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1、第第7 7章章 采购与应付子系统采购与应付子系统7.1 采购与应付子系统概述一、采购和应付核算概述 1.按实际成本计价进行核算2.计划成本计价进行核算二、采购与应付的管理1.采购量的控制2.采购成本的控制3.资金流的控制4.物流的控制7.2采购与应付子系统内部结构分析一、采购与应付子系统的特点一、采购与应付子系统的特点1.采购与应付子系统的业务流程(1)生产计划的产生(2)采购订货(3)采购入库(4)对采购发票的处理(5)对付款业务的处理2.采购与应付子系统的特点(1)数据量大(2)日常数据处理频繁且实时性要求高(3)业务处理复杂且可靠性要求高(4)与其他会计子系统的数据交换较多二、采购与应付
2、子系统的数据流程采购与应付子系统的数据流程 三、采购与应付子系统的数据文件采购与应付子系统的数据文件1.主数据库文件：(1)生产计划文件用来存放企业的生产计划。(2)采购发票文件用来存放每一张采购发票上的详细信息，企业依据这些信息与供应商进行结算。(3)付款单文件用来存放每一张付款单上的详细信息(4)应付账款文件用来存放与每一供应商结算的余额，可能是应付账款，也可能是预付账款。2.辅助数据库文件：采购与应付子系统的辅助数据库文件主要有产品结构文件、供应商资料文件、部门资料文件、人员资料文件、存货资料文件、结算方式文件、付款条件文件等。3.记账凭证文件：此文件用来存放依据采购与应付业务生成的记账
3、凭证，此数据库文件的内容与总账系统的记账凭证文件的内容一致。4.其他数据库文件：采购与应付子系统还存在一些其他的数据库文件。如：生成凭证的科目设置文件。四、采购与应付子系统的编码采购与应付子系统的编码采购与应付子系统的最主要的编码是供应商代码。供应商代码是对每一个供应商进行编码。编码的原则是供应商代码与供应商一一对应，即每一供应商对应唯一的代码。有了供应商代码就可以快速、方便的输入、查询和修改每一供应商数据。五、采购与应付子系统功能结构五、采购与应付子系统功能结构 7.3 采购与应付子系统的初始设置 一、初始建账二、产品结构档案设置三、供应商档案设置四、供应商档案设置五、采购部门和采购人员档案
4、设置六、结算方式设置七、付款条件设置八、账龄区间设置九、初始数据的录入7.4采购与应付子系统的输入和输出一、采购与应付子系统的输入采购与应付子系统的输入采购与应付子系统的数据输入可以分成三类：1、初始设置数据的输入，如：产品结构、供应商档案、结算方式、付款条件等设置。2、从其他子系统转入的数据，如从存货管理子系统调取存货代码、名称、计量单位等信息。3、日常业务处理的原始数据。1.生产计划的输入 对于工业企业，生产计划是由市场的需求和客户的订单而产生的。生产计划的输入界面如下：2.采购订单的输入对于工业企业，采购订单是系统根据生产计划和库存余额而自动生成的。而对于一般的商业企业，采购业务是从采购
5、订单开始的。采购订单的输入界面如下：3.采购入库单的输入 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。它的需界面如下：4.采购发票的输入 采购发票是以来自供应商的原始发票为依据而输入的。采购发票的输入界面如下：5、退货单的输入退货单用来退已入库的存货。退货单需要输入的数据和入库单输入的数据基本相同。6、付款单的输入付款单要求输入的基本数据有：供应商代码、结算方式（如：现金、支票、汇票等）、经手人代码、金额、结算科目、银行账号、币种等。二、采购与应付子系统的输出采购与应付子系统的输出采购与应付子系统的输出主要是各种统计分析报表和向总账系统输出的记账凭证。一、采购与应付子系统输出的统计、分析
6、报表分两类，一类是依据输入的数据直接按各种条件进行筛选后输出。另一类是两种输入的数据进行比较后，再按各种条件筛选后输出二、采购与应付子系统主要依据输入的采购发票和付款单，生成记账凭证，然后向总账系统传递的。7.5采购与应付子系统的数据处理一、采购与应付业务数据的输入处理采购与应付业务数据的输入处理1.输入单据的格式用户可根据本身的需要自行设计。2.相互关联的单据可以由系统自动互相生成。3.凡是在初始设置中进行过设置的项目，在输入的用户界面对应项目中设置操作键，用以调出设置内容供用户选择输入。4.输入单据的各个项目时，有些项目的数据必须输入，而有些项目的数据是可以根据已输入项目的数据生成的。5.
7、作为正式记录存入系统的单据应该经过确认。二、生成记账凭证的处理二、生成记账凭证的处理 在采购与应付子系统中，首先对采购和付款业务中会计核算使用的基本科目进行设置，系统便可依据采购发票自动生成记账凭证。三、采购订单的生成采购订单的生成对于一般的工业企业，采购订单是系统根据企业的生产计划、库存余额和管理上的要求而生成的。生产计划中的关键数据是产品的名称和生产的数量，系统通过产品结构信息，也就是生产此产品需要哪些、需要多少下级产品，把生产计划变为物料需求计划，所以产品的结构信息非常重要。系统汇总计划期内，所有生产计划产生的物料需求计划，然后，根据物料库存的余额及管理的要求，生成采购计划，即采购订单。
8、系统目前可以满足两种管理的要求：第一，在留有安全库存的条件下，生成采购计划；第二，根据经济批量模型，产生采购计划。四、采购结算与应付账款核销处理四、采购结算与应付账款核销处理1、采购结算：采购发票和入库单之间的核对结算。2、应付账款核销：付款单与原始的采购发票、应付单之间的核对结算。本章小结本章从采购与应付业务核算和管理的要求和业务流程分析入手，阐述了系统内部结构及系统输入和输出应该具备的功能。通过对本章的学习要求学生掌握如下内容：采购与应付子系统的数据特点和工作任务；采购与应付子系统的业务处理流程和数据流程的基本要点；主要数据文件的结构、作用和特点；采购与应付子系统初始设置、日常业务输入和输出的内容；采购与应付子系统数据处理，特别是输入处理采用的基本方法。