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1、湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则1 总则为加强和规范湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案，确保工程项目档案的齐全完整和系统准确，根据中华人民共和国档案法和国家关于建设项目（工程）档案管理有关规定、办法，以及国家电力公司颁布的农村电网建设与改造工程档案管理办法（试行）的要求，结合本单位10千伏及以下配网建设与改造工程项目规划和建设的实际情况，特制定本细则。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则2 适用范围 本制度适用于湛江供电局建设的10千伏及以下配网建设与改造工程项目档案管理（含使用农电运行管
2、理费资金建设的工程）。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则3 相关文件3.1广东电网公司建设项目档案实施细则（S.00.00.01/G103-0007-0810-1248）3.2广东电网公司建设项目档案业务规范（S.00.00.01/Q303-0001-0810-1190）3.3湛江供电局建设项目档案管理细则（F.10.00.01、G103-0001-0812-3722）3.4湛江供电局声像档案归档制度湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则4 建设项目档案管理的主要任务4.1 贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策，以及南方电网公司、广东电网公
3、司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步开展。4.2工程建设各有关单位要将10千伏及以下配网建设与改造工程项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则4.3 执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。4.4 执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。4.5 为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工
4、程档案管理细则5 建设项目档案管理机构及职责5.1 10千伏及以下配网建设与改造工程档案纳入湛江供电局档案综合管理，实行统一规范、标准，分级归档保存。5.2 10千伏及以下配网建设与改造工程档案（设计、施工、竣工部分）由项目实施单位（各区局及县（市）供电局）负责收集、整理及保存，湛江供电局办公室、工程建设部、生产技术部、市场及客户服务部负责监督指导。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则5.3 湛江供电局职能部门的管理职责5.3.1 办公室负责建设项目档案工作规范性的组织、管理和协调，督促和协助项目规划、建设、生产管理部门控制项目档案的齐全完整和系统准确；负责管理和保存纳入湛江
5、供电局综合档案管理的各门类档案中项目档案资料（工程的综合性建设管理文件，计划、批复、合同、招投标类等）。5.3.2 项目管理部门（计划发展部、工程建设部、市场及客户服务部、生产技术部）将本细则工作要求纳入项目管理中，负责协调和督促项目实施单位、参建单位落实项目档案责任制；督促检查项目实施单位、参建单位严格监控项目档案的齐全完整、系统准确；负责将项目档案工作要求纳入招投标合同条款中并监督落实；按本细则要求验收项目档案；负责管理和保存项目规划、审计工作形成的项目档案资料。5.3.3 财务部做好项目工程的决算工作，负责向工程部移交。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则5.4 项目实
6、施单位（各区局及县（市）供电局）职能部门的管理职责。5.4.1 办公室对项目档案的标准、规范性负责；督促和协助项目管理部门开展项目档案管理工作，协助项目管理部门做好档案专项验收工作；制定本单位项目档案管理规定，明确项目档案管理各部门的职责和流程，确保项目档案的收集、整理和保管符合本细则要求。5.4.2 项目管理部门对项目档案建设过程文件的齐全、完整、准确性负责；协调和督促各参建单位严格执行本细则；按本细则要求验收项目档案，并根据本单位职责分工向项目档案保管部门移交全套经验收合格的项目档案。5.4.3 使用农电运行管理费资金建设的项目，财务部做好项目工程的决算工作，负责向市场部移交。湛江供电局1
7、0千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则5.5 项目参建单位的职责5.5.1 设计单位负责将项目档案工作纳入设计管理程序；指定人员负责项目设计文件的收集整理；按合同条款要求向项目实施单位提供全套经整理的设计文件，并对所移交的工程档案信息准确性负责。5.5.2 施工单位负责将项目档案工作纳入施工管理程序；指定人员负责项目施工文件的收集整理；按合同条款要求向项目实施单位提供全套经整理的施工文件（含电子目录），并对所移交的工程档案信息准确性负责。5.5.3 监理单位负责将项目档案工作纳入监理管理程序，指定人员负责项目监理文件的收集整理；按合同条款要求向项目实施单位提供全套经整理的监理文件（含电子目
8、录）。履行监理职责，对项目工程档案信息齐全完整性、系统准确性进行全方位、全过程的监理和审核，向项目实施单位提交项目档案管理情况说明。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6 建设项目档案管理的内容6.1 建设项目档案工作的组织6.1.1湛江供电局办公室按照项目档案工作的国家、行业标准，负责建立湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程建设项目档案工作业务规范和标准，并督促项目管理部门、项目实施单位、各参建单位严格执行。6.1.2 湛江供电局项目管理部门负责督促项目实施单位、各参建单位落实项目档案工作领导人责任制。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.1.3
9、项目实施单位、各参建单位要将项目档案工作纳入项目管理程序和工作计划，设立项目档案管理机构和人员，建立适应项目建设管理需要的档案管理网络人员队伍。6.1.4 湛江供电局项目管理部门在签订项目建设各类合同时需明确项目档案质量、数量、移交时间等要求。6.1.5 湛江供电局办公室结合本单位实际，按照省公司统一部署，依据电网建设年度任务，组织项目管理部门共同开展10千伏及以下配网建设与改造工程项目档案的抽查和考核工作，负责向上级机关上报汇总情况。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.2建设项目档案的安全保密6.2.1项目实施单位、各参建单位要建立有关制度和措施，防止人为丢失或保管不善
10、，确保档案安全。6.2.2项目实施单位、各参建单位要建立符合要求的库房保管项目档案；施工现场配备文件收集袋(盒)及专用文件柜，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3 建设项目文件的收集、整理、案卷构成及归档6.3.1 工程资料的收集归档范围 10千伏及以下配网建设与改造工程档案应归档保存的文件材料包括:项目的提出、调研、可研、评估、决策、审批、计划、勘测、设计、招投标、物资供应、施工、安装、调试、监理、生产准备、试生产、工程竣工验收和审计等工作中形成的各种载体的文件材料。具体按10千伏及以下配网建设与改造工程档案归档
11、案范围、保管期限、分类参照表（详见附录1）的范围收集整理工程档案。6.3.2项目档案的分类、立卷和档号的编制6.3.2.1 10千伏及以下配网建设与改造工程档案的分类应按照原能源部颁布的供电企业档案分类表进行，归入“824”类，案卷的构成应符合GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求。6.3.2.2 10千伏及以下配网建设与改造工程档案，以年度下每一批工程（以批复文件为准）为一个目录单位编制档案，按以下方法编制：湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则同一目录代号下案卷按以下要求编制：（1）先编制工程管理性
12、文件材料，再编制工程建设(施工)文件材料；先编制10千伏线路工程文件材料，再编制低压线路工程文件材料。（2）一个完整的工程项目的立卷参照附录1所列的案卷内容分别组卷。以一批工程项目批复立项的工程，其中产生的反映整批工程情况的综合管理性文件材料（如工程的请示、批复和招投标文件等）可归入同一案卷，其他反映单个工程项目的文件材料（如工程预算书、竣工图等）按单个工程项目立卷，同一目录下，先编制综合管理性文件案卷，再编制单个项目工程的案卷。（3）低压线路工程项目视产生的文件材料的多少，可立一个或多个案卷。（4）案卷及卷内文件的排列顺序与工程项目表保持一致。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管
13、理细则6.3.3案卷质量要求6.3.3.1工程文件材料的组卷必须遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，并便于保管和利用。6.3.3.2 卷内文件材料编制的具体要求（1）所有归档的文字材料都必须是原件。（2）文字材料幅画一律采用A4纸（210297毫米）尺寸，小于标准的应用A4尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。裱贴时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，签证意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应折成A4纸大小。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则（3）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。严禁使用圆珠笔、
14、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写、签批，传真纸要复印后归档。如确有外单位形成不符合书写要求（如用圆珠笔或铅笔等）但又难以整改的文件材料时，档案编制单位应进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码。（4）施工技术记录、工程签证章、材料试验单、设计修改通知单、工程联系单、验收交接证书等必须签字手续齐全，不能以盖章打印代替签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章，施工技术记录表格应符合电力行业标准。（5）卷内文件的排列：文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有
15、图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.3 竣工图的编制要求（1）竣工图的编制工作一般以设计施工图纸为基础，以各种设计变更文件为补充修改依据。（2）施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图”章（见附录2图2）后作为竣工图。竣工图要求逐张加盖档号章和竣工图章，要求使用不褪色红色印泥加盖在蓝图右下角设计图标上方或尽量靠近图标不压盖图形文字的地方。竣工章的编制单位栏填写编制单位全称，“编制人、技术负责人和监理人”栏必须本人亲笔签名。（3）施工图有局部变动的，在原施工图上进行修改、补充、并用红色印泥加
16、盖设计变更修改章后作为竣工图。竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位。竣工图的修改、标注方法按行业标准规定进行。设计变更修改章内容、尺寸参见附录2图3。（4）竣工图图样按A4（297mm210mm）尺寸折叠，标题栏外露。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.4 案卷的装订要求（1）案卷内不允许有金属物。（2）案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式，同一项目应统一应用一种形式。（3）竣工图不装订成册。（4）装订的案卷应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。装订的案卷厚度一般不超
17、过40mm。（5）不装订的案卷，应在每份文件材料的左上角加盖档号章，图纸在图样标题栏的右上方加盖档号章，并按文件排列顺序填写档号和件号。档号章样式见附件2图1。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.5 案卷的编目编制卷内文件页号:（1）装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号（使用打码机编写页码），单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。（2）印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，或选择卷内文件单份装订组卷的，原文件页码可代替案卷页码，不必重新编写页码。（3）竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需
18、盖档号章。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.6 6.3.3.6 案卷构成的排列顺序：案卷构成的排列顺序：案卷封面案卷封面卷内目录卷内目录文件材料文件材料备考表。备考表。6.3.3.7 编制档案目录。同一项目的档案目录应形成目录夹，档案目录夹的排列顺序：竣工档案立卷说明科技档案分类目录对应分类目录中的卷内目录。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.8 装具规格及制成材料（1）档案盒、卷皮及卷内备考表采用无酸纸制作。（2）档案盒外表尺寸为305mm220
19、mm，厚度分别为20、30、40、50、60mm。（3）案卷表格（卷内目录、分类目录、备考表）规格为：297mm210mm。（4）卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.9 项目声像档案的整理（1）声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等。（2）声像类资料应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工落成典礼和竣工工程实体及其施工过程中反映重要部位、隐蔽工程、使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。（3）凡归档的声像材料要用文字说明，包括主题内容（如反映其一部位的要说明具体部位）、拍摄者或录制者、拍摄或录制日期等。（4）声像档案
20、的具体整理要求和保管参照湛江供电局声像档案管理制度进行。6.3.3.10 竣工档案资料编制份数 归档的档案资料要求至少1套，各单位可根据本单位生产运行部门的要求确定所需文件材料的编制份数，移交运行部门使用。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则6.3.3.11项目档案移交时间 工程资料要求在工程投产后2个月内移交至档案保管部门。6.3.3.12项目档案的验收和移交 项目档案的验收工作和工程验收工作同步进行，实行三级验收。各施工单位将竣工资料整理完毕后，应按本细则规定组织内部验收，验收合格后上交项目实施单位工程管理部门验收，湛江供电局工程管理部门作最后验收。验收合格后的项目档案移
21、交档案保管部门。项目的每级移交都应填写工程档案移交表（见附录4表 1）和工程档案案卷移交目录（见附录4表2），移交目录可用工程档案分类目录代替。移交表要作为归档文件归入该项目档案。对不能按合同及规定的要求向项目建设单位项目实施单位进行项目档案移交的参建单位，项目建设单位按合同条款扣留质量保证金。湛江供电局办公室和项目管理部门负责对项目档案工作进行抽查和考核。湛江供电局10千伏及以下配网建设与改造工程档案管理细则7 附则7.1 本细则由湛江供电局办公室负责解释。7.2 本细则自印发之日起执行。8 附录8.1附录1：10千伏及以下配网建设与改造工程档案资料归档范围、保管期限、分类参照表 8.2附录2：档号章、竣工图章、设计变更修改章样式8.3附录3：项目档案案卷表格及案卷封面格式8.4附录4：工程档案移交表和工程档案移交目录格式