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1、（中职）数据库应用（Access 2010）第3章教学课件（工信版）第3章数据表的基本操作 数据表的基本操作 表结构的添加、删除和编辑修改数据记录的添加、删除和编辑修改数据的查找与替换数据的排序与筛选数据表的修饰任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改1将“商超工作人员登记表”的“职务”字段的名称修改为“岗位名称”若仅修改字段的名称，则可以在表的数据视图中进行，操作步骤如下。打开“龙兴商城管理”数据库中的“商超工作人员登记表”的数据视图。将鼠标移到需要修改的字段（职务）的列选定器上。双击鼠标，此时字段处于编辑状态，将字段名称“职务”修改为“岗位名称”，然后单击回车键确认。任务1 对
2、“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改表结构的添加、删除和编辑修改数据记录的添加、删除和编辑修改数据的查找与替换数据的排序与筛选数据表的修饰任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改2将“商超工作人员登记表”的“离职日期”字段修改为“工龄”“离职日期”是日期型字段，而“工龄”是数字型字段，即不仅要修改数据表的字段名称，还需要修改字段类型，这样的修改最好在表的设计视图中进行，操作步骤如下。打开“龙兴商城管理”数据库中的“商超工作人员登记表”的设计视图。在“字段名称”列上单击需要修改名称的字段名（离职日期），将字段名称修改为所需名称（工龄）。再在该字段的“数据类型”列上单击向下的小黑
3、箭头，在下拉列表框中选择新的数据类型（数字型）。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改2将“商超工作人员登记表”的“离职日期”字段修改为“工龄”在表的设计视图窗口下方的“字段属性”选项卡的“字段大小”中单击向下的小黑箭头，将该字段的大小修改为“整型”。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改3改变字段的顺序 在表的数据视图中可以移动字段的位置。操作方法是：将鼠标移到字段的列选定器上，单击鼠标选中字段列，然后拖动选中的字段到合适的位置即可。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改3改变字段的顺序 在表的设计视图中也可以移动字段的位置。操作方法是：单击要移动字
4、段的行选择器，然后拖动其到合适的位置即可。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改4在“商超工作人员登记表”的“职务”字段之前添加“部门”字段 打开表的设计视图。将鼠标移到“职务”字段上单击，在“设计”选项卡功能区中选择“插入行”命令，或者选中“职务”字段所有行，右键单击从快捷菜单中选择“插入行”命令按钮，在“职务”字段前就添加了一个新的空字段，而该位置原来的字段自动向下移动。在空字段中输入字段名称（部门）、选择数据类型（文本）和设置字段的属性（字段长度等）。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改4在“商超工作人员登记表”的“职务”字段之前添加“部门”字段任务1 对“
5、商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改5将字段“学历”删除在表的设计视图中，可以使用以下3种方法删除“学历”字段：单击行选择器选中“学历”字段，然后按键。将鼠标移动到“学历”字段，单击“字段”功能区中的“删除行”命令按钮。将鼠标移动到“学历”字段，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除行”命令。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改5将字段“学历”删除当删除的字段包含数据时，系统会出现一个警告信息对话框，提示用户将丢失此字段的数据。如果表是空的，则不会出现警告信息对话框。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改1修改表的结构数据库的表在创建完成之后，可以修改
6、表的结构，包括修改字段名称、数据类型和字段属性等。修改表的结构还包括添加字段、删除字段、改变字段的顺序等。2修改表的主关键字如果需要改变数据表中原有的主关键字，可以重新设置主关键字。操作步骤如下：打开表设计器。选择新的主关键字的字段名。在该字段上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，就可将该字段重新设置为主关键字。任务1 对“商超工作人员登记表”进行表结构的编辑修改2修改表的主关键字由于一个数据表中只能有一个主关键字，一旦重新设置了新的主关键字，数据表中原有的主关键字将被取代。如果该数据表已与别的数据表建立了关系，则当重新设置主关键字时，会弹出提示对话框，提示要先取消关系，然后才能
7、重设主键。任务2修改“商超工作人员登记表”的记录数据1在“商超工作人员登记表”中添加新员工的记录 打开“商超工作人员登记表”的数据视图。把光标定位在表的最后一行。输入新的数据，在每个数据后按 键（或键）跳至下一个字段。在记录末尾，按键（或键）转至下一个记录。任务2修改“商超工作人员登记表”的记录数据在表的数据视图中把光标定位在最后一行有两种方法：直接用鼠标在最后一行单击，相当于增加了一条新记录，但记录的每个字段都为空，光标定位在第一个字段。右击记录行最左边的记录指示器，在弹出的快捷菜单中选择“新记录”命令。任务2修改“商超工作人员登记表”的记录数据2修改“商超工作人员登记表”中的记录数据：要求
8、修改“李松琴”员工的记录数据，职务由“督导”改为“市场专员”，学历由“大专”改为“本科”。打开“商超工作人员登记表”的数据视图。把光标定位在“李松琴”（第1条记录）的“职务”字段内容上并双击“督导”，输入“市场专员”。再将光标移到“学历”字段上双击，输入“本科”。任务2修改“商超工作人员登记表”的记录数据3删除“正式员工档案表”中的部分记录 单击要删除的首记录的记录选定器，拖曳鼠标到尾记录的记录选定器。单击“开始”功能区中的“删除”命令按钮；也可以右键单击选中记录的区域，在弹出的快捷菜单中单击“删除记录”命令。系统弹出警告对话框，选择“是”按钮，删除完成。任务2修改“商超工作人员登记表”的记录
9、数据修改数据表主要包括添加记录、删除记录和修改记录数据。修改数据表是在数据表视图中进行的。当数据表中有部分数据相同或相似时，可以利用复制和粘贴操作来简化输入，提高输入速度。操作步骤如下：选中要复制的记录。单击“开始”功能区中的“复制”按钮或按快捷键。选中要复制的位置，单击“开始”功能区中的“粘贴”就能将所复制的记录内容粘贴到指定的字段处。完成所有对表内容的编辑操作后，按组合键保存数据。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据1在“商超工作人员登记表”中查找“学历”字段为“本科”的记录 打开“龙兴商城管理”数据库中“商超工作人员登记表”的数据视图。单击“学历”字段选定器，将“学历”字段
10、全部选中。单击“开始”功能选项卡中的“查找”命令，打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡。在“查找内容”框中输入“本科”，其他设置不变，单击“查找下一个”按钮，则将第一个学历为“本科”的记录找到，找到的结果反白显示。再次单击“查找下一个”按钮，则将下一个学历为“本科”的记录找到，依次类推。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据1在“商超工作人员登记表”中查找“学历”字段为“本科”的记录如果在数据表中没有查找到指定的内容或所有的查找已经完成，系统会出现一个提示框，告知搜索任务结束。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据2将“商超工作人员登记表”中“职务”字段中的“市场专
11、员”全部替换为“客户经理”打开“龙兴商城管理”数据库中“商超工作人员登记表”的数据视图。单击“职务”字段选定器，选中“职务”的所有字段。单击“开始”功能选项卡中的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡。在“查找内容”框中输入“市场专员”，在“替换为”框中输入“客户经理”，“匹配”下拉列表中选择“字段任何部分”，其他设置不变，单击“全部替换”按钮。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据2将“商超工作人员登记表”中“职务”字段中的“市场专员”全部替换为“客户经理”可以看到，“职务”字段中的“市场专员”已全部替换为“客户经理”，并打开信息提示框，提示用户替换操作不能撤销
12、，单击“是”按钮，完成替换操作。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据1“查找和替换”对话框中的选项在“查找和替换”对话框中，“查找范围”列表框用来确定是在整个表还是在哪个字段中查找数据；“匹配”列表框用来确定匹配方式，包括“整个字段”、“字段任何部分”和“字段开头”3种方式。“搜索”列表框用于确定搜索方式，包括“向上”、“向下”和“全部”3种方式。任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据2查找中使用通配符任务3查找和替换“商超工作人员登记表”中的记录数据3“记录导航”工具栏的使用表的数据视图下面的状态栏上有“记录导航”工具栏。上面有一些工具按钮和文本框，这些按钮用来移动
13、当前记录的位置，依次是“第一条记录”、“上一条记录”、“记录编号”、“下一条记录”、“最后一条记录”、“到新纪录”。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序1对于“销售数据表”，按照“原价”从高到低排序 打开“销售数据”表的数据视图。单击“原价”字段选定器，将“原价”字段全部选中。单击“开始”功能区中的降序按钮（若从低到高排序，单击升序按钮），排序完成。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序2对于“店铺数据档案表”，先按照“店铺面积”升序排序，店铺面积相同者，再按照“进驻商城时间”升序排序 打开“店铺数据档案表”的数据视图。单击“开始”选项卡的“排序和
14、筛选”命令组中的“高级”“高级筛选/排序”命令。打开“筛选”设计窗口。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序2对于“店铺数据档案表”，先按照“店铺面积”升序排序，店铺面积相同者，再按照“进驻商城时间”升序排序 在筛选网格第一列字段的下拉列表中选择“店铺面积”，在排序下拉列表中选择“升序”，在第二列的字段下拉列表中选择“进驻商城时间”，第二列的排序下拉列表中选择“降序”。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序2对于“店铺数据档案表”，先按照“店铺面积”升序排序，店铺面积相同者，再按照“进驻商城时间”升序排序 单击“排序和筛选”命令组的“高级”“应用筛选
15、/排序”命令，得到排序后的结果。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序1排序的概念“排序”是将表中的记录按照一个字段或多个字段的值重新排列。若排列的字段值是从小到大排列的，则称为“升序”；若排序的字段值是从大到小排列的，则称为“降序”。对于不同的字段类型，有不同的排序规则。2排序的规则 数字按大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序。按照26个英文字母的顺序排序（大小写视为相同），升序时按AZ排序，降序时按ZA排序。中文按照汉语拼音字母的顺序排序，升序时按az排序，降序时按za排序。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序2排序的规则 日期和时
16、间字段，是按日期值的顺序排序，升序排序按日期时间值由小到大，降序排序按日期时间值由大到小。数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能排序（Access 2010版备注型可以排序）。在“文本”类型的字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部的文本字符串具有相同的长度。例如，要以升序排序文本字符串：“1”、“2”、“10”、“20”，其结果是：“1”、“10”、“2”、“20”。必须在仅有一位数的字符串前面加上零或者空格，才能得到正确的排序结果，如：“01”、“02”、“10”、“20”。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据
17、档案表”按要求进 行排序2排序的规则 在以升序顺序排列时，任何含有空字段（包含Null值）的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。3排序后的处理 排序后，排序方式与表一起保存。当对表进行排序后，在关闭数据库表时会出现提示对话框，询问是否保存对表的布局的更改，单击“是”按钮将保存更改结果。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选1按选定内容筛选：在“商超工作人员登记表”中，筛选出所有女同事的记录。打开“商超工作人员登记表”的数据视图。把光标定位在“性别”列中任意一个值为“女”的单元格中，单
18、击“性别”后面的小三角形，在列表中，将“性别”为“女”的项目选中，其他项去掉对钩。任务4 对“销售数据表”和“店铺数据档案表”按要求进 行排序2按窗体筛选：筛选出所属部门为“市场部”和“行政部”的员工。打开“商超工作人员登记表”的数据视图。单击“开始”选项卡的“排序和筛选”命令组中的“高级”“按窗体筛选”命令，这时表的数据视图只有一条记录，在“部门”的下拉列表中选择“市场部”，然后单击表下方的“或”选项卡，再在“部门”的下拉列表中选择“行政部”。单击“排序/筛选”命令组中的“高级”“应用筛选/排序”命令，显示筛选结果。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选3按筛选目
19、标筛选：在“销售数据表”中，筛选出原价400的产品记录。打开“销售数据表”的数据视图。在“原价”列中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中的“数字筛选器”菜单中选择“大于”并输入筛选条件“400”，如图3-26所示。然后按回车键得到筛选结果。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选4内容排除筛选：筛选出除“研究生”以外的其他员工记录。打开“商超工作人员登记表”的数据视图。把光标定位在“学历”列中任意一个值为“研究生”的单元格中，单击功能组中的“筛选器”命令，将“研究生”复选框中的对钩去掉，其他均选中，则显示出除“研究生”以外的其他记录；或在“研究生”单元格上右击，在弹出的快
20、捷菜单中选择不包含，并输入“研究生”。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选4内容排除筛选：筛选出除“研究生”以外的其他员工记录。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选5高级筛选/排序：筛选出“部门”为“市场部”的员工，并按入职日期先后排序。打开“商超工作人员登记表”的数据视图。光标定位在“部门”列，单击“开始”选项卡，选择“排序与筛选”功能组“高级”“高级筛选/排序”命令，弹出“筛选”窗口。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选5高级筛选/排序：筛选出“部门”为“市场部”的员工，并按入职日期先后排序。在筛选设
21、计网格第一列字段下拉列表中选择“入职日期”，选择排序项为“升序”，在第二列“条件”中输入“市场部”，注意这里的引号是西文字符。单击命令组中“高级”中的“应用筛选”按钮，完成高级筛选。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选1筛选的概念：仅显示那些满足某种条件的数据记录，而把不满足条件的记录隐藏起来的一种操作。2筛选方式（1）按选定内容筛选：“按选定内容筛选”是以数据表中的某个字段值为筛选条件，将满足条件的值筛选出来。（2）按窗体筛选：如果“按选定内容筛选”不容易找到要筛选的记录或希望设置多个筛选条件时，可以使用“按窗体筛选”。按窗体筛选记录时，Access将记录表变成
22、一个空白的视图窗体，每个字段是一个列表框。用户通过单击相关的字段列表框选取某个字段值作为筛选的条件。对于多个筛选条件的选取，还可以单击窗体底部的“或”标签确定字段之间的关系。任务5 对“销售数据表”中“商超工作人员登记表”的数据进行各种筛选2筛选方式（3）按筛选目标筛选：“按筛选目标筛选”是通过在窗体或数据表中输入筛选条件（值或条件表达式）来筛选满足条件（包含该值或满足该条件表达式）的所有记录。（4）内容排除筛选：“内容排除筛选”是指在数据表中将满足条件的记录筛选出去，而保留那些不满足条件的记录。（5）高级筛选：“高级筛选”即使用“高级筛选/排序”功能，适合于较为复杂的筛选需求。用户可以为筛选
23、指定筛选条件和准则，同时还可以将筛选出来的结果排序。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式1设置列宽和行高：可以通过手动调节和设定参数这两种方法来设置表的列宽和行高。（1）手动调节列宽：将鼠标移动到表中两个字段的列定位器的交界处，待鼠标变成上下十字箭头形状后，按下鼠标左键，向左或向右拖曳至所需要的列宽度。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式1设置列宽和行高（2）通过设定参数来调节行高由于“商超工作人员登记表”各行的高度应该相同，因此可以通过设定参数来调节行高。在数据表中，选中多行，在行前标识上右击，弹出快捷菜单，从中选择“行高”命令，弹出“行高”对话框。任务6 设置“商超工作人员登记表”
24、的格式2隐藏列/取消隐藏列：将“商超工作人员登记表”中的“身份证号码”列暂时隐藏起来 打开“商超工作人员登记表”的数据视图。单击“身份证号码”字段的列选定器选中该列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏字段”命令，则“身份证号码”字段被隐藏起来。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式2隐藏列/取消隐藏列：如果要将隐藏的列重新显示出来，操作步骤如下：选中任何一列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏字段”命令，打开“取消隐藏列”对话框。在“列”列表框中，选中“身份证号码”复选框，单击“关闭”按钮，则“身份证号码”字段就在数据表中重新显示出来。任务6 设置“商超工作人员登记表”的
25、格式3冻结/取消冻结列：冻结“商超工作人员登记表”中的“员工编号”和“员工姓名”字段 打开“商超工作人员登记表”的数据视图。选定“员工编号”和“员工姓名”两列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“冻结字段”命令，则这两列就被显示在表格的最左边。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式3冻结/取消冻结列：此时拖动水平滚动条，这两个字段始终显示在窗口的最左边。如果要取消冻结列，只需单击菜单“格式”“取消对所有列的冻结”命令即可。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式4设置数据表的样式（1）设置“商超工作人员登记表”的格式 打开“商超工作人员登记表”的数据视图。单击“开始”功能选项卡，选择“文本
26、格式”命令组中的各项命令可修改数据表格式。单击下拉三角形打开“设置数据表格式”对话框，设置“商超工作人员登记表”的表格格式：单元格效果（平面）、背景色（蓝色）、网格线颜色（白色）、边框（实线）、水平和垂直下画线（点线）等，然后单击“确定”按钮。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式4设置数据表的样式（2）设置“商超工作人员登记表”的字体 打开“商超工作人员登记表”的数据视图。选择字体、字号等，然后单击“确定”按钮。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式1设置表数据视图格式的意义：如果不进行设置，表数据视图的格式是Access 2010默认的格式，这种默认格式往往不能令人满意。因此在建立了数
27、据表以后，通常需要调整表的外观。设置表数据视图格式包括设置数据表的样式、设置字体及字号、改变行高和列宽、调整字段的排列次序和背景色彩等。2调整表的列高和行宽 手动调节：将鼠标移动到表中两个字段的列定位器（或两条记录的行定位器）的交界处，待鼠标变成上下十字箭头形状后，按下鼠标左键，向左右（上下）拖曳至所需要的列宽度（行高度）。设定参数调节：单击菜单“格式”“行高”（或“列宽”）命令，弹出“行高”（或“列宽”）对话框，在对话框中输入行高（或列宽）的参数，单击“确定”按钮。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式2调整表的列高和行宽 可以通过双击字段的右边界改变列的宽度，并使之达到最佳设置，这时列的
28、宽度与字段中最长的数据的宽度相同。不因为重新设定列的宽窄而改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符长度，它只是简单地改变字段列在表数据视图中显示区域的宽度。3隐藏列/取消隐藏列当一个数据表的字段较多，使得屏幕的宽度无法全部显示表中所有的字段时，可以将那些不需要显示的列暂时隐藏起来。隐藏不是删除，只是在屏幕上不显示出来而已，当需要再显示时，还可以取消隐藏恢复显示。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式3隐藏列/取消隐藏列隐藏列的方法是：选中要隐藏的列，单击菜单“格式”“隐藏列”命令，即可以隐藏所选择的列。取消隐藏列的方法是：单击菜单“格式”“取消隐藏列”命令，在打开的“取消隐藏列”对话框中选中要取消隐藏的列的复选框，单击“关闭”按钮。在使用鼠标拖动来改变列宽时，当拖动列右边界的分隔线超过左边界时，也可以隐藏该列。任务6 设置“商超工作人员登记表”的格式4冻结/取消冻结列对于较宽的数据表而言，在屏幕上无法显示出全部字段内容，给查看和输入数据带来不便。此时可以利用“冻结列”的功能将表中一部分重要的字段固定在屏幕上。冻结列的方法是：选定要冻结的列，单击菜单“格式”“冻结列”命令，则选中的列就被“冻结”在表格的最左边。取消冻结列的方法是：单击菜单“格式”“取消对所有列的冻结”命令。5设置数据表样式：数据表的样式包括单元格效果、网格线、背景、边框、字体、字形、字号和字的颜色等。