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1、YCF正版可修改PPT（中职）计算机应用基础（windows xp版）第四章Excel 2003电子表格处理教学课件第四章Excel 2003电子表格处理项目一录入“学生基本情况登记表”任务1Excel 2003的启动、新建、保存和打开&任务概述本任务了解Excel电子表格的相关概念以及工作界面组成,掌握Excel电子表格的新建、保存和打开等基本操作。&知识链接:Excel 2003的工作界面Excel窗口的组成与Word窗口类似,也是由标题栏、菜单栏、工具栏、窗口工作区、滚动条、状态栏、任务窗格等组成,如图43所示。1.工作簿和工作表一个Excel电子表格文件称为一个Excel工作簿,扩展名
2、为.xls。每个工作簿中可以包含一个或多个工作表,并且最多可容纳255个工作表,系统默认由3张表格组成一个工作簿。每个工作表由65 536行、256列构成(横行、竖列)组成,行号为165 536,列号为AIV。每张工作表都有一个相应的工作表标签,工作表标签上显示的就是该工作表的名称。2.单元格单元格是行与列的交叉点,它是存储数据的最小单位。每一个单元格都可以用一个地址标志来表示,此标志由列标和行号组成。在单元格中可以输入任何数据,包括字符、数字、日期、时间、公式和函数。3.活动单元格活动单元格也叫当前单元格,指正在使用的单元格,在其外有一个黑色的方框,这时输入的数据会被保存在该单元格中。4.填
3、充柄位于选定区域右下角的小黑方块。当鼠标指向填充柄时,鼠标的指针变为黑十字形时,可用于对数据填充。任务2录入表格数据&任务概述本任务以“学生基本情况登记表”为例介绍如何将数据输入到工作表的单元格里。&知识链接1.Excel 2003数据的输入Excel工作表中不仅可以输入数字,还可以输入文字、公式和函数。允许输入的数据类型有:字符型、数值型、日期和时间型等。(1)字符型数据的输入。字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串。字符型数据默认的对齐方式是左对齐。数字串作为字符型数据输入,在输入项前面添加撇号或者是=“数字串”。例如,62574832=“100872”。(2)数值型数据的
4、输入。数字输入后,默认的对齐方式为右对齐。当输入的数字位数过长时,将在单元格中以科学计数法显示。(3)日期/时间型数据的输入。日期型数据的常用格式:年/月/日或年月日,可以省略年份。当插入当前系统日期:按Ctrl+;组合键。插入当前系统时间:按Ctrl+Shift+;组合键。项目一录入“学生基本情况登记表”2.Excel 2003数据的填充序列(1)用拖动“填充柄”填充。在某个单元格中输入常数或公式,横向或纵向拖动填充柄可以填充。当单元格是数字格式时,直接拖动,数值不变;如果按住Ctrl键拖动,则生成步长为1的等差数列。当单元格中是日期格式时,直接拖动,按“日”生成步长为1的等差序列;按Ctr
5、l键拖动,数据不变。对于步长不是1的等差序列,也可以使用填充柄进行自动填充。方法是:先在两个相邻的单元格中输入等差序列的前两个数据,然后选定这两个单元格并拖动其填充柄进行填充。(2)用“序列”对话框填充。对于比较复杂的规则填充,直接利用填充柄不能完成时,可以打开“序列”对话框进行填充。具体操作步骤如下:先在第一个单元格中输入数据,选定待填充的区域。单击“编辑填充序列”命令,打开“序列”对话框。选择序列所产生在的“行”或“列”,然后选择序列类型,输入步长值,单击“确定”按钮。注意:(1)当序列类型选择“日期”时,“日期单位”可以选择“日”、“工作日”、“月”、“年”,然后输入步长值,就会按照该步
6、长进行填充。“日”和“工作日”的区别是:工作日不需要周末的日期。(2)当序列类型选择“自动填充”时,和利用填充柄填充的效果是一样的。项目一录入“学生基本情况登记表”任务1编辑工作表&任务概述编辑工作表是在已经建立好的工作表中,插入单元格、行和列,以便在工作表的适当位置填入新的内容,达到更新数据、完善表格的目的。知识链接:编辑工作表1.选取工作表中的单元格(1)选取单个单元格。单击相应的单元格,或用方向键移动到相应的单元格。(2)选取连续的单元格区域。方法一:从左上角第一个单元格拖动到右下角最后一个单元格。方法二:先选择左上角第一个单元格,然后按Shift键,再单击右下角最后一个单元格。(3)选
7、取不连续的单元格区域。先选定第一个单元格或单元格区域,然后按Ctrl键,再选定其他的单元格或单元格区域。(4)选取行和列。单击行号,选定整行;单击列标,选定整列。(5)选取整张工作表。单击“全选按钮”,选定整张工作表。(6)取消选取的单元格。要取消所选的单元格,只要单击所选区域外的任一个地方即可。2.编辑单元格的内容方法一:双击待编辑数据所在的单元格,对其中的内容进行更改,按Enter键确认。方法二:选定待编辑数据所在的单元格,在编辑栏中对其中的内容进行更改,按Enter键确认。项目二编辑工作表和管理工作表3.单元格的移动和复制(1)单元格的移动。方法一:选择一个或多个单元格,单击“编辑剪切”
8、菜单命令,然后选择目标单元格,单击“编辑粘贴”菜单命令。方法二:选择一个或多个单元格,将鼠标移动到单元格边框上,当鼠标变成移动状态时,按住鼠标左键拖动到目标位置即可。(2)单元格的复制。方法一:选择一个或多个单元格,单击“编辑复制”菜单命令,然后选择目标单元格,单击“编辑粘贴”菜单命令。方法二:选择一个单元格或多个单元格,按住Ctrl键不放,将鼠标移动到单元格边框上,鼠标变成复制状态,按住鼠标左键拖动到目标位置即可。4.单元格的清除与删除(1)单元格的清除。选择单元格或单元格区域,然后按Delete键,就可以清除单元格中的内容,或在单元格上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令。(2
9、)单元格的删除。方法一:选择要删除的单元格或单元格区域,单击“编辑删除”菜单命令,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令,在“删除”对话框中选择一种删除形式,然后单击“确定”按钮。方法二:选择要删除的单元格或单元格区域,单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令,在“删除”对话框中选择一种删除形式,然后单击“确定”按钮。项目二编辑工作表和管理工作表5.行和列的编辑(1)行和列的插入。(2)行高、列宽的调整。调整行高。方法一:将光标移动到行号中间的分隔线上,此时鼠标变成,按住鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。方法二:选择一行,单击“格式行行高”菜单命令,在“行高”对话框中,输入数值
10、,然后单击“确定”按钮。调整列宽。方法一:将光标移动到列标中间的分隔线上,此时鼠标变成,按住鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。方法二:选择一列,单击“格式列列宽”菜单命令,在“列宽”对话框中,输入数值,然后单击“确定”按钮。(3)行、列设置隐藏和取消隐藏。选择多列(或多行)单元格,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击选择“隐藏”命令,即可隐藏单元格的列(或行)。要恢复单元格的显示,可以通过选择被隐藏单元格的前后两列(或上下两行)单元格,然后单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令,即可重新显示被隐藏的单元格。项目二编辑工作表和管理工作表任务2管理工作表&任务概述管理
11、工作表主要是对工作表进行插入、删除、移动和复制等操作。&知识链接:管理工作表1.单个工作表的选定用鼠标左键单击工作表标签,可以选定一张工作表,被选定的工作表标签背景为白色,未被选定的工作表标签背景为灰色。可使用工作表标签滚动按钮进行前后翻页,或翻到第一页或最后一页。2.选定多个工作表选择连续的多个工作表:单击选定第一个工作表标签,然后按住Shift键,单击选择最后一个工作表标签。选择不连续的多个工作表:先按住Ctrl键不放,再用鼠标逐个单击要选择的工作表标签,可选定非连续的多个工作表。取消多个工作表的选定:可以用鼠标左键单击未被选定的工作表标签。选定多个工作表之后,如果在被选定的工作表中的单元
12、格输入或编辑数据,则会在所有被选定的工作表的相应单元格中产生相同的结果。项目二编辑工作表和管理工作表3.插入工作表方法一:单击“插入工作表”菜单命令。方法二:右击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令,在弹出的对话框中选择“工作表”即可,如图410所示。4.删除工作表在工作表标签上单击鼠标右键,弹出快捷菜单,然后选择“删除”命令。5.复制和移动工作表(1)在同一工作簿中移动工作表。在要移动的工作表的标签上拖动鼠标,当鼠标的箭头上多了一个文档的标记,同时在标签栏中有一个黑色的小三角,它表示工作表拖到的位置,在想要放置的位置放开鼠标,就把工作表的位置改变了,如图411所示。项目二编辑工作表
13、和管理工作表(2)在不同的工作簿间移动工作表。右击工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。在弹出“移动或复制工作表”对话框中,单击“工作簿”下拉列表,选择要移动到的工作簿。在“下列选定工作表之前”选择工作表要移动到的位置。单击“确定”按钮,如图412(a)所示。项目二编辑工作表和管理工作表(3)在同一工作簿中复制工作表。用鼠标拖动要复制的工作表的标签,同时按下Ctrl键,此时,鼠标上的文档标记会增加一个小的加号,拖动鼠标到要增加新工作表的地方,就把选中的工作表制作了一个副本,如图413所示。项目二编辑工作表和管理工作表(4)在不同的工作簿间复制工作表。右击工作表标签,在弹出
14、的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。在弹出“移动或复制工作表”对话框中,单击“工作簿”下拉列表,选择要复制到的工作簿。在“下列选定工作表之前”选择工作表要复制到的位置。选定“建立副本”复选框。单击“确定”按钮,如图412(b)所示。6.工作表重命名方法一:右击要重命名的工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令,输入新的名称按Enter键确认即可。方法二:双击要重命名的工作表标签,输入新的名称,按Enter键确认即可。项目二编辑工作表和管理工作表任务1单元格数据格式化&任务概述在Excel中,“单元格格式”对话框为用户提供了许多格式参数。“数字”和“字体”选项卡分别用于设置数字的分
15、类和字符的字体、字形、字号、颜色等格式。“对齐”选项卡用于设置对齐方式。&知识链接:单元格数据格式化1.设置文字格式Excel 2003的格式工具栏中有用于设置文字格式的工具按钮,通过这些工具按钮,可以很容易地设置数据的字符格式,其设置方法与Word 2003中的操作几乎相同。除此之外,还可以通过菜单命令进行字符格式设置,选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中,打开如图417所示的“字体”选项卡。项目三工作表格式化2.设置数字与日期格式(1)设置数字格式。Excel 2003中有多种数字显示格式,可通过Excel“格式”工具栏中的格式工具按钮设置常用的格式。通过菜单命令设置数字
16、格式,选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中,打开如图418所示的“数字”选项卡。项目三工作表格式化(2)设置日期格式。选定需要设置格式的日期型数据所在的单元格或单元格区域。选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡。在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“日期”,然后在右侧的“类型”列表中选择一种日期类型。3.设置对齐与缩进(1)设置对齐方式。利用“格式”工具栏上的对齐按钮,设置数据在单元格中水平居左、水平居中和水平居右对齐。通过选择“格式单元格”菜单命令,在弹出的“单元格格式”对话框中,打开“对齐”选项卡,如图419(a)所示。(2)设置缩进。单
17、元格内的数据左边可以缩进若干个字符的位置,单击增加缩进(或减小缩进)按钮可增加(或减少)缩进1个单位(两个字符)。如果要精确缩进,在“对齐”选项卡中的“缩进”数值框内,输入或调整缩进的单位数即可,如图419(b)所示。项目三工作表格式化4.设置合并居中表格的标题常常需要跨若干列居中,表格中也常常遇到需要跨若干行居中的情况,在Excel 2003中很容易实现合并居中。方法一:选定要合并的横向单元格,单击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮,即可完成水平合并居中。方法二:选定一个横向相邻的单元格区域,选择“格式单元格”命令。在弹出的“单元格格式”对话框中,打开“对齐”选项卡,在“对齐”选项卡的“水
18、平对齐”下拉列表中选择“跨列居中”,也会产生居中的效果,但与单元格合并居中的区别在于并没有实现所选定区域的单元格的合并。方法三:选定要合并的横向单元格,选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中,打开“对齐”选项卡,在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”,在“文本控制”下选定“合并单元格”复选框,如图420所示。这与单击工具栏中的“合并居中”按钮的效果完全一样。项目三工作表格式化任务2表格格式化和高级格式化&任务概述表格格式化操作主要包括设置工作表表格边框、底纹、背景、工作表标签颜色等,使数据显示更加明显,工作表更有条理。高级格式化是根据某种特定的条件,特殊显示部分数据
19、。&知识链接1.单元格表格格式化(1)设置边框。方法一:选定单元格或单元格区域后,单击“格式”工具栏中“边框”按钮右边的按钮,弹出边框列表,如图424所示,单击选择需要的边框即可。项目三工作表格式化方法二:用菜单命令设置边框。选定单元格区域,再选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡进行设置。(2)设置底纹。方法一:选定单元格或单元格区域后,单击“格式”工具栏中“填充颜色”按钮右侧的按钮,弹出颜色列表,如图425所示,单击选择需要的颜色即可。方法二:选定单元格或单元格区域后,选择“格式单元格”命令,在弹出的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡进行设置。2.高
20、级格式化(1)自动套用格式。选定要格式化的单元格区域。单击“格式自动套用格式”命令,出现“自动套用格式”对话框,如图426所示。项目三工作表格式化在“自动套用格式”对话框中,从左侧的“示例”框中选择需要的格式,单击“确定”按钮。(2)条件格式化。为了突出显示公式的结果或监视单元格的值,可应用条件格式标记单元格,操作步骤如下:选定要设置格式的单元格区域后,选择“格式条件格式”命令,弹出如图417所示的“条件格式”对话框。在对话框中输入格式条件,然后单击“格式”按钮,弹出“单元格格式”对话框。在“单元格格式”对话框中选择所需要的字体样式与颜色、边框、背景色或图案等。另一个条件,单击“添加”按钮,重
21、复步骤。完成格式设定后,单击“确定”按钮。项目三Windows XP的管理任务1计算数据&任务概述在Excel电子表格中往往会有许多数据,本任务以“学生成绩统计”为例,通过对学生成绩的各种运算,学会使用公式和函数对数据进行复杂运算方法。&知识链接1.公式公式可以对工作表数值进行加、减、乘、除运算。(1)运算符及其优先等级。运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel 2003包含四种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、字符串运算符、引用运算符。算术运算符。算术运算符包括:加、减、乘(*)、除(/)、乘幂()、百分比(%),可以连接数字,并产生数字结果。比较运算符。可以比较两个数值并产生
22、逻辑值TRUE(成立)或FALSE(不成立)。比较运算符包括:(小于)、=(大于等于)、(大于)、(不等于)。字符串运算符“&”。字符串运算符也称字符串连接符,用&表示。它用于将2个或2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如A1单元格输入的是“中国”,A2单元格是“人民”,若在A3单元格输入“=A1&A2”,A3单元格中的结果就是“中国人民”,其结果仍是字符型数据。项目四数据处理引用运算符。引用运算符也称区域运算符,用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符,表示地址的引用范围。如A3:B5,它表示以A3为左上角,B5为右下角所围成的矩形的单元格区域。运算符的优先等级为:“:”
23、、“,”、空格、负号、%、“”、乘和除、加和减、“&”、比较运算符。(2)输入公式。方法一:直接在单元格中或在编辑栏中输入,注意要以“=”号开头。方法二:选定需要输入公式的单元格,在单元格或编辑栏中输入“=”。单击编辑栏左端框旁的向下箭头,从弹出的常用函数列表中选定所需要的函数。如果常用函数列表中没有所需要的函数,可单击“其他函数”选项,屏幕弹出“插入函数”对话框,再从中选择所需要的函数。2.函数Excel 2003包含许多预定义的内置的公式,它们被叫做函数,分为常用函数、财务函数、数据库函数等。项目四数据处理(1)函数的一般格式:函数名(参数1,参数2,参数3)。例如,SUM(N1,N2,N
24、3)。(2)函数的调用方法。单击“插入函数”按钮或单击“插入函数”菜单命令,弹出“插入函数”对话框,如图438所示。在“插入函数”对话框中,选择函数类别,如常用函数、全部、财务、日期与时间等。若不知道函数的分类,可选择“全部”类别,然后在“选择函数”中选择相关的函数,单击“确定”按钮。弹出“函数参数”对话框,如图439所示。项目四数据处理在“函数参数”对话框中,输入Number1、Number2中的参数,单击“确定”按钮完成调用函数操作。3.常用函数(1)求和函数SUM()(2)平均值函数AVERAGE()(3)最大值函数MAX()、最小值函数MIN()(4)条件函数IF()(5)逻辑与函数A
25、ND()(6)逻辑或函数OR()(7)计算包含数字的单元格个数函数COUNT()(8)计算非空单元格数目函数COUNTA()(9)计算满足给定条件的单元格数目函数COUNTIF()在Excel中有300多个函数,这些函数的使用大家可以参阅Excel的帮助信息。利用帮助信息了解函数的详细用法。项目四数据处理任务2处理数据&任务概述Excel提供了强大的数据分析处理功能,利用它们可以实现对数据的排序、分类汇总、筛选及数据透视等操作。&知识链接1.数据排序(1)简单排序:选中要排序的内容,单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮,可以完成简单的排序。(2)复杂排序:通过单击“数据排序”菜单命令,弹出“排
26、序”对话框,设置排序字段和排序方式。排序对话框中,最多可以设置3个关键字。2.数据筛选(1)自动筛选。选择将要进行筛选的内容,单击“数据筛选自动筛选”菜单命令。(2)高级筛选。单击“数据筛选高级筛选”菜单命令后。在弹出的对话框中,选择筛选方式,选择列表区域、条件区域和复制到的位置区域,单击“确定”按钮。3.分类汇总(1)单击需进行分类汇总的项(字段),按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮,对数据进行排序。(2)单击“数据分类汇总”菜单命令后,打开“分类汇总”对话框。(3)在“分类汇总”对话框中,将“分类字段”设置相关字段,选择“汇总方式”,勾选“选定汇总项”,最后单击“确定”
27、按钮完成分类汇总。项目四数据处理任务1数据库管理和透视表&任务概述Excel 2003除了具有较强的数据处理外,还具有很强的数据管理能力和数据分析能力。本任务以“商品销售汇总”为例,通过记录单的使用、数据透视表的制作、图表的创建等,使学生体验Excel强大的数据库管理和数据分析功能。&知识链接1.记录单的使用(1)数据库的建立。(2)增加记录。单击“数据记录单”菜单命令,弹出图450所示的对话框。(3)修改记录。(4)删除记录。(5)根据条件查找记录。2.数据透视表(1)创建数据透视表。(2)编辑数据透视表。(3)删除数据透视表。项目五数据库管理和数据分析任务2创建图表&任务概述在Excel中
28、,可以将工作表制作成各种类型的图表,以便使数据显示更加直观和生动,帮助分析数据。&知识链接1.创建图表2.编辑图表(1)图表中的数值是链接在工作表上的,因此更改工作表中的数据,图表将会随之更新。(2)用拖动数据标记的方法来更改图表中的数值时,与之对应的工作表数据也会随之发生改变。拖动数据标记的方法如下:方法一:两次单击(不是双击)所要修改的数据标记。方法二:移动鼠标到数据标记的顶端,待指针变成向上向下箭头形状时,拖动鼠标可更改图表中的数值。项目五数据库管理和数据分析任务1页面设置&任务概述对于需要打印输出的工作表,页面设置直接影响打印的效果。在Excel中通过页面设置可更改页面方向,添加或更改
29、页眉和页脚,设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题。&知识链接:页面设置打印工作表之前,需要对工作表的页面进行设置,其方法是单击菜单“文件”下的“页面设置”。(1)纸张的设置:可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。(2)页边距选项卡:可以对打印表格页边距进行设置。(3)添加页眉与页脚:单击“视图页眉和页脚”菜单命令,或者选择“文件页面设置”菜单命令,在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡。(4)设置重复打印标题。工作表选项卡:可以设置要打印的区域,默认是全部区域。如果是多页打印,可以将表头部分设置为“打印标题”,这样就可以在每页出现标题内容。项目六打印工作表任务2打印预览与打印输出&任务概述在打印输出之前,可通过“打印预览”来预览打印的效果,如果觉得不美观还可进行修改,直到满意再进行打印。这样可以避免浪费纸张。&知识链接1.打印预览对文档进行“页面设置”后可以通过“打印预览”来预览打印效果。方法是:单击“文件打印预览”菜单命令,或者单击常用工具栏上的“打印预览”按钮。2.打印输出打印工作表的方法有两种:(1)单击“文件打印”菜单命令。(2)单击常用工具栏上的“打印”按钮。注意:单击“文件打印”菜单命令,将打开“打印内容”对话框对打印的参数进行设置。如果单击工具栏中“打印”按钮,则不会弹出“打印内容”对话框,而是直接打印1份。项目六打印工作表