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1、刘贻新 陈宗术 陈浪诚 梁山 2 (1.广东工业大学实验室及设备管理处,广东广州 510006; 2.广东财经大学设备与实验室管理处,广东广州 510320) 摘要:高校多媒体教室作为一种基础性资源,在教学活动中起到支撑作用。在新时期下,应通过创新机制体制, 进一步提升其管理水平和效率。根据当前高校多媒体教室管理工作中出现的一些共性问题,在阐述其产生原因的 基础上,有针对性地从创新运行机制、利用现代信息化技术和加强宣传沟通 3个途径提出改进的对策。 关键词:多媒体教室;机制创新;问题与对策 中图分类号: TP37;G481 文献标志码 : B 文章编号: 1002-4956(2015)2-02
2、19-05 Innovation of multimedia classroom management in new period in colleges and universities Liu Yixin1, Chen Zongshu1 , Chen Liangcheng1 , Liang Shan2 (1. Laboratory and Equipment Management Office,Guangdong University of Technology,Guangzhou 510006, China; 2. Equipment and Laboratory Management
3、Office, Guangdong University of Finance and Economics , Guangzhou 510320, China) Abstract : Multimedia classroom in colleges and universities is a kind of basic resources, which can play a supporting role in the teaching activity. In the new period,it should further improve the management level and
4、efficiency through the innovation of mechanism and system. Based on some common problems of the multimedia classroom management in the current universities, this article analyzes the causes,puts forward the improvement countermeasures from the following three ways: the innovation of operation mechan
5、ism, using modern information technology, and strengthening the propaganda and communication. Key words: multimedia classroom; innovation of mechanism; problem and countermeasure 近十几年来,随着大学的扩招、多校区的办学模式 以及教学对现代教育技术的诉求,高校对多媒体教室 的需求量越来越大,对多媒体设备的种类及性能要求 越来越高,多媒体教室在学校现代化教学改革中的地 位和作用显得尤为重要。以广东工业大学为例,截至 20
6、13年12月底,该校在经历了大学扩招和进驻广州 大学城的跨越式发展期间,分布在 3个校区的多媒体 教室从原有的 54间增加到 369间,其中包括有普通的 多媒体教室、语音室、高级数字化语言室和专用 PBL 收稿日期 = 2014-07-21 基金项目 =2013年教育部人文社会科学研究一般项目 ( 13YJC630101); 2012年广东工业大学青年基金项目 ( 12ZS0089) 作者简介:刘贻新 ( 1976 ),男,广东阳春,在职博士研究生,副研究员, 实验室与设备管理处副处长,主要研究方向为实验室建设与 管理以及管理科学与工程 . E-mail: 21412531qq. com 教室
7、等,所涉及的多媒体设备除了常见的投影机、电 脑、电动银幕外,还配备了先进的专业控制台、网络中 控、电动窗帘、视频展台、移频功放扩音系统和 IP网 络电话等,并实现了网络中控、校园卡开启以及与教学 管理系统对接即时读取相关数据的功能,至今固定资 产累计已达到了近 4 800万元,每学年平均承担了 45 万以上的学时数,在教学活动中发挥了极其重要的支 撑作用。但与此同时,由于使用时间增多和频繁,设备 的老化程度已逐年增加,在学校资金投入一定的情况 下,日常管理中暴露出的问题日益突出,导致相关管理 部门的 “ 维稳 ” 压力日趋繁重。 近年来诸多学者和管理者对多媒体教室运行的创 新管理工作,进行了研
8、宄和思考,为当前高校多媒体教 室建设与管理工作遇到的共性问题进行了一定的梳理 归纳,同时也有针对性地提出了相关的建议对策 但是,在如何通过管理体制和运作机制的创新,系统地 提高管理水平和服务绩效方面还是相对比较缺乏。本 文以多年的实践经历和管理经验为基础,梳理总结了 当前高校多媒体教室管理中普遍存在的共性问题及其 产生原因,通过创新机制体制,提出相应对策。 1多媒体教室管理中存在的主要问题及原因 1.1管理人员素质参差不齐,部分教师对多媒体设备 不熟悉 随着信息技术迅猛发展,多媒体技术及其教学方 式日新月异,这要求管理人员的治理理念和专业水准 应与时倶进,引进新的技术和创新管理模式。然而,大
9、多数高校还没有形成对多媒体管理和技术队伍正式 的、系统的学习培训机制。加上现有大部分管理人员 的素质参差不齐,对自身职业发展方向迷失,导致缺乏 工作的动力和激情,学习的积极性和主动性不高 。一 旦面对大量的新技术和新设备,其故障处理能力和判 断能力就难以满足工作的要求,甚至出现简单的问题 复杂化,本应该自行处理的故障却严重依赖厂商的维 修服务等现象。 从使用主体角度来看,面对功能越来越强大的多媒 体设备,作为多媒体设备使用主体的任课教师,有不少 不懂操作,因此难以发挥设备应有的效果,有的甚至影 响教学秩序的正常运行。正是这种不规范的操作和不 良的使用习惯,往往会增加设备故障的发生率,但责任 却
10、难以追宄。此外,部分教师的环保安全意识淡薄,课 后没按相关要求关闭和锁好多媒体设备,导致资源浪费 并增加设备被盗的风险。因此,没有建立长期有效的教 师培训机制,培养和提高教师使用多媒体设备的操作技 能,将会大大加重多媒体教室自身的管理难度。 1.2管理手段和服务渠道有待完善 一所高校的多媒体教室,少则几十间,多则几百 间,而且分布在不同校区,教室及其相关设备所 载的信 息量非常庞大。经调研,目前多数高校的多媒体教室 管理还停留在人工管理的落后方式,鲜有通过集成联 网的信息化系统来实行管理。面对大量的设备信息, 如果缺乏科学有效的手段和规范统一的方式,就会产 生教室及其相关设备的信息紊乱,管理效
11、率低下。在 日常工作中,管理人员往往忙于处理故障而疏于记录。 即使管理人员做了工作日志,也经常出现备案的巡检 记录格式不统一,记录信息不规范等问题,对日后设备 维护跟踪、数据统计和论证工作带来很大的难度 9。 由于多媒体教室管理的特殊性,通常需要对管理人员 实行分班制,不同 班次的管理人员完成日常繁重的运 行维护工作后,还需进行繁琐的交接工作。交接中一 旦缺乏规范、明确、全面的设备维护维修信息,就往往 容易出现信息的偏差甚至丢失,使许多问题得不到及 时解决或者同样问题多个人重复检查等窘况。同时, 如果管理部门不注重对多媒体教室的管理和使用的宣 传,也会使得不少教师,尤其是新进教师缺乏对多媒体
12、教室管理和使用上的认识,加上报修、投诉和建议的渠 道单一,往往不利于做好服务工作。 面对这类困境,应通过现代信息化来完善多媒体 教室的管理手段,甚至可以根据高速网络技术和高速 集成技术的发展,构建基于云平台或云计算的平台的 信息管理系统,以达到绿色低碳、节省成本、灵活主动 的服务模式 1。同时,应注意加大宣传工作力度,开 通多样化的服务渠道。 1.3管理人员服务水平需进一步提升 多媒体教室的管理和维护是非常繁杂和辛苦的工 作,管理人员日复一日、年复一年地在一个岗位上机械 地重复着相同的工作,久而久之自然会造成工作上的 “ 审美疲劳 ” ,加上欠缺必要的考核激励措施,造成管理 人员缺乏动力和创新
13、精神,出现故障问题过分依赖服 务公司,工作作风散漫拖拉,不认真做日常的维护保养 工作,服务 意识薄弱。同时,由于高校人事制度的约束 和出于用工成本的考虑,属于多媒体教室管理人员的 正式编制不多,而改为采取聘用租赁人员方式来填补 人手。但由于租赁人员工资收入过低,缺乏发展空间 和成长机会,导致队伍极不稳定,理想的人才不好选, 现有的人才不好留,直接影响了多媒体教室管理队伍 的稳定性。 2005年 9月到 2012年 7月间,广东工业 大学多媒体教室管理中心累计聘用租赁人员 21人,期 间辞职人数多达 10人。过于频繁的人员流动严重制 约了多媒体教室管理队伍的稳定、健康、可持续发展。 由于管理人员
14、积极性不高,服务 意识淡薄,他们和 使用者之间长期缺乏有效的沟通,久而久之难免产生 偏见和误解,甚至是消极或粗暴地对待矛盾,出现问题 推诿责任,甚至发生口角,这些无疑加大了多媒体管理 工作的难度。 1.4多媒体教室的建设和管理缺乏个性化 如今的多媒体教室,除了承担正常的本专科、研宄 生教学外,还承担了不同层次的学历教育(如成人继续 教育、工程硕士、 MBA教育等)、港澳台生和外国留学生 数千人的课程,以及大量的学生社团活动和学术活动 等,服务涉及的群体广泛,需求多样化。高校多媒体教 室通常采取的是批量建设方式,受招标等各种因素 的限 制,在同期建设安装的多媒体教室中,除了大教室使用 更大的投影
15、银幕和多安装几个音箱以外,其余设备大多 数缺乏个性化配置。在软件安装、调试方面千篇一律, 几乎所有教室计算机都安装了同样的软件,其中不乏多 个不同专业的大型软件。这样一刀切的做法导致计算 机反应迟缓,降低计算机的使用效率,造成资源浪费。 此外,如何在有限资金内有效地更新改造现有大批量老 化严重的投影机,缺乏一套具有实操性、科学的测试评 价方法 11。同时,在服务模式上,方式单一,专业性不 强,用户 体验大打折扣,难以满足专业和个性化的需求。 2多媒体教室管理存在问题的对策 建立多媒体教室管理创新运行机制(见图 1)是新 时期高校多媒体教室管理工作的重点和亮点,同时也 是一项需要不断巩固完善的重
16、点任务。该长效机制对 多媒体管理过程中出现的一些新情况新问题提出了相 应的整改措施,最终达到为使用者营造更便捷的多媒 体使用环境的目的。 图 1多媒体教室管理运行机制框架图 2.1创新运行机制,确保正常高效的运转 (1) 培训准入机制。对初次使用设备的教师进行 岗前培训,培训合格后发给合格证,实行具有合格证书 的教师才有资格使用多媒体教室的准入制度。培训主 要内容包括多媒体教学设备的使用方法、操作流程和 基本故障排除等知识。在培训使用技能的基础上,还 应进行多媒体教室的管理制度、使用规定和爱护学校 财物的教育。完善教师使用多媒体设备责任制,对教 师不按规定使用多媒体设备或未经批准擅自使用多媒
17、体设备造成设备损坏或出现教学事故的,要严加批评 教育。要求教师在使用完设备以后填写 “ 多媒体教室 使用情况登记表 ” 注明设备的使用情况,以便管理部门 能够时刻掌握设备的使用状态信息。 (2) 组织学习机制。有计划、有重点地加强对现 有多 媒体教室管理人员的培训和交流,制订学习计划 进行培训,定期到国内高校进修,重视新理念、新知识、 新技术的学习和吸收消化,不断提高管理人员的专业 理论水平和实践技能,加强他们的职业素养 12。执行 技术培训计划,强化人员的动手能力、沟通能力和应变 能力。举办职业道德建设培训班,提高管理人员的职 业道德修养、工作责任心和服务意识。组织团队拓展 训练,提升管理人
18、员的集体荣誉感和团队协作能力,缓 和工作压力,提高工作效率。通过学习进修,建设一支 素质优良、技术精湛、结构合理、富有活力的多媒体管 理队伍。 (3) 沟通协调机制。加强与校内各相关部门和使 用单位的沟通工作,集思广益,了解不同角度、不同层 次的想法和建议,为多媒体管理问题和做出决策提供 更多的参考和依据,为各部门制定制度、措施、方法的 正确性提供保证。良好的沟通有利于创造简单、稳定、 高效的多媒体运行架构。举办校内多媒体研讨会,邀 请上课教师、学生代表和教务处等相关单位的教师参 加,共同探讨具有学校特色的多媒体管理办法与使用 平台。改变被动服务状况,以师生为中心、以人为本, 倾听他们的心声,
19、发现他们的现实与潜在需求,准确定 位多媒体管理的侧重点,简化业务 办理流程,发扬优 势、改进不足,主动服务用户,营造更舒适的多媒体使 用环境。通过良好的沟通,化解矛盾、消除隔阂、增进 相互的了解和理解,获得良好的工作氛围及和谐的人 际关系。 (4) 巡查排查机制。须加强日常的设备巡查,及 时排除隐性故障,并定期做好多媒体教室设备的维护、 保养和维修工作。完善管理人员岗位责任制,把多媒 体教室巡查工作分区域落实到具体人员,明确巡查路 线、巡查内容和巡查责任。在每个学期开学前,管理人 员都要提前做好设备巡 查计划,对所有多媒体设备进 行全面检查,及时排除设备故障,对未出现问题的设备 进行调试和保养
20、,确保多媒体教室设备能正常运行,完 成巡查工作后认真做好总结。在日常工作中,管理人 员每天课间都要去巡查,检查 “ 教师意见登记本 ” 上的 故障留言,根据使用者的反馈情况,及时解决并回复, 确保教学正常进行。学期结束后,对所有多媒体设备 进行一次全面的清洁和保养维护,升级计算机系统漏 洞、更新杀毒软件病毒库并做好备份。 (1) 激励驱动机制。提升管理人员的业务技能、 管理能力和综合素质,努力打造一支优秀的多媒体管 理团队。制定和实施多媒体技术带头人和骨干员工选 拔培养管理办法,培育一批专业技术人员和管理人员, 努力建设一支素质优良、技术精湛、结构合理、富有活 力的多媒体管理队伍。鼓励管理人员
21、不断学习多媒体 的新理论、新知识,了解行业动态;学习新的管理理念, 提高管理效率和管理水平。定期进行技术培训计划, 强化管理人员的动手能力、沟通能力和应变能力。举 办职业道德建设培训班,提高管理人员的职业道德修 养、工作责任心和个人综合能力。组织团队拓展训练, 提升管理人员的集体荣誉感和团队协作能力,缓和工 作压力,提高工作效率。 完善多层次和多渠道的激励 机制,在物质和精神上鼓励优秀管理人员。充分考虑 管理人员的个体差异,实行差别激励。对动手能力稍 差的人员,深度挖掘他们其他方面的潜能,如公文撰写 能力、沟通能力等,可安排一些文笔和协调工作,充分 发挥每位管理人员的优势,共同做好多媒体管理工
22、作。 (2) 评价监督机制。确立师生参与的意识,建立 群众评价监督制度。一是通过建立多媒体教室管理网 站,将多媒体教室相关情况及时向全校师生公布。建 立教师和管理员互动的版面和留言板块,广泛征求和 听取师生的意见,主动接受师生监督。二是成立师生 监督评价 工作小组 12。小组成员应来自全校不同专 业和不同职称层次的教师,还有各学院的学生代表,具 有广泛的代表性。要对工作小组的工作给予强有力的 政策支持,学校专门下发文件,明确职责,支持他们切 实做好监督评价工作。三是把师生意见较多的问题作 为突破口整改。通过深入基层调研、发放调查问卷、开 展师生代表座谈会等多种途径,了解、掌握师生的需 求,抓住
23、师生反映强烈的问题,逐一进行有针对性的整 改。四是整改过程接受师生监督。工作人员要在校内 信息或者主页内公布整改的方案和整改的结果,让师 生知道改什么、如何改、什么时 候改、达到什么目标,使 整改工作始终处在师生的监督之下。 2. 2建立多媒体管理信息系统和中央控制系统,做到 精细化管理 根据学校多媒体教室规模大、人员不足、故障频发 等实际情况,在传统的多媒体管理模式的基础上,通过 建立多媒体设备信息管理系统,进一步精细化管理,最 大限度地降低管理成本并提高管理效率。系统将为每 间多媒体教室的设备建立档案,详细记录每台设备的 型号、购置时间、购置合同、保修年限、固定资产编号 等;详实做好每个设
24、备的维修、维护和保养记录,跟踪 投影机及其灯泡的使用时间,为日后设备的更新和升 级提供数据支持;为常用的低值易耗品提供进出存信 息,库存不足时能自动提醒管理人员,及时补充易耗 品;提供设备总值和维修总额等数据统计功能,为每年 的经费预算提供可靠的依据;滚动显示目前故障尚未 排除的教室和设备,管理人员无需交接工作就能通过 系统查看当前所有存在的问题,再视其情况紧急和轻 重,逐一受理和解决,消除提醒信息;记录各种备用设 备的信息,显示备用机的型号、库存数量及其使用去 向。针对多校区多媒体教室管理的情况,各校区提供 可调度的设备的详细信息,实行全校所有校区的信息 和资源共享,提升管理高度。根 据以上
25、需求研宄,对多 媒体教室管理信息系统的功能进行详细划分,其结构 如图 2所示。 为进一步提高设备管理效率,广东工业大学利用 基于校园网的中央集中控制系统对全校所有设备进行 集中管理。网络中控把多媒体设备有机地整合成一个 整体。首先,在教室终端,使用者可以通过直观、易用 的控制面板操作相应多媒体设备,实现本地教学设备 的控制功能。其次,在基于校园网的基础上,管理人员 利用其强大的批处理能力,在远程服务器就可以对分 布在所有区域内的若干间多媒体教室的指定设备进行 远程管理和集中控制 12;多媒体教室设备中 央控制系 统还可以实现实时的监控功能,如教室中任一受监控 的设备被盗时,中控将把被盗的设备信
26、息返回到主控 制室和保卫处的监控室终端,同时,监控主机随即响起 报警音,并在显示屏上详细显示被盗的教室和相关设 备。系统还集成了 1C卡管理系统,管理人员通过课表 管理功能,在每个学期初就把整个学期的课表信息下 载到所有教室的读卡器,授权给相应教师使用多媒体 设备,有效保障了正常的教学秩序,同时提高了设备的 安全性。该网络中央控制型多媒体教室系统主要由总 控制室、保卫处监控室和多媒体教室 3部分构成,通过 校园网实现互 联,其系统架构图如图 3所示。 图 2多媒体教室信息管理系统功能结构图 2.3建立专业多媒体教室,满足多样化的需求 美国马里兰大学的 “ 教室设计守则 ” 1 2 中提到,大
27、学教室在功能上可划分为普通教室、报告厅教室、讨论 会议型教室和计算机教室。目前,大多数高校的多媒 体教室的设计原则是普通教室,缺乏进一步的功能分 类。为提高课堂效率、全面提高教学质量,同时降低多 媒体教室的建设和维护成本,在多媒体教室的设计原 则上,进一步创新个性化定制服务、专业服务,针对不 同专业,仓新专用教室、仓新教室和综合教室等专用多 媒体设备。根据不同专业的教学特点,调教出一整套 软硬件都更有针对性的专业型多媒体教室,提高设备 的使用效率。如选取部分容量在 100人以内的教室作 为建筑专业的画图教室, 这类教室对扩音系统要求不 高,但需装备性能更好的计算机,以安装 CAD、 Corel
28、DRAW 等大型画图软件。选取部分低楼层、容量在 180人以上的多媒体教室,设计成适用于公选课,也可 用于演出、学生活动等综合性较强的多媒体教室,着重 其音响系统和投影演示效果,计算机可配置容量更大 的硬盘,安装综合软件,不装或少装专业类软件,提升 系统性能。还可以根据学校的教学部署,按一定比例 建设板书侧重型多媒体教室和演示侧重性教室。针对 不同使用功能和不同专业上课的特点,建设专业多媒 体教室,以满足各样需求的专业教室可有效降低投入 和维护成本,提高使用效率,达到最好的教学效果。 3结束语 当前的多媒体教室已经发展成为由多种设备和中 控统一联动控制的复杂系统,如此复杂的系统,必然会 给管理
29、人员的维护工作带来挑战,也给使用者带来一 定的难度。要充分发挥多媒体的优势,我们必须从多 媒体教室建设计划抓起,利用现代化信息技术,对多媒 体设备进行精细化管理、提高工作人员的技术水平和 管理能力、重视沟通,通力合作做好多媒体管理工作, 为教师和学生创造一个良好的教学与学习的平台。 参考文献 ( References) 1 李淑春 .高 校 多 媒 体 教 室 运 行 中 出 现 的 问 题 及 对 策 J.实 验 技 术 与 管 理 , 2007,24(6):88-90. 2 刘 学 勇 ,刘 胜 全 . 利 用 多 媒 体 教 室 维 护 管 理 系 统 提 高 多 媒 体 教 室 的 使
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31、 间段的运行资源使用量或用户量等,如访问量、空间增 长量等。对各类运行数据进行分析与挖掘,将结果以 清晰、直观的方式展现出来,进而提炼出各类信息系统 的运行规律,最大化地发挥运行数据的价值,为信息系 统及运行环境的优化提供建议,并为学校业务管理工 作的优化提供数据支持。 2.5运行效果 信息系统正式对外提供服务之前,需要根据业务 特点、用户量、应用程序的特征、可用的运行资源等情 况,制定有效的运行保障方案。在系统正式提供服务 的业务期间,尤其是在业务高峰期,不仅要求及时发现 运行隐患与运行问题,还要求在最短的时间内定位并 解决,否则将对业务产生严重的影响。因此,在优先级 较高的信息系统业务高峰
32、期,除了做好相关的运行准 备工作以及部署全面的自动化监控预警外,我们还安 排技术支持人员实时关注信息系统的业务功能与关键 业务数据情况,各管理员实时关注各运行环节的运行 情况,一旦发生异常,马上启动相应的流程进行处理。 在业务高峰期结束后,及时分析、总结信息系统运行准 备、运行支持各个环节的情况,为下一阶段的运行保障 提供优化建议,并逐步提炼出信息系统的运行规律,对 信息系统运行过程中可能出现的问题进行预测给出有 效的解决方案,并根据信 息系统运行需求和运行环境 变化,及时进行资源调配。 为应对清华大学选课高峰期的运行压力,我们提 前准备阶段性使用的选课独立运行环境,并在选课系 统独立入口严格
33、控制单位时间的准入人数,实现高峰 期选课系统运行压力的可控性、运行资源的动态调配, 保证选课高峰期选课及其他业务的正常运转 7。 在十八大、清华大学百年校庆等重大活动期间,重 要应用全部采用安全运行保障策略,并提前做好安全 排查工作,实施应用访问量监控预警、应用程序篡改监 控预警等措施,保障应用的安全、稳定运行。 清华大学 “ 数字迎新 ” 是 10多年来每年 8月的重 大信息化支撑活动,参与的部门多,而且迎新现场每年 都需要临时准备。经过研宄、实践、总结、改进与提升, 已经形成了规范的 “ 数字迎新 ” 运维保障工作体系,使 C/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ OC/O C/ OC
34、/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ OC/O C/ OC/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ OC/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ OC/O C/ OC/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ OC/O C/ OC/O C/ 5C/0 C/ OC/O C/ QC/0 (上接第 223页) 1 赖俊文 .教学多媒体管理与维护探讨 J.实验科学与技术, 2013 (4): 164-167. 2 李传之 .多媒体教室的管理与维护 J.实验室研究与探索, 2013,32 (10):204-206. 3 陈敏 .多媒体教室实行标准化管理的探索与实践 J.实验技术与管 31,20
35、14,31(4) : 232-234. 4 竺如生 .基于校园网的多媒体教室管理信息系统的设计与实现 J. “ 数字迎新 ” 运行保障工作不因基础环境升级、信息系 统 升 级 、 工 作 人 员 变 动 、 场 地 更 换 等 因 素 而 受 到 影响 12。 3结束语 标准化、自动化、架构优化、过程优化等降低 IT 服务成本的因素越来越被人们所重视。要实现信息系 统“ 主动式 ” 运维保障,人是最关键的要素,技术研宄与 平台引进是提高效率的有力支撑,规章制度与流程的 建设是提高工作质量的重要保障。为实现低成本、高 效益的运维保障,还需要了解信息系统的运行特点与 业务需求,制定合理、有效的运维
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