2023年合同信用管理制度1.pdf

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1、 合同信用管理制度 XXXX 公司合同管理办法 第一章 总则 第一条 目的 规范公司合同管理程序，明确管理职责，界定管理层面，防范经营风险，提高管理效率，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法及有关法律法规，结合我公司实际情况指定本合同管理办法。第二条 适用范围 公司各部门以公司名义对外签订的所有经济合同一律采用本办法、非经济类合同的签订参照本办法的具体规定执行。第三条 合同定义 本办法所称合同是指除劳务合同外，公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第四条 合同管理的定义 合同管理是指对市场调研、资信审查、意向接触、谈判、

2、合同拟定、审查会签、签署、备案、履行、变更、终止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第五条 合同分类 合同包括采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、服务合同等，公司对外采购单列入经济合同进行管理。第六条 合同管理体制 合同管理是公司管理的重要内容，是指公司内部法律监督机制的重要组成部分，公司实行预防为主、分级管理、统一授权、分工负责、归口把关的合同管理体制。合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。第二章 合同管理的部门分工与职责 第七条 归口主管部门及职责 公司法务合约部为合同归口管理部门，对公司合同实行综合归口

3、、分类建档并实施跟踪管理制度，跟踪管理贯穿合同谈判、起草、签订、履行、诉讼的全过程，以及时预防合同风险。法务合约部部在合同管理工作中的主要职责是：（1）贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务，包括提供合同范本、进行资信审查等；（2）建立健全公司合同管理制度，监督、检查各部门合同履情情况；（3）参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订工作。（4）统一管理法定代表人委托书和公证、签订事宜，管理合同专用章；（5）负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度；（6）组织合同管理知识培训；（7）在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严

4、密性、可行性；（8）参与合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼活动；（9）其他相关管理工作。第八条 合同管理体制 需要以公司名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据项目需要指定合同承办人。合同承办部门职责：（1）指定合同承办人，进行市场调研，意向接触，资信调查，报请部门负责人审批；（2）组织合同的谈判；（3）对法务合约部提供的合同范本或经法务合约部审核修改的对方范本进行填充，并组织审查会签；（4）组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书；（5）负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理；（6）收集本办法的执行情况信息，提出修改意见；（7）其他需要承办部门负责的工作。

5、第九条 合同审查会签部门及职责 合同签订之前应当经财务中心、审计督察部、法务合约部，以及合同项目所涉及的相关业务管里部门审查会签。相关业务管里部门范围，由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设等问题确定：（1）财务中心负责对合同支付方式的合理性、风险性、财务手续的合理性、合规性，担保财产合法性、安全性进行审查。（2）审计督察部负责对合同审批手续的合法性以及合同价款的合理、合法性进行审查。对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查。（3）相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业 务范围的相关条款的合法性、可靠性、可

6、行性、安全性是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。（4）法务合约部审查会签职责，按本办法第七条第二款第（7）项的规定执行。第十条 合同承办人职责 承办人应对合同自签订时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律规定及本办法的规定，须及时与本部门负责人、法务合约部进行协商，并以承办人为主进行处理。第十一条 监督主管部门 法务合约部依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行跟踪、管理；审计监督部依其职责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查。第三章 合同签订的一般程序 第十二条 合同草签（1）资信调查，确定合作主体是否

7、符合签约要求、是否具备履行合同的能力，包括：a具有履约能力。b具有履约行用：无严重违约事实。c在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。d其他与合同签订、履行相关的事项。对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。（2）合同填充 根据法务合约部提供的对方合同范本进行合同内容的填充：a价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。b合同有效期限的确定。c合同文本分数应按实际需要确定，但我方至少保存两份用于存档和备案。第十三条 谈判 重大合

8、同应组成谈判小组进行谈判，一般应有财务中心。法务合约部、审计督察部、技术及与合同内容相关的部门人员参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围。（1）召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。（2）承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报。（3）谈判结束后，承办人制作谈判纪要，并经我方全体参加人员签字确认。内容包括：a准备会议情况，包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见等。b谈判情况，包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧，以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。第十四条 审查会签（1）承办人填制合同审批表，附合同草案等经承

9、办部门负责人签署后送会签部门签署意见。（2）会签部门应提出具体审查意见，并由审核人签字。第十五条 审批 承办人将各部门会签后的合同审批表连同合同草案送交法定代表人审批。第十六条 签署与备案 （1）经审批的合同由承办人将正式合同文本送交法定代表人或其授权委托的代理人签署。（2）法定代表人授权委托代理人签署的，应由承办人会同法务合约部办理授权委托书。（3）合同签署后，承办人送法务合约部加盖合同专用章。法务合约部保留合同原件备案。第十七条 公司各部门一律不得以自己名义对外签订合同或履约性质的任何书面文件。第十八条 法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同，应办理授权委托书。第十九条 除即时结清外，签

10、订合同一律采用书面形式。第四章 合同签订的程序 第二十条 对于数额及风险较小的合同，以及特殊紧急情况下的应急事项合同，可不经谈判、会前程序，直接按本办法第十二条、第十五条、第十六条的规定办理。第五章 履行程序 第二十一条 合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可实际履行。合同生效之前，不得实际履行。第二十二条 承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事项，并及时填写合同履行情况统计表，按季度报法务合约部备案。第二十三条 承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际率约情况。对出现的各种问题，及时获取证据、协调处理并向法务合约部及相关部门报告。第六章 变更或解除程序 第二十四条 合同需

11、变更或解除时，合同承办部门应在与法务合约部等部门沟通后，以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合约的协议草案一经达成，需按本办法 第三章的相关规定办理。第二十五条 合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的书面文件、电话、邮件等，应及时与法务合约部等部门沟通，请示法定代表人后，在规定或约定的时间内说面答复对方。如必须变更或解除，应与他方达成变更或解除的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法第三章相关规定办理。第二十六条 对不可抗力或国家政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。第

12、二十七条 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意 并在变更协议上加盖担保单位的公章或合同专用章。第二十八条 需有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。第二十九条 经公证、鉴定的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴定机关备案 第三十条 涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。第七章 纠纷处理 第三十一条 合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须协同法务合约部在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。第三十二条 出现纠纷，承办部门应立即向法务合约部报告，重大情况向法定代表人报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。第三十三条 合同纠

13、纷协商、调解应由合同承办部门与法务合约部共同进行。协商或调节达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调节不能达成一致时，应在法律规定的时效期限内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应同法务合约部确定代理人、应对方案等，并向总裁请示。第八章 档案管理与使用程序 第三十四条 签署合同加盖公司合同专用章由法务合约部统一管理，建立合同管理台帐制度，每次加盖印章均需在台帐上详细等记。合同管理台帐的主要内容包括：序号、合同编号、经办人、签约日期、合同价款、对方单位及备注等。第三十五条 合同盖章签订后公司必须保存两份原件用于存档和备案，防止仅存单份证据可能灭失。承办部门可持复印件一份。

14、第三十六条 合同证据资料包括合同正式签订前、履行过程中、纠纷发生后产生的资料，包括但不限于：合同当事人的资信资料、法定代表人省份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、来往函件、数据电文、招投标文件、合同文本、补充协议、来往函件的签收单据、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以上证据资料由法务合约部分类归档保存。第三十七条 合同文件的流向由法务合约部控制，相关部门如确需借阅、复印或摘录合同资料的，按照公司相关规定执行。第三十八条 档案的使用，按公司档案及商业秘密管理有关规定执行。第九章 附则 第三十九条 本办法有关规定若与国家法律、法规相抵触的，按 国家法律、法规的规定执行。第四十条 本办

15、法由法务合约部制定并负责解释。第四十一条 本办法自公布之日起执行。XXXX 公司 X 年 X 月 X 日 XXXX 公司授权委托事务管理办法 第一章 总则 第一条 为规范公司授权委托事务管理制度，建立并完善公司经营法律风险事前防范体系，保障各项工作依法高效、有序的运行，切实维护我公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国公司法及有关法律法规的规定，结合我公司实际情况制定本办法。第二条 本办法所称授权委托书是指公司法定代表人授权委托公司负责人在授权范围内以公司或其法定代表人的名义行使职权或办理公司有关事务的法律文件，是被授权人或受托部门的权利证明书。第三条 授权委托书中载明的权利应

16、当符合国家法律、法规及公司章程、规章制度的有关规定，不得含有任何违法和违返社会公德的内容。第四条 被授权人或受托部门应当在授权委托书载明的权利范围内诚实并善意的行使该权利。只有授权委托书载明的被授权人或受托部门才能行使该授权委托书所列权利。第五条 公司法定代表人由公司章程规定，是公司的合法代表，有权对外从事所有公司行为，产生的法律后果由公司承担；其他员工依据法定代表人的授权进行相应对外工作，由公司承担授权委托事项 造成的法律后果。第二章 适用范围 第六条 除法定代表人外，向下列政府主管部门申请办理有关登记、审批等手续，需办理授权委托手续的，适用本办法：（一）工商行政管理机关；（二）税务登记机关

17、；（三）商标、专利管理机关；（四）其他政府管理机关。第七条 代表公司进行商务谈判或签订各类合同，需要办理授权委托手续的，适用本办法。第八条 作为公司的代理人进行法律纠纷和解、仲裁、诉讼事务，需要办理授权委托手续的，适用本办法。第九条 公司的或作方，需要开具公司授权委托书的由合作方向相关部门提出申请，相关部门按本办法办理相关委托事项。第三章 管理部门及办理程序 第一节 一般规定 第十条 法务合约部是公司授权委托事务的管理部门、对公司授 权委托事务实行统一归口、分类审批和实时跟踪的管理制度，以有效预防法律风险的发生。第十一条 公司一切授权委托事项，均须由经办人填写授权委托申请表，填写后提交法务合约

18、部审查。经审查符合条件的，报法定代表人审批后办理或经法定代表人审批后直接到法务合约部办理授权委托手续；授权委托申请表的内容主要包括委托人、被委托人、授权委托事项、权限、期限等。第十二条 授权委托书分为“政府公务专用”、“签订合同专用”、“法律纠纷专用”三类，严禁混淆使用。第十三条 出具授权委托书一份留法务合约部备案。第十四条 办理授权委托事务需要使用公司印章的，参照公司印章管理制度执行，严禁向任何人出具加盖印章的空白授权委托书。第十五条 被委托人应在授权代理期限和权限范围内，尽职尽责的完成委托事项，未经公司法定代表人同意不得擅自转委。第十六条 如果被委托人在授权期限内未完成委托事项，所属部门应

19、当及时向法务合约部说明情况，并应在授权期届满后三日内将授权委托书交回。需要重新授权或延长授权期限的，由法务合约部根据实际情况予以办理。第十七条 如果被委托人超越委托权限对外进行承诺或者签订合 同等法律事务活动，所属部门应当及时向法务合约部说明情况，由法务合约部出具意见报法定代表人批示。第十八条 被委托人应定期向法务合约部说明办理授权委托事务的进展情况，以及时发现并纠正问题，防止造成经济损失。第十九条 被授权人要妥善保管好授权委托书，不得出借、损毁、遗失等；出现上述情况时，应立即书面报告法务合约部。被授权人申请补办的，由法务合约部审核后，视情况决定是否补办。第二十条 根据工作需要，公司法定代表人

20、可以随时通知法务合约部撤回或部分撤回授权委托。授权委托书持有人在接到通知后应及时将其授权委托书交至法务合约部，由法务合约部在该授权委托书上注明“撤销”字样，并注明撤销日期。此时，该授权委托书失效。公司法定代表人部分撤回授权委托的，政策法务部应根据授权委托人现授权权限，为其重新办理授权委托书。必要时，原被授权人所在部门应将撤销或撤回情况通知相关当事人。第二十一条 授权委托书一经撤销或授权一经撤回，其效力则不可恢复。第二十二条 授权委托出现下列情况时终止：（一）授权期限届满或受托事务办理完毕；（二）委托人取消授权或被委托人辞去委托；（三）被委托人职务变动或丧失行为能力，不能完成受托事务；（四）被授

21、权部门解散、合并、分立或者业务范围发生变动。授权终止时，有关的授权委托书同时失效。其中，因出现前款第（二）、（三）、（四）项情况而使授权委托终止的，被委托人或其所在部门应负责将授权委托书及时交回公司法务合约部存档。第二节 政府公务 第二十三条 办理公务，应使用政府公务专用授权委托书。第二十四条 经办人向法务合约部提交的授权委托申请表，应由部门负责人签字确认，重大事项须由法定代表人审批。第二十五条 法务合约部根据经办人的申请，经审查符合条件的，办理授权委托手续；不符合条件的，应说明情况并要求经办人补充。第二十六条 被委托人在办理具体委托事务时，如果确有必要为授权以外的行为时，应当事先通知法务合约

22、部，必要时应请示法定代表人，经批准后方可进行；其委托手续应在代理事项完成二日内补齐。第二十七条 被委托人在委托事项完成后三日内，应向法务合约部提交工作报告，负载法务合约部留存的授权委托书上备案；该工作报告的内容包括授权委托事项的具体办理经过及结果、委托书是否收回或者交给对方等。第三节 签订合同 第二十八条 对外进行谈判及签订合同需要办理授权委托手续的，应使用签订合同专用授权委托书。第二十九条 洽谈、签订合同需要办理授权委托手续的，由经办人填写授权委托申请表，经部门负责人签字确认后提交法务合约部，经审查符合条件的，报法定代表人审批办理授权手续；不符合条件的，应说明情况并要求经办人补充。第四节 法

23、律纠纷 第三十条 本节所述法律纠纷是指已移交至法务合约部并指派给专人处理的，公司运营过程中对内对外产生的一切纠纷。第三十一条 处理法律纠纷，应使用法律纠纷专用授权委托书。第三十二条 经办人填写授权委托申请表，由法务合约部门负责人签字确认，报法定代表人审批后办理授权委托手续。第三十三条 需要外聘法律顾问处理的，应由法务合约部指派一名工作人员与法律顾问共同担任代理人；由我公司指派的代理人员办理授权委托申请手续。第三十四条 外聘法律顾问单位提供授权委托书格式的，由法务合约部对其形式、内容予以审查。经审查无异议的，办理授权委托手续；有异议的，双方协商修改。第三十五条 被委托人在纠纷处理完毕后三日内，应

24、向法务合约 部办理案卷归档；案卷应包括授权事项、办理情况、委托书是否收回或者交给对方等。法务合约部留存的授权委托书应附于案卷中存档备查。第四章 法律责任 第三十六条 被委托人违反本办法的规定从事无权代理、越权代理或超过代理期限代理等行为的，由行为人自行承担相应法律责任。第三十七条 被委托人在授权委托事务办理过程中，存在玩忽职守、假公济私等行为的，经法务合约部查证属实，立即收回授权委托书取消对其授权，同时拟订对相关责任人的处罚意见报送法定代表人批示执行。第三十八条 以欺诈、窃取、伪造等不正当方式取得授权的，一经查实，立即解除行为人的职务；因此造成的所有法律后果，由行为人自行承担。第三十九条 违反

25、公司规定及本办法出具、取得、使用空白授权委托书，给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。第四十条 对被委托人及相关责任人违反本办法规定的行为，公司将按照情节轻重给予警告、记过、降职、辞退等处分。被委托人、行为人给公司造成经济损失的，由其按照实际损失额给予赔偿；情节严重的，移交司法机关处理，其直接领导者负连带责 任。第五章 附则 第四十一条 本办法由法务合约部制定并负责解释。第四十二条 本办法有关条款若与国家法律、法规有关规定相抵触的，从其规定。第四十三条 本办法自公布之日起执行。XXXX 公司 X 年 X 月 X 日 授权委托申请表 编号：授权委托书（政府公务专用）兹授权 代表本公司前往办理 事宜。代理权限为：。此授权有效期限为 年 月 日 至 年 月 日。本公司对其授权范围 月 日 编号：授权委托书（签订合同专用）兹授权 代表本公司就 进行洽谈，签订合同。此授权有效期限为 年 月 日 至 年 月 日。本公司对其授权范围 月 日 编号：授权委托书（法律纠纷专用）委托人：济南陆丰设备安装工程有限公司 被委托人：工作单位：职务：被委托人：工作单位：职务：现委托 在我公司与 纠纷一案中，担任我公司的诉讼代理人。代理人的代理权限为：承认、放弃、变更诉讼请求；收集有关证据；参加庭审进行和解，提起反诉、上诉；签收法律文书。委托人：XXXX 公司 年 月 日