高效的时间管理ppt.ppt

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1、高效的时间管理让你的时间多出20%高效的时间管理高效的时间管理时光大盗的分类时光大盗的分类有形的有形的 (自自觉觉的的)1.1.接听接听电话电话6.6.沟通不足沟通不足2.2.打打电话电话7.7.办办公室政治公室政治3.3.会会议议8.8.资资源不足源不足4.4.打打扰扰9.9.阅读阅读文件及文件及邮邮件件5.5.官僚作官僚作风风10.10.交通堵塞交通堵塞时光大盗的分类时光大盗的分类无形的(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨轻重缓急7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说不10.健康欠佳您的时间管理常见问题是什么？您的时间管理常见问题是什么？您的解决

2、办法是什么？您的解决办法是什么？1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.但时间但时间 可以管理！可以管理！时间的特性时间的特性时间管理分析法时间管理分析法生理节奏法生理节奏法v注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；做最有价值的事；v注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；问题；v该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了你每天清醒的时间，就多增加了1 1小时。小时。v以原则为重心

3、，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；v有效个人管理的六个标准：1.一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；2.平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；3.有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；4.重人性：个人管理的目的在人而不在事；5.有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；6.携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整柯维时间管理法柯维时间管理法时间管理分析法时间管理分析法v有效个人管理的四个步骤有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定角色：确定你认为重要的角色；确定你认

4、为重要的角色；选择目标：选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；成的目标；安排进度：安排进度：为这些目标确定完成时间；为这些目标确定完成时间；逐日调整：逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。事的顺序。时间管理分析法时间管理分析法高效的时间管理高效的时间管理原则一：原则一：80/2080/20原则原则n20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值n集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作n投入投入20%20%的精力做另外的精力做另外80%80%的工作的工作80/208

5、0/20原则原则n20的人掌握 的资源；n你书架上的书有 是你经常阅读的？n找出 关键问题，把80的精力放在上面；n把80的时间花在 重要的事情上，把80不重要的事情授权給别人去做。如何坚持这一原则？如何坚持这一原则？n列出全部工作项目列出全部工作项目n对工作按价值进行分类对工作按价值进行分类n分配自己的时间和精力分配自己的时间和精力常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力时间管理的原则时间管理的原则原则一：原则一：80/2080/20原则原则(柏拉图原理）柏拉图原理）将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。运用柏拉图原理的三个步

6、骤：运用柏拉图原理的三个步骤：确认要达成的确认要达成的目标目标确认达成目标下的确认达成目标下的关键重要活动关键重要活动重新安排时间，将重新安排时间，将更多时间更多时间投入在关键重要活动上投入在关键重要活动上原则二：目标原则二：目标ABCABC优化与跟踪原则优化与跟踪原则A A：必须做的必须做的B B：应该做的应该做的C C：暂时可以不做的暂时可以不做的 任务完成任务完成任务完成任务完成 任务延期任务延期任务延期任务延期 X X X X 任务取消任务取消任务取消任务取消 授权任务授权任务授权任务授权任务 进行中进行中进行中进行中时间管理的原则时间管理的原则 原则三：四象限法则原则三：四象限法则(

7、优先原则）优先原则）把每天要做的事列一份清单把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做每天都这么做重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要非重要非重要非重要非紧急非紧急非紧急非紧急非重要非重要非重要非重要紧急紧急紧急紧急优先矩阵优先矩阵 危机危机 紧迫的问题紧迫的问题（产品质量问题）（产品质量问题）有期限压力的重大计划有期限压力的重大计划 （项目、会议、报告）（项目、会议、报告）不必要干扰不必要干扰 不必要的报告不重要不必要的报告不重要的会议、电话、信函的会议、电话、信函和电子邮

8、件和电子邮件 其他人的小事其他人的小事重要重要紧急紧急IIIIII 琐碎杂务琐碎杂务 无关的信函、电话无关的信函、电话和邮件和邮件 消磨时间的行为消磨时间的行为 上班时间的闲聊上班时间的闲聊 过分沉迷于电视、过分沉迷于电视、上网和放松状态上网和放松状态 客户关系维护客户关系维护 规划制定规划制定 业务开拓业务开拓优先矩阵优先矩阵I IIVIVIIII准备工作建立与学生的关系学生干部的培养部门管理工作个人成长、学习危机有限期的任务安全事故重要重要紧急紧急 生存生存生存生存效能效能效能效能 欺骗欺骗欺骗欺骗浪费浪费浪费浪费 不速之客不速之客某些会议某些会议某些电话某些电话很多流行活动很多流行活动打

9、发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧尽量避免尽量避免尽量避免尽量避免扩大扩大扩大扩大尽量减少尽量减少尽量减少尽量减少事情事情事情事情多投资时多投资时间在间在尽量避免尽量避免事情事情优先矩阵重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。活在第活在第IIII象限象限65-80%65-80%20-25%20-25%1%1%15%15%高效能人士的时间安排高效能人士的时间安排普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%25-30%50-60%50-60%15%15%2-3%2-3%一般人群一般人群高绩效人员高绩效人员最大时间管理迷思：最

10、大时间管理迷思：重要但不紧迫的事重要但不紧迫的事 21重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M2M2M3M3M4M4M4M4非重要非重要非紧急非紧急非重要，非重要，非重要，非重要，紧急紧急紧急紧急大多数人的做事习惯；穷于应付大多数人的做事习惯；穷于应付M1M1重要，紧急重要，紧急M3M3非重要非重要紧急紧急重要，重要，非紧急非紧急重要，重要，紧急紧急重要重要紧急紧急M1M1M2M2M2M2M3M3M4M4非重要非重要紧急紧急M2未能有效控制，M1扩大M1M1重要，紧急重要，紧急M4M4非重要非重要非紧急非紧急时间管理矩阵使用技巧n不要总是做灭火员，尤其是灭

11、自己的火；nII做得多了，I就自然做得少了；n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；n比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；n勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；n尽量将每件事情一次性做对。1.批改学生作业2.下个月要组织学生春游，打电话询问下个月的天气情况3.编写教案4.联系朋友，商量共进晚餐事宜5.浏览桌上堆积如山的教育杂志6.为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告7.参加下午2点举行的会议，但议题不明8.与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法9.据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题 请根据您认为的重要和紧急程度把这些任务分配到四象限中课堂练

12、习：王老师的一天 高效的时间管理高效的时间管理目标与计划管理目标与计划管理目标及其设定为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步目标能唤起你最高尚的才能！目标能唤起你最高尚的才能！产能金字塔产能金字塔主导价值观主导价值观角色角色目标目标日日日日计划计划计划计划周计划周计划周计划周计划确立目标确立目标确立目标确立目标探寻价值观探寻价值观探寻价值观探寻价值观有效的目标设定和分解SMART原则Specific具体的-目标具体明确，例如“我想要 当主任、得到

13、硕士学位”等Measurable可衡量的-效果可衡量，有助于衡量进度和观察结果Attainable可达到的-有挑战性的、通过努力可达到的Relevant相关性-目标要和该岗位工作职责相关联 Time-bound时限性-目标有时限性。举例：好的目标设定举例：好的目标设定教学质量目标：本年度本班期末考试成绩年级排名不低于第二名。师生关系目标：与班内至少8名同学成为朋友。个人发展目标：到8月15日完成我的下五年的职业发展计划，并在以后12个月内列出时间表,以确保目标的实现。Time for us 轮到我们了：每个人写出一个自己将要完成的工作目标，注意运用SMART原则。练习三：目标设定与分解练习每周

14、目标每周目标角色角色目标目标计划计划行事历行事历授权授权日日计划计划周计划周计划确立目标确立目标探寻价值观探寻价值观计划管理日计划的步骤n写下任务n估计做事的时间长短n留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规则)n确定优先顺序,简化及授权n追踪与检讨日计划的好处你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合,合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度有效的自我管理有效的自我管理养成良好的工作习惯养成良好的工作习惯个人管理个人管理团队管理团队管理有效的自我管理有效的自我管理个人管理n办公促效法n建立有效的办公环境n高效处理文档n善用零散时间n沟通促效法n处理干扰的

15、原则n克服拖延n授权个人管理办公促效法之建立有效的办公环境桌面整洁，只留正在做的事情桌面整洁，只留正在做的事情每件物品应摆放在固定的位置每件物品应摆放在固定的位置工作中经常用到的用品应易取工作中经常用到的用品应易取每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决的扔掉把不再需要的东西坚决的扔掉个人管理办公促效法之高效处理文档高效处理文档优化文件处理流程优化文件处理流程投掷投掷转手转手行动行动归档：归档：工作完成后，马上归档工作完成后，马上归档工作完成后，马上归档工作完成后，马上归档注：注：每次只处理一份文件，每次只处理一份文件，每次只处理一份文件，每次只处理一份文件，一

16、份文件只处理一次一份文件只处理一次一份文件只处理一次一份文件只处理一次背包原则：批量集中处理相似任务背包原则：批量集中处理相似任务背包原则：批量集中处理相似任务背包原则：批量集中处理相似任务个人管理办公促效法之善用零散时间个人管理沟通促效法之处理干扰原则处理干扰原则l Nol 遗憾l 礼貌l 理由拖延者的借口拖延者的借口强调时机不对强调时机不对逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活敷衍敷衍不愿承担责任不愿承担责任不愿面对现实不愿面对现实个人管理沟通促效法之克服拖延的习惯个人管理沟通促效法之个人管理沟通促效法之与拖延决战与拖延决战给自己设定最后时限给自己设定最后时限给自己设定最后时限给自己设定最后时限把大块工作分解并锁定时间完成把大块工作分解并锁定时间完成把大块工作分解并锁定时间完成把大块工作分解并锁定时间完成将计划告诉他人（协助监督）将计划告诉他人（协助监督）将计划告诉他人（协助监督）将计划告诉他人（协助监督）奖励自己奖励自己奖励自己奖励自己克服拖延的技巧克服拖延的技巧 时间管理三要素时间管理三要素 管管 理理 时时 间间 管管 理理 个个 人人 管管 理理 团团 队队知知 识识(做什么做什么,为何做为何做)习习 惯惯 的的 建建 立立 知识知识（做什么、为何做）（做什么、为何做）意意 愿愿(想要去做想要去做)技技 能能(怎么做怎么做)习习 惯惯谢谢！谢谢！