时修正，以适应新的需要。内部文件 注意保密9内部文件 注意保密10流程建立目标成果 1 1、有形：新的流程图和制度；、有形：新的流程图和制度；、有形：新的流程图和制度；、有形：新的流程图和制度；2 2、无形：人的思想观念的改变；、无形：人的思想观念的改变；、无形：人的思想观念的改变；、无形：人的思想观念的改变；工作效率和效果的提升；工作效率和效果的提升；工作效率和效果
6、的提升；工作效率和效果的提升；顾客的感受。顾客的感受。顾客的感受。顾客的感受。流程梳理不等于流程图，流程图只是工作流程的一种流程梳理不等于流程图，流程图只是工作流程的一种流程梳理不等于流程图，流程图只是工作流程的一种流程梳理不等于流程图，流程图只是工作流程的一种表现方式，而非全部。表现方式，而非全部。表现方式，而非全部。表现方式，而非全部。p如何设计未来业务流程p什么是行业的最佳经验？有哪些地方可供我们从其它地方学习？什么是行业的最佳经验？有哪些地方可供我们从其它地方学习？p未来流程是否会为我们提供更多的管理优势？未来流程是否会为我们提供更多的管理优势？p根据成本效益原则，我们所设计的流程是否
7、都有合理性？是否存根据成本效益原则，我们所设计的流程是否都有合理性？是否存在管理代价相对于所获取的管理绩效过大的现象？在管理代价相对于所获取的管理绩效过大的现象？p在推行新流程后，如何在人员转变、信息技术、组织架构、绩效在推行新流程后，如何在人员转变、信息技术、组织架构、绩效管理上作出效应的调整？管理上作出效应的调整？p如何实现流程的不断改进与优化？如何实现流程的不断改进与优化？内部文件 注意保密11p流程设计应遵循的原则p1、要从要从工作的工作的目标目标而非工作的过程而非工作的过程出发出发n工作目标要是可测量的，只有达到预期的工作目标，工作过程才是有意工作目标要是可测量的，只有达到预期的工作
8、目标，工作过程才是有意义的。义的。n如果只考虑工作过程中的活动，最多只能简化现有的过程。如果只考虑工作过程中的活动，最多只能简化现有的过程。p2、剔除剔除对内部客户和外部客户对内部客户和外部客户不增值的活动不增值的活动n不增值的工作并非不重要的工作，对不增值的工作过程进行判断。不增值的工作并非不重要的工作，对不增值的工作过程进行判断。n设计有效的手段，尽可能将企业的资源从不增值的工作中解放出来，使设计有效的手段，尽可能将企业的资源从不增值的工作中解放出来，使企业对内部和外部客户反应速度加快企业对内部和外部客户反应速度加快内部文件 注意保密12p3、使决策点尽可能靠近需进行决策的时间做出、使决策
9、点尽可能靠近需进行决策的时间做出p在决策点和实际工作点之间的时间延迟会导致工作进程的停止，造成成本在决策点和实际工作点之间的时间延迟会导致工作进程的停止，造成成本增加。增加。p4、部门间的沟通、决策和问题的解决应在直接参与作业的层面进、部门间的沟通、决策和问题的解决应在直接参与作业的层面进行。行。p凡事汇报给部门领导，由部门的领导进行沟通和解决问题的方式导致时间凡事汇报给部门领导，由部门的领导进行沟通和解决问题的方式导致时间浪费和企业成本增加。浪费和企业成本增加。p部门领导对具体问题的了解比基层人员少，部门领导应该利用其经验给出部门领导对具体问题的了解比基层人员少，部门领导应该利用其经验给出适
10、当的建议，而不是替基层人员做出决定。适当的建议，而不是替基层人员做出决定。p反复的上下沟通可能会带来信息的失真。反复的上下沟通可能会带来信息的失真。内部文件 注意保密13p5、尽可能使、尽可能使同一个人同一个人完成一项完整的工作完成一项完整的工作n完整的工作增加员工的工作积极性和成就感完整的工作增加员工的工作积极性和成就感n完整的工作使得对员工的绩效评价有可衡量的依据完整的工作使得对员工的绩效评价有可衡量的依据n由一个人完成一项完整的工作减少了交接和重复工作由一个人完成一项完整的工作减少了交接和重复工作p6、在工作过程中尽量、在工作过程中尽量减少交接减少交接的次数的次数n工作过程中的交接对工作
11、的结果不增加价值工作过程中的交接对工作的结果不增加价值n大多数的工作过程中的问题是由交接引起的大多数的工作过程中的问题是由交接引起的n大多数的工作交接引起扯皮的现象，导致时间延迟大多数的工作交接引起扯皮的现象，导致时间延迟内部文件 注意保密14p7、在工作过程中建立绩效考核机制、在工作过程中建立绩效考核机制n对工作效果的评价和反馈以及必要的纠正是工作的一部对工作效果的评价和反馈以及必要的纠正是工作的一部分，不是另外的工作。分，不是另外的工作。p8、减少工作过程中的非工作时间、减少工作过程中的非工作时间n工作过程的等待时间是一种浪费；工作过程的等待时间是一种浪费；内部文件 注意保密15p9、在工
12、作的过程当中设置质量检查机制、在工作的过程当中设置质量检查机制n质量控制是流程管理的一个部分，只有工作各个环节符合标质量控制是流程管理的一个部分，只有工作各个环节符合标准要求，才能有力的确保最终的结果符合要求。准要求，才能有力的确保最终的结果符合要求。n对于任何工作，在工作过程中发现质量问题比在工作完成后对于任何工作，在工作过程中发现质量问题比在工作完成后的返工成本要低得多，在流程中要设定事前预防的质量检查的返工成本要低得多，在流程中要设定事前预防的质量检查机制。机制。p10、明确责权利的关系，共同协作、明确责权利的关系，共同协作n流程只有各部门责权利得关系清晰，各部门岗位共同协作才流程只有各
13、部门责权利得关系清晰，各部门岗位共同协作才能完成，强有力的执行力，才能保证流程的协调顺畅。能完成，强有力的执行力，才能保证流程的协调顺畅。内部文件 注意保密16内部文件 注意保密17步骤步骤序号序号步骤描述步骤描述1命名将要建立的过程。2按照该过程的业务实质与含义，确定其最初的输入与最终的输出。3列出为实现从最初的输入到最终的输出所需的一切可能的子过程。4确定每一子过程相应的输入与输入提供者、输出与输出接受者，以及支持与支持提供者。5分解上述步骤中不足以清晰表达业务流程的子过程，使之成为更具体的多个子过程。6把步骤 3 中过于细分的子过程组合为一个新的子过程。7进行全盘的检查和调整。8把所有子
14、过程按逻辑关系相连接，得完整的过程流程图，确定关键控制点。9对流程进行改进和评审。10必要时，用文字描述流程操作过程。11审批流程图和相关文件。流程建立的步骤流程建立的步骤内部文件 注意保密18中层中层控制控制员工员工热情热情企业企业文化文化人事人事关系关系高层高层理念理念流程流程建立建立规章规章制度制度怎样做才有效？行业、企业及历史的不良影响是领导的事，我是执行者？我处理大事，不太关心执行层面的事？事随人走？人随事走？被动执行？可以修改？流程建立的难点流程建立的难点内部文件 注意保密19流程优化改进的五个阶段流程优化改进的五个阶段 1 1、准备工作阶段、准备工作阶段 a.成立领导小组和工作小
15、组，任命流程改进项目的负责人；b.选择关键流程；c.确定流程改进方向和改进目标；d.提供必要的培训。2 2、了解现有流程、了解现有流程 a.了解企业现有组织机构，制度和岗位分工下流程运行的状况；b.用流程草图描述现有流程；c.分析现有流程中存在的问题（要求流程设计的所有部门参加）。内部文件 注意保密203 3、讨论确定流程优化改进方案、讨论确定流程优化改进方案 a.关注现有流程中那些非增值的活动；b.关注现有流程中职责界定（接口）不清的“三不管”（易产生推诿扯皮现象）环节；c.关注现有流程中审批链过长的环节；d.关注现有流程中经常出现不符合或不期望出现状况的环节；e.关注现有流程中重复和交叉的
16、环节；f.关注主流程与子流程的衔接。4 4、测评和控制、测评和控制 a.确定流程管理和测评部门和职责；b.培训改进后的流程；c.组织改进后流程的试运行；d.对改进后的流程绩效进行测试或评价；e.发现问题并制定完善方案。内部文件 注意保密215 5、持续改进流程、持续改进流程 a.确定流程测评方法，建立监视、反馈系统；b.对流程进行日常的监视和测量，评估流程对顾客和本组织业务活动带来的影响；c.定期审核流程，及时发现改进区域；d.优化资源配置，运用信息技术不断提高流程效率。内部文件 注意保密22流程管控p 所谓的流程管控就是利用业务流程系统的优化以实现公司管控的目标，业务流程体系是公司管控体系高
17、效运作的一个重要的支撑平台，优良而规范的业务流程系统不仅能够提高业务和管理工作的质量和效率，也能减少歪曲、异化、错误和风险。反过来，不良的业务流程常常是公司管控的软肋，造成有心摸不清，有力使不上。p如何实现流程管控？p第一种方法，体现管控要求的流程设计。在进行流程设计时，要考虑流程运作中潜藏的各种风险，并事先设计专门的环节来防范或降低这些风险以及风险带来的影响。例如预算流程就是这种要求的体现。第二种方法，体现管控要求的记录设计。业务流程运转过程中会有许多记录痕迹，在设计这些记录内容、记录格式以及记录流转程序时，要依据流程管控的需要将管控要素加入内容格式和流转程序中。例如报销业务必须要有经办人员
18、签字就是这种要求的体现。第三种方法，体现管控要求的标准设计。业务流程在完成过程中必须遵守一些流程标准，应当考虑公司管控的要求将管控要素体现在流程标准的条款之中。例如对资金支付规定不同层级的批准权限就是这种要求的体现。内部文件 注意保密23流程管控要点p管控关键流程，管控流程的关键方面，在关键的时刻管控流程，是流程管控的三大要义。流程管控要求识别在企业价值链体系中最具管控价值的功能程序，并对其进行精心的管控设计。企业价值功能体系由基本功能和支持功能组成，相互联系相互制约，向最终的战略目标协调一致：内部文件 注意保密24流程图的绘制流程图的绘制咨询师：张涛咨询师：张涛内部文件 注意保密26流程图的
19、绘制通常画法（应用举例）见参考文件1、产品设计开发控制程序2、标准化管理流程3、统计管理控制程序内部文件 注意保密27内部文件 注意保密28内部文件 注意保密29内部文件 注意保密30内部文件 注意保密31流程符号解释流程符号解释表示任务或工作表示任务或工作表示与本流程关表示与本流程关联的其他流程联的其他流程表示文档信息表示文档信息表示结束表示结束表示要决策的事项表示要决策的事项表示流程动作或表示流程动作或信息的流动方向信息的流动方向表示开始表示开始内部文件 注意保密32p开始创建流程图。p形状的变化。p文本的操作。p连接形状。pvisio 与word之间的转换。p一、开始创建流程图一、开始创
20、建流程图p在“文件文件”菜单上，指向“新建新建”，然后单击“选择绘图类型选择绘图类型”。p在”选择绘图类型选择绘图类型”窗口的类别类别下，单击“跨职跨职能流程图能流程图”。p选中“垂直带区方向垂直带区方向”，“带区的数目带区的数目”自定义。p点击左侧“形状形状”栏中的“基本流程图形状基本流程图形状”。内部文件 注意保密33p二、形状的变化二、形状的变化p添加、删除形状添加、删除形状p从“基本流程图形状基本流程图形状”中，可以将所需的形状拖动到绘图页；p删除形状很容易，只需单击、选中形状，然后按 DELETE 键。p移动形状和调整形状的大小移动形状和调整形状的大小 p将鼠标指针放在选中的形状上，
21、指针下将显示一个四向箭头，表示可以移动此形状。p要一次移动多个形状，首先选择所有想要移动的形状，在按下 SHIFT 键的同时单击各个形状，在指针下显示一个四向箭头，表示可以移动这些形状。所有的选定形状将同时移动。内部文件 注意保密34p调整形状的大小调整形状的大小p单击形状，出现选择手柄，将指针工具放置在选择手柄的角、边或底部，这时指针将变成一个双向箭头，表示可以调整该形状的大小。p将选择手柄向外、里拖动可增大、减小形状内部文件 注意保密35p三、文本的操作三、文本的操作p添加文本添加文本 p您可以向形状添加文本，只需双击某个形状后就可以键入文本。p添加独立文本添加独立文本 p可以向绘图页添加
22、与任何形状无关的文本，例如标题、流程图左侧的进程标识。p在准备输入文字的位置，单击“文本文本”工具A，即可进行键入。p在侧面进程框添加文本，选中“文本文本”工具，拖动鼠标，点左键，画出一虚框，可在其中填写文本。p设置文本格式设置文本格式p您可以设置文本的格式，使它成为斜体、给它加下划线、使它居中显示，等等，就像在任何 Office 系统程序中设置文本的格式一样。p定义字体、字号，只需选中文本，然后可以使用工具栏上的按钮即可。内部文件 注意保密36p四、连接形状四、连接形状p使用使用“连接线连接线”工具连接形状工具连接形状p单击“连接线工具连接线工具”。p将“连接线工具连接线工具”放在需要连接的
23、第一个形状底部上的连接点上方。“连连接线工具接线工具”会使用一个红色框来突出显示连接点，表示可以在该点进行连接。p从第一个形状上的连接点处开始，将“连接线工具连接线工具”拖到第二个形状顶部的连接点上。连接形状时，连接线的端点会变成红色。如果想要形状保持相连，两个端点都必须为红色。p向连接线添加文本向连接线添加文本p也可以将文本与连接线一起使用，来描述形状之间的关系。p向连接线添加文本的方法与向任何形状添加文本的方法相同：只需单击连接线并键入文本。p更改线条的格式更改线条的格式p点击选中需要修改的线条，在“格式格式”菜单上，单击“线条线条”来更改颜色、粗细、图案、线端类型、线端等。内部文件 注意
24、保密37p五、五、visio visio 与与wordword之间的转换之间的转换p将整个将整个 Visio Visio 图表添加到图表添加到 Word Word 文档文档p在”编辑”菜单上单击“全选全选”、“复制复制”，或依次按住ctrl-A，ctrl-C。p启动 Word。p在“编辑”菜单上，单击“粘贴”。或 按住ctrl-V，Word 将图表粘贴到文档中您单击的位置。p在在 Word Word 文档中修改文档中修改 Visio Visio 图表图表 p在 Word 文档中，双击 Visio 图表。将在 Word 中启动 Visio，并且可以使用 Visio 工具栏和菜单来处理图表。p要退
25、出 Visio 并返回文档，单击 Word 文档中图表以外的某一地方。Visio 将关闭，Word 再一次成为活动程序。内部文件 注意保密38绘制工具 visio现场使用的演示绘图技巧的讲解内部文件 注意保密39如何编写标准如何编写标准咨询师：张涛咨询师：张涛标准编写标准编写p第一章第一章 标准编写的基本要求标准编写的基本要求p第二章第二章 标准的结构标准的结构p第三章第三章 标准的编写标准的编写41第一章第一章 标准编写的基本要求标准编写的基本要求p1 1、和谐性要求、和谐性要求p 标准具有标准具有法法的属性，因此标准编写的过程中必须的属性，因此标准编写的过程中必须贯彻国家法令贯彻国家法令与
26、有关标准协调一致与有关标准协调一致。p2 2、简明性要求、简明性要求p 文字简洁表达准确，简单明了，通俗易懂；文字简洁表达准确，简单明了，通俗易懂；p 文字与图表并用；文字与图表并用；p 尽量采用典型句子。尽量采用典型句子。p3 3、正确性要求、正确性要求p 标准内容必须正确可靠；标准内容必须正确可靠；p 标准中文字、图表、数值、公式、化学分子式及单位、符号、标准中文字、图表、数值、公式、化学分子式及单位、符号、单位、代号必须复核正确；单位、代号必须复核正确；p 42p4 4、统一性要求、统一性要求n统一标准中的统一标准中的术语、符号术语、符号和和代号代号；n相关标准中的相关标准中的术语、符号
27、术语、符号和和代号代号也应统一。也应统一。p5 5、规范化要求、规范化要求n符合标准化的要求，即符合符合标准化的要求，即符合GB 1.1 GB 1.1 AND AND GB1.2GB1.2。4344第二章第二章 标准的结构标准的结构p一项标准的两种表现形式：一项标准的两种表现形式：p1 1、作为整体出版的、作为整体出版的单独标准单独标准n如：GB/T 15496-2003 企业标准体系 要求p2 2、分为几个、分为几个部分出版的标准部分出版的标准p如：nGB/T 1.1-2009 标准化工作导则 第1部分 标准的结构和编写规则nGB/T 1.2-20*标准化工作导则 第2部分 标准中规范性技术
28、要素内容的确定方法部分的划分部分的划分p划分部分时可使用划分部分时可使用两种方式：两种方式：p1）划分出的各部分能够单独使用。例如：第1部分：词汇第2部分：要求第3部分：实验方法p上述示例中将标准化对象的“词汇、要求、实验方法”等方面分别制定成一项标准的不同部分，每个单独部分均可每个单独部分均可单独使用。单独使用。部分的划分（续部分的划分（续 1）p2）划分出的各部分不能单独使用例如：第1部分：一般要求第2部分：热要求第3部分：空气纯净要求第4部分：听觉要求p 标准化对象具有通用和特殊两个方面，通用方面作为第1部分，特殊方面应作为其他各部分，因此两者均不能单独使用。标准的内容划分标准的内容划分
29、p一、根据一、根据要素的性质要素的性质划分：划分：p规范性要素：规范性要素：要声明符合标准而要声明符合标准而应遵守的应遵守的条款的要素条款的要素。p资料性要素：资料性要素：标识标准、介绍标准、提供标准的附加标识标准、介绍标准、提供标准的附加信息的要素。（信息的要素。（无需遵守的无需遵守的）标准的内容划分（续标准的内容划分（续 1）p二、根据标准的性质和在标准中的位置划分（共四类）标准的内容划分（续标准的内容划分（续 2）p三、根据标准的必备和可选状态划分三、根据标准的必备和可选状态划分p1 1、必备要素、必备要素p在标准中必须存在的要素。p2 2、可选要素、可选要素p在标准中不是必须存在的要素
30、，其存在与否视标准条款的具体需求而定。p参照参照单项标准构成要素表单项标准构成要素表确定必备和可选要素，如下所示：确定必备和可选要素，如下所示：要素要素类类型型要素名称要素名称必必备备要素或可要素或可选选要素要素表述要素允表述要素允许许的形式及性的形式及性质质专用语（规范性）规范性资料性资料性要素封面封面必必备备其他标识内容目次可选目次清单前言前言必必备备条文、注、脚注引言可选条文、图、表、公式、注、脚注规范性要素一般要素名称名称必必备备名称的文字范范围围必必备备条文、图、表、公式注、脚注规范性引用文件可选引导语/引用文件脚注技术要素术语和定义可选条文、图、表、公式注、脚注符号和缩略语可选标标
31、准准对对象主象主题题内容内容a a必必备备规范性附录可选资料性补充要素资料性附录可选条文、图、表、公式、注、脚注参考文献可选引用文件、脚注索引可选条文a 包括技术标准、管理标准和工作标准中的主题内容。第三章第三章 标准的编写标准的编写p第一节第一节 封面（必备要素）封面（必备要素）p1 1、封面的组成要素、封面的组成要素类别（国家标准、行业标准、地方标准还是企业标准类别（国家标准、行业标准、地方标准还是企业标准）标准的标志（标准的标志（*公司企业标准）公司企业标准）标准的编号（标准的编号（Q/Q/*20*20*）被替代标准的编号（是否替代，采标状态说明）国际标准分类号标准名称标准名称与国际标准
32、的一致性程度的标识标准的发布和实施日期以及标准的发布部门或单位标准的发布和实施日期以及标准的发布部门或单位标准类别标准标志标准编号标准名称标准发布和实施日期标准发布单位第二节：目次（可选）第二节：目次（可选）1、编写原则及要求 一般情况下，标准总页数超过十页十页应编写目次。目次中不应包含术语和定义中术语的内容。2、目次中所列的内容可包括：前言引言章的标题编号条的标题编号（需要时给出，一般至少显示三级）附录的标题编号（在圆括号注明是规范性还是资料性）附录章标题号（需要时给出）附录条标题号（需要时给出）参考文献索引图的编号标题（需要时给出）k表的编号标题（需要时给出）注：在编写目次时应给出其所在页
33、码,由模板自动生成。第三节第三节 前言（必备）前言（必备）1 1）说明标准的结构说明标准的结构 前言部分首先应说明标准的结构，前言部分首先应说明标准的结构，如果标准以多个部分发布则应说明是第几部分，并列出其他部分的名称。如：2 2）说明本标准编制所依据的起草规则说明本标准编制所依据的起草规则如：本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。3）说明标准替代或废除的全部或部分其他文件。说明与标准前一版本的重大技术变化（在代替或废除的情况下使用，在代替和废除之后使用）。n代替先前版本代替先前版本 （并不意味着先前版本作废，但是鼓励使用新版本）。n废除先前版本废除先前版本 （先前版本不能再使用）
34、。4）说明标准与其他标准或文件的关系。5）有关专利的说明。6）标准的提出信息和归口信息。7）标准的主要起草人8）标准所代替的标准的历次版本发布情况p4 4、编写前言部分出现的问题、编写前言部分出现的问题p1）阐述标准的重要意义；p2）介绍标准的立项和编写过程；p3）前言中包含范围一章中的内容；p4）前言中给出要求。第四节第四节 引言（可选）引言（可选）p1 1、引言中应描述的信息、引言中应描述的信息p编制本标准的原因p有关标准技术内容的特殊信息或说明p如涉及专利应说明p引言不编号也不分条，当需要时从0.1开始p如有图、表、公式或脚注使用阿拉伯数字从1开始第五节第五节 标准名称标准名称p1、基本
35、要求p标准名称应尽可能简练、突出主题、易于与其他标准区分。p2、标准名称的构成p引导要素（可选）+主体要素（必备）+补充要素（可选）p例：烟草机械+通用技术条件+第2部分:冷作件1 1）引导要素：标准所属的领域。（可选）引导要素：标准所属的领域。（可选）n在没有时标准化的主体要素所描述的内容就不明确时使用。n可以技术委员会名称确定或标准所属的专业领域确定。n例：p人类工效学人类工效学 工作岗位尺寸设计原则及其数值p电气专业设备电气专业设备 给油脂技术要求2 2）主体要素：所要论述的主体对象。（必备）主体要素：所要论述的主体对象。（必备）n例：p 电气专业设备 给油脂技术要求p 人类工效学 工作
36、岗位尺寸设计原则及其数值。3 3）补充要素：表述标准的特定方面。（可选）补充要素：表述标准的特定方面。（可选）n在没有时标准化的主体要素所描述的内容就不明确时使用。n例：n 标准化工作导则 第第1 1部分部分 总则总则3、标准名称的具体结构、标准名称的具体结构p一段式：一段式：p 只包含主体要素p两段式：两段式：p 引导要素+主体要素p 主体要素+补充要素p三段式：三段式：p 引导要素+主体要素+补充要素p4 4、注意事项、注意事项p标准名称应与标准主体内容覆盖范围相一致；p各要素用语之间不应相互重复；p补充要素前标明第*（阿拉伯数字）部分；p同一标准的各个部分名称的引导要素应保持一致；p名称
37、中不应用第*单元和第*节等分隔要素。p措辞要严谨，与内容和其他部分保持一致性。第六节第六节 范围范围 p1、范围包括的内容p有什么+干什么用p1）有什么：p 明确标准对象，即对什么制定的标准，用语应简洁，只突出要点。p注意事项：对于标准名称中有的内容一定要有，标准中写不下的内容在范围中应补全，要求涵盖章标题中的内容，在特殊情况下陈述没有什么。p2）干什么用：p 说明标准所涉及的各方面，阐述标准的适用性或适用领域，指明标准的界限。p注意事项：注意事项：n描述标准本身干什么用，不是描述标准化对象干什么用。描述标准本身干什么用，不是描述标准化对象干什么用。n只在特殊情况下描述不用做什么。只在特殊情况
38、下描述不用做什么。n范围中不应含有要求，范围属于规范性一般要素，要求只范围中不应含有要求，范围属于规范性一般要素，要求只在规范性技术要素中规定。在规范性技术要素中规定。n范围应短小精炼，可以作为内容提要使用。范围应短小精炼，可以作为内容提要使用。n范围应做到完整、规范、简洁。范围应做到完整、规范、简洁。68p2、范围的表述形式n典型表述（应应采用）n关于陈述：关于陈述：p本标准规定了的尺寸。p本标准规定了的方法。p本标准规定了的特征。p本标准确立了的系统。p本标准确立了的一般原则。p本标准给出了的指南。p本标准界定了的术语。n关于适用性：关于适用性：p本标准适用于p本标准适用于，也适用于p本标
39、准适用于，也可参照（参考）使用。p本标准适用于，不适用于p本标准不适用于。第七节第七节 规范性引用文件规范性引用文件1、引用文件的目的p 标准涉及的内容已有标准进行了规定，为了不重复编写，增加标准之间的协调性。2、引用文件的两种形式n1）规范性引用：n 所引用的文件或条款与标准具有同等效力，成为标准不可分割的一个部分。p2）资料性引用p 引用部分不构成标准的一个部分，不是标准的内容，只是提供参考信息。n注意：在引用其他文件时可以注日期也可以不注日期，依据具体情况而定。p3、引用的具体方式p提及标准本身：n本标准n本标准化指导性技术文件p引用条文：n按第2章的要求；n符合3.1的规定；n按*的规
40、定；n按*给出的细节；n见附录*；n遵循*的原则；n参见附录*；n参见表*的注；n参见*的示例。p引用条文中无标识的内容：n按*列项中的第*项规定；n按*中的第*个列项中的第*项规定；n见*的第*段n按*的第*段的规定执行。p引用图表：n图*所示；n（见图*）n表*中给出n（见表*）p引用其它文件：n按GB/T*.3-1998进行n遵照GB/T*.3-1998中的第*章n按GB/T*.3-1998中表*的规定n按GB/T*.3的规定n见GB/T*.3n参见GB/T*.3p4、规范性引用一章的编写（可选要素）n1）编写目的n 只有单独的标准文本不能正常使用该标准，应将标准中的规范性引用文件准备好
41、，才能无障碍的使用标准。n2）引导语n 标准编写工具中自动生成，注意部分和单项标准即可。p3）编写注意事项n根据需要列出注日期和不注日期的标准名称；n部分的引用应注意写全标准的名称；n排列顺序：国家标准、行业标准、地方标准、国内有关文件、ISO标准、IEC标准、ISO或IEC有关文件、其它国家标准或国际有关文件。第八节第八节 术语和定义术语和定义(可选可选)p1、术语选取的原则p不是一看就懂的；p在不同语境中的内涵是不一样的；p通用词汇在文件中有特定含义的；p需要在标准中限定范围的词汇。p2、注意事项p格式p术语的必备要素：条目编号、条目概念的首选术语、汉语术语的英语对应词、概念的定义。第九节
42、第九节 要求要求p1、编写注意事项n针对标准化对象进行系统的描述，准确处理横向和纵向接口问题，明确职责权限、处理好标准化对象的兼容性问题。n对标准化对象进行特性描述，突出重点。n理清逻辑关系，严谨，全面。n符合闭环管理的要求，具备持续改进的机制。n同级标题应保持一致，分清标题条和非标题条。n不要出现悬置段。79p2、章n章是标准内容划分的基本单元。n在每项标准或每个部分中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。编号应从“范围”一章开始，一直连续到附录之前。n每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。80p3、条n条是章的细分条是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号（参见模板）。第一层
43、次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），需要时，一直可分到第五层（例如5.1.1.1.1.1、5.1.1.1.1.2等）。n同一层次中由两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。n第一层次的条宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一，例如，5.2.1有标题，则5.2.2也应有标题。81p4、段n段是章或条的细分。段不编号。p5、列项n列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。n列
44、项中每一项前应加破折号或圆点。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。82示例示例1 1：n下列各类仪器不需要开关：n 在正常操作条件下,功耗不超过l0W的仪器；n 在任何故障条件下使用2min，测得功耗不超过5OW的仪器；n 用于连续运转的仪器。示例示例2 2：n仪器中的振动可能产生于：p转动部件的不平衡；p机座的轻微变形；p滚动轴承；p气动负载。8485n6、条文的注和示例p条文的注和示例应只给出对理解或使用标准起辅助作用的附加信息，不应包含要声明符合标准而应遵守的
45、条款。p条文的注和示例宜置于所涉及的章、条或段的下方。p章或条中只有一个注时，应在注的第一行文字前标明“注:”。同一章或条中有几个注时，应标明“注l：”、“注2：”、“注3：”等。p章或条中只有一个示例时，应在示例的具体内容之前标明“示例：”。同一章或条中有几个示例时,应标明“示例1：”、“示例2：”、“示例3：”等。86p7、条文的脚注、条文的脚注p条文的脚注用来提供附加信息，应条文的脚注用来提供附加信息，应尽量少用脚注尽量少用脚注。条文的脚注不应包含要求不应包含要求。p条文的脚注条文的脚注应置于相关页面的下边页面的下边。脚注和条文之间用一条细实线分开，细实线长度为版面宽度的四分之一，置于页
46、面左侧。p通常，应使用后带半圆括号的阿拉伯数字从1开始对脚注编号。全文中脚注应连续编号，即：l)、2)、3)等。在需注释的词或句子之后应使用与脚注编号相同的上标数字1）、2）、3）等标明脚注。87p8 8、图（见、图（见GB/T1.1GB/T1.1）p 8.1用法n如果用图提供信息更有利于标准的理解，则宜使用图。每幅图在条文中均应明确提及。n只允许对图进行一个层次的划分。例如：图1可分成a）、b）、c）等。p8.2形式n应根据需要提供准确准确的制版用图。p8.3编号n每幅图都应有编号。图的编号由“图”和从1开始的88n阿拉伯数字组成，例如“图1”、“图2”等。图的编号应一直连续到附录之前，并与
47、章、条和表的编号无关。只有一幅图时，仍应标为“图1”。p8.4图题n图题即图的名称。每幅图宜有图题，并置于图的编号之后。标准中有无图题应统一。n图的编号和图题应置于图下方的居中位置。p8.5图注n图注应区别于条文的注。图注应置于图题之上，并位于图的脚注之前。图中只有一个注时，应在注的89n第一行文字前标明“注：”。同一幅图中有多个注时，应标明“注1：”、“注2：”等。n图注不应包含要求。关于图的内容的任何要求应作为条文、图的脚注或图与图题之间的段给出。p 8.6图的脚注n图的脚注应区别于条文的脚注。图的脚注应置于图题之上，并紧跟图注。n图的脚注应有上标形式的从“a”开始的小写拉丁字母编号，即a
48、、b、c等。在图中需注释的位置应以相同的形式标明脚注。每幅图的脚注应单独编号。n图的脚注可包含要求。91p9、表（见GB/T1.1）p9.1用法n如果用表提供信息更有利于标准的理解，则宜使用表。每个表在条文中均应明确提及。n不允许表中有表，也不允许将表再分为次级表。p9.2编号n每个表都应有编号。表的编号由“表”和从1开始的阿拉伯数字组成，例如“表1”、“表2”等。表的编号应一直连续到附录之前，并与章、条和图的编号无关。只有一个表时，仍应标为“表1”。92p9.3表题p表题即表的名称。每个表宜有表题，并置于表的编号之后。标准中有无表题应统一。p表的编号和表题应置于表上方的居中位置。p9.49.
49、4表头表头p某栏中使用的单位一般应标在该栏某栏中使用的单位一般应标在该栏表头中量的名称之下表头中量的名称之下（见示例（见示例1 1）。）。p如果表中如果表中所有单位均相同所有单位均相同，应在表的，应在表的右上方用一句适当的陈述右上方用一句适当的陈述（如（如“单位：单位：毫米毫米”）代替各栏中的单位（见示例）代替各栏中的单位（见示例2 2）。）。不允许使用示例不允许使用示例3的表头，而应使用示例的表头，而应使用示例4的表头。的表头。95p9.59.5表注表注n表注应区别于条文的注。表注应置于表中，并位于表的脚注之前。表中只有一个注时，应在注的第一行文字前标明“注：”。同一个表中有多个注时，应标明
50、“注1：”、“注2：”等。每个表的表注应单独编号。n表注不应包含要求。关于表的内容的任何要求应作为条文、表的脚注或表中的段给出。p9.6表的脚注n表的脚注应区别于条文的脚注。表的脚注应置于表中，并紧跟表注。96p表的脚注应有上标形式的从“a”开始的小写拉丁字母编号，即a、b、c等。在表中需注释的位置应以相同的形式标明脚注。每个表的脚注应单独编号。p表的脚注可包含要求。第十节第十节 附录附录p1 1、附录的分类、附录的分类p规范性附录p资料性附录p2 2、附录的提及、附录的提及p任何一个附录均应在正文中提及，条文中没有提及的附录均应删除。p3 3、注意事项、注意事项p在目次中标明是规范性的还是资