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1、档案数据网和信息设备维护使用制度一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在225，相对温度75。四、存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目等。档案数字化技术标准一、目录数据的著录按照省目录数据库结构与交换格式要求，建立档案目录数据库。
2、按“目录数据库结构”要求，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。二、纸质档案数字化1. 纸质档案的数字化可以采用扫描方式进行。2. 用扫描仪数字化时，扫描类型一般采用“黑白二值”模式，建议采用“彩色”模式。3. 扫描的分辨率应达到 200dpi以上；如需进行OCR文字识别的，应达到 300dpi以上。4. 扫描的图像应保存为TIF或JPG格式；然后转换成DJVU格式以减少体积，方便网络传输与检索。禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像，从而避免造成图像失真。三、照片档案数字化1. 照片档案数字化应采用扫描方式进行。2. 彩色照片扫描类型采用“百万
3、种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。3. 对于5寸（125cm85cm）照片，扫描仪光学分辨率应达到600dpi。如待扫照片为5寸照片的N分之一，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N倍；如待扫照片为5寸照片的N倍，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。4. 扫描后的照片应保存为JPG或TIF格式。四、音像档案数字化1. 音频档案 配置相应采集软件的相关参数，根据所要采集格式设定采样率。音频档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。 转换文件处理应清除与档案无关的信息。根据需要合并相关音频信息，并生成最终文件。 文件存储格式推荐使用WAV、MP3格式文件。 音频档案数字化文件应按音
4、频档号方式建立文件夹存储，检查数字化后的文件能否正常播放，检查无误后归档保存。2. 视频档案 采用专业级或广播级的硬件采集压缩设备，应同时具备AV复合端子、S端子、分量等多种视频输入接口，支持MPEG-2硬件压缩。 存储设备应使用硬盘、磁盘阵列和磁带机等，脱机保存可采用光盘存储。 配置相应采集软件的相关参数，根据磁带视频制式，设定所采集的视频制式（PAL、NTSC、SECAM）。 视频转换时，视频压缩编码规格采用MPEG2标准，压缩数码率应大于4MB/S。 采用MPEG2文件格式进行存储，存储文件夹中应附带该格式的软件解码器。单一视频文件大小不应超过1GB，超过1GB的应进行切割存储。对于物理
5、性必须分割的视频，要求必须有1分钟的重叠区域，便于检索和衔接。 视频档案数字化文件应按视频档号建立文件夹存储，检查数字化后的文件能否正常播放，检查无误后归档保存。档案数据网上查询利用制度一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。二、已有查档员账号的，可网上登录进入档案管理系统进行查询权限内的数字档案的查询。外单位人员查询档案，需凭介绍信或个人身份证，并经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。三、本单位数字档案室利用分不同权限。查阅人：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅；兼职档案员：是指各科室兼职档案员在查阅人权限基础上，可以对指定分类的档案进行上传、修改、下
6、载等操作权限。部门负责人：是指各中层干部，在查阅人权限基础增加了对本部门业务档案的查阅进行审核的权限。档案管理员：是指专职档案管理员，可以对所有类别档案进行所有操作，对系统内档案数据进行全流程管理。四、外来人员利用数字档案管理系统查询开放档案，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。档案数据管理维护制度一、数字档案由档案管理人员负责管理和维护，确保档案数据安全。二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。三、修改、删除数字
7、档案必须由档案管理人员执行操作。四、一个归档年度的电子文件应拷贝到一盘或几盘耐久性好的载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。五、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。六、综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。数字档案鉴定销毁制度一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位档案归档范围及保管期限表作为鉴定的依据和标准。二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主要负责人审批同意，在档案管理系统删除相关数据。五、数字档案销毁清册要永久保存。六、严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。