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1、英文书信及信封格式详解第1页，本讲稿共49页英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齐头式）Zhao MinSichun UniversityChengdu,610041P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第2页，本讲稿共49页英文信封英文信封(Envelope)的寫法的寫法（右缩式 Indented Format）Zhao Min Sichun University Chengdu,610041 P.R.of Chin
2、a Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第3页，本讲稿共49页英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大(ex:(ex:號號 弄弄 巷巷 路路/街街 城市城市 國家國家)號No.(Number)樓F(Floor)室Rm.(Room)弄Aly(Alley)巷Ln.(Lane)路Rd.(Road)街St.(Street)段Sec.(Section)區Dist.(District)縣County市City大道Ave.(Avenue)省P
3、rovince國家名第4页，本讲稿共49页地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大:第一行第一行写寄出信人写寄出信人的门牌号码，写街道名称的门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、城镇先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行第三行写出寄写出寄信人所在国家的名称。信人所在国家的名称。第5页，本讲稿共49页如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail挂号挂号 Registered印刷品印刷品
4、Printed Matter快件快件 Express内有照片内有照片 Photo Enclosed第6页，本讲稿共49页如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong,226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871第7页，本讲稿共49页如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用再用By courtesy
5、of,Through courtesy of,By By courtesy of,Through courtesy of,By favor offavor of引出所托之人的姓名。如：引出所托之人的姓名。如：Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信(宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 第8页，本讲稿共49页练习填写信封练习填写信封GeorgeWangwillwritealettertohispenpal(笔友),MikeClinton.Mikesaddress(住址)is:1025LongStreet,SanFra
6、ncisco,CA94101,U.S.A.AndGeorgesaddressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.第9页，本讲稿共49页GeorgeWang23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan104R.O.C.MikeClinton1025LongStreet,San Francisco,CA 94101 U.S.A 第10页，本讲稿共49页书信 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文
7、书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），例如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名第11页，本讲稿共49页The Elements of English Letter Writing 1.信头 Heading/Letterhead2.写信日期 Date3.信内地址(收信人)Inside Address4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter6.客
8、套结束语 Complimentary Closing7.署名 Signature第12页，本讲稿共49页Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。信箱地址或网址等。第13页，本讲稿共49页Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表注
9、意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如即可，如May 7,2006;23 September,2005第14页，本讲稿共49页Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28,06Jan.13.2006第15页，本讲稿共49页Inside Address信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全信内地址应写
10、在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。应确切完整。第16页，本讲稿共49页Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/Lin Fang/East lane/234Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane,
11、Beijing 100021 China第17页，本讲稿共49页Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以行对齐。英文书信的称呼一般都是以DearDear 或或My My deardear开头的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+Dear+“先生先生/女士女士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear
12、Sir or Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.Madam,To Whom It May concern.有时直接用有时直接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。第18页，本讲稿共49页Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。第19页，本讲稿共49页Complimentary Closing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关
13、系或时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。熟悉程度。1.家人亲戚家人亲戚:Your loving mother/son/brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：Yours respectfully/sincerely,Yours truly etc.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Yours faithfully/sincerely,Yours truly etc.第20页，本讲稿共49页結尾的部份祝福的話結尾語Takecare.Yourfriend,Bestwishe
14、s.Trulyyours,BestRegards.Yourloving_,MerryChristmasSincerelyyours,HappyNewYearYourssincerely,HappyBirthdaySincerely,第21页，本讲稿共49页Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。后可附打印的全名。第22页，本讲稿共49页第23页，本讲稿共49页第24页，本讲稿共49页Blockformatxxxx(letterhea
15、d)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Yourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)第25页，本讲稿共49页WritingPracticalWritingDearSir/Madam,ImwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidnothavetotravelinmyp
16、 r e v i o u s j o b,I w o u l d b e v e r y w i l l i n g t o d o s o.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,WilliamJeremySmithCompactSystem96RosewallDrive,Southtown,SO34BTMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Dec,2007齐头式齐头式第26页，本讲稿共49页第27页，本讲
17、稿共49页WritingPracticalWritingDearSir/Madam,ImwritinginresponsetoyouradvertisementforaPA/SecretarytotheManagingDirector.AlthoughIdidnothavetotravelinmypreviousjob,Iw o u l d b e v e r y w i l l i n g t o d o s o.Iwillbeavailableforinterviewatanytime,andlookforwardtohearingfromyou.Yoursfaithfully,Willi
18、amJeremySmithPeaceHotelLingGongRoad1818Beijing,ChinaMailboxNo.23,GXuniversityNanning,Guangxi,China27Jan,2008缩进式缩进式发信人地址及发信日期收信人姓名和单位地址第28页，本讲稿共49页第29页，本讲稿共49页Modified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely XX(signatu
19、re)Joe (printed name)第30页，本讲稿共49页第31页，本讲稿共49页Practice格式：格式：齐头式齐头式/混合式混合式信头：信头：本人名字和地址本人名字和地址封内地址：封内地址：美国纽约市第美国纽约市第50大街大街10号号Harper&Row出版公司出版公司 邮编：邮编：NY10022写信日期：写信日期：实际日期实际日期信文内容：信文内容：从朋友处看到从朋友处看到成功沟通的秘决一书。成功沟通的秘决一书。为提高沟通水平欲购一本。为提高沟通水平欲购一本。请出版商尽快告知购买方式请出版商尽快告知购买方式 希望希望9月底收到此书月底收到此书第32页，本讲稿共49页书信题的写作
20、方法：（一）信封格式：（一）信封格式：名字、信箱、地域范围由小到大，写在右下角（与我们相反）。（二）信纸格式：（二）信纸格式：日期：本月份的缩写称呼（后面的标点是逗号,冒号）:DearSirorMadam,Towhomitmayconcern,正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行）签名：sincerelyyours第33页，本讲稿共49页书信写作的五点要求：书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套第34页，本讲稿共49页（三）开头段：（三）开头段：1、告知对方你的身份（假如对方不认识你）DearSir/Mr.S
21、mith,Iwasastudentatyourcollege,enrolledinPhilosophyDepartment./Iamaatyour/Iamaatyourcollege,enrolledinthecourse./Mynameis,Iam第35页，本讲稿共49页2、问候收信人（假如他/她是你的朋友）DearTom,Hello/Hi.Howareyou?/Ihopeeverythingisfine./Howarethingsgoingwithyou?/Howareyougettingonin/gettingalongwith.?第36页，本讲稿共49页3.解释写信的原因（1）致谢：T
22、hankyouforyourletteraboutstudyinginCanada./IamwritingtotellyouhowgratefulIamfor/Iwouldliketothankyoumostsincerelyfor第37页，本讲稿共49页（2）抱怨：Iamwritingtocomplainaboutthepoorserviceatyourdining-room./Iwishtomakeacomplaintabout/Iamwritingtodrawyourattentionto.第38页，本讲稿共49页（3）致歉：IamwritingtoyoubecauseIamunable
23、to./Iamterriblysorrythat./Iwouldliketoexpressmyapologiesfornotbeingableto.第39页，本讲稿共49页4）询问：Iwouldliketoobtain/request/seek/inquiresomeinformationabout/Iamwritingtoaskifyoucandomeafavor./Iwouldlikesomedetailedinformationon/about.第40页，本讲稿共49页（四）结尾段：（四）结尾段：1、发出请求（1）Pleasegivethismatteryourimmediateatte
24、ntion.（2）Iwouldverymuchappreciateitifassoonaspossible.第41页，本讲稿共49页2、提供帮助（1）Ihopethesewillbehelpful,andpleasefeelfreetocontactmeformoreinformation.（2）willbetakingresponsibilityforyouandifyoushouldneedanyassistance,she/hewillbepleasedtohelpyou第42页，本讲稿共49页3、再次表示歉意或感激（1）Thankyouforyourkindassistance.（2）
25、Pleaseacceptmyheartfeltthanksanddeepestgratitude,nowandalways.（3）IamsorrythatIcannot,andtrustthatyouwillunderstand.（4）Inaddition,letmeapologizeforanyinconvenienceImayhavecaused.（5）Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecaused.第43页，本讲稿共49页4、期盼回信：（1）Ilookforwardtoyourpromptresponse.（2）Lookingforwardtoap
26、romptreply,（3）Iexpecttohearfromyouverysoon.（4）Ihopetoreceiveyourreplyshortly.第44页，本讲稿共49页1.给给JohnBrown先生写一封短信内容：已收到他月日的来信先生写一封短信内容：已收到他月日的来信请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公请他于本月来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去机场接他司的李小姐将去机场接他24thMarch,2000DearMr.JohnBrown,Thankyouverymuchforyourletterdated12thMarch.Couldyoucom
27、eovertomycompanysothatwecandiscussthedetailsofourcooperation?Ifyes,pleaseinformmeofyourflight.IhavearrangedforMissLiofmycompanytomeetyouattheairport.Wishyouapleasantjourney.Yourssincerely,WangDeming第45页，本讲稿共49页2.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter of Apology.You sho
28、uld write at least 120 words following the outline given below in Chinese:1.表达自己对晚交论文一事的歉意。2.说明未能按时交论文的原因。3.表示自己将尽快把论文补交上并表示以后将按时交作业。审题概述这是一封道歉信，写的时候要遵循道歉信的一般模式：开篇直奔主题，然后说明原因，最后提出可能的补救措施。第一段，对晚交论文及对此造成的后果表示歉意；第二段，说明理由（可信的理由，而不是随便应付老师的借口）；第三段，表示尽快完成论文。第46页，本讲稿共49页【范文】ALetterofApology24thOct.,2008Dear
29、Mr.Wang,Iamwritingtoapologizeformylatehomework.ThepaperwhichyouassignedtouslastMondaywasduethisFriday,buttomyregret,Ihaventevenstartedityet.Ifeelreallysorryfornothandinginthepaperontimeandfortheinconvenienceitwouldbringtoyou.IcaughtaseriouscoldlastweekandthedoctoraskedmetostayinbedforaweeksinceIwasv
30、eryweakandtheweatherwasverycoldthesedays.Therefore,Icouldntgotothelibrarytogetthenecessaryreferentialinformationwhichwasneededformypaper.Asaresultofthis,Ihavenotstartedwritingthepaperyetandcouldnothanditinontime.FortunatelyIhavefinallyfullyrecovered.IwillfinishthepaperassoonasIcanandtrymybesttohandi
31、nhomeworkontimeinthefuture.Sincerelyyours,LiMing第47页，本讲稿共49页3.Directions:For this part,you are allowed 30 minutes to write a Letter.You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese:给小何写信感谢他接待你在云南旅游，并且回忆美好的旅行经历，同时邀请小何来你的家乡做客审题概述这是一封感谢信，一般要表明感谢的事由。本题可分三部分：感谢小何在云南的接待；回忆在
32、云南的经历；邀请小何来做客。第48页，本讲稿共49页范文范文June17th,2006DearXiaoHe,ThankyousomuchforhavinginvitedmeforthetourofYunnan,yourhomeprovince.Ihadafantastictimewithyouandyourfamily.Yourgreathospitalitywillbeunforgettablethroughoutmylife.WhenIthinkofthosegorgeous豪华的豪华的placesofscenicbeautyyoushowedmearound,Icouldntbemore
33、delighted.Andthepineapple菠萝pieGrandmapreparedformeisoutofthisworld.Ihadneverhadsodeliciousfood!Indeed,Iamstillmissingyoursnug整洁的整洁的log-cabin原木小木屋原木小木屋,smallandcozy,whichwasturnedintomydreamhouseinfairylandthosenights.WouldyoucometoHarbin,myhometown,sometimethissummervacation?Harbin,abeautifulplacefrequentlyreferredtoasOrientalParis,offersapictureofanotherkind.Icanassureyouanotherpleasanttour.MyfamilyandIcannotwaittoseeyouhere.Yours,LiMing第49页，本讲稿共49页