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1、YCF正版可修改PPT（中职）计算机应用基础（职业模块）模块五教学课件模块五模块五 统计报表的建立统计报表的建立项目项目1 1 高效的数据录入高效的数据录入项目二项目二 数据筛选数据筛选项目项目3 3 生成图表生成图表项目项目1 1 高效的数据录入高效的数据录入 一、数据的添加一、数据的添加 为了更好地说明这种录入方式，以新生信息录入为例来为了更好地说明这种录入方式，以新生信息录入为例来演示其步骤。演示其步骤。假设某校新生入学，需要填入本校新生信假设某校新生入学，需要填入本校新生信息息:学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等。面对学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等。面对全校上千
2、名新生，直接录入的方式会使录入工作者面对大量全校上千名新生，直接录入的方式会使录入工作者面对大量数据时产生视觉错误，导致漏录或错录，修改起来更加耗时。数据时产生视觉错误，导致漏录或错录，修改起来更加耗时。而采用记录单的形式录入，不但操作简单，而且输入更加合而采用记录单的形式录入，不但操作简单，而且输入更加合理，从而大大降低了犯错误的可能性。理，从而大大降低了犯错误的可能性。用记录单录入的操作步骤如下用记录单录入的操作步骤如下:(1)(1)打开打开ExcelExcel，在，在SheetlSheetl表中第一行输入学号、姓名、表中第一行输入学号、姓名、性别、籍贯、高考分、学院和系名等字段，如性别、
3、籍贯、高考分、学院和系名等字段，如 图图5 5-1 1所示。所示。下一页返回项目项目1 1 高效的数据录入高效的数据录入 (2)(2)选中第一行任意一个字段名，然后选择【数据】选中第一行任意一个字段名，然后选择【数据】|记记录单录单】命令，系统弹出【记录单】对话框，如】命令，系统弹出【记录单】对话框，如 图图5 5-2 2所示。所示。(3)(3)在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建在各字段对应的文本框内输入实际数据，单击【新建】按钮，一条新记录就录入完成，记录单对话框会自动转人】按钮，一条新记录就录入完成，记录单对话框会自动转人到下条信息的录入，如到下条信息的录入，如 图图5-45-
4、4和和 图图5-55-5所示。所示。(4)(4)依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，依次录入各条记录，直到录入完毕。如果想中断操作，单击单击 关闭关闭 按钮即可。按钮即可。(5)(5)数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一数据录入完毕后，可以通过单击【上一条】和【下一条】按钮对数据库的内容进行查看。条】按钮对数据库的内容进行查看。上一页 下一页返回项目项目1 1 高效的数据录入高效的数据录入 二、数据的修改和删除二、数据的修改和删除 通过项目通过项目1 1内容的学习，可以快速高效地建立数据库，但内容的学习，可以快速高效地建立数据库，但是数据不是固定的，而是需要经常修改的。在
5、大量数据中找是数据不是固定的，而是需要经常修改的。在大量数据中找到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功到要更改的数据并正确地修改也是件费力的事情，记录单功能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。能同样提供了方便的操作来完成这项费力的任务。本节将用项目本节将用项目1 1节建立的数据库作范例，演示节建立的数据库作范例，演示“修改修改”、“删除删除”等操作。等操作。(1)(1)打开数据库，然后选择打开数据库，然后选择 数据】数据】|记录单记录单命令，如命令，如 图图5 5-6 6所示。所示。(2)(2)单击【条件】按钮，根据要更改记录的特征，在对应单击【条件】按钮，根据要更改记录的
6、特征，在对应标签名的文本框中输入可以判别它的条件，如标签名的文本框中输入可以判别它的条件，如 图图5-75-7所示。所示。(3)(3)按按EnterEnter键，【记录单】对话框中的各文本框将显示键，【记录单】对话框中的各文本框将显示筛选出来的记录，如筛选出来的记录，如 图图5 5-8 8所示。所示。上一页 下一页返回项目项目1 1 高效的数据录入高效的数据录入 (4)(4)如果想删除某条记录，单击如果想删除某条记录，单击 删除删除 按钮，记录就会被按钮，记录就会被删除，同时该记录下面所有记录上移一行，如删除，同时该记录下面所有记录上移一行，如图图5 5一一9 9所示。所示。(5)(5)如果想
7、更改某条记录信息，在相应文本框中输入正确如果想更改某条记录信息，在相应文本框中输入正确的内容，按的内容，按EnterEnter键，此时信息已经被修改，如键，此时信息已经被修改，如图图5 5一一1010所示。所示。上一页返回项目二项目二 数据筛选数据筛选 一、自动筛选一、自动筛选 也许用户希望创建一个只包含自己姓名的清单，或者只也许用户希望创建一个只包含自己姓名的清单，或者只想抽取来自某个班级的记录。想抽取来自某个班级的记录。“筛选数据筛选数据”使得用户可以实使得用户可以实现。当用户对数据表进行筛选时，其他行仍然得以保留，只现。当用户对数据表进行筛选时，其他行仍然得以保留，只是它们是不可见的。这
8、些单元格仍然在原处，因此任何引用是它们是不可见的。这些单元格仍然在原处，因此任何引用了它们的公式仍然继续返回正确的结果。尽管对于某些高级了它们的公式仍然继续返回正确的结果。尽管对于某些高级运用的筛选工具在运用的筛选工具在ExcelExcel中被隐藏了起来，但是自动筛选功能中被隐藏了起来，但是自动筛选功能在大多数情况中仍可以应付自如。在大多数情况中仍可以应付自如。ExcelExcel提供的自动筛选功能可以轻松地把常规表格中用户提供的自动筛选功能可以轻松地把常规表格中用户需求的数据提取出来，同样本小节将用某单位的员工信息表需求的数据提取出来，同样本小节将用某单位的员工信息表作为例子来说明此功能。表
9、格信息如作为例子来说明此功能。表格信息如图图5 5一一1111所示。所示。下一页返回项目二项目二 数据筛选数据筛选 表格中信息混杂，如果需要统计推销员信息，人工筛选表格中信息混杂，如果需要统计推销员信息，人工筛选是件费力的事情，何况实际工作中的数据异常庞大。那么用是件费力的事情，何况实际工作中的数据异常庞大。那么用筛选功能就能大大提高工作效率。下面，将演示如何筛选出筛选功能就能大大提高工作效率。下面，将演示如何筛选出推销员信息。操作步骤如下推销员信息。操作步骤如下:(1)(1)选中表格中任意一个单元格，选择选中表格中任意一个单元格，选择 数据】数据】|筛选】筛选】|自动筛选自动筛选 命令，进入
10、命令，进入“自动筛选自动筛选”状态。列标题处出现一个状态。列标题处出现一个下三角按钮，如下三角按钮，如 图图5 5一一1212所示。所示。(2)(2)单击单击“职位职位”下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择选择 推销员推销员 选项，所有推销员信息立即被筛选出来，如选项，所有推销员信息立即被筛选出来，如 图图5 5一一1313所示。所示。上一页 下一页返回项目二项目二 数据筛选数据筛选 二、自定义筛选二、自定义筛选 通过自动筛选，大部分筛选工作可以得到解决，但是有通过自动筛选，大部分筛选工作可以得到解决，但是有时需要更详细的筛选信息，这就需要用到自定义筛选
11、功能。时需要更详细的筛选信息，这就需要用到自定义筛选功能。沿用上文的例子，如果需要找出所有经理沿用上文的例子，如果需要找出所有经理(由于表格中有由于表格中有多种经理多种经理)的信息，通过自动筛选当然无法实现。所以，必须的信息，通过自动筛选当然无法实现。所以，必须用自定义筛选。操作步骤如下用自定义筛选。操作步骤如下:(1)(1)单击单击“职位职位”下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，下三角按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择选择【自定义自定义选项，弹出选项，弹出【自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式 对话框，对话框，如如图图5 5一一1414所示。所示。(2)(2)在对话框中填入如下信息，如在对话
12、框中填入如下信息，如图图5 5一一1515所示。单击所示。单击 确确定定 按钮，表中出现自定义筛选的信息，如按钮，表中出现自定义筛选的信息，如图图5 5一一1616所示。所示。说明说明:运用自动筛选后下拉列表中每个选项的意义如运用自动筛选后下拉列表中每个选项的意义如表表5-15-1所所示。示。上一页返回项目项目3 3 生成图表生成图表 Excel Excel的强大功能不仅体现在对数据的处理上，而且它能的强大功能不仅体现在对数据的处理上，而且它能更方便地能把枯燥的数据生成生动的图表展示给信息的需求更方便地能把枯燥的数据生成生动的图表展示给信息的需求者。者。当然，图表类型对于表达的信息有重要的影响
13、。对不同当然，图表类型对于表达的信息有重要的影响。对不同的信息，应该采用合适的图表类型来表达。下面，介绍的信息，应该采用合适的图表类型来表达。下面，介绍ExcelExcel中常用的图表类型。中常用的图表类型。Excel Excel为用户提供的图表类型主要有折线图、饼图、柱形为用户提供的图表类型主要有折线图、饼图、柱形图等。更详细的图表类型如图等。更详细的图表类型如 图图5 5-1717所示。所示。下一页返回项目项目3 3 生成图表生成图表 这里限于篇幅，主要介绍折线图、饼图、柱形图这里限于篇幅，主要介绍折线图、饼图、柱形图3 3种基本种基本的图形，其他图形都或多或少和这的图形，其他图形都或多或
14、少和这3 3种类似。种类似。1.1.折线图折线图 折线图是最基本的图表类型，一般用来描述一段随时间折线图是最基本的图表类型，一般用来描述一段随时间变化的值，如变化的值，如 图图5 5一一1818所示。同时，为了比较各种系列数据所示。同时，为了比较各种系列数据的不同，可以在相同的时间轴上描述自己的折线图。当然，的不同，可以在相同的时间轴上描述自己的折线图。当然，为了更好地体现出对比，每个系列的数据的时间跨度应该相为了更好地体现出对比，每个系列的数据的时间跨度应该相似。似。2.2.饼图饼图 饼图可以把数据分成多个数据点，然后放在一起互相比饼图可以把数据分成多个数据点，然后放在一起互相比较，如较，如
15、 图图5 5-1919所示。当用户希望看到每个数据和整体关系时，所示。当用户希望看到每个数据和整体关系时，采用饼图是个好的选择。饼图不但能用图形表示每个数据点采用饼图是个好的选择。饼图不但能用图形表示每个数据点的大小，同时还可以得到每个扇形区占整个圆的百分比。的大小，同时还可以得到每个扇形区占整个圆的百分比。上一页 下一页返回项目项目3 3 生成图表生成图表 3.3.柱形图柱形图 柱形图和折线图有些类似，都是用柱形图和折线图有些类似，都是用X,YX,Y轴来描述一系列数轴来描述一系列数据。不同的是，柱形图是在据。不同的是，柱形图是在X X轴上到数据点之间绘制一个矩形轴上到数据点之间绘制一个矩形来
16、描述数据点大小，而不是绘制数据点之间的连线，当用户来描述数据点大小，而不是绘制数据点之间的连线，当用户希望比较不同的项目时，柱形图将是首选。希望比较不同的项目时，柱形图将是首选。其他各类型图表可参考其他各类型图表可参考ExcelExcel的帮助说明。虽然选择何种的帮助说明。虽然选择何种图表类型完全依靠个人的判断，但如果用户对不同的图表类图表类型完全依靠个人的判断，但如果用户对不同的图表类型有一定理解，那么选择起来就简单得多了，也会使图表发型有一定理解，那么选择起来就简单得多了，也会使图表发挥出最大的作用。挥出最大的作用。上一页返回图图5 5一一1 1输入字段名输入字段名返回图图5 5一一2 2
17、【记录单记录单】对话框对话框返回图图5 5一一4 4填入数据填入数据返回图图5 5一一5 5数据被输入数据被输入返回图图5 5一一6 6学生信息库学生信息库返回图图5 5一一7 7输入条件输入条件返回图图5 5一一8 8搜索结果搜索结果返回图图5 5一一9 9删除记录删除记录返回图图5 5一一1010修改记录修改记录返回图图5 5一一1111员工信息表员工信息表返回图图5 5一一1212自动筛选状态自动筛选状态返回图图5 5一一1313筛选出推销员筛选出推销员返回图图5 5-1414【自定义自动筛选方式】对【自定义自动筛选方式】对话框话框返回图图5 5-15-15 填入筛选条件填入筛选条件返回图图5 5一一1616自定义筛选结果自定义筛选结果返回表表5 5一一1 1自动筛选项意义自动筛选项意义返回图图5 5一一1717图表类型图表类型返回图图5 5一一1818折线图折线图返回图图5 5一一1919饼图饼图返回