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1、第三章 秘书机构和秘书工作 第一节第一节 秘书机构秘书机构一、秘书机构的名称一、秘书机构的名称秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。秘书机构有广义和狭义之分。秘书机构有广义和狭义之分。狭义：是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事狭义：是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。部门，如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。广义：是指具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并广义：是指具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、为领导工作和
2、机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。等业务部门。狭义秘书机构的服务对象是领导工作，广义秘书机构的服务狭义秘书机构的服务对象是领导工作，广义秘书机构的服务对象是领导工作和机关工作。对象是领导工作和机关工作。二、秘书机构的性质和特征秘书机构的性质和特征1、秘书机构的性质秘书机构的性质辅助性辅助性2.秘书机构的特点秘书机构的特点辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。门和咨询机构所不具备的。所处位置的中枢性。
3、所谓中枢机关，就是在决策管所处位置的中枢性。所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门。枢机关的办事部门。组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责。对本级领导机关负责。3.秘书部门与职能部门的区分秘书部门与职能部门的区分 秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表部门名称部门名称工作范围工作范围职职能能工作性质工作性质地地位位秘书部门秘书部门无法无法分解到具分解到具体业务部体业务部门的工作门的工作全局
4、范围内全局范围内提供辅助服务、提供辅助服务、人事沟通、综合人事沟通、综合协调协调全局性全局性承上承上启下，联系启下，联系左右，沟通左右，沟通各方的枢纽各方的枢纽职能部门职能部门某一某一项具体职项具体职能部门的能部门的业务工作业务工作分工专管某分工专管某项业务项业务局部性局部性承担承担某项业务职某项业务职责责表表1-2 1-2 秘书部门与职能部门的区别秘书部门与职能部门的区别三、秘书机构的设置秘书机构的设置 根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。各各级级政政府府机机构构设设置置国务院办公厅国务院办公厅秘书一局秘书一局秘书二局秘书二局秘书三局秘书三局国务院
5、应急管理办公国务院应急管理办公室（国务院总值班室）室（国务院总值班室）督查室督查室电子政务办公室。电子政务办公室。人事司人事司行政司行政司财务室财务室浙江省政府办公厅浙江省政府办公厅秘书处秘书处综合处综合处信息处信息处督查室督查室农业处农业处工业处工业处财经处财经处发展处发展处涉外处涉外处科教处科教处人事处人事处行政处行政处保卫处保卫处绍兴市人民政府办公室绍兴市人民政府办公室秘书处秘书处综合处综合处城交处城交处科教处科教处工业处工业处商旅社保处商旅社保处涉外处涉外处农业政法处农业政法处信息处信息处督查处督查处调研处调研处政治处政治处接待办接待办政报室政报室行政处行政处法规处法规处行政复议处行政
6、复议处应急办应急办绍兴县人民政府办公室绍兴县人民政府办公室秘书科秘书科综合科综合科调研科调研科信息科信息科督查科督查科工业科工业科农经科农经科城交科城交科流通涉外科流通涉外科科教文卫科科教文卫科政工科政工科县政府法制办公室县政府法制办公室县委、县府接待处县委、县府接待处公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服是在经理、厂长领导之下设置的履行辅
7、助管理和综合服是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。设置也多种多样。设置也多种多样。设置也多种多样。董事会（董事长）董事会（董事长）董事会（董事长）董事会（董事长）总经理总经理总经理总经理工厂部工厂部工厂部工厂部总工程师总工程师总工程师总工程师副总经理副总经理副总经理副总经理总经济师总经济师总经济师总经济师总会计师总会计师总会计师总会计师生产部生产部生产部生产部开发部开发部开发部
8、开发部行政部行政部行政部行政部销售部销售部销售部销售部财务部财务部财务部财务部质检部质检部质检部质检部人事部人事部人事部人事部采购部采购部采购部采购部货仓部货仓部货仓部货仓部计划部计划部计划部计划部技术部技术部技术部技术部 公司企业的秘书部门的种类公司企业的秘书部门的种类部门种类部门种类称称谓谓所在企业类型所在企业类型职职能能综合性的综合性的秘书部门秘书部门公司公司办公室或办公室或集团办公集团办公室室国有大中型国有大中型企业、国有公司企业、国有公司等带有行政机关等带有行政机关管理特色的公司、管理特色的公司、工矿企业和商业工矿企业和商业企业企业全面掌管单位内全面掌管单位内部的行政管理事务，部的行
9、政管理事务，负责对外宣传、联络、负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领甚至涉及辅助业务领导的工作导的工作职能性的职能性的秘书部门秘书部门经理经理办公室或办公室或厂长办公厂长办公室室公司企业作公司企业作为行政办公室为行政办公室担负单位内部行担负单位内部行政事务和其他事务性、政事务和其他事务性、临时性的工作任务，临时性的工作任务，协调各个职能部门之协调各个职能部门之间的关系间的关系部门种类部门种类称称谓谓所在企业类型所在企业类型职职能能专业性的专业性的秘书部门秘书部门文秘室文秘室或值班室或值班室人员规模人员规模比较小的公司比较小的公司企业中企业中负责单位文书信函
10、的负责单位文书信函的撰写制发，管理文件撰写制发，管理文件档案，接打电话、接档案，接打电话、接待来客以及单位领导待来客以及单位领导临时交办的各种工作临时交办的各种工作由一两名秘由一两名秘书承担的秘书承担的秘书办公室书办公室前台前台公司企业公司企业规模小，不设规模小，不设秘书部门的单秘书部门的单位位全时在岗，负责电话全时在岗，负责电话接听、文电处理、文接听、文电处理、文稿制作、来客接待等稿制作、来客接待等续 表 临时性秘书机构临时性秘书机构临时性秘书机构临时性秘书机构 临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实临时性秘书机构是
11、指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。服务的秘书机构。服务的秘书机构。服务的秘书机构。四、秘书机构的地位和职能（一）地位
12、（二）秘书机构的职能（二）秘书机构的职能1.参谋助手职能参谋助手职能基本职能基本职能参谋职能表现在：参谋职能表现在：（1）有意识地为领导收集、整理信息。）有意识地为领导收集、整理信息。（2）随时为领导提供参谋性服务。）随时为领导提供参谋性服务。2.督促检查督促检查3.综合协调职能综合协调职能五、秘书机构的建设秘书机构的建设（一）秘书队伍的建设（一）秘书队伍的建设优化秘书队伍，提高综合素质。优化秘书队伍，提高综合素质。第一、智能结构合理，能发挥互补功第一、智能结构合理，能发挥互补功能。能。第二、年龄结构合理，能发挥师承第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。功能。第三、性别结构合理，能提高整体第三、
13、性别结构合理，能提高整体效能。效能。二、加强目标管理二、加强目标管理目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效地进行工作并对整以激励和引导全体人员更加有效地进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。理方式。三、强化秘书工作制度的建设三、强化秘书工作制度的建设第二节 秘书工作一、秘书工作的任务一、秘书工作的任务1951年，我国政务院召开全国第一次秘书长会年，我国政务院召开全国第一次秘书长会议，发布议，发布决定决定，对各级政府机关秘书长或办公厅，对各级政府机关秘
14、书长或办公厅主任的工作任务作出了具体规定。共包括主任的工作任务作出了具体规定。共包括7项：项：1、协助首长综合情况，研究对策，推行工作；协助首长综合情况，研究对策，推行工作；2、协助首长密切各方面的工作关系；协助首长密切各方面的工作关系；3、协助首长掌管机关内部的统一战线工作；协助首长掌管机关内部的统一战线工作；4、协助首长掌管保密工作；协助首长掌管保密工作；5、掌管机要工作；掌管机要工作；6、主持日常行政事务；主持日常行政事务；7、掌管机关事务工作掌管机关事务工作。参与政参与政务，掌管事务务，掌管事务调研工作；信息工作；协调工调研工作；信息工作；协调工作；督查工作；文书工作；档作；督查工作；
15、文书工作；档案工作；会议工作；信访工作；案工作；会议工作；信访工作；保密工作；事务管理工作。保密工作；事务管理工作。秘书理论与实务秘书理论与实务 秘书/助理的工作职掌与权责项目项目内容内容1、日常行事计划表管理、日常行事计划表管理预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受收受2、环境的
16、整理准备、环境的整理准备照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换气和温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、气和温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置的检查、上司办公桌装饰、更换摆设、办公室配置的检查、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议工作、会议工作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准认出席
17、者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发备、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发.秘书/助理的工作职掌与权责项目项目内容内容4、照顾身边琐事、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司等）、向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图等）、向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、忙和各
18、种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。上司其它事务的代理。5、会计方面的业务、会计方面的业务各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。处理、税务手续的代办与记帐。6、紧急情况的处理、紧急情况的处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的
19、人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。况时，对公司内、外的联络。秘书/助理的工作职掌与权责项目项目内容内容7、接待工作、接待工作面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室，加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）会客室，加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）接送、上司办公室及会客室的事后处理，安排送接送、上司办公室及会客室的事后处理，安排送花、
20、送水果等到饭店客户去。花、送水果等到饭店客户去。8、交际应酬的业务、交际应酬的业务电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。在时的应付。9、文书的制作、文书的制作婚丧婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与的拍发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与否）的制作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，否）的制作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，代表参加丧礼、答谢及探病礼品的选定、购买、管代表参加丧礼、答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送。理、发送。秘书/助
21、理的工作职掌与权责项目项目内容内容10、信息的搜集加工、信息的搜集加工文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器簿及通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计算机等）的操作和管理（个人计算机等）的操作和管理11、文书的处理、文书的处理公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及传阅文书等的传达、文书处理机器（电传打字机、传阅文书等的传达、文书处理机器（电传打字机、传真机）的操作和管理。传真机）的操作和管理。12、文书的处理和保管、文书的处理和保管卷宗：文书
22、的整理、保存、废弃、文书整理的操作卷宗：文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管理，和管理，资料整理：名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保资料整理：名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保存、废弃、报纸杂志的剪贴整理，访客卡片和会面存、废弃、报纸杂志的剪贴整理，访客卡片和会面簿等的保管整理、检索。簿等的保管整理、检索。秘书/助理的工作职掌与权责项目项目内容内容13、资料的储存、检索、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索
23、人记录资料的制作、储存和检索14、沟通支持性工作、沟通支持性工作客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办事项时交办事项15、特别命令事项的执行、特别命令事项的执行特别命令事项的处理及报告特别命令事项的处理及报告 学院曾对学院曾对市的市的100家中小型企业（其中国营家中小型企业（其中国营企业企业15家，外资企业家，外资企业18家，合资企业家，合资企业30家，乡镇企家，乡镇企业业27家，私营企业家，私营企业10家）开展过问卷调查，调查者家）开展过问卷调查，调
24、查者列举了列举了23项工作，秘书从业人员是否认可和是否承项工作，秘书从业人员是否认可和是否承担承担该项工作的统计数据如下：担承担该项工作的统计数据如下：(1)撰写各种文字材料，认可度撰写各种文字材料，认可度100%、实际承担、实际承担100%；（；（2）处理商务文书，认可度）处理商务文书，认可度75%、实际承、实际承担担100%；(3)搜集信息，备领导咨询，协助领导作搜集信息，备领导咨询，协助领导作出正确的经营决策，认可度出正确的经营决策，认可度82%、实际承担、实际承担65%；(4)管好档案、资料，认可度管好档案、资料，认可度70%、实际承担、实际承担85%。(5)有效组织会议，做好会务工作
25、，认可度有效组织会议，做好会务工作，认可度100%、实际承担实际承担100%二、秘书工作的性质二、秘书工作的性质辅助性辅助性 1、通过考察秘书工作产生、发展的过程，我们发、通过考察秘书工作产生、发展的过程，我们发现，秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后，现，秘书工作是出现领导机关和领导人出现之后，才应运而生的才应运而生的。2、考察秘书工作的具体内容，可以发现，秘书从、考察秘书工作的具体内容，可以发现，秘书从事调研、收集信息、处理文书、督促查办等工作，事调研、收集信息、处理文书、督促查办等工作，最终指向是为领导服务。最终指向是为领导服务。3、秘书部门在组织机构中的中介地位，也决定了、秘书部门在
26、组织机构中的中介地位，也决定了秘书工作的辅助性。秘书工作的辅助性。辅助性的特征：辅助性的特征：辅助的直接性；辅助的全面性；辅助的非辅助的直接性；辅助的全面性；辅助的非独立性。独立性。三、秘书工作的特点三、秘书工作的特点秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，秘书工作的基本职能和它所处的特殊位置，形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。形成了一系列对立统一的矛盾，构成了其特点。（一）被动性和主动性的对立统一（一）被动性和主动性的对立统一（二）综合性与专业性的对立统一（二）综合性与专业性的对立统一（三）常规性与随机性的对立统一（三）常规性与随机性的对立统一（四）思想性与事务性的对立统一（四）思想性
27、与事务性的对立统一（五）机密性与沟通性的对立统一（五）机密性与沟通性的对立统一四、秘书工作的基本规律四、秘书工作的基本规律“双线规律双线规律”李欣提出：李欣提出：“如果把领导的要求和需要作为一如果把领导的要求和需要作为一条线，即要求线或需求线；那么另一条线就是工条线，即要求线或需求线；那么另一条线就是工作人员为满足领导需求尽可能贴近这条线所构成作人员为满足领导需求尽可能贴近这条线所构成的追逐线。的追逐线。”思考：思考：“双线规律双线规律”的合理性的合理性五、五、新时期的秘书工作新时期的秘书工作1.秘书工作的指导思想秘书工作的指导思想三服务三服务2.秘书工作的工作方法秘书工作的工作方法四转变四转变