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1、国泰君安法律事务管理业务 流程改进建议概述 编号：GTJALA当前，国泰君安法律事务总部参与公司的决策，帮助实现公司的依法管理；为重大项目、各项业务活动和经营决策提供法律服务。未来，法律事务总部将在继续承担原有职责的基础上，积极开展法律研究，尤其是证券法律研究，并向公司提供法律研究和政策研究的结果，对公司员工进行法律培训，指导业务工作的进行；法律事务总部还将参与公司各项规章制度的制定，成为公司对外各项法律相关工作的唯一接口，进一步强化法律事务总部的咨询职能。国泰君安法律事务总部现有流程4份，覆盖了法律事务总部在聘请律师、出具法律意见、审查合同、代理诉讼等方面的工作内容。基于对现有流程的分析以及
2、与先进的法律支持工作的比较，现给出对于现有流程的分析以及主要改进建议如下：1.法律事务总部对公司未来的组织架构影响不大，公司未来的组织架构对法律事务总部的影响也不大。目前，法律事务总部为整个公司的所有人员提供与法律相关的服务，未来法律事务总部将为国泰君安母公司所有部门和专业子公司所有部门提供法律服务。并对子公司收取一定费用。2.新建法律事务总部对其他部门和子公司的培训流程。国泰君安法律事务总部可以通过对其他部门和子公司的培训和交流来推动本部门的工作。主要包括：国家法律法规的培训交流和公司法律业务制度的培训。每年法律事务总部根据公司整体战略的需要，以及部门和员工实现绩效的普遍障碍，向人力资源总部
3、提交对所有员工的法律方面的培训建议。对于法律法规的宣传，法律事务总部应当密切注意有关法律法规的变动，并将相应的变动信息更新在法律事务总部的网站上，允许公司各个部门、子公司以及员工在网上浏览，该网页应当包括具体修改内容，对各个部门分别有什么影响。在每次法律法规修改时，应该将网页的网址以电子邮件的形式投递到每个员工的信箱中。法律事务总部负责对其他部门、子公司人员培训课程的内容。内容主要有，法律法规变动对某些业务的重大影响，其他部门、子公司人员在申请法律服务时，产生的普遍性问题，法律事务总部的业务规程。3.新建法律事务总部和公司研究所的正式沟通流程。国泰君安法律事务总部在每年年初时向公司研究所提交当
4、年需要的科研支持清单，研究所根据该清单向法律事务总部提供当年的服务。4.新建外聘律师以及外部合作法律机构筛选流程。国泰君安目前尚没有统一的标准对外聘律师和外部合作法律机构进行筛选。建议法律事务总部参照公司业务部门以及子公司的提议，根据外聘律师和合作法律机构的资信、能力、业绩等多种因素对其进行筛选，并定期评估，更新首选合作者名单。同时记录外聘律师和外部法律机构为公司服务的详细情况和效果，作为定期评估的依据。该流程将帮助公司获取长期的外部法律合作机构和个人。5.新建和其他部门的定期沟通流程。国泰君安法律事务总部目前没有与其他部门进行定期（每月或每季度）的沟通。未来应该建立这种沟通，在这种定期沟通中
5、，法律事务总部可以将本部门的一些研究成果和业务变动告诉其他部门或子公司；其他部门或子公司也可以告诉法律事务总部自身的一些变化，同时双方还可以讨论有关业务的标准合同模板的修改问题，包括标准合同模版的制定、使用比率、修改情况等。标准合同可以同时豁免法律事务总部和母子公司风险管理部的审核。6.整合外聘律师流程和代理诉讼流程。目前，国泰君安法律事务总部在处理代理诉讼业务时，会考虑指定外聘律师处理该业务；其他业务部门在遇到法律事务需要外聘律师时，会象法律事务总部提出申请。未来可以考虑将这两个流程整合。各个部门或者专业子公司在需要法律援助时（无论是否诉讼业务），向法律事务总部提出正式需求，在需求中，可以明
6、示是倾向于外聘律师还是使用内部服务。法律事务总部根据当时部门的实际情况以及业务需要，决定是否外聘律师。如果决定外聘律师，应当根据业务的实际情况从公司的长期法律服务合作者中进行选择，并对该项服务进行跟踪，定期记录，以便监控法律服务提供者的绩效。7.明确法律事务总部工作成果报送领导的标准。当前，法律事务总部在出具法律意见进行代理诉讼时，会根据实际需要将处理结果报送相关领导或其他部门，但是并没有明确的标准。法律事务总部可以与公司的相关领导协商，确定报送的标准，如：业务种类、金额大小、涉及客户的等级等多种因素。8.设计制作标准信息收集表格或清单。法律事务总部应该对本部门的经常性业务进行分析，评估这些业务普遍需要的信息，并设计相应的信息收集表格。在其他部门或者子公司向法律事务总部提出服务申请时，必须按要求填写这些表格，通过这些表格递交申报材料或者服务请求材料。如果能够通过公司的信息系统来提交申报材料或服务申请，还可以方便信息的归档和存储。国泰君安法律事务管理业务 流程改进建议概述（续）编号：GTJALA