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1、档案登记备份的路径档案登记备份的路径选择萧山区档案登记选择萧山区档案登记备份试点工作的实践备份试点工作的实践古老的格言条条大路通罗马!只有参考答案,没有标准答案罗马不是一天建成的!本地区的档案登记备份工作可是需要精心规划的,你规划了吗?内容提要1、引子与概念时代呼唤电子文件的法律凭证价值2、萧山区档案登记备份试点工作实践3、萧山区档案登记备份试点工作计划4、档案登记备份试点工作的远景构想5、相关资源6、小结1.1、引子-建立档案登记备份制度的必要性困境杭萧钢构股份有限公司数字档案无法在全国各地作为凭证提供萧山区卫生防疫与疾病监督控制所有专家因CDC实验室信息管理系统中的电子数据实验报告无法验证
2、其准确性、真实性、一致性、安全性而要求其全部纸质化萧山区第一人民医院电子病历管理系统的信息由于无法保证其凭证性而全部纸质化。参见浙江档案11.16萧山区民政局婚姻登记室希望区数字档案馆平台中的数字档案能作为办证时的依据性附件而未果数字档案馆与镇街基层数字室馆室数字档案能否互相出具凭证至今悬而未决1.1、引子-建立档案登记备份制度的必要性上述类似单位由于自身无法证明其电子文件的真实性，希望有非利益相关的第三方，对电子文件的原始性、真实性提供鉴证数字档案资源整合后的证据提供问题迫切需要进行研究和解决信息化越发达、成熟的单位越关注电子文件和数字档案的法律凭证价值、安全性和资源的整合度，因为也更欢迎档
3、案登记备份制度1.2概念（电子文件和数字）档案登记与备份工作与档案登记备份中心档案数字化、电子文件档案化、电子文件纸质化、电子文件异质备份（基层）数字档案室与（区域）数字档案馆数字档案资源整合与民生档案资源共享工程、农村档案资源共享工程登记与备份内涵与外延技术术语：网络，数据复制技术，零星式、集中式与分布式软件平台，高可用解决方案2、萧山区档案登记备份试点工作实践2.1 试点的基础已建的数字档案馆平台馆室合一、三级管理已建的基层数字档案室86家：区级机关、镇街、村社区、企业、学校等已有的数字档案馆成果馆：300万条目，300万数字档案，设备投入 250万元。室：1200万条目，250万页。80
4、0万字编研成果。已有的档案科研成果：5项。3项已获国家档案局科技进步二、三等奖。一项通过鉴定，准备报奖；另一项待鉴定。2.2萧山区档案登记备份试点工作实践试点的原则以民生为主题，选择试点的领域紧紧依托已有的数字档案馆室整合已有的数字档案资源以民生为主线进行创建、梳理、整合、共享、登记、备份。建立民生档案资源共享工程成本效益原则有所为有所不为的原则2.3萧山区档案登记备份试点工作实践试点的领域萧山区林业局的山林延包档案各镇街村社区的涉民档案民政局婚姻登记处的婚姻登记档案萧山区环保局的电子文件和数字档案登记备份萧山区教育局的师生档案登记备份2.3.1萧山区林业局的山林延包档案登记备份简介 区档案局
5、委托社会中介将萧山区第二轮山林延包档案进行数字化，共建成案卷库、文件库和合同库约143012条记录，数字档案125905页备份：提供了完整的DVD光盘备份。区档案局、林业局、镇街（涉及本辖区）各一套。登记：实物进馆，数字档案移交接收进入数字档案馆共享：林业局通过数字档案馆拥有全部的查询权限。各镇街可查询本辖区的数字档案村社区可查询本村社区的山林延包数字档案成为民生档案资源共享工程和社会主义新农村建设档案资源共享工程的一部分。2.3.2萧山区各镇街村社区档案登记备份登记创建数字档案室和网上年检全区共有各类涉民（涉农）档案数据库170万条，占区数字档案馆总量300万条的57%；数字档案达150万页
6、，占区数字档案馆总量300万页的50%。备份DVD光盘（区档案局和镇街各一套）、光盘库、存储设备整合干部任免、婚姻登记、户口迁移、土地审批及其它数字档案资源共享区档案馆、镇街档案室、村社区档案室2.3.3萧山区各镇街村社区档案登记备份登记备份的成果-社会主义新农村建设档案资源共享工程或民生档案下乡进村观念方法创新：八个统一资源系统整合：三大整合信息共享利用：三方共享、三个突破2.3.4民政局婚姻登记档案登记备份方法第一步:馆室整合-档案馆与各镇街档案室1990年前的婚姻登记档案通过数字档案馆建设创建目录数据库和全文数据库约25万条记录、52万页全文1990年后的婚姻登记档案通过数字档案室创建目
7、录数据库和全文数据库约10万条记录、167590第二步:部门整合：档案馆与民政婚姻登记部门萧山区婚姻登记信息数据库共建共享备忘录数据共建：馆提供婚姻登记档案目录数据库和全文数据库，部门民政婚姻登记信息库和数字档案室数据共享：双方进行数据交换。约35万对记录2004年前的婚姻登记档案2004-2009年的婚姻登记数据6万多对2.3.4民政局婚姻登记档案登记备份方法智能化策略2.3.4民政局婚姻登记档案登记备份方法智能化策略自动化程度高体现登记与备份的先进、高效和实时缺点：行政上：需要省市档案与民政部门的多方协作技术上：需要在民政婚姻登记系统中嵌入档案管理模块需要开发民政婚姻登记档案的接口（移交与
8、接收）需要在数字档案馆平台中增加民政婚姻档案的登记与备份功能需要网络环境和服务器的支撑业务上：出台相关标准与规范归档功能与登记备份模块需求元数据规范2.3.4民政局婚姻登记档案登记备份方法目前的成果资源建设:我们已共享给民政局的数字资源包括馆藏26万对约52万页数字档案和室藏11万条婚姻登记数据库；民政局将建成后的全区婚姻登记数据库（1951-2009年）约43万条记录，完整提交一份给区档案局，以后每年报送。资源共享:通过数字档案馆平台共享给区档案局、区民政局、各镇街、村社区2.3.4民政局婚姻登记档案登记备份方法软件界面2.3.5萧山区环保局的电子文件和数字档案登记备份简介2008年创建数字
9、档案室2009年环保行业业务类电子文件接收归档管理方法研究课题通过省级鉴定数字档案资源传统档案数字化成果：1991年到2008年各类档案共计40余万页电子文件和电子数据：2009年归档电子数据16778条，电子文件1793件，备份电子数据12159013条，DVD数据光盘10余张2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份六种方法现状与问题如萧山区环保局在环境管理工作中面对如此众多业务系统中产生的数据应该如何科学地保存、管理和利用？个人、部门、单位在工作中产生的有保存价值的散存的电子文件如何有效地移交接收、归档管理、检索利用？环保业务类电子文件应如何分类？电子文件怎样与原有数字档案资源便捷兼容
10、和整合？环保综合档案室对分散在局各职能科室和下属单位的业务类电子文件如何进行知识管理？局各职能科室和下属单位业务类电子文件又如何利用环保数字档案室平台上传电子文件和电子档案信息归档？如何更好地为环保各项工作提供高效、便捷、系统、完整的查询利用服务2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份六种方法环保局的电子文件管理现状序号序号软件系统名称软件系统名称1 排污申报与收费管理信息系统2 自动在线监控系统3 环境统计管理系统4 污染源普查数据管理系统5 数字档案室软件平台6杭州市环保机动车简易工况法检测系统7 建设项目管理系统8 自动监测信息管理系统9 浙江省环境信访管理信息系统表格 1：目前区环
11、保局正在使用的业务系统一览表2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份流程图2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份六种方法2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份六种方法电子文件（电子数据）登记与备份明细表电子文件（电子数据）登记与备份操作说明环保电子文件归档管理元数据设计说明书2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份支撑成果环保数字档案资源分类体系结构关联法的典型应用-整合各类环保数字档案资源的一企一档业务类电子文件元数据分类表环保业务类电子文件归档范围、保管期限表和档号编制规则业务类电子文件归档管理工作流程2.3.5环保类电子文件和数字档案的登记备份归档流程l登记l归档登记
12、归档l管理l利用l移交l接收移交接收管理利用2.3.5环保类电子文件登记备份流程2.3.5环保类电子文件登记备份流程备忘录登记软件数字档案室平台档案登记软件数字档案馆平台DVD光盘数字档案和电子文件成果数字档案室软件平台数字档案室数据库备份各业务系统数据库备份2.4 教育系统师生档案登记备份确定学校档案室编号(萧教办2009号)配置教育系统数字档案室平台网络:校园网硬件:档案馆服务器教育局服务器软件:借助数字档案馆平台和数字档案室客户端(基于EXCEL和ACCESS)确定数字档案室创建单位和师生专题档案试点单位方法:各学校在线登记定期备份教育局服务器存储自动备份、定期光盘刻录区档案局每年登记备
13、份2.4 教育系统师生档案登记备份目标：建立萧山区师生专题档案信息资源库元数据设计：集成档案与信息档案类：教师业务档案、学生学籍档案信息类：教师动态电子信息、学生动态电子信息教育系统数字档案室框架2.3.6 教育系统师生档案登记备份2.3.7档案登记备份试点工作感想试点的阻力有时来自档案部门自身观念上难更新以数字档案室编号为例以数字档案馆出具证明为例行动上坐等看会议组织宣传发动制度上与实践脱节制度的宏观设计跟不上：实践已要求提供相应的人财物（建立档案登记备份中心、全省档案登记备份平台）配套，3、萧山区档案登记备份试点工作计划实施方案转发省二办文件和省档案局文件召开区域档案信息化建设工作会议确定
14、档案登记备份试点单位上述五个领域其它民生领域已申报数字档案室：社保中心、公积金中心、工商局、民政局、总工会、计生局企业：传化集团、杭萧钢构事业单位：卫生防疫站、人民医院等印发数字档案室创建单位和档案登记备份试点单位培训、技术支持考核验收3、萧山区档案登记备份试点工作计划档案登记备份中心的基础设施借助新馆建设信息化资金：300万元。一期争取政府投资项目：275万元。二期目标：建成设施一流的档案登记备份中心内容：机房装修与机房设备、数字档案馆平台、数字档案馆硬件特点：专家把关。招投标技巧多多。聘请专家、多种方案一流品牌：采购到了业内一流的品牌：空调、UPS、KVM、小型机、服务器、交换机。包括软件
15、平台高可用：中心的所有软硬件和环境全是双系统机房图纸系统建设规划图4、档案登记备份的远景构想建立档案登记备份中心的认证制度建设标准、等级分类和考核制度建立全省乃至全国统一的分布式档案登记备份软件平台电子文件的法律凭证价值得到了全社会的公认建立人才队伍：相当数量、相对稳定、相当待遇的专业技术人员:系统和网络管理员、软件工程师、数据库工程师。硬件维护和运营可外包5、相关资源课题成果环保业务类电子文件接收归档管理方法研究基层数字档案室规范化模型暨管理模式研究著作农业农村档案工作手册有关新农村档案资源共享工程工作实践关于档案登记备份制度的理性思考（浙江档案 陈金官 2009.08.21）推进“二个体系
16、”建设 加快实施“农村档案信息共享工程”（浙江档案 萧山区档案局 2009.07.19）创新理念和载体 推进新农村建设档案工作（浙江档案 萧山区档案局 2009.12.19）医院电子病历的档案化管理初探以萧山区第一人民医院病历档案管理系统为例 浙江档案 楼颖 章燕 2009.12.19）以创建数字档案室为突破口全面推进区域档案信息化建设萧山区数字档案室试点创建工作的体会 浙江档案 陈金官 2007.11创建数字档案室 服务民营企业 浙江档案 陈金官 2009.5.40环保数字档案资源建设与分类体系的构建 浙江档案 王莉 2009.1.38学生电子学籍应实行档案化管理 浙江档案 谢忆静 2009
17、.2.41“农村档案资源共享工程”的传播渠道和共建途径 中国档案2010.1.52-53为林改工程留下真实记录 中国档案2010.1.20-256、小结微观上基层数字档案室是开展档案登记备份的有效载体，档案登记备份成果是数字档案室的一个组成部分。区域数字档案馆是开展档案登记备份的基础平台，档案登记备份成果必须纳入区域数字档案馆档案信息资源整合是开展档案登记备份的重要手段，档案登记备份成果经整合后可更好地服务民生、服务政府、服务社会档案科研是开展档案登记备份的科学保障，档案登记备份工作只有经过深度的科研，才能保证其方向的正确6、小结宏观上档案登记备份工作是政府行为，应列入政府投资项目档案登记备份中心应有相应的人员编制规定。招聘专业人才。应出台档案登记备份中心认证制度。在人、财、物（机房）和登记备份成果方面予以量化指标。应大力呼吁电子文件的证据价值立法谢谢！