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1、 会计电算化通用教学软件操作教程 第一节 总账例1、以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。启动系统管理系统注册管理员：admin 密码：空例2、增加操作员。编号姓名口令001赵超1002王刚2权限操作员增加例3、设置账套信息。为北京友联科技有限责任公司建立666号账套。启用日期为2006年1月。账套建立账套号：666账套名：北京友联科技有限责任公司启用时间：2006年1月例4、设置单位信息。单位名称：北京友联科技有限责任公司；简称：友联科技例5、确定核算类型本币代码：RMB 本币名称：人民币 企业类型：工业行业性质：新会计制度科目 账套主管：001 赵超不选中“按行业性质预置科目”修改
2、行业性质（选“新会计制度科目”） 账套主管：001，赵超不选择“按行业性质预置科目” 例6、确定分类信息。假设对客户、供应商、存货不分类，有外币核算。例7、确定编码方案。假设科目编码级次为42222，其他编码级次采用默认值。例8、设置数据精度。所有小数位均设置为2位。例9、启用总帐子系统。例10、设置编号为“002”的操作员“王刚”具有“总帐”、“财务报表”、“现金管理”的全部权限。权限权限选择666账套王刚增加双击：总帐、UFO报表、现金管理确定退出 先选账套后选人。例11、以“赵超”的身份注册进入会计电算化通用教学软件。启动会计电算化通用教学软件进入注册（控制台）用户名：001密码：1账套
3、：666（北京友联科技）会计年度：2006日期：2006-01-01例12、按以下资料设置部门档案。部门编码部门名称部门编码部门名称1管理部2财务部3采购部4销售部基础设置机构设置部门档案增加输入数据单击“保存”例13、按以下资料设置职员档案。职员编号职员名称所属部门101李同管理部001赵超财务部002王刚财务部301赵海采购部401刘刚销售部基础设置机构设置职员档案增加输入数据按回车键保存退出例14、按以下资料设置客户档案。客户编码客户名称客户简称地址邮政编码001北京育新小学育新小学北京市海淀区开拓路15号100011002天津宏达公司宏达公司天津市和平区胜利路2号200022基础设置往
4、来单位客户档案点击“无分类” 增加输入相关信息保存退出例15、设置供应商档案。供应商编码供应商名称供应商简称地址邮编001北京讯达有限责任公司北京讯达北京市海淀区小营路5号100022002深圳华光软件公司深圳华光深圳市新华区南京路4号500055基础设置往来单位供应商档案点击“无分类” 增加输入相关信息保存退出例16、设置外币及汇率。币符：USD 币名：美元 固定汇率 8.5基础设置财务外币种类币符：USD币名：美元确认固定汇率记账汇率：8.5回车确认退出例17、设置结算方式。结算方式编码结算方式名称票据管理1现金否2支票否3其他否基础设置收付结算结算方式增加输入资料保存退出例18、按以下资
5、料增加会计科目。科目名称辅助核算科目类型方向币别计量期初余额现金（1001）日记资产借5 000银行存款（1002）银行日记资产借125 000 工行存款（100201）银行日记资产借80 000 中行存款（100202）银行日记资产借美元45 000应收账款（1131）客户往来资产借30 000其他应收款（1133）个人往来资产借2 000库存商品（1243）资产借155 000 硬件（124301）数量核算资产借台90 000 软件（124302）资产借65 000固定资产（1501）资产借228 000累计折旧（1502）资产贷45 000短期借款（2101）负债贷55 000应付账款（
6、2121）供应商往来负债贷25 000应交税金（2171）负债贷 应交增值税（217101）负债贷 进项税（21710101）负债贷 销项税（21710102）负债贷实收资本（3101）权益贷300 000利润分配（3141）权益贷120 000 未分配利润（314115）权益贷120 000本年利润（3131）权益贷主营业务收入（5101）损益贷主营业务成本（5401）损益借营业费用（5501）损益借管理费用（5502）损益借 工资（550201）部门核算损益借 办公费（550202）部门核算损益借差旅费（550203）部门核算损益借 其他（550204）部门核算损益借基础设置财务会计科目单
7、击“不预置”增加输入数据必须选择“不预置”，如选择“预置”，只有把账套删除重来。“现金”只点“日记账”；“银行存款”要点击“日记账和银行账”在录入会计科目时，要小心并反复检查。随时可以增加科目例19、指定“现金”和“银行存款”会计科目。基础设置财务会计科目编辑指定科目现金总帐科目现金“”，同理，指定银行存款确定 例20、设置凭证类别。凭证类别限制类型限制科目收款凭证借方必有1001，1002付款凭证贷方必有1001，1002转帐凭证凭证必无1001，1002基础设置财务凭证类别收、付、转确定输入资料退出例21、按18题的表格录入总账期初余额。总帐设置期初余额输入金额按回车确认例22、辅助科目期
8、初余额录入。会计科目：1131 应收账款日期客户摘要方向金额20051231育新小学销售商品借30 000会计科目：1133 其他应收款日期部门个人摘要方向起初余额20051225管理部李同出差借款借2 000会计科目：2121 应付账款日期供应商摘要方向金额20051220北京讯达购买商品贷25 000双击“应收账款”绿色栏增加输入相关信息退出；同理输入其他科目余额。当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可以按ESC键取消输入。此操作在本软件中很多地方是适用的。例23、试算平衡。在期初余额录入中点击“试算”：借500，000=贷500，000确认例24、录入记账凭证。总帐凭证填制凭证增加
9、凭证输入必须按时间先后顺序录入共11笔凭证。付：3 ；收：2 ；转：6 科目编码必须是末级的科目编码，既可手工输入，也可选择输入。金额不能为“零”，红字以“-”表示。1）、1月3日销售部购买了500元的办公用品，以现金支付，附单据一张，摘要为购办公用品。 借：营业费用（5501） 500 贷：现金（1001） 5002）、1月5日财务部从工行提取现金9 000元作为备用金。支票号111，摘要：提现。借：现金（1001） 9 000 贷：银行存款工行存款（100201） 9 0003）、1月7日采购部采购电脑10台，每台不含税价为4 000元，货款以银行存款支付，支票号114，摘要购电脑。 借：
10、库存商品硬件（124301） 40 000 应交税金应交增值税进项税额（21710101） 6 800 贷：银行存款工行存款（100201） 46 8004）、1月11日销售部收到北京育新小学转来一张转帐支票，支票号113，金额30 000元，用以偿还前欠货款（即摘要为收到货款）。借：银行存款工行存款（100201） 30 000 贷：应收账款（1131） 30 0005）、1月11日收到大洋集团投资资金20 000美元，汇率1：8.5。摘要：收到投资。 借：银行存款中行存款（100202） 170 000 贷：实收资本（3101） 170 0006）、1月12日采购部从深圳华光盛软件公司购入
11、“轻松英语”光盘500张，不含税单价为10元，货税款暂欠，商品已验收入库。适用税率17%。摘要：购光盘。 借：库存商品（124302） 5 000 应交税金应交增值税进项税额（21710101） 850 贷：应付账款（2121） 5 8507）、1月16日管理部李同出差归来，报销差旅费2 000元。摘要：报销差旅费。 借：管理费用差旅费（550203） 2 000 贷：其他应收款（1133） 2 0008）、1月23日销售部售给天津宏达公司A软件100套，每套不含税价为200元，货款未收。适用税率：17%，摘要：售A软件，款未收。 借：应收账款（1131） 23 400 贷：主营业务收入（51
12、01） 20 000 应交税金应交增值税销项税额（21710102） 3 4009）、1月31日结转A软件产品销售成本。数量：100套，单价：80元。摘要：结转A软件成本。 借：主营业务成本（5401） 8 000 贷：库存商品（124302） 8 00010）、1月31日，结转收入和费用。摘要：结转收入和费用。 借：主营业务收入（5101） 20 000 贷：本年利润（3131） 9 500 主营业务成本（5401） 8 000 管理费用差旅费（550203） 2 000 营业费用（5501） 50011） 、1月31日，结转本年利润。摘要：结转本年利润。 借：本年利润（3131） 9 50
13、0 贷：利润分配未分配利润（314115） 9 500例25、查询未记帐的凭证。总帐凭证查询凭证根据条件查询确认双击某一凭证就可以显示例26、更换审核的操作员，以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。文件重新注册进入“注册控制台”账套：666会计年度：2006日期：2006，01，31用户名：002确认例27、审核凭证。总帐凭证审核凭证凭证类别：默认确认双击要审核的凭证无误后单击审核依次审核下一张审核完退出。作废凭证不能被审核，也不能被标错审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审
14、核。例28、记帐。对24题录入的凭证进行记账。总帐凭证记帐全选下一步下一步记帐确认：（注：借500，000=贷500，000）确定 第一次记帐时，若期初余额试算不平衡，不能记帐 上月未结帐，本月不能记帐 未审核凭证不能记帐，记帐范围应小于等于已审核范围 记帐过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记帐前状态”恢复数据，然后再重新记帐例29、明细帐的查询。查询2006年1月份“应收账款明细帐”查询2006年1月份“应收账款总账”总帐帐簿查询明细帐按科目范围查：月份：2006，01确认。单击“总帐” 可查三栏式总帐退出例30、部门总帐的查询。 查询“管理部差旅费”总帐辅助查询部门总帐
15、部门三栏总帐科目：“550203差旅费；部门：管理部” 确定例31、结帐。 对2006年1月份总账进行结账。总帐 期末结帐月份：2006，01下一步对账下一步结帐 结帐只能有结帐权限的人进行 结帐前，系统要进行数据备份 第二节 财务报表例32、设置报表尺寸：11行4列。格式表尺寸行11列7确认例33、定义两个组合单元。定义“A1：D1”和“A2：D2”两个组合单元。选中“A1：D1” 区域格式组合单元整体组合同理“A2：D2”例34、画表格线。范围是A3：D11。选中“A3：D11”区域格式区域画线网线确认例35、输入下面的报表项目。直接输入（同Excel操作） 资产负债表（简易）编制单位：友
16、联科技 单位：元资产期末数负债及所有者权益期末数货币资金短期借款应收账款应付账款其他应收款应交税金库存商品负债合计固定资产实收资本减：累计折旧未分配利润固定资产净值所有者权益合计合计合计例36、定义所有行高和列宽。 （行高：7；列宽：30）选中所有行、列格式行高：7 ； 同理列宽：30行高、列宽的单位为毫米例37、设置单元风格。标题文字：黑体、14号、居中。选中“A1” 格式单元格属性字体图案：字体： 黑体，字号：14对齐：居中（都选）确定例38、设置关键字。（年、月、日）选中“B2” 数据关键字单击“年”确定。同理：月、日例39、调整关键字位置。 年“60” 月“-30” 日“0”数据关键字
17、偏移输入相关资料确定例40、设置报表计算公式：选中“B4”即货币资金期末数数据编辑公式单元公式定义公式按公式录入确认 同理输入其他公式。公式的录入必须在英文状态下输入，否则无效。 单击“fx”按扭或双击某公式单元或按“=”键，都可以打开“定义公式”对话框货币资金期末数QM（“1001”，月）QM（“1002”，月）应收账款期末数QM（“1131”，月）其他应收款期末数QM（“1133”，月）库存商品期末数QM（“1243”，月）固定资产期末数QM（“1501”，月）累计折旧期末数QM（“1502”，月）固定资产净值期末数QM（“1501”，月）QM（“1502”，月）资产合计期末数= QM（“
18、1001”，月）QM（“1002”，月）+ QM（“1131”，月）+ QM（“1133”，月）+ QM（“1243”，月）+ QM（“1501”，月）QM（“1502”，月）短期借款期末数QM（“2101”，月）应付账款期末数QM（“2121”，月）应交税金期末数QM（“2171”，月）负债合计期末数= QM（“2101”，月）+ QM（“2121”，月）+ QM（“2171”，月）实收资本期末数QM（“3101”，月）未分配利润期末数QM（“314115”，月）所有者权益合计期末数= QM（“3101”，月）+ QM（“314115”，月）负债及所有者权益合计期末数= QM（“2101”，
19、月）+ QM（“2121”，月）+ QM（“2171”，月）+ QM（“3101”，月）+ QM（“314115”，月）例41、保存报表。 报表文件名：资产负债表 保存类型：*REP文件保存文件名（资产负债表） 报表格式设置完以后切记要及时将这张报表格式保存下来，以便以后随时调用 “.REP”为会计电算化报表文件专用扩展名例42、录入关键字并生成报表。（2006年1月31日）数据关键字录入年2006年1月31日确认是 如果数据关键字录入为灰色时，只要点击编辑格式（数据状态）即例43、报表重算。数据表页重算是数据整表重算是第三节应收应付模块例44、以赵超的身份注册会计电算化通用教学软件系统。例4
20、5、输出往来帐。输出“客户往来”和 “供应商往来”余额表输出“客户往来”和“供应商往来”明细帐。往来帐簿客户余额表客户余额表客户：育新小学确定确定（此时可以看到宏达公司的余额表）退出往来帐簿供应商余额表供应商余额表供应商：北京讯达确定确定（此时可以看到深圳华光的余额表）退出往来帐簿客户往来明细帐客户明细帐客户：育新小学确定确定退出 同理例46、往来勾对。 对需要进行两清勾对的客户（育新小学）进行勾对。往来帐簿往来管理客户往来两清客户：育新小学；截止日期：2006.1确定两清：手工点击退出例47、往来帐龄分析。输入查询条件：查询科目：1131 截止日期：2006-01-31 帐龄期间：30；60
21、；90；120；365 帐龄分析方法：按所有往来明细分析往来帐簿往来管理客户往来账岭分析输入相关数据确定退出例48、打印往来催款单。客户：宏达公司截止日期：2006年1月31日不包含两清部分函证信息：请贵公司于2006年2月20日前到我财务科进行清账。预览打印效果往来帐簿往来管理客户往来催款单输入相关数据确定退出 第四节 工资引入工资前必须查看“备份数据帐套”的属性是否为只读，若是只读必须只读属性例49、以系统管理员Admin身份注册系统管理，引入“工资实验帐套”备份数据，以帐套主管001赵超的身份启动会计电算化通用教学软件。帐套引入教材附录配套试验备份帐套数据工资实验帐套启动教学软件，就有工
22、资、固定资产栏目例50、建立工资帐套。工资类别个数：单个；核算币种：人民币RMB；要求代扣个人所得税；不进行扣零处理；人员编码长度：3位；工资帐套的启用日期为“20060101”。工资选：单个、人民币下一步点击是代扣税下一步下一步人员编码长度：3完成 确定-确定根据提示先在新建工资类别窗口中输入“在职人员”-同54（若上面的数据没正确，可以在“工资设置选项”更改） 例51、设置人员类别：经理人员，普通员工。工资设置人员类别设置增加：输入相关资料返帐套基础信息的设置必须在关闭工资类别的情况下进行例52、按以下资料设置工资项目。项目名称类别长度小数位数增减数基本工资数字82增项奖励工资数字82增项
23、交通补助数字82增项应发合计数字102增项请假扣款数字82减项养老保险数字82减项代扣税数字102减项扣款合计数字102减项实发合计数字102增项请假天数数字82其他工资设置工资项目设置增加输入相关资料确认确认 上述资料可以直接输入，也可以通过重命名修改资料例53、设置银行名称：工商银行海淀分理处；账号定长为11。工资设置银行名称设置增加银行名称：输入“工商银行海淀分理处” 账号定长为11 再把其他银行删除是返回例54、增加人员档案。人员编号人员姓名部门名称人员类别账号中方人员是否计税101李同管理部经理人员20050090001是是201赵超财务部经理人员20050090002是是202王刚
24、财务部普通员工2005009003是是301赵海采购部经理人员20050090004是是302马慧采购部普通员工20050090005是是401刘刚销售部经理人员20050090006是是402孙明销售部普通员工20050090007是是工资设置人员档案增加在基本信息输入相关数据确定 提示：没有的人员在基础设置的职员档案中增加例55、定义以下工资项目的计算公式。工资项目计算公式请假扣款请假天数100养老保险（基本工资奖励工资）0.05交通补助Iff（人员类别“经理人员”，100，50）工资设置工资项目设置单击公式设置增加选择“请假扣款”，在工资项目中选“请假天数”，在运算符中选“*”，输入10
25、0公式确认确认同理输入相关资料公式Iff（人员类别“经理人员”，100，50）的含义，如果是经理人员交通补贴为100元，否则为50元。例56、基本工资数据输入。姓名基本工资奖励工资李同5000500赵超3000300王刚2000200赵海3500350马慧2500250刘刚4000400孙明3000300工资业务处理工资变动直接输入数据退出否提示：这里只需输入没有进行公式设定的项目，如基本工资、奖励工资和请假天数，其余各项由系统根据计算公式自动计算生成。 例57、变动工资数据输入。01月份工资变动情况如下：（1）考勤情况：王刚请假3天。（2）因销售部市场拓展业绩较好，每人增加奖励工资400元。
26、工资业务处理工资变动直接输入考勤情况退出否工资业务处理工资变动单击工具栏中的“数据替换”按钮在工资项目选“奖励工资”替换成“奖励工资+400”直接输入条件是：“部门”“ =”“ 销售部”确认是（系统提示有2条记录被替换，是否重新计算）是 例58、数据计算与汇总。在“工资变动”窗口中，单击工具栏中的“重新计算”和“汇总”按钮退出例59、设置计税基数1 600元，查看个人所得税。工资业务处理扣缴所得税确认单击工具栏“税率”基数修改为“1600” 确认是例60、工资分摊设置。应付工资和应付福利费的计提基数以工资表中的“应发合计”为准。（1）工资费用分配的转账分录设置： 工资分摊部门工资总额（100%
27、）应付福利费（14%）借方贷方借方贷方管理部、财务部、采购部经理人员55020121515502042153管理部、财务部、采购部普通员工55020121515502042153销售部经理人员5501215155012153销售部普通员工5501215155012153提示：分摊构成设置中“科目参照”对话框可单击“编辑”按钮直接增加以下科目。科目编码科目名称科目类型科目性质辅助核算2151应付工资负债贷方日记账2153应付福利费负债贷方工资业务处理工资分摊增加计提类别：应付工资；比例：100%下一步输入相关数据完成同理，输入应付福利费的分摊类型设置例61、分摊工资费用。1）分摊应付工资，选择所
28、有的核算部门，明细到工资项目。2）分摊应付福利费，选择所有的核算部门，明细到工资项目。工资业务处理工资分摊选择“应付工资” 选择所有的核算部门单击“明细到工资项目” 确定同理，分摊应付福利费例62、生成凭证。在“应付工资一览表”中单击“制单” 选择凭证类别“转”，然后“保存”退出同理，生成应付福利费凭证提示：生成的凭证在自动传递到总账后，需要进行审核和记账。 第五节 固定资产例63、用Admin的身份引入固定资产实验账套。用001赵超用户名登录，时间2006年1月1日。帐套引入教材附录配套试验备份帐套数据固定资产实验帐套启动教学软件，就有工资、固定资产栏目例64、按以下资料建立固定资产帐套。控
29、制参数参数设置启用月份200601折旧信息本账套计提折旧：折旧方法：平均年限法（一）折旧汇总分配周期：1个月当（月初已计提月份=可使用月份-1）时，将剩余折旧全部提足。编码方式资产类别编码方式：2112固定资产编码方式： 按“类别编码+部门编码+序号”自动编码 卡片序号长度为3财务接口与账务系统进行对账： 对账科目： 固定资产对账科目：1501固定资产 累计折旧对账科目：1502累计折旧补充参数 业务发生后立即制单： 月末结账前一定要完成制单登账业务 固定资产缺省入账科目上1501，累计折旧缺省入账科目：1502单击固定资产是单击“我同意” 下一步下一步选中“本账套计提折旧”；折旧方法：平均年
30、限法 周期：一个月下一步自动编码：类别编码+部门编码+序号；序号长度：3下一步固定资产对帐科目：1501，固定资产；累计折旧对帐科目：1502，累计折旧下一步完成是确定提示：初始化设置完成后，有些参数不能修改，所以要慎重。如果发现参数有错，必须改正，只能通过固定资产菜单“固定资产设置维护重新初始化账套功能”命令来实现，操作将清空对该子账套所做的一切工作。例65、按以下资料设置资产类别。编码类别名称净残值率计提属性01交通运输设备5%正常计提02电子设备5%正常计提03其他设备5%正常计提固定资产设置资产类别单击“单张视图” 增加输入上表资料保存退出提示：1.资产类别编码不能重复，同一级的类别名
31、称不能相同2.类别编码、名称、计提属性、卡片样式不能为空3.已使用过的类别不能设置新下级例66、设置部门对应折旧科目。部门对应折旧科目管理部管理费用其他（550204）财务部管理费用其他（550204）采购部管理费用其他（550204）销售部营业费用（5501）固定资产设置部门对应折旧科目选“管理部” 修改折旧科目：550204保存同理设置其他折旧科目例67、设置增减方式对应科目。增减方式变动目录对应入账科目增加方式 直接购入100201，工行存款减少方式 毁损1701，固定资产清理固定资产设置增减方式单击“直接购入” 修改对应科目：100201保存同理，输入减少方式“毁损”的对应科目“170
32、1 固定资产清理”提示：在“增减方式”对话框中“对应入帐科目”输入栏单击“科目参照”按钮，单击“编辑“按钮直接增加以下科目。科目编码科目名称科目类别科目性质辅助核算1701固定资产清理资产借方例68、输入固定资产原始卡片。固定资产名称类别编号所在部门增加方式可使用年限开始使用年限原值累计折旧对应折旧科目名称桑塔纳轿车01管理部直接购入102004.01.01120 00028 000管理费用其他金杯小客车01销售部直接购入102004.01.01100 00015 000营业费用微机02财务部直接购入52004.01.018 0002 000管理费用其他合计228 00045 000净残值率均
33、为5%，使用状况均为“在用”，折旧方法均采用平均年限法。固定资产卡片录入原始卡片单击“交通运输设备” 确认输入相关数据保存确定同理，完成其他固定资产卡片输入提示：1.编号：系统根据初始化时定义的编码方案自动设定，不能修改，如果删除一张卡片，又不是最后一张时，系统将保留空号。2.固定资产卡片录完后，可以通过卡片管理进行查询，并有删除功能。例69、1月20日，管理部购买复印机一台，价值20 000元，净残值率5%，预计使用年限8年。（输入资产增加卡片和生成凭证）生成凭证分录：借：固定资产1501 贷：银行存款-工行存款100201（1）固定资产卡片资产增加选“02电子设备” 确认名称：复印机；部门
34、：管理部；增加方式：直接购入；使用状况：在用；原值：20000；使用年限：8年；开始使用日期：2006-01-20 保存退出（2）生成凭证：固定资产处理批量制单全选制单设置输入相关数据 科目：1501制单选付款凭证保存退出例70、1月26日，销售部金杯小客车添置新配件10 000元。（输入原值增加卡片和生成凭证） 生成凭证分录：借：固定资产1501 贷：银行存款-工行存款100201（1）固定资产卡片变动单原值增加输入卡片编号：00002；金额：10，000；变动原因：增加配件保存确定（2）生成凭证：固定资产处理批量制单全选制单设置输入相关数据 科目：1501制单选付款凭证保存退出例71、1月
35、27日，管理部因换新车，将桑塔纳轿车转移采购部。（输入部门转移卡片）固定资产卡片变动单部门转移卡片编号：00001；变动后部门：采购部；变动原因：调拨保存退出例72、计提折旧。（计提折旧和生成凭证） 生成凭证分录：贷：累计折旧（1）计提折旧固定资产处理计提折旧是是退出退出确定（2）生成折旧费用分配凭证固定资产处理折旧分配表凭证选“转帐凭证” 保存退出例73、1月31日，财务部毁损微机一台。（输入资产减少卡片和生成凭证） 生成凭证分录：借：累计折旧 固定资产清理 贷：固定资产（1）固定资产卡片资产减少卡片编号：00003；增加选减少方式：毁损确定确定（2）生成凭证固定资产处理批量制单全选制单设置科目：借：累计折旧 固定资产清理 贷：固定资产制单选“转帐凭证” 保存退出提示：本账套需要进行计提折旧后，才能减少资产。 资产减少需要通过制单生成相应的凭证。