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1、正版可修改PPT 课件（中职）Access2010 数据库案例教程05_01 电子课件报表项目一项目一 自动创建报表自动创建报表 目录任务实施Task force项目拓展Project development项目测评Project evaluation项目小结Project summary过滤页第一部分Task force任务一 使用报表工具创建出版社报表 任务二 使用“向导”创建图书表报表任务实施任务三 使用“标签”工具创建图书标签报表报表重点 使用报表工具创建报表 使用“向导”创建报表 使用“标签”工具创建报表 使用“报表设计”创建报表 编辑报表内容 将报表中的数据进行排序与分组 在报表中
2、使用计算控件难点 使用“向导”创建报表 使用“报表设计”创建报表 将报表中的数据进行排序与分组 在报表中使用计算控件报表报表Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息 报表的功能包括呈现格式化的数据 分组组织数据，进行数据汇总 报表之中包含子报表及图表 打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式 可以进行计数、求平均、求和等统计计算 在报表中嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容报表任务一 使用报表工具创建出版社报表报表 任务分析 在对图书馆书籍进行管理的过程中，特别是在进行工作 在对图书馆书籍进行管理的过程中，特别是在进行工作汇报的过程中，往往需要将系统中数据进行整理
3、汇总后进行 汇报的过程中，往往需要将系统中数据进行整理汇总后进行汇报。汇报。在对管理数据进行汇总的过程中报表起到了举足重情的作用，使用报表可以实现格式化的输出数据并对数据进行组织汇总或制作成图标形式准确的反映数据之间的关系与变化，为之后工作的进行做出指导。报表 任务分析 在 在Access Access中提供了多种创建报表的方法 中提供了多种创建报表的方法例如可以使用“报表”、“报表设计”、“空报表”、“报表向导”和“标签”等方法来创建报表。其中“报表”按钮提供了最快的报表创建方式，它既不向用户提供提示信息，也不需要用户做任何其他操作就立即生成报表，在创建的报表中将显示基础表或查询中的所有字段
4、。报表使用报表工具完成创建“出版社”报表。本次任务我们将通过以下操作来学习“报表”工具的使用方法创建效果图报表 知识准备1、“报表”按钮提供了最快的报表创建方式 它既不向用户提供提示信息，也不需要用户做任何其他操作就立即生成报表，在创建的报表中将显示基础表或查询中的所有字段 尽管报表工具可能无法创建满足最终需要的完美报表，但对于迅速查看基础数据极其有用 在生成报表后，保存报表，还可以在布局视图或设计视图中进行修改，以使报表更好的满足需求报表2、报表的概念 报表是 Access 中以一定的格式打印输出表中数据的一种对象报表3、报表的功能包括：可以以格式化的形式输出数据 可以分组组织数据，进行汇总
5、 可以包含子报表及图表数据 可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表 可以进行计数、求和、求平均值等统计计算 可以嵌入图像或图片来丰富数据显示报表4、报表”组的组成在Access数据库创建选项卡下“报表”组中包含以下按钮：报表组报表“报表”按钮创建当前查询或表中的数据的基本报表，可在该基本报表中添加功能，如分组或合计“报表设计”按钮在设计视图中创建一个空报表，在设计视图中可以对报表进行高级更改，例如添加自定义控件以及编写代码报表“空报表”按钮新建空报表，可以在其中插入新字段和控件，也可以对报表进行设计“报表向导”按钮显示报表向导，帮助创建简单的自定义报表“标签”按钮显示标签向导，创建标
6、准标签或自定义标签报表5、报表的视图设计视图 打印预览视图布局视图 报表视图Access 的报表操作提供了 4 种视图初学者建议先学会前两种视图，既能观察到打印效果，又能实现比较全面的功能。报表n 设计视图报表的设计视图用于创建和编辑报表的结构。报表设计视图报表n 打印预览视图让用户提前观察到报表的打印效果。打印预览报表n 报表视图显示报表。报表视图报表n 布局视图可以在显示数据的情况下，调整报表设计。报表的布局视图和窗体的布局视图的功能和操作方法十分相似。布局视图报表 任务实施使用报表工具完成创建“出版社”报表。步骤一：进入“图书借阅管理系统”，在表对象组中选中“出版社表”。步骤二：在“创建
7、”选项下的“报表”组中单击“报表”按钮。步骤三：单击“保存”按钮，命名为“出版社报表”。报表按钮 单击效果图报表任务二 使用“向导”创建图书表报表 报表 任务分析 使用“报表”工具创建报表，创建了一种标准化的报表样式，虽然快捷，但是存在一些不足之处，尤其是不能选择出现在报表中的数据源字段，使用“报表向导”则提供了创建报表时选择字段的自由。除此之外，还可以指定数据的分组和排序方式以及报表的布局样式图书报表主要用于对图书馆中图书信息进行汇总，使用报表对图书进行分类并统计出图书数量，将图书信息按照一定的规则输出，方便对图书信息的管理。报表使用“向导”创建图书信息报表，要求按照“出版社”与“图书类别”
8、进行分组，并按定价升序输出图书的“图书编号”、“书名”、“作者”、“出版社”、“图书分类”、“定价”。效果图本次任务我们完成以下操作报表 知识准备1)设置报表分组级别在报表中对记录进行分组,当存在两个或两个以上分组条件时序设置其分组级别，优先级为：“出版社”、“图书分类”，即先按照“出版社”对记录进行分组，当出版社信息出现重复值时再按照图书分类进行分组，依次类推，若不指定优先级则按照添加顺序系统自动设置优先级。添加分组级别报表2)设置报表排序字段使用报表向导创建报表可以对报表中的数据进行排序，但是最多可以指定四个排序字段。单击“汇总选项”弹出如图5-12所示界面，在该界面中可以设置需要计算的汇
9、总值以及汇总方式，并指定汇总值的显示方式。排序界面 汇总选项报表 任务实施使用“向导”创建图书信息报表，要求按照“出版社”与“图书类别”进行分组，并按定价升序输出图书的“图书编号”、“书名”、“作者”、“出版社”、“图书分类”、“定价”。步骤一：在“创建”选项卡下的“报表”中，单击“报表向导”按钮。弹出初始界面，在该界面中选择报表数据源，并添加显示字段，添加完成后单击“下一步”按钮。报表向导初始界面 分组界面报表步骤二：在弹出的分组界面中，系统会自动指定“出版社”为默认 分组字段，此时只需添加“图书分类”分组字段即可，设 置完成后单击“下一步”按钮。步骤三：设置“定价”为报表排序字段，并指定排
10、序准则为“升序”，单击“下一步”按钮。步骤四：指定报表布局方式，单击“下一 步”按钮，指定报表标题，单击“完成”按钮。报表指定布局方式 指定报表标题报表效果图报表任务三 使用“标签”工具创建图书标签报表 报表 任务分析 标签是一种类似名片的短信息载体。在日常工作中，经常需要制作一些“图书名称”或“借阅者信息”等标签。使用Access提供的“标签”，可以方便地创建各种各样的标签报表。报表 任务分析 在图书借阅过程中为了方便对图书进行管理，往往需要在图书上粘贴相应的标签，以减少工作人员的工作量，并且能够更加有条理。合理化的实现对图书进行管理。下面我们就一起来创建图书信息标签报表，通过该报表的创建一
11、起来学习标签报表的基本创建方法。报表 任务分析 制作“图书信息”标签报表。要求两列显示学生：“图书编号”“书名”“出版社”“图书分类”字段报表效果图报表 知识准备 标签是数据库管理系统各种统计信息中常用的一种数据输出的方法 标签包括两个基本组成部分：n n 数据源 数据源n n 数据布局 数据布局1)概述报表 知识准备 数据源指定了标签中数据的来源，可以是表、视图、查询和临时表等。数据布局指定了标签中各个输出内容的位置和格式 标签文件并不存储数据源中每个数据的值，只存储数据的位置和格式信息。所以，每次打印时，打印出来的标签报表的内容随数据库内容的改变而改变 1)概述报表 知识准备 在向导初始界
12、面中主要用于指定标签的尺寸，当标签类型为“送纸”型时，如图5-19所示，在该界面中“尺寸”用于确定标签报表大小，“横标签号”用于设置标签报表记录中的列数。当标签类型为“连续”型时，如图5-20所示，“横标签号”均为1，即在每一页标签报表中只显示一条记录2）向导结构 报表向导初始界面（1）向导初始界面（2）报表 任务实施制作“图书信息”标签报表。要求两列显示图书的“图书编号”、“书名”、“出版社”和“图书分类”字段。步骤一：进入“图书借阅管理系统”，在“导航”窗格中，选择“图书表”。步骤二：选择标签尺寸。在“创建”选项卡的“报表”组 中，单击“标签”按钮，打开对话框，在其中指定所需要的标签的尺寸
13、（如果不能满足需要，可以单击“自定义”按钮自行设计标签），单击“下一步”按钮。步骤三：选择文本的字体和颜色。可以根据需要选择标签文本的字 体、字号和颜色等。报表 选择标签尺寸 选择文本的字体和颜色步骤四：确定标签的显示内容。在“可用字段”窗格中，双击“图书编号”字段，发送到“原型标签”窗格中。然后，用鼠标单击下一行，把光标移到下一行，再双击“书名”字段，以此类推。为了让标签意义更明确，在每个字段前面输入所需要的文本，然后单击“下一步”按钮。报表选择显示内容 选择排序字段步骤五：选择排序字段。在“可用字段”窗格中，双击“图书编号”字段，把它发送到“排序依据”窗格中，作为排序依据，单击“下一步”按
14、钮。报表指定报表的名称 设计结果步骤六：指定标签报表名称。在打开的“请指定报表的名称”对话 框中，输入“图书信息”作为报表名称，单击“完成”按 钮。设计结果。过滤页第二部分Project development 项目拓展报表项目拓展：报表应用规范 只要有了企业，就会产生报表，最普通不过的就是财务报表了，还有就是各种计划报表、成本核算报表、成本分析报表等等，这些报表往往都是前人在各行业工作中通过他们的工作经验总结并浓缩出来的精华，应该说对各自的行业工作均具有指导作用。1、浅谈报表的意义那么报表究竟有什么意义呢？报表孰重孰轻，孰缓孰急，这些都要从报表上来，正所谓是“秀才不出门，能知天下事”。当然这
15、里并不是叫大家不出门，而是所有的工作尽在掌控之中，内控管理能做得稳中有序。怎样才能在管理中求得效益，那就是抓好内控怎样才能在管理中求得效益，那就是抓好内控管理工作，然而内控管理的源头在哪里？管理工作，然而内控管理的源头在哪里？报表做报表的工作实际上就是做填空题的工作，报表中也就牵涉到相关人员的实际工作，如果空没填完，肯定就是相关职能部门的本项工作没有开展或开展的效果不理想，这份报表就失去了它应该具有的意义。然在盈然在盈亏分析中，是否报表中材料使用大大的亏分析中，是否报表中材料使用大大的节约（若未能使用替代材料），对我们节约（若未能使用替代材料），对我们来说管理得好吗？来说管理得好吗？报表答案是
16、否定的。答案是否定的。因为其大大偏离了设计，势必会存在质量隐患，这只是一个眼前利益，对长远来说，风险极大。偷工减料明显是一个不负责任的企业所做的小动作，也造成了资源的更大浪费，于理于法皆不能容也。当然在施工中若发生材料超用的情况将导致成本不合理增加，那么，朋友你是否对材料超用进行原因分析呢?是否进行了相应的控制呢？报表月末或年末的任务完成情况报表与年初或月初的计划报表对比，我们就能找到是否存在差距，那么差距是怎么造成的那么差距是怎么造成的呢？是我们的人、材、机准备不充分还呢？是我们的人、材、机准备不充分还是自然因素影响了我们？还是个别队伍是自然因素影响了我们？还是个别队伍无法合作形成了现有的差
17、距呢？无法合作形成了现有的差距呢？这些都能从细分的报表上找到答案。当然这些对有心人来说可以说是轻松操作之。报表报表管理就是内控管理，只要领导重视了，报表做好了，内容真实了，原因分析了，措施采取了，内控工作就做到位了，内功就练到家了，那么就这样顺理成章，企业的效益就出来了。朋友们，你们是否认同我的看法呢！报表完整 需要收集的信息需完整真实 实事求是是所有活动的基本原则及时 信息传递及时是达成效率的关键保证2、报表记录的三要素三重点三要素报表统计 无统计就无结果，无结果就无意义分析 有因必有果，有果必有因，分析因果是达到目标的核心要求处理 对目标达成或异常事故进行明显的责任区分，落实关键责任制度2
18、、报表记录的三要素三重点三重点报表（1）名称：阐述用途，来源（2）日期：填写时间或期限（3）关键内容：主要收集信息（4）填写人，审核人，核准人（5）记录形式：如点检表，层别记录表格 3、报表的必要要素报表4、报表应用范例在现代的企业中，报表其中举足重轻的作用，通过使用报表可以帮助企业访问、格式化数据，并把数据信息以可靠和安全的方式呈现给使用者。深入洞察企业运营状况，是企业发展的强大驱动力。下面我就通过范例讲解不同类型报表中应包含的数据。报表 利润表是指反映企业在一定会计期间的经营成果的报表。主要编制步骤和内容如下：一财务报表范例一财务报表范例-利润报表利润报表 第一步，以营业收入为基础，减去营
19、业成本、营业税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用、资产减值损失，加上公允价值变动收益(减去公允价值变动损失)和投资收益(减去投资损失)，计算出营业利润 第二步，以营业利润为基础，加上营业外收入，减去营业外支出，计算出利润总额 第三步，以利润总额为基础，减去所得税费用，计算出净利润(或亏损)报表普通股或潜在普通股已公开交易的企业，以及正处于公开发行普通股或潜在普通股过程中的企业，还应当在利润表列示每股收益信息。在企业利润表中应包含的数据有：营业成本、营业税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用、资产减值损失，营业利润、税费、利润总额、营业外收入、净利润（或亏损）。综上 综上根据对利润报表的分
20、析简单的绘制出企业利润报表。根据对利润报表的分析简单的绘制出企业利润报表。报表 材料仓库日报表是对企业生产中，每日生产材料使用情况的汇总，通过此报表可以直观的了解生产材料的使用情况，并能够间接的了解企业的运营与生产情况。主要编制步骤和内容如下:二材料仓库日报表二材料仓库日报表 第一步：通过本日进仓材料数量加昨日结存计算今日库存总数量 第二步：通过今日库总数量减本日出仓计算出今日结存材料数量报表综上综上品名 规格 昨日结存本日库存 本日出仓 本日进仓在材料仓库日报表中应包含的数据报表思考：根据上述内容试分析在企业产品 生产报表中应包含的数据有哪些？过滤页第三部分Project evaluatio
21、n 项目测评报表项目测评过滤页第四部分Project summary 项目小结报表本次项目主要学习如何使用Access提供的系统工具快速的完成对报表的创建任务一主要学习“报表”工具，使用“报表”工具可以快速的完成对报表的创建，但是创建出的报表结构单一，往往在创建完成后还需要在报表的设计视图中进行修改。报表本次项目主要学习如何使用Access提供的系统工具快速的完成对报表的创建任务二主要学习“报表向导”的使用方法，使用“报表向导”则提供了创建报表时选择字段的自由，除此之外，还可以指定数据的分组和排序方式以及报表的布局样式。在学习初期通过报表向导创建报表正确的认识报表的结构，为后期学习打好基础。报表本次项目主要学习如何使用Access提供的系统工具快速的完成对报表的创建任务三学习了标签报表的使用方法，使用Access提供的“标签”，可以方便地创建各种各样的标签报表。本次项目中所学习内容相对较简单，通过本项目首先掌握报表的基础知识，正确的认识报表，为后面的学习打下基础。