办公自动化第4章12092.pptx

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1、第四章第四章办公中的表格与图表处理办公中的表格与图表处理 4.1 4.1 4.1 电子表格与数据图表的相关知识 电子表格与数据图表的相关知识电子表格与数据图表的相关知识 4.1.1 4.1.1 4.1.1 电子表格的类型划分和软件选取 电子表格的类型划分和软件选取电子表格的类型划分和软件选取类 类 型 型 详细 详细 分 分类 类 举 举 例 例文字表 文字表格 格规则的文字表格 规则的文字表格 课程表、作息时间表、值班表等 课程表、作息时间表、值班表等复杂的文字表格 复杂的文字表格 个人简历表、项目申报表等 个人简历表、项目申报表等数字表 数字表格 格数字不参与运算 数字不参与运算 出货单、

2、发货单等 出货单、发货单等数据统计报表 数据统计报表 产品出库统计表、损益表等 产品出库统计表、损益表等数据库格式表格 数据库格式表格 学生成绩表、公司销售表等 学生成绩表、公司销售表等数据关联表格 数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度 由各个月份数据表格组成的年度考勤表 考勤表电子表格制作的软件选取原则电子表格制作的软件选取原则1 11 规 规规则 则则的 的的文 文文字 字字表 表表格 格格用 用用Word WordWord中 中中的 的的“插 插插入 入入表 表表格 格格”方 方方法 法法或 或或者 者者直 直直接 接接利用 利用利用Excel ExcelExcel填表完成。填表完成

3、。填表完成。2 22 单 单单元 元元格 格格悬 悬悬殊 殊殊的 的的复 复复杂 杂杂文 文文字 字字表 表表格 格格，利 利利用 用用Word WordWord的 的的“绘 绘绘制 制制表 表表格 格格”方法制作。方法制作。方法制作。3 33 形 形形状 状状虽 虽虽然 然然很 很很不 不不规 规规则 则则，但 但但可 可可明 明明显 显显看 看看出 出出大 大大的 的的单 单单元 元元格 格格是 是是由 由由小 小小的 的的单 单单元 元元格 格格组 组组合 合合而 而而成 成成，适 适适宜 宜宜于 于于用 用用Excel ExcelExcel制 制制作 作作，大 大大的 的的单 单单元

4、元元格 格格可 可可通 通通过选取单元格区域，然后 过选取单元格区域，然后过选取单元格区域，然后“合并居中 合并居中合并居中”来实现。来实现。来实现。4 44 包 包包含 含含大 大大量 量量数 数数字 字字并 并并且 且且需 需需要 要要进 进进行 行行公 公公式 式式、函 函函数 数数运 运运算 算算的 的的表 表表格 格格最 最最好 好好使用 使用使用Excel ExcelExcel制作。制作。制作。5 55数据统计报表和数据库表格适合使用 数据统计报表和数据库表格适合使用数据统计报表和数据库表格适合使用Excel ExcelExcel制作。制作。制作。4.1.2 4.1.2 数据图表的

5、类型划分数据图表的类型划分 和软件选取和软件选取 使用较多的图表有柱形图、条形图、使用较多的图表有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图。折线图、饼图、散点图。4.2 4.2 利用利用WordWord制作文字表格制作文字表格 4.2.1 4.2.1 规则表格的制作规则表格的制作 用 用用“插入表格 插入表格插入表格”方法。以制作 方法。以制作方法。以制作“日程安排 日程安排日程安排表 表表”为例。为例。为例。1.创建表格2.填充内容3.制作斜线表头创建表格创建表格创建表格的方法 创建表格的方法创建表格的方法 表格中的各种标记 表格中的各种标记表格中的各种标记表格中常用的选定方法 表格中常用的选定

6、方法表格中常用的选定方法：选定表格、行、：选定表格、行、：选定表格、行、列、单元格。列、单元格。列、单元格。在表格中增删行、列 在表格中增删行、列在表格中增删行、列4.4.格式设置：格式设置：5.5.表格属性表格属性 6.6.表格大小、对齐方式；表格大小、对齐方式；7.7.行高，跨页断行，标题行重复；行高，跨页断行，标题行重复；8.8.列宽；列宽；9.9.单元格。单元格。4.2.2 4.2.2 复杂表格的制作复杂表格的制作 需要使用 需要使用需要使用“绘制表格 绘制表格绘制表格”、“擦除 擦除擦除”、“合并单元格 合并单元格合并单元格”和 和和“拆分单元格 拆分单元格拆分单元格”等工具手动进行

7、绘制。以 等工具手动进行绘制。以等工具手动进行绘制。以“报名表 报名表报名表”为例。为例。为例。1.1.绘制绘制“报名表报名表”框架框架2.2.(1)(1)(1)绘制 绘制绘制“报名表 报名表报名表”表格 表格表格3.3.(2)(2)(2)添加行 添加行添加行 拆分单元格 拆分单元格拆分单元格4.4.(3)(3)(3)处理跨行的单元格 处理跨行的单元格处理跨行的单元格 合并单元格 合并单元格合并单元格5.5.(4)(4)(4)添加列 添加列添加列2.2.对表格进行精确调整对表格进行精确调整 使用 使用使用“表格属性 表格属性表格属性”。（1 11）对整个表格：居中。）对整个表格：居中。）对整个

8、表格：居中。（2 22）行的设置：行高。）行的设置：行高。）行的设置：行高。（3 33）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。（4 44）边框设置。）边框设置。）边框设置。4.3 4.3 利用利用ExcelExcel制作数字表格和图表制作数字表格和图表以 以以“上半年销售统计 上半年销售统计上半年销售统计”为例 为例为例。1.1.1.数据表格的创建 数据表格的创建数据表格的创建 2.2.2.用函数计算数据 用函数计算数据用函数计算数据 SUM,AVERAGE,MAX,MIN.SUM,AVERAGE,MAX,MIN.SUM

9、,AVERAGE,MAX,MIN.单元格的三种引用方式：单元格的三种引用方式：单元格的三种引用方式：（1 11）相对引用：）相对引用：）相对引用：B3,B3,B3,代表参数的单元格需要变化 代表参数的单元格需要变化代表参数的单元格需要变化（2 22）绝对引用：）绝对引用：）绝对引用：$B$3$B$3$B$3，不需要变化，不需要变化，不需要变化（3 33）混合引用：）混合引用：）混合引用：B$3 B$3 B$3，$B3$B3$B3，只有列或行变化，只有列或行变化，只有列或行变化 3.3.3.表格的格式化设置 表格的格式化设置表格的格式化设置 4.4.4.制作图表 制作图表制作图表（1 11）制作

10、嵌入式图表（柱形图）制作嵌入式图表（柱形图）制作嵌入式图表（柱形图）（2 22）制作单独的三维柱状图表）制作单独的三维柱状图表）制作单独的三维柱状图表（3 33）制作不连续数据区域的图表）制作不连续数据区域的图表）制作不连续数据区域的图表 4.4 4.4 制作制作ExcelExcel关联表格关联表格 Excel ExcelExcel的 的的关 关关联 联联表 表表格 格格，是 是是指 指指在 在在一 一一个 个个或 或或多 多多个 个个工 工工作 作作簿 簿簿中有一定关联关系的工作表的总称。中有一定关联关系的工作表的总称。中有一定关联关系的工作表的总称。在 在在办 办办公 公公中 中中制 制制

11、作 作作表 表表格 格格时 时时，有 有有些 些些数 数数据 据据的 的的存 存存放 放放和 和和计 计计算 算算需 需需要 要要使 使使用 用用多 多多个 个个工 工工作 作作表 表表，并 并并且 且且相 相相互 互互之 之之间 间间需 需需要 要要引 引引用 用用和 和和参 参参照 照照。这 这这就 就就需 需需要 要要使 使使用 用用Excel ExcelExcel的 的的关 关关联 联联表 表表格 格格操 操操作 作作来 来来实 实实现 现现数据的处理。数据的处理。数据的处理。以以“歌手大奖赛计分歌手大奖赛计分”为例为例 计分规则 计分规则计分规则:每 每每一 一一个 个个参 参参加

12、加加决 决决赛 赛赛选 选选手 手手的 的的得 得得分 分分满 满满分 分分为 为为100 100100分 分分，包 包包括 括括以 以以下 下下三 三三大部分：大部分：大部分：歌唱得分、素质得分、声乐得分 歌唱得分、素质得分、声乐得分歌唱得分、素质得分、声乐得分 以 以以上 上上三 三三项 项项分 分分数 数数之 之之和 和和为 为为该 该该选 选选手 手手的 的的总 总总得 得得分 分分，按 按按照 照照该 该该成 成成绩 绩绩的 的的名次确定最终的获奖等级。名次确定最终的获奖等级。名次确定最终的获奖等级。参 参参加 加加决 决决赛 赛赛的 的的选 选选手 手手共 共共20 2020人 人

13、人，比 比比赛 赛赛前 前前通 通通过 过过抽 抽抽签 签签确 确确定 定定出 出出场 场场顺 顺顺序 序序，比 比比赛 赛赛结 结结束 束束需 需需要 要要确 确确定 定定综 综综合 合合成 成成绩 绩绩一 一一等 等等奖 奖奖1 11人 人人，二 二二等 等等奖 奖奖3 33人 人人，三 三三等 等等奖 奖奖5 55人，其余为优秀奖。人，其余为优秀奖。人，其余为优秀奖。现 现现在 在在需 需需要 要要制 制制作 作作一 一一套 套套用 用用来 来来计 计计算 算算选 选选手 手手分 分分数 数数的 的的表 表表格 格格，以 以以便 便便在 在在比 比比赛 赛赛现场能够很快算出分数。现场能够

14、很快算出分数。现场能够很快算出分数。基本步骤基本步骤1.1.1.工作表的添加和更名 工作表的添加和更名工作表的添加和更名2.2.2.“主界面 主界面主界面”工作表的制作 工作表的制作工作表的制作:3.3.3.网格线：工具 网格线：工具网格线：工具 选项 选项选项 视图 视图视图4.4.4.超链接：右键 超链接：右键超链接：右键 超链接 超链接超链接 本文档中的位置 本文档中的位置本文档中的位置3.3.3.“计分规则 计分规则计分规则”工作表的制作 工作表的制作工作表的制作 重点：大块文字在 重点：大块文字在重点：大块文字在Excel ExcelExcel中的输入 中的输入中的输入 文本框。文本

15、框。文本框。4.“4.“4.“选手情况 选手情况选手情况”工作表的制作 工作表的制作工作表的制作5.“5.“5.“歌唱得分 歌唱得分歌唱得分”、“素质得分 素质得分素质得分”、“声乐得分 声乐得分声乐得分”、“综 综综合得分 合得分合得分”、“评奖结果 评奖结果评奖结果”工作表的制作：工作表的制作：工作表的制作：重点：函数的应用。重点：函数的应用。重点：函数的应用。函数的应用函数的应用1.1.垂直查找函数 垂直查找函数垂直查找函数 VLOOKUP VLOOKUPVLOOKUP2.2.VLOOKUP VLOOKUPVLOOKUP（需要在数据表第一列查找的值，要在其（需要在数据表第一列查找的值，要

16、在其（需要在数据表第一列查找的值，要在其中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）3.3.3.VLOOKUP VLOOKUP VLOOKUP（C3,C3,C3,选手情况！选手情况！选手情况！$A$3:$B$18,2$A$3:$B$18,2$A$3:$B$18,2）2.2.跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表 跨工作表跨工作表:工作表名 工作表名工作表名!单元格地址 单元格地址单元格地址 跨工作簿 跨工作簿跨工作簿:工作簿名 工作簿名工作簿名 工

17、作表名 工作表名工作表名!单元格地址 单元格地址单元格地址 如 如如:计算机成绩 计算机成绩计算机成绩.xls.xls.xls 上机成绩！上机成绩！上机成绩！B4 B4B43.3.利用利用 IF IF 函数避免函数避免“NNA”A”错误。错误。错误提示信息 错误提示信息错误提示信息:#：输入单元格的数值太长；：输入单元格的数值太长；：输入单元格的数值太长；#N/A#N/A#N/A：函数或公式中没有可用的数值；：函数或公式中没有可用的数值；：函数或公式中没有可用的数值；#REF!#REF!#REF!：单元格引用无效：单元格引用无效：单元格引用无效 IF(IF(IF(条件，表达式，表达式）条件，表

18、达式，表达式）条件，表达式，表达式）IF IF IF（C3=“”,“”,VLOOKUP C3=“”,“”,VLOOKUPC3=“”,“”,VLOOKUP（C3,C3,C3,选手情况！选手情况！选手情况！$A$3:$A$3:$A$3:$B$18,2$B$18,2$B$18,2）本章小结本章小结 重点 重点重点：电子表格和图表的类型划分和软件的选取。电子表格和图表的类型划分和软件的选取。用用WordWord熟练制作和编辑表格。熟练制作和编辑表格。用用ExcelExcel熟练制作和编辑表格和图表。熟练制作和编辑表格和图表。用用ExcelExcel制作关联表格。制作关联表格。难点 难点难点：函数的使用；函数中单元格引用方式。函数的使用；函数中单元格引用方式。函数的使用；函数中单元格引用方式。