内审技巧与常见问题fxmo.pptx

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1、华能电厂安全生产管理体系实施运行实务探讨 2011.9.27主 要 交 流 内 容一、管理体系的作用和功能二、管理体系的文件编制和建立三、管理体系的原则和运行四、管理体系运行绩效的评价五、管理体系运行应注意的几个问题 及自我评价（内审）实务 一、管理体系的作用和功能：管理体系的实施和运行对于提高组织内部的管理绩效作用已经为广大组织管理者所熟识。当今国际、国内知名企业大多都建立和实施管理体系，使安全生产步入法制化、规范化、标准化的轨道。企业在组织生产的过程中，安全是第一要务，华能的安全理念是“安全就是效益，安全就是信誉，安全就是竞争力”，为了保证达到和提高安全生产的绩效，我们都制定了一系列的规章

2、制度，这些规章制度的适宜性如何？执行力如何？如果我们的答案不是肯定的，那么安全生产的风险和隐患犹存，建立、实施和运行管理体系，在一定程度上能帮助我们去识别这些风险和隐患，进而采取纠偏措施，持续改进，来消除、控制风险，或者说减少风险结果产生的损失，来提高安全生产的绩效。一、管理体系的作用和功能：管理体系的基本思想是实现体系持续改进，通过周而复始地进行“策划、实施、监测、改进”活动，使体系功能不断加强。它要求企业在实施管理体系时始终保持持续改进意识，对体系进行不断修订和完善，实现安全生产绩效的持续提高。与以往安全管理机制或方法相比，“华能电厂安全生产管理体系”在基本概念、内外部环境、工作思路、工作

3、方法等方面，都有所不同，既是对过去安全生产组织管理工作的延续，同时也是从实际出发，赋予了新的内涵，是基于好传统、好做法的上的创新和发展，体现了华能的特色。因此，体系的建设和推行，不是对安全生产管理别出心裁、另辟蹊径，不会额外加大现有电厂的管理负担，而是在总结借鉴经验的基础上，通过对现有安全生产管理流程、标准、制度的规范和梳理，进一步整合、提升，实现电厂安全管理系统化、规范化、具体化，提高管理效率，是对安全工作实行精细化管理的具体抓手。一、管理体系的作用和功能：A PC D企业发展战略方针、目标的制定识别过程、风险因素、制定控制准则规定职责权限、人员、能力、沟通、文件过程运行控制、应急响应持续改

4、进对事故、事件、不符合采取纠正和预防措施对质量、环境、安全绩效进行监视和测量内审、管理评审，评价方针目标的适宜性、有效性一、管理体系的作用和功能：我们原有的安全管理制度运行多年，可以讲是有效的。建立管理体系并不是要企业重新建立一套安全生产管理体制，而是将现行的安全生产管理体制有机地结合到管理体系中来，将已经过实践证明行之有效的安全生产管理办法融合进管理体系中，将其规范化、文件化、系统化。使安全生产管理工作成为循序渐进、有章可循、自觉执行的管理行为和循环。二、管理体系的文件编制和建立 在建立安全生产管理体系的过程中，必须符合本单位的生产过程、管辖范围、基本管理方式等实际，并与各管理标准有机结合。

5、体系的建立既要包涵主要的管理内容，也要覆盖全部管理流程和环节，其操作性要强，操作程序要尽可能简化。同时还要防止体系管理文件化、形式化、表面化。具体做法需按照集团公司华能电厂安全生产管理体系要求、华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则的两个企业标准，重新梳理现行的管理标准，进行合并、拆分，尽量做到接口清楚、结构合理、协调有序。在文件（管理标准）编制过程中，要做到5W1H，即“做什么（What）、何时做（When）、何地做(Where)、由谁做（Who）、为何做（Why）、如何做（How）”。二、管理体系的文件编制和建立 建立的管理体系标准必须符合下列要求：1.符合国家、行业、地方政府的有关法律

6、、法规、标准和条例 2.符合集团公司、上级公司的有关要求 3.符合体系文件编制导则及基本控制点要求 4.符合电厂的实际情况 所以说，管理体系的运行并不需增加管理资源和工作量，每一个管理和作业人员只要做到“写要做的、做所写的、记所做的”，换言之，做不到的不写，写过的必需做，做过的必需记。管理体系就能够高效运行。三、管理体系的原则和运行 管理体系的设计原则：标准化、制度化、规范化的原则、预控的原则、风险控制的原则、系统性的原则、PDCA管理循环原则、全员参与的原则和持续改进的原则。我们知道在企业组织实施生产时，有诸多风险，譬如：1、原材料、备品、备件安全风险；2、维修作业、工艺清理安全风险；3、特

7、种设备、重大危险源安全风险；4、设备设施维护、保养安全风险；5、关键岗位安全风险；6、变更风险；7、操作控制安全风险；8、安全知识、意识、习惯安全风险；9、环境保护安全风险；10、管理缺陷风险。三、管理体系的原则和运行 管理体系主线是风险的控制过程，基础是危害辩识、风险评估和风险控制的策划。管理体系首先对生产的管理和作业活动中存在的风险加以识别，然后评价每种风险事件发生产生，依据相关法规的要求，确定不可承受的风险，制定目标和管理方案加以控制，并落实运行机制，做好应急应变的准备。各电厂应建立并实施危险源识别与评价管理标准、环境因素识别与评价管理标准、生产运行关键过程识别与评价管理标准以及适用法律

8、法规识别、获取与传达管理标准，对现有安全生产管理体系及其相关管理方案（计划）进行评价，为进一步实施和保持安全生产管理体系的各项决策提供依据。三、管理体系的原则和运行危险源识别与评价管理标准与日常安全生产管理PDCA过程：危险源识别与评价管理标准规定了电厂对生产经营活动所有场所、作业活动以及生产设施，进行危害辨识和风险评价的方法和管理要求。一般体系建立后，对上述范围进行一次危害辨识和风险评价，以评估所有作业活动、作业场所、作业人员及生产设施其风险等级，建立危害辨识与风险评价基础调查表，建立重大危害因素及其风险控制计划清单以及管理方案，采取措施对危害因素进行消除、控制和减少危害程度。设某电厂制定了

9、年度的安全生产目标（计划），在实施过程中，会通过管理手段（传统意义上的安全检查、专项安全检查、技术监督检查、安全性评价、安全审核等等监督检查的行为，可以理解为管理体系中的“内部审核”），三、管理体系的原则和运行去识别过程中产生的实施偏差（人的不安全行为、物的不安全状态、环境因素危害、管理缺陷等），对于这些出现的偏差利用现有资源进行消除（发整改通知书、不符合项通知书），对于现有利用资源不能消除的偏差，除了采取必要的控制措施来控制和监测其发展外，还要对这些偏差定期进行风险评估，给出这些偏差的风险等级，并根据风险等级的排序（涉及人员安全健康的制订“安全技术劳动保护措施计划”；涉及生产设备的制订“反事

10、故技术措施计划”），通过管理评审纳入到下一循环（下一年度安全生产目标（计划）中）。四、管理体系运行绩效的评价：1、体系建设中的一个十分重要的环节2、对电厂安全生产管理现状的客观评价3、电厂进一步完善安全生产管理的依据4、为集团公司进一步完善体系提供依据四、管理体系运行绩效的评价：1、体系建设中的一个十分重要的环节。管理体系的是否有效是在建立了一整套符合各种管理要求的生产运营管理标准，通过电厂的管理者和全体员工忠实地执行体现出来的。纵观我们的管理绩效，不同程度地会出现与方针、目标偏离的事实，很大程度上是在“执行力”和“落实”的环节上出现了偏差，没有做到“做所写的”，各种管理和作业的行为不为管理体

11、系所控制，管理体系的“崩溃”就是必然的结果；因此管理体系的实施，全员参与和行动是关键，要动员各级管理者和作业人员在切实履行岗位所赋的“做所写的”责任制和岗位职责，在执行和落实上下功夫，对表现突出的部门或个人应给予表扬和奖励，对未按管理体系规定要求实施以及对整改不力的部门或个人应给予批评教育，鼓励全体员工积极参与电厂安全生产管理，增强员工的敬业精神和企业的凝聚力，忠实地实施体系运行。四、管理体系运行绩效的评价：因此，华能电厂安全生产管理体系的评价、确认工作是体系运行中的一个十分重要的环节，这项工作开展的是否认真，深度多少？成效如何？直接关系到电厂安全生产管理的持续改进。2、对电厂安全生产管理现状

12、的客观评价。过去我们做过许多管理体系的认证，但总觉得与实际的工作结合不够紧密，或多或少存在“两张皮”现象，就是因为“写的人不做，做的人不写”，形成了为“贯标而贯标”的误区。这是因为以往的管理机制的运行状况，缺少一个详细具体的评判尺度，“怎么做的，做的怎样”只能借助专家的经验去评判，没有统一的评价办法为内审和外部评估提供依据。加上社会上一些专业的评审机构对电厂的实际情况不甚掌握，使得在贯标审核时只能做到“形似”，做不到“神似”。四、管理体系运行绩效的评价：3、电厂进一步完善安全生产管理的依据 评价、确认工作就是按照规定的方法和程序，部分或全部评价电厂建立的“体系”以及实施情况的符合性和有效性，通

13、过自我评价和确认（C过程），以期获得“写所做的”（P过程）和“做所写的”（D过程）不符合的信息，进而制定出纠偏的改进措施，是电厂进一步完善安全生产管理的依据。评价、确认工作的结论是否能真实反映电厂安全生产管理现状，直接关系的电厂能否循序渐进，推动体系的有效运行和持续改进，最终提升电厂综合管理水平，保证安全生产目标、方针的实现，逐步达到企业的本质安全。四、管理体系运行绩效的评价：华能电厂安全生产管理体系要求提出了电厂安全生产管理体系的基本要求，华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则则是具体指导电厂如何编制管理体系文件（包括管理内容、管理要求、管理流程等）。电厂根据这两个“企业标准”所建立的安全

14、生产管理体系应符合国家、行业和上级单位的要求，应满足集团公司华能电厂安全生产管理体系要求的相关规定和电厂安全生产管理的实际需求。它是电厂安全生产管理的真实体现。它的符合性、有效性如何？针对电厂安全生产管理水平存在差距的实际，循序渐进，通过“自我评价”和“确认”来发现体系运行中存在的问题，推动体系的有效运行和持续改进，最终提升电厂综合管理水平，保证安全生产目标、方针的实现，逐步达到企业的本质安全。四、管理体系运行绩效的评价：华能电厂安全生产管理体系评价办法引用了内控的判别方法，采用便于掌握的评价标准，对于“体系”所涉及的管理标准每一个控制点，只有“符合”和“不符合”两种判据，没有模糊的定量标准，

15、只要有一点不符合，单个分项就是不符合，整体上又是根据得分率来判定符合或不符合，最大限度地克服了单纯借助专家的经验去评判的情况。因此，只要我们大家严格按照华能电厂安全生产管理体系评价办法，认真进行评价、确认工作，就能发现体系建设和运行中存在的问题，真实反映电厂安全生产管理工作现状。四、管理体系运行绩效的评价：华能电厂安全生产管理体系评价办法规定了电厂需进行电厂自我评价（通常所说的“内审”）和集团组织确认（通常所说的“外审”）的内容。评价、确认工作就是按照规定的程序和方法，部分或全部评价电厂建立的安全生产管理体系以及实施情况的符合性和有效性，通过自我评价和确认（C过程），以期获得“写所做的”（P过

16、程）和“做所写的”（D过程）不符合的信息，可以部分或全部地真实反映电厂安全生产管理现状，进而为电厂制定出符合法律、法规、标准和电厂实际的安全生产管理标准以及体系实施过程中纠偏的改进措施，以获得进一步完善安全生产管理的依据，付诸跟踪落实整改和验收闭环，完成改进（A过程），进入了体系实施的下一循环（螺旋上升）。四、管理体系运行绩效的评价：因此，评价、确认工作的结论是否能真实反映电厂安全生产管理现状，直接关系的电厂能否循序渐进，推动体系的有效运行和持续改进，最终提升电厂综合管理水平，保证安全生产目标、方针的实现，逐步达到企业的本质安全。4、为集团公司进一步完善体系提供依据 电厂在根据集团公司华能电厂

17、安全生产管理体系要求、华能电厂安全生产管理体系文件编写导则建立的体系管理标准（P过程）和实施体系运行（D过程），除了具有地方政府的条例和电厂管理体制的个性外，集团公司所属绝大多数电厂的管理标准和管理内容是具有共性的，体现了制度的标准化和规范化。在这具有共性的管理平台上，通过评价和确认工作，可以汇总、分析找出整个管理平台运行的“短板”（共性问题），研究制定和出台改进管理措施，为集团公司进一步完善“体系”提供依据，以期获得持续改进的管理效果。五、管理体系运行应注意的几个问题 1、管理体系标准（文件）的符合性2、管理体系运行的有效性3、管理体系运行的执行性4、对体系内审员的要求5、内审实务及审核方法

18、介绍五、管理体系运行应注意的几个问题 1、管理体系标准（文件）的符合性 所谓体系的符合性就是对规范或要求的符合程度，还包括适用性和适宜性。l体系的适用性就是体系实施的结果满足顾客要求的程度。l体系的适宜性是管理体系满足环境变化后要求的程度。环境包括内环境和外环境：l内环境包括了电厂内部的的组织文化和运行条件。外环境分为一般环境和任务环境。因此电厂建立的体系必须符合下列要求：（1）符合国家、行业、地方政府的有关法律、法规、标准和条例；（2）符合集团公司、股份公司和分公司的有关要求；（3）符合体系文件编制导则及基本控制点要求；（4）符合电厂的人员、组织结构、设备设施、运行机制等以及各种 内部管理的

19、实际情况。五、管理体系运行应注意的几个问题 2、管理体系运行的有效性（1）对法律法规要求的符合性和充分性；(2)方针和目标的实现情况；(3)危险源辨识和风险、环境因素识别与评价的适宜性；(4)体系文件的实施程度；(5)记录、数据的收集、分析与利用，持续改进措施的有效性；(6)维修质量的控制效果，污染预防的效果，节约资源、能源的效果，职业病危害控制效果，安全事故的控制效果等；(7)自我评价、工作总结、纠正/预防措施等自我完善机制的有效 性；五、管理体系运行应注意的几个问题 3、管理体系运行的执行性（1）评价、确认的依据：电厂编制的安全生产管理标准（2）控制点执行情况：l控制点评价、确认的手段：以

20、现场检查（抽查）、查阅文件、记录和询问为主。l控制点符合性的评价、确认：符合规定的要求，且证据完整、准确、真实有效才能确定为符合，否则为不符合。五、管理体系运行应注意的几个问题 4、对体系内审员的要求 体系的符合性和有效性一定程度上取决于内审员的素质、能力和工作态度。就像“医生”和“护士”，对体系运行起着诊断和修护作用，电厂应选派认真负责、实事求是以及对有关技术法规和管理标准熟悉掌握的人员担任内审员，制定合适的自我评价计划，部分或全部对所建立的管理体系进行内审；体系建立初期可以经常性地（一季度或半年一次）对管理体系进行部分的自我评价，以提高内审员的审核能力和工作技巧和对出现的“不符合”进行纠偏

21、，提高电厂的安全生产管理绩效。五、管理体系运行应注意的几个问题 合格审核员应当具备的基本能力和审核工作能力。（1）基本能力和素质l交流的能力。l合作的能力。l分析判断能力。l独立工作能力。l应变能力。（2）审核工作能力 从事审核准备工作的能力。进行现场审核的能力。编写审核文件和报告的能力。跟踪验证与监督审核的能力。（3）两点要求：坚持原则，铁面无私珍惜相互学习、交流的机会，取长补短，共同进步五、管理体系运行应注意的几个问题 5、内审实务及审核方法介绍 华能电厂安全生产管理体系评价要求（试行）版要求：建立“华能电厂安全生产管理体系”的电厂必须是实施运行6个月以及上，并且经过自我评价，达到“符合”

22、或“基本符合”的，并提交“自我评价报告”和“管理评审报告”，提请上级公司进行“确认”。华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则对自我评价(内审)管理标准有控制点要求:自我评价管理标准 自评策划自评准备自评实施结果处置在年度安全生产计划中编制自我评价方案且明确规定评价准则、范围、频次、方法，并经过审批。成立自我评价组，准备各种资料和文件。按自我评价计划召开首末次会并进行现场评价。分析不符合原因、提出纠正措施并实施和跟踪验证完成情况，公布结果和纳入考核。五、管理体系运行应注意的几个问题 内审过程描述 1自我评价（以下简述“内审”）策划 1.1 内审准则 a）华能电厂安全生产管理体系要求；b）华能电

23、厂安全生产管理体系管理标准编制导则；c）有关法律、法规（含地方政府、行业、上级公司的管理要求）；d）电厂编制、发布的管理标准；e）有关合同、协议；1.2 内审组织及内审员 a）内审人员必须经过培训，具有内审能力的人，且经最高管理者授权后才具有内审资格；b）企管职能部门根据内审要求推荐有资格的人员经管理者代表批 准，担任内审组长、内审员。内审组根据内审任务组成若干内审小 组，每个内审小组人数不少于3人；五、管理体系运行应注意的几个问题 c）内审人员必须熟悉有关文件（内审规范、管理标准、作业指导书等），富有实践经验，办事公正，并具有自发的责任心；d）内审员不能内审本部门工作。1.3 内审准备1.3

24、.1 企管职能部门编制内审计划，交内审组长内审。1.3.2 内审组召开碰头会，明确以下事项：a）内审小组人员及任务；b）受内审的部门、目的、范围、日期；c）内审依据；d）内审过程及时间安排。1.3.3 内审计划经管理者代表批准后，于内审前3-7个工作日向受 内审部门发出“自我评价通知单”。五、管理体系运行应注意的几个问题 1.3.4 受内审部门收到“自我评价通知单”后，准备受内审的有关证实资料和汇报材料，确定陪同人员，做好准备，在内审前3个工作日通知内审工作组。1.3.5 内审员编制“自我评价检查记录表”，准备“不符合项整改报告单”，作为进行内审的工具。2 实施内审2.1 首次会议 首次会议由

25、内审组长主持；参加首次会议的人员：内审员、受内审部门负责人；与会人员签到；首次会议的内容：a）内审组长介绍内审组成员；b）阐明审核的目的、范围、依据的标准；c）介绍审核采用的方法和程序，具体的日程安排；d）确认受内审部门的发言人和陪同内审的联络人员；e）确定末次会议的时间、地点；f）对内审实施计划中的未尽事项及本次审核需要澄清的 问题作出说明；五、管理体系运行应注意的几个问题 2.2 现场内审 a）内审员按照内审日程安排需要内审的项目，与受审部门的陪同人一起到现场按规定的内容审核。按照检查表逐一检查，收集各类文件、质量记录、凭证等作为客观证据，内审的主要方式查看文件记录、听取有关人员介绍及面谈

26、提问、检查观察生产现场等方式进行。b）内审员在预定时间内用一定的审核技巧寻找受内审部门符合获不符合内审准则的客观证据，检查和验证受审部门执行管理体系标准的实施运行情况并加以记录。c）内审内审员根据发现的证据满足标准规定完整、正确程度、在检查表中填写“符合”或“不符合”。若不符合规定要求，与陪同人员交换信息、意见，确认不符合 事实的类型、性质。五、管理体系运行应注意的几个问题 2.3 内审发现2.3.1 不符合项类型、性质 a）分类 1）体系性不符合；2）实施性不符合；3）效果性不符合。b）性质 1）严重不符合；2）一般不符合。2.3.2 内审组应将所有检查记录进一步整理，以确定提出不符合项报告

27、类型、性质。2.3.3 内审小组会议 现场内审结束，内审组长召开内审小组会议，听取内审员汇报，确定 不符合项及其性质，不符合项内容应准确、清晰、有事实证明，并取得陪同人员确认。各内审人员出具“不符合项整改报告单”，经内审组长批准。五、管理体系运行应注意的几个问题 2.3.4 末次会议 a）现场内审结束，各内审员出具“不符合项整改报告单”，经内审组长批准。内审组长主持末次会议。参加会议的人员范围与首次会议相同，必要时可扩大人数。内审组长宣读内审结论和不符合报告，说明不符合项报告的性质、数量和分类，提出内审结论。要求部门负责人确认在“不符合项整改报告单”上签名；b）对双方有异议的事项，可在末次会议

28、上澄清；c）末次会议应由参加者签到并保存会议记录。五、管理体系运行应注意的几个问题 3 内审报告3.1 企管职能部门在内审结束7个工作日内编写“年度 次内部内审报告”，经内审组组长内审后交管理者代表签字确认。3.2 内审报告的内容 a）本次内审日期、目的、范围、受内审部门；b）审核依据的文件；c）内审组成员、受审部门主要参加人员；d）内审过程简述、综合评价，存在主要问题；e）建议和要求：上次内审后纠正措施执行情况及效果，体系及其过程的符合性、充分性、有效性结论。3.3“自我评价报告”批准后发放按文件控制管理程序文件规定执 行。正本归档，副本发放：3.4“自我评价报告”将作为管理评审的重要输入之

29、一，以供最高管 理者及管理者对体系运行状况有正确的判断。五、管理体系运行应注意的几个问题 4 纠正措施 根据内审中确定的“不符合项整改报告单”，责任部门依据纠正预防措施控制管理标准对不符合项分析原因，配置资源，明确职责，限期整改。纠正措施的跟踪和验证原则上由内审员进行，特殊情况由企管职能部门重新指定人员。5 改进及后续评价 a）根据受审部门返回的“不符合项整改报告单”，内审员应及时验证。重大不符合纠正必须要现场验证，当验证不能通过时，内审员应编制后续“不符合项整改报告单”，报管理者代表批准继续纠正；b）对后续内审中的不符合项由责任部门制定和实施改进措施，内审员及时验证，直至合格；c）企管职能部

30、门负责将内审的结果按“管理标准中有关要求提交管理评 审，作为管理评审活动的输入内容；d）内审结束后，内审组的记录由内审组长交档案室按记录控制 管理标准文件归档保存。五、管理体系运行应注意的几个问题 内审实务自我评价（内部审核）计划 自我评价（内部审核）通知单现场审核1：根据审核计划内审员A和B对生产现场进行审核，在磨煤机检修现场发现有两位承包商员工正在进行电焊作业，老李观察到电焊工作业时没有使用防电弧面罩，现场也没有电厂人员监护，于是他走近承包商电焊工询问是否有工作票和动火票，电焊工回答说就30分钟的活，一会就好所以没有办理。依据现场观察到得事实（取证），填写审核记录。自我评价（内部审核）检查记录表1 不符合项整改报告单1五、管理体系运行应注意的几个问题 现场审核2：根据审核计划内审员C和D对职业病防治管理情况进行审核，在服务中心（后勤）建立的档案中，没有对新派入燃料部检修班组的三位员工安排涉及岗位影响职业健康上岗前禁忌症的检查和锅炉本体班一名调入策划部生技专业的员工进行涉及岗位影响职业健康下岗的健康检查的记录（没有安排）。依据现场观察到得事实（取证），填写审核记录。确认不符合项：自我评价（内部审核）检查记录表2 不符合项整改报告单2 xxxx年度第 次自我评价（内部审核）报告 xxxx年度第 次自我评价（内部审核）报告（续页）欢迎指正，谢谢！