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1、YCF（中职）Access数据库应用-项目二初始化系统AccessAccess数据库应用数据库应用项目二项目二 系统初始化系统初始化任务一 创建学生表任务二 创建工资表任务三 提高表的操作效率任务四 修改学生信息表任务五 建立表之间的关系任务六 对数据进行排序和筛选任务七 导入导出学生信息项目描述本项目将通过创建“学生信息管理系统”所需的表及录入数据，介绍建立表的各种方法、如何设置表的属性提高表工作效率、如果设置表数据显示外观、如何操作表的结构、如何操作表中数据、如何设置表之间关系、如何导入导出数据。本单元所需创建的表如下图所示：目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 创建学生表任务描述任务描
2、述 学生表保存的是学生的基本信息，包括学号、姓名、性别、系别等。本任务将通过使用设计视图创建学生表并录入学生信息，介绍使用设计视图创建表、录入数据、显示数据。学生表的结构如下所示。字段序号字段序号字段名称字段名称数据类型数据类型字段序号字段序号字段名称字段名称数据类型数据类型1编号文本7简历备注型2姓名文本8照片OLE对象3性别文本（查阅向导）9系别文本4年龄数字10身份证号文本5入校日期日期/时间11班级编号文本6团员否是/否目录目录上一页上一页下一页下一页表简介表的组成任务一 创建学生表做一做做一做步骤一需求分析需求：创建学生表并录入数据。分析：使用表设计视图创建学生表结构，在数据表视图中
3、录入数据。步骤二使用设计视图创建学生表结构1.单击“创建”-“表”-“表设计”按钮，打开新建表的设计视图，如下表所示。字段命名规则目录目录上一页上一页下一页下一页表各部分术语任务一 创建学生表字段输入区字段属性区字段选定器目录目录上一页上一页下一页下一页表设计器任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页2.在表设计视图中单击字段名称列第一行单元格，输入“编号”字段名，在数据类型列第一行单元格中单击，显示出下拉按钮，单击下拉按钮显示数据类型列表，选择“文本”。如下图所示。数据类型一任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页3.添加“姓名”字段，数据类型为“文本”。4.添加“性别”
4、字段，数据类型选择“查阅向导”，弹出“查阅向导对话框，如下图所示：任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择“自行键入所需的值”，单击“下一步”按钮，弹出输入列表数据对话框，列数为1。在第1列的第一行和第二行分别输入“男”、“女”数据，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“下一步”按钮，弹出“请为查阅字段指定标签”对话框，标签默认为字段名称，这个不需要修改。单击“完成”按钮，查阅向导设置完成。5.按照上述方法添加剩余字段并选择数据类型6.定义主键单击字段名称“编号”，选中字段“编号”，单击主键按钮，“编号”字段名称左边出现钥匙标志，在编号上建了主键。7
5、最后单击“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入表名称“学生表”，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“确定”按钮，保存学生表。新建的学生表结构如下图所示。如何选择字段数据类型？任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 添加学生数据单击“表格工具”“设计”“视图”“视图”下的“下拉按钮”，显示出表的操作视图列表，如下图示。表的操作视图任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择数据表视图，打开表的数据表视图单击“编号”下单元格输入“150102”，单击“姓名”下单元格输入“刘力”，单击“性别”下单元格，在单元格中出现下拉按钮，单击下拉
6、按钮显示出在创建表时通过查阅向导设置的数据，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择“男”输入性别。单击“年龄”下的单元格输入“16”，单击入校日期下单元格输入“2015-9-1”。刘力不是团员，团员否下的复选框不变。单击“简历”下的单元格输入“山东曲阜”。右击“照片”下单元格出现快捷菜单，选择“插入对象”，弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”。单击“浏览”按钮，弹出“浏览”对话框，如下图所示。任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页选择照片“EMPID5.JPG”，单击“确定”按钮返回插入对象对话框，单击“确定”按钮插入图片完成。可以双击有图片的单元
7、格显示出图片来任务一 创建学生表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“系别”下的单元格输入“计算机”，单击“身份证号”下的单元格输入“130603199903240890”，单击“班级编号”下的单元格输入“1501”，到此一条记录输入完成。单击“编号”下第二行单元格，输入“150104”，录入第二条记录，以此类推输入表数据，如下图所示。常见数据输入任务二 创建工资表任务描述任务描述 本任务将通过使用数据表视图创建工资表并录入工资信息，介绍使用数据表视图创建表。工资表的结构如下表所示。目录目录上一页上一页下一页下一页序号字段名称数据类型序号字段名称数据类型1ID自动编号5失业保险货币2编号文本6
8、医疗保险货币3基本工资货币7应扣工资计算4职务津贴货币数据类型二任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页做一做做一做步骤一需求分析需求：创建工资表并录入数据。分析：使用数据表视图创建工资表并录入数据。步骤二创建工资表结构1.单击“创建”-“表”-“表”按钮，打开新建表的数据表视图，数据表视图自动添加一个字段“ID”，这字段是“自动编号”类型的，如下图所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页单击“单击以添加”，显示快捷菜单，如下图所示，选择“文本”类型。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页原来的“单击以添加”变为“字段1”，并且是可编辑状态。把“字段1”改
9、为“编号”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“基本工资”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“职务津贴”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“失业保险”。单击“单击以添加”选择“货币”输入“医疗保险”。单击“单击以添加”选择“计算字段”“数字”，弹出表达式生成器对话框，输入失业保险+医疗保险，如下图所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页单击其他单元格确认，单击“保存”按钮保存表，表名为工资表。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三添加工资数据“ID”字段为自动编号类型，数据自动填充，不需也不能录入。单击“编号”下第一行单元格输入“99021”；单击“基本工
10、资”下第一行单元格输入“2580”；单击“职务津贴”下第一行单元格输入“1100”；单击“失业保险”下第一行单元格输入“170”；单击“医疗保险”下第一行单元格输入“155”；“应扣工资”字段为计算类型的，数据自动计算填充，不需也不能录入。单击“编号”下第二行单元格输入“99022”，继续输入数据，以此类推输入工资表数据，如下图所示。任务二 创建工资表目录目录上一页上一页下一页下一页任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 录入、编辑数据是一项非常繁重的工作，容易出错。在Access中添加了字段属性功能，它用于说明字段所具有的特性，可定义数据的保存、处理和显示方
11、式。本任务将为学生表各字段设置属性，如表2-10所示，提高表的操作效率，介绍字段的字段大小、格式、输入掩码、默认值、索引、标题、必需、有效性规则、有效性文本属性。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页序号字段名称数据类型字段大小序号 字段名称数据类型字段大小1编号文本65系别文本102姓名文本86身份证号文本183性别文本17班级编号文本64年龄数字19步骤一 需求分析需求：为学生表各字段设置字段属性。分析：设置字段属性需要在表的设计视图中进行，在字段输入区选中字段，在下边的字段属性区设置属性。步骤二 设置如下表所示字段大小。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页
12、下一页打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“编号”字段名称选中，在字段属性区“字段大小”单元格输入6，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“姓名”字段名称选中，在字段属性区“字段大小”单元格输入8；在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区“字段大小”单元格输入1；在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“字段大小”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示数字类型的各种子类型，如下图所示，选择“字节”类型。其他字段按上述方法设置，设置完后保存。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三把入校日期字段格式改为
13、长日期在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“格式”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示格式列表，选择“长日期”。设置完后保存。切换到数据表视图，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三设置输入掩码1.设置入校日期的输入格式为“年-月-日”，年为4位，月日为2位，分隔符横杠（-）自动填充。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“输入掩码”单元格输入“0000-00-00;0;_”，如图2-3-5所示，单击“保存”按钮保存，切换到学生表的数据表视图，单击空白记录入校日期单元格，按输入掩码要求输入数据，
14、如图2-3-6所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页2.使用向导设置身份证号输入掩码。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“身份证号”字段名称选中，在字段属性区单击“输入掩码”单元格出现按钮，打开“输入掩码向导”对话框，选中“身份证号（15位到18位）”，如图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页单击“下一步”显示输入掩码，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页单击“完成”按钮，设置好的输入掩码自动填充到输入掩码单元格。单击“保存”按钮保存。由于15身份证号和
15、18位身份证号的最后一位有可能是字母，所以把输入掩码的第15位符号由0改为A，把第18位符号由9改为a任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四设置性别默认值为女，年龄默认值为20，入校日期默认值为2017年9月1日。打开学生表的设计视图，在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入“女”，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入20。在字段输入区单击“入校日期”字段名称选中，在字段属性区单击“默认值”单元格输入#2017-9-1#。注意：在表
16、达式中输入文本类型数据时前后要加双引号，日期/时间类型数据前后加井号（#），数字类型不加直接输入。标点符号都要是英文半角的。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页切换到学生表的数据表视图，单击空白记录，默认值“女”、“20”、“2017-9-1”自动填充，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五设置年龄的有效性规则为“必须大于0”。设置性别的有效性规则的为“只能输入男或女”，切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性规则”单元格输入：0，如下图所示任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下
17、一页在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性规则”单元格输入：“男”or“女”切换到学生表的数据表视图，把“李成”的年龄改为“-5”，单击其他单元格确认。由于违反有效性规则，弹出出错对话框，没有设置有效性文本，出错信息为系统设定的，单击“确定”按钮，把年龄改为符合有效性规则的就可以存储了。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六设置年龄的有效性文本为“年龄必须大于0”。设置性别的有效性文本为“性别只能输入男或女”，切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“年龄”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性文本”单元格输入“年龄必须大于0”。任务三 提高表的
18、操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“性别”字段名称选中，在字段属性区单击“有效性文本”单元格输入“性别只能输入男或女”。切换到学生表的数据表视图，把“李成”的年龄改为“A”，单击其他单元格确认。由于违反有效性规则，弹出出错对话框，出错信息为设置的有效性文本，如下图所示。单击“确定”按钮，把性别改为符合有效性规则的就可以存储了任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤七在系别字段上创建“有（有重复）”索引”，在身份证号字段上创建“有（无重复）”索引切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“系别”字段名称选中，在字段属性区单击“索引”单元格出现下拉按钮，单击
19、下拉按钮显示列表，选择“有（有重复）”，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页在字段输入区单击“身份证号”字段名称选中，在字段属性区单击“索引”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示列表，选择“有（无重复）”。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页步骤八设置姓名字段为必填字段切换到学生表的设计视图，在字段输入区单击“姓名”字段名称选中，在字段属性区单击“必须”单元格出现下拉按钮，单击下拉按钮显示列表，选择“是”，如下图所示。任务三 提高表的操作效率目录目录上一页上一页下一页下一页切换到学生表的数据表视图，添加新记录，但姓名字段不输入值，单击其他行单
20、元格确认。由于姓名是必填字段但没有输入值，弹出出错对话框。单击“确定”按钮，输入姓名值就可以存储了。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 本任务将通过完善工资表结构和数据，以及设置数据显示格式，介绍修改表结构、编辑表记录、设置表外观。完善以后工资表数据如下图所示。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页做一做做一做步骤一需求分析需求：完善工资表的结构与数据，设置数据显示格式。分析：在设计视图中修改工资表的结构，在数据表视图中修改数据、设置数据显示格式。步骤二添加“银行卡号”字段以设计视图打开工资表，单击第一个空白字段行的字段名称输入“银行卡号”，
21、选择“文本”数据类型，设置字段大小为“19”。如下图所示。切换到数据表视图输入各银行卡号。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三删除“ID”、“应扣工资”字段切换到设计视图，单击“ID”字段名称选中，单击“表格工具”“设计”“工具”“主键”按钮，取消主键，右击“ID”字段名称，弹出快捷菜单如下图所示，选择“删除行”，弹出提示对话框询问是否删除，单击“是”删除字段。使用同样方法再删除应扣工资。注意：如果被删除的字段为主键，必须先取消主键再删除。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四添加教师“96014”的工资信息切换到数据表视图，单击导航按钮中的“添加
22、新记录”按钮，在空白记录的第一个单元格出现文本插入符，输入“96014“教师编号，按Tab键输入基本工资2980，按Tab键输入职务津贴1120，按Tab键输入失业保险160，按Tab键输入医疗保险155，新记录输入完成。步骤五删除教师“99020”的工资信息右击工资表“99020”左边的记录选择器，选择快捷菜单中的“删除记录”，如下图所示，弹出提示信息对话框，单击“是”删除记录。编辑表记录任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六把教师“95012”的职务津贴改为1300移动光标到教师“95012”的职务津贴单元格上单击，单元格内出现文本插入符，按删除键或退格键删除原有数据
23、，从新输入1300，按回车键确认。步骤七把“银行卡号”移动到第二列显示单击“银行卡号”字段名称选中，鼠标指针还在“银行卡号”字段名称上，按下鼠标左键向左拖动，加粗竖线到“编号”字段后，如下图所示，松开鼠标左键，移动完成。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤八 设置数据表行高为15右击表某一行记录选择器，选择快捷菜单中的“行高”，弹出“行高”对话框，输入15，如图2-4-7所示。单击“确定”按钮设置完成。步骤九设置工资表各字段宽度右击“编号”字段名称，选择快捷菜单中的“字段宽度”，弹出“列宽”对话框，输入9，单击“确定”。再设置“银行卡号”字段宽度为20。单击“基本工资”字
24、段名称选中，按下“Shift”键单击“医疗保险”字段名称，选中连续的四个字段。右击任一选中字段名称，选择快捷菜单中的“字段宽度”，弹出“列宽”对话框，输入12，单击“确定”，同时设置了多个字段的宽度。设置表外观任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤十隐藏“失业保险”和“医疗保险”字段右击“失业保险”字段名称，选择快捷菜单中的“隐藏字段”。右击“医疗保险”字段名称，选择快捷菜单中的“隐藏字段”。步骤十一冻结“编号”字段右击“编号”字段名称，选择快捷菜单中的“冻结字段”，冻结了“编号”字段。步骤十二设置数据格式使用“开始”“文本格式”组设置数据格式，字体为“隶书”，字号为“12
25、”，数据为“居中”对齐，颜色为“蓝色”。如下图所示。任务四 修改学生信息表目录目录上一页上一页下一页下一页步骤十三 设置数据表格式单击“开始”“文本格式”“设置数据表格式”按钮，弹出“设置数据表格式”对话框。“背景色”设置为“浅蓝1”，“替代背景色”设置为“水蓝1”，网格线颜色为“橙色”，如下图所示，单击“确定”完成。任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 本任务将创建各表之间的关系、实施参照完整性，如下图所示，介绍表之间的关系、参照完整性、子数据表。任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页做一做做一做步骤一需求分析需求：创建各表之间的关系、实
26、施参照完整性。分析：首先分析创建关系的表数据，确定定义主键的字段并定义，再使用关系设计视图设置关系。步骤二建立班级表和学生表之间的关系1.分析班级表和学生表之间的关系，班级表和学生表有相关字段班级编号，班级表中的一条记录对应学生表多条记录，学生表一条记录只能对应班级表一条记录，它们是一对多的关系，班级表是主表，学生表是相关表。2.在主表班级表的相关字段班级编号上定义主键。3.单击“数据库工具”“关系”“关系”按钮，打开关系设计视图，并自动打开“显示表”对话框任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页4.双击“班级表”把班级表添加进关系设计视图，双击“学生表”把学生表添加进关系设计
27、视图，单击“关闭”按钮，隐藏显示对话框。关系设计视图如下图所示，钥匙标志表示在此字段上定义了主键。任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页5.拖动班级表的相关字段“班级编号”到学生表的相关字段“班级编号”上，松开鼠标左键，弹出编辑关系对话框，如下图所示。编辑关系参照完整性任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页6.选中“实施参照完整性”复选框，单击“创建”按钮，关系创建完成，如下图所示。任务五 建立表之间的关系目录目录上一页上一页下一页下一页7.单击“保存”按钮，保存关系布局，关闭关系设计视图。8.打开主表班级表的数据表视图，每条记录前边有一个加号（+），如图2
28、-5-6所示。单击某记录前的加号，可以显示相关表中的相关数据，这也叫子数据表，如下图所示，。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页任务描述任务描述 在浏览表数据时，默认显示的是所有的记录，显示顺序为记录的输入顺序。而在实际应用中，记录的显示顺序是按需要排列的，并且经常只显示需要的部分数据。本任务将通过对学生表的数据按年龄、系别等字段进行排序，并从学生表中筛选出需要的数据显示，介绍记录的排序和筛选。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页步骤一需求分析需求：根据要求对学生表的数据进行排序筛选，显示需要的数据。分析：在数据表视图中应用“开始”“排序和筛选”
29、组工具对学生表数据进行排序和筛选。步骤二按“入校日期”升序显示学生表数据1.打开学生表的数据表视图。2.单击“入校日期”字段的某个字段值，文本插入符在“入校日期”字段这一列，或选中“入校日期”字段。3.单击“开始”“排序和筛选”“升序”按钮，学生表数据显示如下图所示。排序规则任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三先按“系别”降序再按“年龄”降序显示学生表数据1.单击“系别”字段名称选中，鼠标在“系别”字段名称上拖动“系别”字段到“年龄”字段的前边。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页2.选中“系别”和“年龄”字段，单击“开始”“排序和筛选”“
30、降序”按钮，学生表数据先按“系别”字段值降序排序，“系别”字段值相同再按“年龄”字段值降序显示。如下图所示。多字段排序取消排序任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四筛选出和“王朋”年龄相同的学生信息找到学生表中“王朋”的记录，他的年龄为19，右击“年龄”单元格，弹出快捷菜单，如图所示，选择“等于19”，筛选出年龄为19的学生信息，如图所示。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五筛选出2016年入学的学生信息1.单击“入校日期”字段的某个字段值，文本插入符在“入校日期”字段这一列，或选中“入校日期”字段。2.单击“开始”“排序和筛选”“筛选
31、器”按钮，在“入学日期”字段列显示快捷菜单，选择“日期筛选器”显示下级菜单，如图2-6-6所示，选择“期间”。弹出“始末日期之间”对话框，在“最旧”文本框输入“2016-1-1”，在“最新”文本框输入“2016-12-31”如下图所示。3.单击“确定”按钮，筛选出2016年1月1日到2016年12月31日入校的学生信息。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六取消筛选单击“开始”“排序和筛选”“切换筛选”按钮，取消筛选恢复所有记录。步骤七筛选会计系的年龄小于18的和计算机系年龄小于19的学生信息1.选择“开始”“排序和筛选”“高级”“按窗体筛选”，数据表视图变为“按窗
32、体筛选”窗口，如下图所示任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页2.单击“年龄”字段名称下的单元格，输入“18”。单击“系别”字段名称下的单元格，出现下拉按钮，单击下拉按钮，选择选项“会计”，如下图所示。3.单击左下角的“或”，进入第二页“按窗体筛选”窗口，单击“年龄”字段名称下的单元格，输入“19”。单击“系别”字段名称下的单元格，出现下拉按钮，单击下拉按钮，选择选项“计算机”，如下图所示。任务六 对数据进行排序和筛选目录目录上一页上一页下一页下一页4.单击“开始”“排序和筛选”“切换筛选”按钮应用筛选，筛选出的数据如下图所示。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页
33、下一页下一页任务描述任务描述 在实际应用中，有很多类型的文件可以存储数据，例如使用Excel生成的表、文本文件、XML文件等。使用Access的导入并链接和导出数据功能，可以把数据库中的数据导出到其他类型文件，也可以把其他类型文件中的数据导入到数据库。本任务通过把其他Access数据库数据、Excel文件中的数据导入到“学生信息管理系统”数据库中，介绍Access的导入并链接功能；通过把“学生信息管理系统”数据库中的数据导出到Excel文件、文本文件，介绍Access的导出功能。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页步骤一需求分析需求：把其他Access数据库数据、Excel
34、文件中的数据导入到学生信息管理系统数据库中，把学生信息管理系统数据库中的数据导出到Excel文件、文本文件。分析：本任务应用Access的导入并链接和导出数据功能实现。步骤二把“图书信息”数据库中的“书籍表”、“员工表”导入到“学生信息管理系统”数据库中1.单击“外部数据”“导入并链接”“Access”按钮，启动获取外部数据向导，弹出“选择数据源和目标”对话框，单击“浏览”按钮，选择“图书信息.accdb”数据库文件，选中“将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库”选项，如下图所示。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页选择数据源与目标任务七 导入导出学生信息目录目录上
35、一页上一页下一页下一页2.单击“确定”按钮弹出“导入对象”对话框，如下图所示，选中表中的“书籍表”和“员工表”。3.单击“确定”按钮弹出“保存导入步骤”对话框，单击“关闭”按钮导入完成，在导航窗格中表下就可以看到“书籍表”和“员工表”了任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三把Excel文件“应扣费用.xlsx”中的“水费”工作表导入到“学生信息管理系统”数据库中1.单击“外部数据”“导入并链接”“Excel”按钮，启动获取外部数据向导，弹出“选择数据源和目标”对话框，单击“浏览”按钮，选择“应扣费用.xlsx”Excel文件，选中“将源数据导入当前数据库的新表中”选项，
36、如下图所示。选择数据源与目标任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页2.单击“确定”按钮，弹出选择导入数据对话框，选中“显示工作表”，再选中“水费”，如下图所示。3.单击“下一步”按钮，弹出对话框询问数据第一行是否是字段名称，导入的数据是，选中“第一行包含列标题”。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页4.单击“下一步”按钮，弹出对话框可以修改字段类型，这里使用默认的，如果需要修改可以导入后再修改。5.单击“下一步”按钮，弹出对话框设置表主键，选中“我自己选择主键”，下拉列表框选中“职工号”，在“职工号”字段上定义主键，如下图所示，导入数据时设置主键任务七 导
37、入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四把“学生信息管理系统”数据库中的“学生表”数据导出到Excel文件中1.在导航窗格中单击表名“学生表”选中。2.单击“外部数据”“导出”“Excel”按钮，弹出“选择数据导出操作的目标”对话框，单击“浏览”按钮选择存储位置为E盘根目录，Excel文件名为“学生信息.xlsx”，文件格式为“Excel工作簿（*.xlsx），如下图所示。6.单击“下一步”按钮，弹出输入表名对话框，输入新表名称“应扣水费”。7.单击“完成”按钮弹出“保存导入步骤”对话框，单击“关闭”按钮导入完成，在导航窗格中表下就可以看到“应扣水费”了，双击“应扣水费”表名，打开
38、应扣水费的数据表视图，导入成功。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页3.单击“确定”按钮弹出“保存导出步骤”对话框，单击“关闭”按钮导出完成。4.打开E盘根目录下“学生信息.xlsx”文件，显示出学生数据。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五把“学生信息管理系统”数据库中的“教师表”数据导出到文本文件中1.在导航窗格中单击表名“教师表”选中。2.单击“外部数据”“导出”“文本文件”按钮，弹出“选择数据导出操作的目标”对话框，单击“浏览”按钮选择存储位置为E盘根目录，文本文件名为“教师信息.txt”。3.单击“确定”按钮，弹出设置导出格式对话框，选中
39、“带分隔符”，如下图所示。导出数据分隔符任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页4.单击“下一步”按钮，弹出对话框设置字段分隔符等信息。“请选择字段分隔符”选中“逗号”，选中“第一行包含字段名称”复选框，“文本识别符”是设置导出的文本数据用什么引起来，选中“双引号”，如下图所示。任务七 导入导出学生信息目录目录上一页上一页下一页下一页5.单击“下一步”按钮，弹出对话框显示导出的文件名称和存储位置，在这可以修改。6.单击“确定”按钮弹出“保存导出步骤”对话框，单击“关闭”按钮导出完成。7.打开E盘根目录下“教师信息.txt”文件，显示出教师数据。学一学1表简介表是整个数据库的基本
40、单位，同时它也是所有查询、窗体和报表的基础，简单来说，表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。2表的组成表由两部分组成：表结构和表内容。表结构是指表的框架包括字段名称、数据类型、字段属性等，规定表中每一列的名称、存放什么样的数据、这一列的宽度、数据输入显示的格式等。表内容就是存放在表中的数据，即记录。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学3字段的命名规则（1）名称长度为1到64个字符。（2）可以包含汉字、字母、数字、空格和其他字符，但不能用空格开头。（3）不能包含句号（.）、惊叹号（！）、方括号（）和单引号（）。（4）不能使用ASC
41、II码为0到32的ASCII字符。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学4表各部分术语表结构记录字段字段名字段值表中第一行为表的结构，其他每行叫做一条记录，每列叫做一个字段，每列的标题叫做字段名，每列中的数据叫做字段值。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回5数据类型一每个表中的同一列应具有相同的数据特征，这就是数据类型。数据类型决定了数据的存储内容、多少和使用方式。Access2010提供了12种数据类型，包括文本、备注、数字、货币、是/否、自动编号、OLE对象、日期/时间、查阅、计算字段、超链接、附件，本次介绍7种。（1）文本文本类型用于储存字符或数字，如住址；或是不需要计算的数
42、字，如电话号码。该类型最多可以存储255个字符。（2）备注备注类型用于存储较长的文本或数字，如文章正文等。最多可存储65535个字符。学一学目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回数据类型取值范围最多小数位数字段长度（字节）字节025501整数-327683276702长整数-2147483648214748364704单精度数-3.4*10383.4*103874双精度数-1.79734*103081.79734*1038158小数精度最大为28位2812（3）数字数字类型用于存储需要进行算术计算的数值数据，用户可以使用“字段大小”属性来设置数值的取值范围。数字类型的种类及其取值范围如下表所
43、示。学一学注：精度为小数位数和整数位数之和。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回（4）是/否是否类型用于存储字段只包含两个可能值中的一个，在Access中，使用“-1”表示“是”值，使用“0”表示“否”值。字段长度固定为1个字节。（5）OLE对象OLE对象类型用于存储链接或潜入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Office文档、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大容量为1GB。（6）日期/时间日期/时间类型用于存储日期、时间或日期时间组合，字段长度固定为8个字节。（7）查阅向导使用查阅向导可以让用户在录入或修改字段值时出现下拉列表，从下拉列表中选择要录入或修改的值，不
44、用输入。下拉列表的数据来源于从已有表、查询中的查询结果或直接输入。学一学目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学6表的视图操作表常用的有两种视图：设计视图和数据表视图。设计视图用于查看修改表的结构，数据表视图用于查看修改表中的数据。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回7.表设计视图表设计视图分为上下两个部分。上半部分为字段输入区，从左至右分别为“字段选定器”、“字段名称”、“数据类型”、“说明”。字段选定器用来选择某一个字段；字段名称用来输入表中某一字段的名称；数据类型用来选择该字段的数据类型；说明用于对该字段进行详细解释或说明，没必要可以不输入。下半部分是字段属性区，用于设置字段的
45、属性值。学一学目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回8.主键在Access中一个表只能有一个主键，它是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的组合，不能为NULL值。主键有两种：单字段主键和多字段主键。单字段主键是以一个字段作为主键来唯一标识表中的记录。多字段主键是以两个或两个以上的字段作为主键来唯一标识表中的记录。单字段主键的字段值不能相同，多字段主键的字段组合值不能完全相同。学一学目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学9.如何选择字段数据类型，可以参考以下几点：(1)如果存储的为汉字、字母、标点符号则选则“文本”，内容如果超过255个字符，则选择“备注”。(2)如果存储的为数
46、字并且需要进行算术运算则择选“数字”或“货币”类型。如果存储的是数字但不需要进行算术运算，可以选择“文本”，例如手机号码。(3)如果要存储图像、Word文件、Excel文件等，可以选择“OLE对象”。(4)如果要一个单元格存放多个文件可以使用“附件”。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回10.常见数据输入：日期/时间类型的字段值默认输入格式为“年月日”，如果设置了字段属性输入掩码，按输入掩码规定的输入。在数据表视图中，是/否类型字段值默认使用复选框表示，有对钩表示“是”，没有对钩表示“否”，通过单击进行切换。备注类型的字段值输入和文本类型的一样，直接输入。目录目录上一页上一页下一页下一页返
47、回返回学一学目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学11.数据类型二（1）货币货币类型是数字类型的特殊类型，等价于数字类型的双精度型，向货币类型字段输入数据时，系统会自动添加货币符号、千位分隔符，小数位固定2位。货币类型字段长度固定为8个字节。（2）自动编号自动编号类型的字段是不允许用户添加修改的，当向表中添加新记录时，Access会自动插入一个唯一的递增顺序号。当删除表中含有自动编号字段的记录时，Access不会对表中自动编号型的字段值进行重新编号。当添加一条记录时，Access不再使用已被删除的自动编号型字段的值，而是按递增的规律为其继续赋值。自动编号类型字段长度固定为4个字节。目录
48、目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学（3）计算计算类型字段用于显示计算结果。计算时必须引用同一张表中的其他字段。可以使用表达式生成器创建计算。计算字段的字段长度固定为8个字节。（4）超链接超链接类型用于存储以文本形式保存的超链接，当单击一个超链接数据时，自动打开浏览器显示超链接地址所指向的内容。（5）附件附件类型用于存储所有种类的文档和二进制数据，它可以将图像、电子表格文件、文档、图表等各种文件附加到数据库记录中，一个附件类型数据单元格可以添加多个文件。附件类型字段最大容量为2GB，对于非压缩的附件，该类型最大容量大约为700KB。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学12.字段
49、大小字段大小属性用于限制输入到该字段的数据最大长度，当输入的超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接受。字段大小属性只适用于“文本”、“数字”、“自动编号”，这里只介绍前两种。“文本”字段大小用于设置字段最多输入多少个字符，最多255个。“数字”字段大小用于选择字节、整型、长整型、单精度、双精度等数字子类型。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学13.格式格式属性只影响数据的显示格式。不同类型的字段显示格式种类不同。（1）数字类型“常规”：存储时没有明确进行其他格式设置的数字。“货币”：用于应用Windows区域设置中指定的货币符号和格式。“欧元”：用于对数值数据应用欧元符号()，但对
50、其他数据使用Windows区域设置中指定的货币格式。“固定”：用于显示数字，使用两个小数位，但不使用千位数分隔符。如果字段中的值包含两个以上的小数位，则Access会对该数字进行四舍五入。“标准”：用于显示数字，使用千位数分隔符和两个小数位。如果字段中的值包含两个以上的小数位，则Access会将该数字四舍五入为两个小数位。“百分比”：用于以百分比的形式显示数字，使用两个小数位和一个尾随百分号。如果基础值包含四个以上的小数位，则Access会对该值进行四舍五入。“科学计数”：用于使用科学(指数)记数法来显示数字。目录目录上一页上一页下一页下一页返回返回学一学（2）日期和时间类型“短日期”：显示短