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1、 集集团团内内训课训课程系列教材程系列教材科学的工作方法科学的工作方法员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训 系列之一系列之一第第1 1章章使你的工作系统化使你的工作系统化 在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不工作者头脑混乱以外，不再代表其他。再代表其他。1.1 你的工作需要系你的工作需要系统统化化 办办公室的公室的5S运运动动：5S起源于日本，就是整理（）、整起源于日本，就是整理（）、整顿顿（）、清（）、清扫扫（）、清（）、清洁洁（）、素养（）五个（）、素养（）五个项项目，因日目，因日语语的的罗马罗马拼音均以拼音均以“S”开
2、开头头，简简称称为为5S。5S运运动动提出的目提出的目标简单标简单而明确，就是要而明确，就是要为员为员工工创创造一个干造一个干净净、整整洁洁、舒适、合理的工作、舒适、合理的工作场场所和空所和空间环间环境。境。5S的倡的倡导导者相信，保者相信，保持工作持工作环环境的干境的干净净整整洁洁，物品，物品摆摆放有条不紊，一目了然，能最大放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。1.2 开始系开始系统统化你的工作化你的工作提醒：提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常
3、会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。系系统统化你的工具化你的工具 （1 1）基本工具。）基本工具。（2 2）复印机。）复印机。（3 3）传传真机。真机。（4 4）电脑电脑。1.2 开始系开始系统统化你的工作化你的工作 系系统统化你的文件
4、化你的文件（1 1）工作档。）工作档。什么是工作档？什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档有什么？工作档有什么？A.A.立即可用的资料。立即可用的资料。B.“B.“待议待议”的项的项目。目。C.C.固定职务。固定职务。D.D.目前的专案目前的专案 E.E.问题档问题档1.2 开始系开始系统统化你的工作化你的工作教你一招：教你一招：（1 1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手
5、 可取。可取。（2 2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3 3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4 4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号01120112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号01310131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。1.2 开始系开始系统统化你的工作化你的工作 系系统统化你的文件化你的文件（2 2）资料档。）资料档。列出你的资料档项目清单。列出
6、你的资料档项目清单。建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件事：A.A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？B.B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法：A.A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可算等。这些可 以成为你资料档的类别。以成为你资料档的类别。B.B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C.C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。D
7、.D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。E.E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母顺序排列。F.F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。并方便归档。1.2 开始系开始系统统化你的工作化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1 1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2 2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3 3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一
8、列，类别与次类别用不同 颜色标示。颜色标示。（4 4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。本章小结本章小结开始系统化你的工作：开始系统化你的工作：（1 1）系统化你的工具；）系统化你的工具；（2 2）系统化你的文件；）系统化你的文件；（3 3）建立你的工作档。）建立你的工作档。第第2 2章章学会用循环法学会用循环法 P D C A 它是一种很科学它是一种很科学的管理程序，同时也是的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。一种很科学的工作程序。2.1 认识认识循循环环法法什么是？什么是？这是四个英文字母，分别代表计划（）、执行（这是四个英文字母，分别代表计划（）、执行（）、检）、检查（
9、）、修正再执行（查（）、修正再执行（）。）。计划计划（）（）修正修正 再执行再执行 执行执行()()()()检查检查()()PCDA循环循环2.2 循循环环法四大要素法四大要素计划（）计划（）执行（）执行（）检查（）检查（）修正再执行（）修正再执行（）在工作程序在工作程序 过过程中：程中：即即拟订计拟订计划，制划，制订计订计划目划目标标，制，制订计订计划做法；划做法；即即执执行行实实施，并加以控制；施，并加以控制；即确即确认认或或评评估估执执行状况与目行状况与目标标之差距；之差距；即即执执行行结结果与目果与目标值标值之差距探之差距探讨讨，并修正，并修正 采取措施。采取措施。循循环环工作步工作步
10、骤骤表表阶段阶段步骤步骤计划阶段（计划阶段（P）设定目标设定目标搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制订计划工作表制订计划工作表执行阶段（执行阶段（D）按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作检查阶段（检查阶段（C）检查执行情况检查执行情况修正再执行阶段修正再执行阶段（A）对检查结果做出修正对检查结果做出修正修正后再执行修正后再执行循循环环工作步工作步骤图骤图A PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设定设定目标目标搜索搜索信息信息拟定方案拟定方案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工
11、作 矿矿泉水泉水产产品市品市场场研究研究调查实调查实施步施步骤骤 :本本阶阶段你要明确六个段你要明确六个问题问题。这这六个六个问题简问题简称称为为5W1H。（1）为为何制定此何制定此计计划？划？（?）（2）计计划的目划的目标标是什么？是什么？（?）（3）何）何处执处执行此行此计计划？划？（?）（4）何）何时执时执行此行此计计划？划？（?）（5）何人）何人执执行此行此计计划？划？（?）（6）如何）如何执执行此行此计计划？（划？（?）:计计划做好之后，着手将划做好之后，着手将项项目一步一步向前推目一步一步向前推进进。:在在进进行市行市场调场调研研过过程中，一定要程中，一定要记记得得检查检查，看，看
12、项项目的推目的推进进是否是否按原先的按原先的计计划划进进行？当中有无行？当中有无纰纰漏和出漏和出现现偏差？偏差？:针对针对你的你的检查结检查结果确定你的行果确定你的行动动。如果在市如果在市场调场调研研过过程中，程中，发现发现已已经经偏离原先的偏离原先的计计划了，或者划了，或者发发现现原先的原先的计计划考划考虑虑不不够够周全，那你就要及周全，那你就要及时时弥弥补补、调调整，以确保整，以确保任任务务的的圆满圆满完成。如果当中并无完成。如果当中并无纰纰漏或出漏或出现现偏差，当然是皆大偏差，当然是皆大欢欢喜，那你可以喜，那你可以继续继续一如既往地一如既往地进进行。行。实例实战实例实战本章小结本章小结一
13、切按一切按“”“”循环图循环图 P P （）计划（）计划 D D （）执行（）执行 C C （）检查（）检查 A A （）修正再执行（）修正再执行第第3 3章章计划化你的工作计划化你的工作 他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。会降临到哪里。维克多维克
14、多 雨果雨果3.1 锁锁定工作的目定工作的目标标 未了解目的港口的人未了解目的港口的人无法一帆无法一帆风顺风顺。塞内卡塞内卡3.1 锁锁定工作的目定工作的目标标 有效目有效目标标的的“”原原则则：明确的（）；明确的（）；可量化的（）；可量化的（）；切切实实可行的（）；可行的（）；注重注重结结果的（）；果的（）；有有时间时间限制的（）。限制的（）。出差目标设定出差目标设定 出差的目的出差的目的明确化。明确化。费费用的用的预预算目算目标标可量化。可量化。时间时间目目标标有有时间时间限制的。限制的。可以可以实现实现的目的目标标。注重注重结结果的。果的。实例实战实例实战小测试小测试3.1 锁锁定工作的
15、目定工作的目标标 剥洋葱法剥洋葱法长期目标长期目标剥剥 洋洋 葱葱 图图即时目标即时目标大目标大目标中期目标中期目标大目标大目标即时目标即时目标更小目标更小目标小目标小目标设定目标设定目标实现目标实现目标3.1 锁锁定工作的目定工作的目标标 目目标标多杈多杈树树树树干代表目干代表目标标；每一根每一根树树杈代表子目杈代表子目标标。叶子代表叶子代表实现实现子目子目标标的因素。的因素。在目在目标标多杈多杈树树中，目中，目标标与子目与子目标标的关系：的关系：A、子目、子目标标是是实现实现目目标标的策略；的策略；B、目、目标标是子目是子目标标的的结结果；果；C、子目、子目标实现标实现之之“和和”一定是目
16、一定是目标标的的实现实现。描描绘绘目目标标多杈多杈树树的技巧：的技巧：首先，写下你的目首先，写下你的目标标；然后，思考然后，思考实现实现目目标标有哪些策略，列出并添加到子目有哪些策略，列出并添加到子目标标框里；框里；最后，考最后，考虑虑完成每个子目完成每个子目标标的因素，添加到叶子代表的框里。的因素，添加到叶子代表的框里。3.1 锁锁定工作的目定工作的目标标目目标标子目标子目标子目标子目标子目标子目标实例实战实例实战在今年的在今年的6 6月月3030日前为公司完成销日前为公司完成销售额售额 万元。画出目标多杈万元。画出目标多杈树。树。3.2 信息信息过滤过滤器器 如果我如果我们们只会一只会一
17、味地搜集味地搜集资资料，而不会料，而不会加以利用，那么我加以利用，那么我们拥们拥有的有的资资料与垃圾料与垃圾桶里的垃圾并无两桶里的垃圾并无两样样。3.2 信息信息过滤过滤器器“占有占有”信息的四种主要方法：信息的四种主要方法：（1）阅读阅读法；法；（2）捕捉法；）捕捉法；（3）调查调查法；法；（4）交）交换换法。法。3.2 信息信息过滤过滤器器信息过滤器流程图信息过滤器流程图大量的大量的信息信息直接直接相关相关的信的信息息有有用用信信息息相关相关信息信息过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器过滤器3.3 合理决策合理决策决策是计划工作的核心。决策是计划工作的核心。（1 1）什么是决策？）什么是决策？决
18、策是一个为达到预期目标而从决策是一个为达到预期目标而从两个或多个可供选择的方案中选择合两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。理方案的判断和选择的过程。3.3 合理决策合理决策（2 2）决策过程：）决策过程：情报活动阶段情报活动阶段设计活动阶段设计活动阶段选择活动阶段选择活动阶段评价活动阶段评价活动阶段3.3 合理决策合理决策（3 3）制定决策：）制定决策：小测试：小测试：你是个明智的决策者吗？你是个明智的决策者吗？3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：快速决策法快速决策法价值（）价值（）考察方案对目标的贡献考察方案对目标的贡献合适（）合适（）考察方案是否与策
19、略吻合考察方案是否与策略吻合认可（）认可（）考察方案是否确实可接受考察方案是否确实可接受可行（）可行（）考察方案是否成功考察方案是否成功持久（）持久（）考察方案是否符合长期利益考察方案是否符合长期利益选择新的客户选择新的客户（使用快速决策法）（使用快速决策法）实例实战实例实战提醒你注意：提醒你注意：如果你不能从如果你不能从“快速决策法快速决策法”的五的五个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个个标准中得出正面的答案，就应该另外找一个方案或者修改现有的方案。方案或者修改现有的方案。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订
20、决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法 背景背景说说明明 头脑风头脑风暴法又称智力激励法、法，是由美暴法又称智力激励法、法，是由美 国国创创造工程造工程专专家家A F 奥斯本于奥斯本于1939年首次提年首次提 出、出、1953年年发发表的一种激表的一种激发创发创造性思造性思维维的方法。的方法。方法大意方法大意 实际实际上是一种上是一种别别开生面的小开生面的小组畅谈组畅谈会。会。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法 具体操作一：准具体操作一：准备阶备阶段。段。（1 1）选定议题；）选定议题；（2 2）选定参加者（一般不超过）选定参加者（一般不超过1010名），并事
21、先挑选好记录员；名），并事先挑选好记录员；（3 3）确定会议时间和场所；）确定会议时间和场所；（4 4）准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具；）准备好海报纸或大白纸、记录笔等用于记录的工具；（5 5）布置场所；）布置场所；（6 6）会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议）会议主持人应掌握头脑风暴法的一切细节问题。因此会议 主持人应熟读本法，做到彻底了解。如应了解本法的四主持人应熟读本法，做到彻底了解。如应了解本法的四大大 原则，实施要点等等。原则，实施要点等等。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法 具体操作二：具体操作二：实实施施阶阶段
22、。段。（7 7）开始头脑风暴法会议时，会议主持者首先必须向参加者简）开始头脑风暴法会议时，会议主持者首先必须向参加者简 介该方法大意，应注意的问题，如四大原则；介该方法大意，应注意的问题，如四大原则；（8 8）会员畅所欲言；）会员畅所欲言；（9 9）记录员记录参加者激发的灵感；）记录员记录参加者激发的灵感；（1010）结束会议；）结束会议；（1111）将会议记录整理分类后展示给参加者；）将会议记录整理分类后展示给参加者；（1212）从结果和可行性两个方面评价各种方案。）从结果和可行性两个方面评价各种方案。（1313）选择最合适的方案，应尽可能采用会议中激发出来的方案）选择最合适的方案，应尽可能
23、采用会议中激发出来的方案3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法 实实施要点：施要点：（1）选择议题应选择议题应注意：注意：议题议题的的选择选择必必须须合乎参加者的合乎参加者的层层次和关心程度；次和关心程度；议题议题的内涵的内涵应该应该明确，而不明确，而不应该应该模棱两可、似是而非。模棱两可、似是而非。（2）尽量利用激）尽量利用激发发出来的灵感；出来的灵感；（3）主持人）主持人须须知：知：主持人必主持人必须须熟悉熟悉头脑风头脑风暴法，并且通暴法，并且通晓晓它的原它的原则则；及及时时阻止混乱的阻止混乱的场场面；面；及及时时宣告会宣告会议议的的结结束。束。（4）记
24、录员记录员要将所有人要将所有人设设想的大意清晰地想的大意清晰地记录记录在海在海报纸报纸上。上。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法 四大原四大原则则：（1 1）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论；）禁止反驳他人构想，也不要妄下结论；（2 2）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最受）鼓励自由思想，自由发言，最狂妄的想象是最受欢迎的；欢迎的；（3 3）重量不重质，意见或建议提得越多越好：）重量不重质，意见或建议提得越多越好：（4 4）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以）鼓励利用别人的灵感加以想象、变化、组合等以激发更多更新的灵感。激发更多更新的灵感。
25、3.3 合理决策合理决策 （3）制制订订决策：决策：头脑风头脑风暴法暴法经典案例经典案例提醒你注意：提醒你注意：在进行头脑风暴法时应：在进行头脑风暴法时应：（1 1）明确议题；）明确议题；（2 2）参与者应是关心议题者；）参与者应是关心议题者；（3 3）四大原则不可违反；）四大原则不可违反；（4 4）讨论时气氛自由、轻松，但应避免太乱而无秩序。）讨论时气氛自由、轻松，但应避免太乱而无秩序。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：科学决策法科学决策法 方法大意：方法大意：所所谓谓科学决策法，就是指通科学决策法，就是指通过对过对存在决策存在决策问题问题的分析，的分析，选择选择最佳方案
26、，以取得高效益或低最佳方案，以取得高效益或低风险风险的的结结果果这样这样一个一个过过程。程。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：科学决策法科学决策法 具体操作具体操作 准准备阶备阶段：段：（1）分析）分析问题问题，确定是否需，确定是否需要决策。要决策。实实施施阶阶段：段：（2）各种）各种备选备选方案分析；方案分析；（3）找出最佳方案；）找出最佳方案；（4）评评价方案。价方案。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：科学决策法科学决策法 实实施要点：施要点：（1）在）在对问题进对问题进行分析，确定是否需要决行分析，确定是否需要决策策时时的主要工作是信息的主要工作是
27、信息输输入与情景入与情景监视监视，以，以判断需要决策的判断需要决策的问题问题到底是否存在，其性到底是否存在，其性质质、重要性与迫切性如何。重要性与迫切性如何。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：科学决策法（决策科学决策法（决策问题问题四分四分图图）A、Q类类高高认认可可 （）低低质质量量Q、A类类高高认认可可 （）低低质质量量A、Q类类高高认认可可 （）低低质质量量Q、A类类高高认认可可 （）高高质质量量055A认认可可维维度度问题质量维度问题质量维度 Q Q注：注：Q Q因素（）：问题质量维度；因素（）：问题质量维度；A A因素（）：认可维度。因素（）：认可维度。3.3 合
28、理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：科学决策法（决策方案科学决策法（决策方案选择选择流程流程图图）确定可能情景确定可能情景搜集信息搜集信息估计机会可能值估计机会可能值估计风险可能值估计风险可能值判断信息可能值判断信息可能值寻找更多的信息寻找更多的信息重新评价信息的可能值重新评价信息的可能值对所对所有信有信息作息作出选出选择考择考虑虑决策决策3.3 合理决策合理决策 （3）制制订订决策：决策：科学决策法科学决策法特别提醒：特别提醒：（1 1）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案）对方案抉择应有正确的认识，不能单纯地理解为对某一种方案“是是”、某一种方案、某一种方案“非非
29、”之间的选择；之间的选择；（2 2）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定；）决策时综合参考不同的意见，然后再做决定；（3 3）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案；）听取反面意见，进行深入思考，从而有助于产生新方案；（4 4）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。）防止盲目从众心理鼓励大胆发表不同的想法。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：决策决策树树 背景背景说说明：明：决策决策树树法是一种法是一种图图解法，它是利用解法，它是利用树树形形图图来来进进行决策的方法。行决策的方法。这这种方法能解决种方法能解决简单简单的决策的决策问题问题，也能解决复，也能解决复杂
30、杂的的问题问题。它是。它是以决策收益以决策收益计计算算为为依据的。依据的。3.3 合理决策合理决策 （3）制制订订决策：决策：决策决策树树 决策决策树树的的结结构：构：决策决策结结点：点：这这是方案枝的出是方案枝的出发发点点 方案枝：它表示各个决策方案方案枝：它表示各个决策方案 状状态结态结点：点：这这是概率枝的是概率枝的发发出点出点 概率枝：它表示各种自然状概率枝：它表示各种自然状态态。3.3 合理决策合理决策 （3）制）制订订决策：决策：决策决策树树决决策策结结点点（费用）（费用）方案枝方案枝状态结点状态结点概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝（概率值）（概率值）方
31、案枝方案枝状态结点状态结点收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值收益值3.3 合理决策合理决策 （3）制制订订决策：决策：决策决策树树 决策决策树树的决策的决策过过程：程：（1）绘绘制制树树形形图图。（2）计计算期望收益算期望收益值值。期望期望值值=收益收益值值概率概率时间时间 若决策若决策问题问题无无时间时间因素，上式就不乘因素，上式就不乘时间时间（3）剪枝决策。）剪枝决策。选择最佳的新品换代方案选择最佳的新品换代方案实例实战实例实战特别提醒：特别提醒：相对来说，决策树对于营销人员更为实用。而且，其运用相对来说，决策树对于营销人员更为实用。而且，其运用往往依据一定确切的数据，
32、使用时会有一定的难度。往往依据一定确切的数据，使用时会有一定的难度。选选择择方方 案案 上上A A产品产品上上B B产品产品老产品老产品1600850475-200-7000.70.30.80.20.50.55年年5年年5年年5年年5年年4年年500-1002005015050500 0.7 5=1750(-100)0.3 5150200 0.8 5=80050 0.2 5=50150 0.5 5=37550 0.5 4=1003.4 制定行制定行动计动计划划 “令人惊令人惊讶讶的是，当我用足的是，当我用足够够的的时间计时间计划后，我可以完成很多划后，我可以完成很多事情，而同事情，而同样样令人
33、惊令人惊讶讶的是，如的是，如果不果不经过计经过计划，我就只能完成一划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里点点事情。我宁愿在一个星期里紧张紧张的工作四天半而有的工作四天半而有进进度，而度，而不要一直做却没有不要一直做却没有进进度。度。”富富兰兰克克贝贝格格计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。3.4 制定行制定行动计动计划划用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目第一批项目第一批项目第二批项目第二批项目制订计划制订计划的时间的时间执行时需要的时间执行时需要的时间制订计划制订计
34、划的时间的时间执行时需要的时间执行时需要的时间3.4 制定行制定行动计动计划划 制定工作制定工作计计划表划表 制制订订你的你的计计划表划表 把工作分把工作分类类 工作内容工作内容简单简单明了，你已明了，你已经经掌握了完掌握了完成工作所成工作所 需要的所有信息。需要的所有信息。不能确定怎不能确定怎样样才能完成，才能完成，还还需要需要进进一一步分析。步分析。一定会一定会给给你你带带来麻来麻烦烦的工作。的工作。3.4 制定行制定行动计动计划划 工工 作作 计计 划划 表表主题主题工作内容工作内容状况状况日期日期预订会议预订会议设施设施1得到三份报价单得到三份报价单2了解报告人需要什么直观教具了解报告
35、人需要什么直观教具3下订单，并说明详细的要求下订单，并说明详细的要求绿色绿色绿色绿色绿色绿色6/19向与会者向与会者进行简要进行简要说明说明1与会议主持者就会议须知达成与会议主持者就会议须知达成 一致一致2发布会议须知发布会议须知绿色绿色绿色绿色6/25保证预算保证预算 1估计旅行和日常开支估计旅行和日常开支2准备所有的预算准备所有的预算3提交预算计划并与财务主管理达提交预算计划并与财务主管理达成一致。成一致。黄色黄色绿色绿色红色红色6/30使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的范畴范畴使用分使用分类的方类的方法说明法说明工作的工作的内容内容预计工预计工作最后作最后完成的完成的时间时
36、间表明计划表中每项工作的状况表明计划表中每项工作的状况3.4 制定行制定行动计动计划划 滚动计滚动计划法划法初始计划初始计划第一阶段第一阶段第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段第四阶段第四阶段第五阶段第五阶段详细详细较细较细一般一般较粗较粗很粗很粗修正后计划修正后计划第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段第四阶段第四阶段第五阶段第五阶段第六阶段第六阶段详细详细较细较细一般一般较粗较粗很粗很粗计划修正因素计划修正因素差异分析差异分析环境变化环境变化组织政策变化组织政策变化计划与实际之间的差异计划与实际之间的差异第一阶段实际完成情况第一阶段实际完成情况修正计划修正计划3.4 制定行制定行动计动计划划 备备用
37、用计计划法划法制订初始计划（制订初始计划（A A）并说明偶然事件并说明偶然事件评价偶然事件评价偶然事件采用备用计划（采用备用计划（B B）采用备用计划（采用备用计划（C C）继续初始计划（继续初始计划（A A）3.4 制定行制定行动计动计划划提醒你注意：提醒你注意：实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎么走。它总是要回答下面这些问题：谁（）么走
38、。它总是要回答下面这些问题：谁（）？什么？什么时候（）时候（）？在哪里（）？在哪里（）？怎么样（）？怎么样（）？本章小结本章小结计划化你的工作：计划化你的工作：（1 1）设定有效的目标；）设定有效的目标；（2 2）筛选有用信息；）筛选有用信息；（3 3）合理决策；）合理决策；（4 4）制订你的计划工作表。）制订你的计划工作表。第第4 4章章给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计
39、划，工作无规律；病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着“还有明天还有明天”的想法；的想法；时间管理不善，做事不分先后、主次。时间管理不善，做事不分先后、主次。4.1 第一第一剂剂：立即行：立即行动动 不要把不要把难难事往后拖事往后拖 不要把不喜不要把不喜欢欢的事往后推的事往后推 不要把喜不要把喜欢欢的事做的事做过过了了头头 提醒你注意：提醒你注意：有有时时候你最好能立刻着手解决候你最好能立刻着手解决问题问题，决不拖延半点，决不拖延半点时间时间；但有但有时时候，解决候，解决问题问题的的时时机并不成熟，如果机并不成熟，如果这时这时候你就立即候你就立即 行行动动，往往
40、只会弄巧成拙。，往往只会弄巧成拙。这时这时候最好能把事情候最好能把事情缓缓一一缓缓，另外，另外 选择选择一个适当的一个适当的时时机。机。4.2 第二第二剂剂：法：法则则 把你的工作按照以下把你的工作按照以下标标准分成三种准分成三种类类型：型：A A型：今天必型：今天必须须做做重要并且重要并且紧紧急的任急的任务务。B B型：今天型：今天应该应该做做重要或重要或紧紧急，但不是既重急，但不是既重 要又要又紧紧急的任急的任务务。C C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不既不重要也不紧紧急的日常急的日常 任任务务。平衡日常工作任务平衡日常工作任务A型：型：你你应该尝试应该尝试每天完每天完成几成几项紧
41、项紧急和有急和有难难度的任度的任务务。B型：型：你的工作主要由你的工作主要由这这部分任部分任务务构成，构成，这这些任些任务应务应占去大部占去大部分工作分工作时间时间。C型：型：这这些不些不紧紧急的事急的事情情应应待有待有时间时间再再做。做。一个工作日一个工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工作日，都应任何工作日，都应该是该是A A型、型、B B型、型、C C型任务的混合。型任务的混合。你应该把这三种类你应该把这三种类型的工作任务均匀型的工作任务均匀分布于全天，而不分布于全天，而不是按顺序干完是按顺序干完A A型型任务，再干任务，再干B B型任型任务，等等，注意三务，等等，注意三者的平衡。者的平衡
42、。考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务是否既重这项任务是否既重要又紧迫？否要又紧迫？否 是是这项任务是否必要？这项任务是否必要？否否 是是这项任务能否助你更这项任务能否助你更有效地工作？有效地工作？否否 是是这项任务是否日常性这项任务是否日常性的？的？否否 是是 是否今天就需要完成？是否今天就需要完成？否否 是是这项任务是否有最后这项任务是否有最后期限？期限？否否 是是 这项任务是否重要但这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不不紧迫，或紧迫但不重要？重要？否否 昌昌不必做，取消它不必做，取消它留待有空时再做留待有空时再做分出时间来完成分出时间来完成制订可行的期限制订可行的期限留出
43、时间完成留出时间完成立即行动立即行动A型型任任务务C型型任任务务B型型任任务务否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是4.2 第二第二剂剂：法：法则则提醒你注意：提醒你注意：世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认
44、为它是三天后举行，你还认为它是A A型的任务吗？一旦得知任何影型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。优先顺序。4.3 第三第三剂剂：80:20定律定律 80 80：2020定律主定律主张张：以一个小的：以一个小的诱诱因、投入因、投入或努力，通常可以或努力，通常可以产产生大的生大的结结果、果、产产出或酬出或酬劳劳。就字面意就字面意义义来看，来看，这这法法则则是是说说，你完成的工作里，你完成的工作里80%80%成果，来自于你所付出的成果，来自于你所付出的20%20%。因此，你只要。因此，你只要集中精力
45、集中精力处处理工作中比理工作中比较较重要的重要的20%20%的那分，就可的那分，就可以解决全部的以解决全部的80%80%。4.3 第三第三剂剂：80:20定律定律应用应用80:2080:20定律，你必须学会：定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲；特别提醒：特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否
46、把较多的时间和精力放在关我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。4.4 第四第四剂剂：“双管双管齐齐下下”法法实例实战实例实战拟写报告网络图拟写报告网络图有关人员统计数据有关人员统计数据查阅资料查阅资料知情者准备情况知情者准备情况数据汇总、审查、补充数据汇总、审查、补充谈话了解内容谈话了解内容草拟报告草拟报告上上 午午下下 午午4.5 第五第五剂剂：因数分解法：因数分解法 将一件困将一件困难难的事情的事情细细分化成几小件分化成几小件比比较较容易的事情的方法叫容易的事情的方法叫“因数分解法因数分
47、解法”。本章小结本章小结使你成为效率高手的灵丹妙药：使你成为效率高手的灵丹妙药：（1 1）第一剂：立即行动；）第一剂：立即行动；（2 2）第二剂：法则；）第二剂：法则；（3 3）第三剂：）第三剂：8080：2020定律；定律；（4 4）第四剂：）第四剂：“双管齐下双管齐下”法；法；（5 5）第五剂：因数分解法。）第五剂：因数分解法。第第5 5章章用图表来检查你的工作用图表来检查你的工作 在工作的过程中，如果能够运用在工作的过程中，如果能够运用分析工具来帮助你检查工作分析问分析工具来帮助你检查工作分析问题，往往能够达到事半功倍，并能题，往往能够达到事半功倍，并能得出科学准确的结果。得出科学准确的
48、结果。记住：图表比你更会说话。记住：图表比你更会说话。5.1 因果因果图图法法 它是什么它是什么 又叫又叫鱼鱼刺刺图图法。它是在工作中法。它是在工作中寻寻找关找关键问题产键问题产生原因的一种生原因的一种图图示法。示法。它的原理它的原理干干线线（某个（某个问题问题）分分线线（大原因）（大原因）支支线线（中原因）（中原因）细线细线（小原因）（小原因）何何时时使用使用 在解决在解决问题过问题过程中遇到任何状况程中遇到任何状况时时，你都可，你都可以并且以并且应该绘应该绘制因果制因果图图。5.1 因果因果图图法法 会议会议失败失败设备设备人力人力其他其他方法方法材料材料麦克风音质模糊麦克风音质模糊投影机
49、故障投影机故障与会者迟到与会者迟到会议主持者未能控制全局会议主持者未能控制全局与会者未积极发言与会者未积极发言会议记录不详细会议记录不详细会议报告准备不充分会议报告准备不充分会议资料备份不够会议资料备份不够开会前没计划开会前没计划未能调动与会者积极性未能调动与会者积极性会议环境太差会议环境太差未能及时通知与会者未能及时通知与会者5.2 散点散点图图法法 它是什么它是什么 又叫相关又叫相关图图法。它是法。它是显显示成示成对对数据或两个原因数据或两个原因之之间间相关关系的相关关系的图图。它的原理它的原理 对对相关关系相关关系进进行分析。行分析。何何时时使用使用 当你想分析两个当你想分析两个变变量之
50、量之间间的相关性的相关性时时可以可以绘绘制散点制散点图图。5.2 散点散点图图法法 客客户满户满意与定期上意与定期上门门服服务务次数的关系次数的关系1098765432100 20 40 60 80 100次数次数客户满意度得分客户满意度得分5.3 直方直方图图法法 它是什么它是什么 直方直方图图是通是通过对过对数据的加工整理，从而分析和数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的一种方法。掌握数据的分布情况的一种方法。它的原理它的原理 通通过对图过对图形的形的观观察和分析，来判断各察和分析，来判断各类过类过程程是否是否稳稳定。定。何何时时使用使用 当你想表示当你想表示变变化化趋势趋势或表明