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1、第第4章章 系统管理与企业应用平台系统管理与企业应用平台4.1 系统初始化4.2 系统管理4.3 企业应用平台4.1 系统初始化系统初始化l 系统初始化定义l系统初始化就是手工会计初次转换为会计电算化时所做的一系列工作,或者是结合本企业的实际情况，将一个通用的会计信息系统改造为适合本企业核算要求的、专用会计核算系统。l 系统初始化内容l主要包括整个系统的初始化和各系统的初始化两个方面。l 整个系统初始化主要包括系统管理、系统基础设置（基本信息、基础档案、数据设置、单据设置等）。l 为什么要进行初始化工作？l 基于会计信息系统的基于会计信息系统的“非零起点非零起点”状态状态l 基于定制核算方法、
2、核算账户、会计信息输出格式基于定制核算方法、核算账户、会计信息输出格式等工作的内在要求等工作的内在要求l 初始化过程也是建立会计核算体系的过程初始化过程也是建立会计核算体系的过程l 初始化工作是初始化工作是“一劳永逸一劳永逸”的工作的工作 4.2 系统管理系统管理-功能概述功能概述l系统管理是做什么的？l对整个系统的公共任务进行统一管理。对整个系统的公共任务进行统一管理。l账套管理账套管理l年度账管理年度账管理l操作员及权限管理操作员及权限管理l设立统一的安全机制设立统一的安全机制l谁能登录系统管理？谁能登录系统管理？l系统管理员系统管理员l账套主管账套主管系统管理系统管理-系统管理员系统管理
3、员l职位概要l负责整个系统的安全运行和数据维护。负责整个系统的安全运行和数据维护。l系统默认：系统默认：ADMINl工作内容l按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。l按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。l随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。排除运行故障。l保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。l定期进行数据备份，保障数据安全、完整。定期进行数据备份，保障数据安全、完整。系
4、统管理系统管理-账套主管账套主管l工作任务l确定企业会计核算的规则确定企业会计核算的规则l对年度账进行管理对年度账进行管理l为所管辖账套内的操作员进行赋权为所管辖账套内的操作员进行赋权l组织企业业务处理按既定流程运行组织企业业务处理按既定流程运行系统管理系统管理-账套管理账套管理l何谓“账套”？l企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。l多账套管理？l在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP
5、管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。l建立账套l建账三步曲以系统管理员身份登录系统管理以系统管理员身份登录系统管理增加用户增加用户在建账向导引导下完成建账过程在建账向导引导下完成建账过程设置用户权限设置用户权限账套信息账套信息单位信息单位信息核算类型核算类型基础信息基础信息编码方案编码方案数据精度数据精度系统管理系统管理-账套管理账套管理系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理默认的系统管理员为“admin”,密码为空单击此处可以为系统管理员增设密码系统管理系统管理
6、-账套管理账套管理l建账三步曲-增加用户标识了蓝色的项目是必须输入的增加用户时可以选择用户所对应的角色系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-建立账套-账套信息系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-建立账套-单位信息单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-建立账套-核算类型选择“新会计制度科目”系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-建立账套-基础信息系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-建立账套-编码方案系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-设置权限-指定账套主管1.选择账套2.选择操作员3.指定
7、账套主管4.账套主管默认拥有全部权限系统管理系统管理-账套管理账套管理l建账三步曲-设置权限-为操作员赋权为出纳增加“出纳签字”的功能权限系统管理系统管理-账套管理账套管理l账套输出l保证数据安全 l解决集团公司数据合并问题 l删除账套 l账套引入系统管理系统管理-年度账管理年度账管理l年度账与账套是什么关系？l在在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。中，称为年度账。l便于企业的管理，如进行账套的上
8、报，跨年的数据管理结构调整便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。l工作内容l建立年度账建立年度账l年度账的引入和输出年度账的引入和输出l结转上年数据结转上年数据l清空年度数据清空年度数据系统管理系统管理-操作员及权限的管理操作员及权限的管理l必要性 l企业应用企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员
9、对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。个系统和会计数据的安全性和保密性。l工作内容l角色管理角色管理l用户管理用户管理l权限管理权限管理系统管理系统管理-用户与角色用户与角色l角色l角角色色是是指指在在企企业业管管理理中中拥拥有有某某一一类类职职能能的的组组织织，这这个个角角色色组组织织可可以以是是实实际际的的部部门门，也也可可以以是是由由拥拥有有同同一一类类职职能能的的人人构构成成的的虚虚拟拟组组织
10、织。例例如如：实实际际工工作作中中最最常常见见的的会会计计和和出出纳纳两两个个角角色色(他他们们既既可可以以是是同同一一个个部部门门的的人人员员，也也可可以以分分属属不不同同的的部部门门但但工工作作职职能能是是一一样样的的)。我我们们在在设设置置了了角角色色后后，就就可可以以定定义义角角色色的的权权限限，当当用用户户归归属属某某一一角角色色后后，就就相相应应地地拥拥有有了了该该角角色色的的权权限限。设设置置角角色色的的方方便便之之处处在在于于可可以以根根据据职职能能统统一一进进行行权权限限的的划划分分，方方便便授授权。权。l用户l用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即用户是指有权登录
11、系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的通常意义上的“操作员操作员”。系统管理系统管理-权限管理权限管理l三个层次l功能级权限管理功能级权限管理l数据级权限管理数据级权限管理l金额级权限管理金额级权限管理l权限设置l系统管理员系统管理员l可以指定账套主管；可以指定账套主管；l对系统内所有账套的操作员赋权对系统内所有账套的操作员赋权l账套主管账套主管l默认拥有该账套全部权限；默认拥有该账套全部权限；l只能对其所管辖账套的操作员进行授权只能对其所管辖账套的操作员进行授权 l系统运行监控系统运行监控l注销当前操作员注销当前操作员l清除系统运行异常清除系统运行异常l察看上机日志察看上机日志l设置自
12、动备份计划设置自动备份计划l升级数据升级数据系统管理-系统运行安全管理l年度账备份年度账备份l建立新年度账建立新年度账l结转上年数据结转上年数据l调整相关事项调整相关事项l开始新年度业务处理开始新年度业务处理系统管理-建立新年度核算体系企业应用平台企业应用平台-概述概述l企业应用平台的作用l是访问系统的唯一入口是访问系统的唯一入口l设置系统的公共信息和基础档案设置系统的公共信息和基础档案l定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程l工作平台工作平台l基础信息设置基础信息设置l基础档案设置基础档案设置l数据权限数据权限l单据设置单据设置企业应用平台企业应用平
13、台-基础设置基础设置l基本信息设置l系统启用系统启用l修改分类编码方案修改分类编码方案l修改数据精度定义修改数据精度定义l基础档案设置l确定基础档案的分类编码方案确定基础档案的分类编码方案l基础档案整理基础档案整理l基础档案输入基础档案输入企业应用平台企业应用平台-基础设置基础设置l数据权限设置l数据权限是对业务对象进行的控制数据权限是对业务对象进行的控制l对特定对象的某些项目和某些记录进行查询和录入对特定对象的某些项目和某些记录进行查询和录入的权限控制的权限控制l金额权限控制金额权限控制l设置用户在填制凭证时对特定科目允许输入的金额设置用户在填制凭证时对特定科目允许输入的金额范围；范围；l设
14、置在填制采购订单时允许输入的采购金额范围设置在填制采购订单时允许输入的采购金额范围企业应用平台企业应用平台-基础设置基础设置l单据设置l显示模版设置显示模版设置 l增加表头项目增加表头项目l增加表体项目增加表体项目l打印模版设置打印模版设置l单据编号设置单据编号设置l系统编号系统编号l自动编号自动编号企业应用平台企业应用平台-系统启用系统启用l系统启用l由系统管理员在建账完成后启用系统l由账套主管在企业应用平台启用系统账套启用日期各系统的启用日期必须大于等于账套启用日期企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l必要性l企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关企业核算或汇总分
15、析必需的基础信息，如与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。析数据。l要求l准确、及时、完整准确、及时、完整企业应
16、用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l机构设置基础档案基础档案目录目录档案用途档案用途前提条件前提条件使用的系统使用的系统部门档案部门档案设设置置与与企企业业财财务务核核算算与与管理有关的部门管理有关的部门先设置部门编码方案先设置部门编码方案所有子系统所有子系统人员档案人员档案设设置置企企业业的的各各个个职职能能部部门门中中需需要要对对其其核核算算和和业业务管理的职工信息务管理的职工信息先先设设置置部部门门档档案案和和人人员员类类别别，才才能能在在其其下下增加职员增加职员除除固固定定资资产产和和成本模块外成本模块外人员类别人员类别对对企企业业的的人人员员类类别别进进行行分类设置与管理分
17、类设置与管理薪资管理薪资管理企业应用平台企业应用平台-基础档案录入基础档案录入l机构设置-部门l l总账管理总账管理总账管理总账管理-按部门核算收入、费用按部门核算收入、费用按部门核算收入、费用按部门核算收入、费用l l薪资管理薪资管理薪资管理薪资管理-按部门管理职工按部门管理职工按部门管理职工按部门管理职工l l固定资产固定资产固定资产固定资产-按部门管理资产按部门管理资产按部门管理资产按部门管理资产l l应收应收应收应收/付款管理付款管理付款管理付款管理-客户、供应商往来记录到部门客户、供应商往来记录到部门客户、供应商往来记录到部门客户、供应商往来记录到部门企业应用平台企业应用平台-基础档
18、案录入基础档案录入l机构设置-人员类别分类编码分类编码人员分类名称人员分类名称1001企业管理人员企业管理人员1002经营人员经营人员企业应用平台企业应用平台-基础档案录入基础档案录入l机构设置-人员档案l l总账总账总账总账-核算个人往来核算个人往来核算个人往来核算个人往来l l薪资薪资薪资薪资-核算职工工资核算职工工资核算职工工资核算职工工资l l应收应付应收应付应收应付应收应付-往来记录到业务员往来记录到业务员往来记录到业务员往来记录到业务员企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l往来单位（客商信息）客户分类客户分类便便于于进进行行业业务务数数据据的的统统计计、分析分析先确定
19、对客户分类先确定对客户分类然后确定编码方案然后确定编码方案总账、应收总账、应收客户档案客户档案便便于于进进行行客客户户管管理理和和业业务务数据的录入、统计、分析数据的录入、统计、分析先建立客户分类档案先建立客户分类档案总账、应收总账、应收供供应应商商分分类类便便于于进进行行业业务务数数据据的的统统计计、分析分析先确定对供应商分类先确定对供应商分类然后确定编码方案然后确定编码方案总账、应付总账、应付供供应应商商档档案案便便于于进进行行供供应应商商管管理理和和业业务务数数据据的的录录入入、统统计计、分分析析先先建建立立供供应应商商分分类类档档案案总账、应付总账、应付地区分类地区分类针针对对客客户户
20、/供供应应商商所所属属地地区区进进行行分分类类，便便于于进进行行业业务数据的统计、分析务数据的统计、分析先建立地区分类档案先建立地区分类档案总总账账、应应收收、应付应付企业应用平台企业应用平台-基础档案录入基础档案录入l客商信息-客户分类及客户档案l手工系统中，客户作为应收科目的明细科目进行手工系统中，客户作为应收科目的明细科目进行管理，没做分类和统计要求。建立计算机系统后，管理，没做分类和统计要求。建立计算机系统后，要求加强客户管理，按销售性质对客户进行分类，要求加强客户管理，按销售性质对客户进行分类，并掌握每个客户的应收账龄、收款账龄，进行收并掌握每个客户的应收账龄、收款账龄，进行收款预测
21、和欠款分析。款预测和欠款分析。l财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先先设设置置科科目目编编码码方方案案及外币及外币总总账账、工工资资、固固定定资资产产、应应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型总总账账、工工资资、固固定定资资产产、应应收、应付收、应付外币外币设设置置企企业业用用到到的的外外币币种种类类及汇率及汇率所有子系统所有子系统项目目录项目目录设设置置企企业业需需要要对对其其进进行行核核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可可将将存存货货、成成本本对对象象、现现金金流流量量直直接接作作为为核核算的项目目录算的项目
22、目录所有子系统所有子系统企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l基础档案录入-财务-新增会计科目企业应用平台企业应用平台-基础档案录入基础档案录入l辅助核算的定义(P76)l也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其他核算要求。l为什么要进行辅助核算？(P73)l会计科目编码方案必须相对稳定。l经济业务发展，原有科目体系难以满足核算和管理要求。l例如应收账款等单位往来科目，应付工资等个人往来科例如应收账款等单位往来科目，应付工资等个人往来科目等。目等。l在原有科目基础上，使用辅助核算功能，提高核算和管理水平。企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l辅助核算类
23、型l 单位往来辅助账 l 个人往来辅助账 l 部门辅助核算账 l 项目辅助核算账 企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l如何进行辅助核算l首先定义相关科目为辅助核算科目l再录入期初余额l输入凭证时相关科目要输入辅助核算资料l然后到各辅助核算模块中进行查询企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l往来单位辅助核算l内涵：往来单位辅助核算包括客户往来和供应商往来辅助核算。往来单位辅助核算指企业对生产经营中与外部单位发生的经济往来业务所进行核算。企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l使用范围l当往来单位较少，
24、往来业务不太频繁，可将往来单位设当往来单位较少，往来业务不太频繁，可将往来单位设置为明细科目。置为明细科目。例：1122 应收账款 112000 112201 应收电视剧销售款 60000 112202 应收录象机款 52000 11220101 A 公司 10000 11220201 A公司 12000 11220102 B公司 20000 11220202 C公司 15000 11220103 C公司 30000 11220203 D公司 25000思考：如果每种业务往来单位有思考：如果每种业务往来单位有200家，请问需要设置多少应家，请问需要设置多少应收账款相关科目？收账款相关科目？企业
25、应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l当企业往来客户多，往来业务频繁，清理欠清工作量大，当企业往来客户多，往来业务频繁，清理欠清工作量大，使用往来单位辅助核算。使用往来单位辅助核算。例：科目文件设置：1122 应收账款 112201 应收电视剧销售款 往来 112202 应收录象机款 往来往来科目文件设置：A司公司 B公司 C公司 D公司 思考：如果每种业务往来单位有思考：如果每种业务往来单位有200家，请问需要设置多少家，请问需要设置多少应收账款相关科目？应收账款相关科目？企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l个人往来辅助核算l明细
26、科目设置 1221 其他应收款 122101 差旅费应收款 122102 私人借款 12210101 张三 12210201 张三 12210102 李四 12210202 李四 12210103 王二 12210203 王二l辅助核算设置 将122101、122102的科目性质设置成“个人往来”，下面不再设置明细科目。企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l部门辅助核算例：6602 管理费用 660201 工资 部门辅助 660202 福利费 部门辅助 660203 办公费 部门辅助 660204 业务招待费 部门辅助l思考：如果一个单位有10个部门需要进行部门
27、考核核算，管理费用类别项目有10个，那么管理费用下应设置多少明细科目？而设置成辅助核算，需要设置多少明细科目？企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l项目辅助核算l项目核算是为了解决一个专门的核算对象，将与该对象相关的所有收入、支出进行专项的核算而设置的功能。l比如，企业的基建工程通常要进行专项核算和管理，在账务系统中将该工程涉及的科目设为项目核算类；l又如，制造企业为了加强管理，经常需要分产品计算其成本、收入和利润，也可以将每种产品看成一个项目，在系统中把有关的成本、收入以及库存等科目设置成项目核算。企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅
28、助核算l应用步骤：l 1.科目设置 例如:产成品 项目辅助 生产成本-直接材料-材料一 项目辅助 -材料二 项目辅助 -材料三 项目辅助 -直接人工 项目辅助 -制造费用 项目辅助 主营业务收入 项目辅助 主营业务成本 项目辅助l2.项目目录定义l3.录入期初余额l4.录入相关凭证l5.查询企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目大类企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l基础档案录入-财务-项目目录l定义项目级次企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l基础档案录入-
29、财务-项目目录l选择项目核算科目企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l基础档案录入-财务-项目目录l进行项目分类定义企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目档案企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置-辅助核算辅助核算l其他核算(P76)l银行账l日记账l外币核算(P76)l数量核算(P76)l基础档案录入-财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置思考：为何要指定会计
30、科目，哪些科目需指定会计科目？如何运用？l基础档案录入-财务-外币2。选择固定汇率，输入汇率1。输入外币基本信息，确认企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置思考：外币设置如何运用？l基础档案录入-财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设设定定限限制制类类型型和和限限制制科科目目的的含含义义在在于于可可以以让让计计算算机机自自动动判判断断用用户户输输入入的的内内容容是是否否与与选选择择的的凭凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭
31、证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l基础档案设置-收付结算结结算算方方式式资资金金收收付付业业务务中中用用到的结算方式。到的结算方式。总总账账、应应收收、应付应付付付款款条条件件设设置置企企业业与与往往来来单单位位协协议议规规定定的的收收、付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法应收、应付应收、应付开开户户银银行行设设置置企企业业在在收收付付结结算算中中对对应应的的开开户户银银行信息行信息应收、应付应收、应付企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l基础档案录入-收付结算-结算方式在填制凭证
32、时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l数据权限设置-数据权限控制设置选择对“部门”进行数据权限控制企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l数据权限设置设置用户“田晓宾”可以对“销售一部”的数据进行“查询和录入”企业应用平台企业应用平台-基础档案设置基础档案设置l思考：l1.商品化会计软件初次安装为什么一般要进行初始化设置？l2.在实际业务中，有许多项目（如课题、产品、团队等）是作为利润中心或成本费用中心来核算，这些项目的核算量大且统计要求频繁，利用传统的科目核算方法
33、有以下弊端：（1）科目体系庞大，错账率高；（2）统计核算不便。在手工记账的情况下，项目的核算（如制造业核算产品成本、科研单位核算课题）一般是按项目开设账页，并在账页中按成本费用或收入科目设专栏进行明细核算。如果按手工记账的方法，在账务系统中的做法是将项目作为明细科目来设置，并将成本费用项目作为多栏来设置。例如，中盛公司在建立会计科目中设置如下：科目编码 科目名称 账类在研课题费用41201 9401课题4120101 劳务费4120102 原材料费4120103 燃料及动力4120104 设备购置费 41202 9402课题4120201 劳务费4120202 原材料费4120203 燃料及动力 41203 9403课题4120301 劳务费.l如按这种做法则会造成会计科目庞大且难以方便地统计各种数据,为了更好地核算每个项目，很多系统特提供了项目核算和管理模块，使用项目核算和管理可以核算项目（如产品、课题）的成本费用和收入情况，它以项目为中心进行核算管理。l要求：（1）重新设计会计科目体系，将项目从科目体系中剥离出来，重新进行科目设置。l（2）根据你所学的知识和你结合具体软件的学习体会，设计出项目核算和管理的具体步骤。