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1、采购管理理论知识培训采购管理理论知识培训主讲人：李细洁主讲人：李细洁2010年年7月月30日日采购与采购管理基础采购与采购管理基础采购申请与采购计划管理采购申请与采购计划管理供应商管理与选择供应商管理与选择采购价格管理与交货监督管理采购价格管理与交货监督管理第一章第一章 采购与采购管理基础采购与采购管理基础一、采购的定义一、采购的定义（一）基本概念（一）基本概念1.狭义的采购狭义的采购：就是买东西，扩展开来就是，企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的全过程。2.广义的采购：广义的采购：就是单位或个人为了满足某种特定的
2、需求，以购买、租赁、借贷、交换等各种不同的途径，取得商品及劳务的使用权或所有权的活动过程。（二）采购的地位（二）采购的地位 一般情况下，企业产品的成本中外购部分占了比较大的比例（60%70%）。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于公司其他成本。因此，外购件与原材料的采购成功与否在一定程度上直接影响着企业的竞争力。（三）相关案例（三）相关案例某企业采购对利润的影响某企业采购对利润的影响 假设某企业现在的目标是将利润提高一倍。现在，该企业的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中，销售额的60%用来购买产品和服务，其余的成本包括劳务费、工资以及一般管理费用。问题：销售
3、量、产品价格、劳务费和工资、一般管理费用或采购量要增加或减少多少，才能使利润从目前的500万元提高到1000万元？表1-1 影响利润的因素比较表 单位：百万元现状现状现状现状销售额销售额销售额销售额+17%+17%+17%+17%价格价格价格价格+5%+5%+5%+5%工资工资工资工资-50%-50%-50%-50%企业管理企业管理企业管理企业管理费费费费-20%-20%-20%-20%采购成本采购成本采购成本采购成本-8%8%8%8%销售额销售额销售额销售额100100117117105105100100100100100100采购成本采购成本采购成本采购成本6060707060606060
4、60605555工资工资工资工资1010121210105 510101010企管费企管费企管费企管费252525252525252520202525利润利润利润利润5 510101010101010101010思考：该企业提高利润的最好途径是什么？二、采购制度二、采购制度 采购制度是指企业采购工作的管理方式。一般为中央集权方式的“集中制”、地方分权式的“分散制”和兼分权与集权的混合方式的“混合制”三中方式。企业规模越小，分支机构分布越邻近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采用分散制或混合制。（一）集中制采购制度（一）集中制采购制度 所谓集中制采购制度，是指由企业的采购部门全权负
5、责采购工作。即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其他部门（包括分厂、分公司）均无采购职权。集中制采购制度的流程见图1-2。1.优点：优点：（1）可以减低采购费用，集中采购可以使采购数量增加，比较容易获得价格 折扣。（2）有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化。（3）可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。2.缺点：缺点：（1）采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况。（2）非共同性物料集中采购，企业难以得到数量折扣利益。（3）采购与使用单位分离，缺乏激励，采购绩效比较差。3.集中采购制度的适应条件集中采购制度的适应条件（1）企业物资需求规模小，
6、集中采购能够解决企业的供应问题（2）企业供应与需求同处一地，便于集中组织供应（3）为了管理与控制，需进行集中采购。制定集中采购策略国内外形势竞争对手状况采购计划集中决策采购管理执行计划结算销售现状市场供应信息生产现状库存现状图1-2 集中采购制度的流程（二）分散制采购制度（二）分散制采购制度 所谓分散制采购制度，是指按照需求由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产需要。1.优点：优点：（1）增强基层工作的责任心、积极性。（2）有利于采购各环节的协调配合且手续简单、过程短、直接快速。（3）占用资金和占用库存空间较小。2.缺点缺点:（1）权力分散，不利于采购成本的有效减低，易产生暗箱操
7、作。（2）如果管理失控，会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的进行。3.分散采购制度所适用条件分散采购制度所适用条件 主要适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部设有独立的采购供应部门。（三）混合制采购制度（三）混合制采购制度 所谓混合制采购制度，是指由集中制采购和分散制采购组合成的一种新型采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高的物品、进口货物等可由总公司采购部集中采购；需要量小、价值低的物品以及临时性需要采购的物资，可由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。三、采购方式三、采购方式（
8、一）招标采购（一）招标采购 所谓招标采购，是指通过公开招标的方式进行物资和服务采购的一种行为。招标采购是政府和企业采购所采取的基本方式之一。在招标采购中，最大的特征是“公开性”。它主要分为政府招标采购和企业招标采购。主要适用于需求量大且标准化的产品，或者是技术含量高的产品，如计算机、大型设备、通信产品。1.优点：优点：（1）有利于采购工作的“公开、公平、公正”。（2）有利于形成合理价格。（3）有利于改进采购物品的品质。（4）有利于建立供应商资源库。2.2.缺点：缺点：（1）采购费用较高。（2）可能造成抢标。（3）采购程序复杂，应变性差。（4）采购物品规格不一。3.3.作业流程作业流程 公开招标
9、作业，一般须经招标、投标、开标、决标和签约五个阶段。公开招标的作业流程及范围见图1-3。采购内容的审查、采购方式的选择、买卖条件的考虑及投标资格的设定等；制作与发售标单（包括采购规格、条款的订定）与公告招标投标开标决标签约厂商在投标截止期限前，将投标单送达招标单位指定地点；通常采取通信投标或专人兼而有之方式；必要时，缴收押标金开标前准备工作（准备开标场所及有关工作）；开标工作（审查厂商资格、启封及开标文件的整理分析）；决定低价(由使用部门、采购部门及审计机关等共同决定）报价单的审查（包括规格审查与条款审查）；决标单的公布与通知（包括：决标会议的举行与决定中标厂商）决标通知一经发出，买卖即行成立
10、，然后依照招标规定，办理合约的签订工作图1-4 公开招标的作业流程及范围（二）比价采购（二）比价采购 所谓比价又称为限定厂商公开招标，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。主要适用于企业对采购物品的供应来源相当清楚，对物品的品质要求远胜于价格因素，或者对于紧急需要或机密性物品的采购，不宜公开招标的企业。1.优点：优点：（1）节省时间及费用（2）比较公平（3）减少弊端2.缺点：缺点：（1）可能造成供应商合谋（2）可能造成抢标（3）采购物品规格不一（三）议价采购（三）议价采购 所谓议价采购，是指由买卖双方直接讨价还价实现
11、交易的一种采购行为。议价采购一般不进行公开招标，仅向固定的供应商直接采购。主要适用于需求量大、质量稳定、定期供应的大宗物资的采购。1.优点：优点：（1）节省采购费用（2）节省采购时间（3）减少失误，增加弹性（4）可与供应商发展互惠关系2.缺点：缺点：（1）价格偏高（2）缺乏公开性，信息不对称（3）容易形成不公平竞争（4）易滋生弊端四、采购作业流程四、采购作业流程（一）采购流程的一般模式（一）采购流程的一般模式 采购流程会因采购的来源国内采购、国外采购，采购的方式议价、比价、招标，以及采购的对象物料、工程发包等不同而在作业细节上有若干差异。但对于基本的流程则每个企业都大同小异。采购的关键步骤可以
12、概括为以下10步：确认需求需求说明选择评估供应商确定适宜的价格订单安排订单跟踪与稽核货物的验收核对发票结案记录与档案维护图1-5 采购的关键步骤第二章第二章 采购申请与采购计划管理采购申请与采购计划管理一、采购申请概述一、采购申请概述（一）采购申请的含义（一）采购申请的含义 采购申请（又称请购），主要是指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关的信息，并填制一定的表格交由采购的部门。（二）采购申请的功能（二）采购申请的功能1.确定需求及内容2.成本归属3.有利于管理4.节省费用（三）小量采购申请（三）小量采购申请 小量采购申请的问题在于占用了绝大多数的采
13、购作业人力，而要解决这一问题的途径就在于如何降低小量采购申请的批次。通常，有以下方法：1.减少品种（项目标准化）2.化零为整（累计到一定数量或金额再采购）3.集中采购（指定办理的部门及时间）4.采取统购（先与供应商签订统购合同，需要时供货）二、采购需要量的确定二、采购需要量的确定（一）确定采购需要量的目的（一）确定采购需要量的目的 企业的经营从购入原材料、物料后，经加工制成或经组合装配成产品，再通过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量的原料、物料，是企业进行采购管理的一个关键点。因此，采购需要量的确定是维系正常的产销活动所必需的。通过采购量的确定应达到以下目的：1.预计产品需用数量与时间，防
14、止供应中断，影响产售活动。2.避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。3.配合公司生产计划于资金调度。4.确立材料耗用标准，以便管制用料成本。（二）确定采购需要量的三个关键因素（二）确定采购需要量的三个关键因素 在采购需要量确定的过程中，企业各相关部门并不是孤立的，而是应相互配合，提供相关的资料，以便能对采购需要量进行准确的预计。在确定采购需要量的过程中主要有以下三个关键的因素：1.生产计划 通过销售部门对销售量的预测，加上主观的判断，即可拟订销售计划或目标。这一销售计划，主要表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划主要依据销售数量，加上预期的期末存货并减去期初存货来拟定。2.用料
15、清单（物料需求计划）生产计划只列明生产产品的总数量，并无法直接知道某一产品需要哪些物料以及数量多少，因此必须通过用料清单来计算每一物料的需用量。用料清单主要表明各种产品由哪些材料所制造或组合而成。3.库存量信息 若材料有库存数量，则材料采购数量不一定等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此，必须建立物料的库存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全库存量水平，算出正确的采购数量，然后才开具采购申请单，进行采购活动。采购需要量决定的程序见图2-1。销售预测销售计划生产计划月份材料需求计划材料ABC分析（存量管制卡）采购政策（自制与外包）与库存政策（存
16、量水平）原材料采购数量计划及预测图2-1 采购需要量决定的程序 综上所述，生产计划、用料清单，以及库存信息是决定采购数量的主要依据，因此决定某种物料的采购量可以通过下列公式来计算：某种物资的采购量=本期的需要量+计划期末库存量-期初库存量-企业内部可利用的资源（三）订货点技术（三）订货点技术1.定量订货技术定量订货技术 在这种策略中，要预先确定一个订货点和订货批量，随时监控货物库存，当库存下降到订货点时，就发出订货单进行订货的一种控制技术。定量订货策略要解决的三个核心问题l确定订货点，解决什么时候订货；l确定订货批量，解决一次订货多少；l确定订货如何具体实施与操作，以及库存系统的基本库存、安全
17、库存、周转率。（1）订货点 在定量订货法中，订货点以库存水平作为参照点，当库存水平降到某个库存水平时就发出订货信息。一般情况下，影响选择订货点的因素有三个：1）需求速度。也就是货物需求的速度，用单位时间内的平均需要量R来描述。显然，需求速度越高，订货点也越高。2）订货提前期。订货提前期是指从发出订单到所订物资送入库所需的时间长度，以T表示。3）订货提前期需要量。订货提前期需求量是按已有的需求速度在订货提前期内发生的需求量，用Q表示。关系式为Q=RT 合理的订货点S应该是等于安全库存量A加上提前期需求量。即S=A+Q（二）订货批量（二）订货批量 所谓订货批量就是每一次订货的数量。订货批量的高低，
18、不仅直接影响库存量的高低，而且直接影响货物供应的满足程度。影响订货批量的因素有：1）需求速度。需求速度越高，订货批量越大。2）订购费用和储存成本。订购费用和储存成本的高低，对订货批量有影响，费用低订货量可能就大，反之，订货量就小。在定量订货中，对每一个具体的品种而言，每次订货批量都是相同的，所以对每个品种都要制定一个订货批量，通常是以经济批量EOQ作为订货批量。EOQ=式中：K是每次订购费用，h是单位储存成本。（3）定量订货技术的特点）定量订货技术的特点1）定量订货法的每次订购量是相同的，即EOQ是固定的。这样操作较简单，并可降低成本。2）定量订货法的平均库存量较低，因此定量订货法有利于贵重物
19、资的库存，可以对企业潜在的缺货做出更快的反应。3）由于要随时掌握库存和控制存货，每次补充库存或物资出库都要进行记录，使维持定量订货模型需要的时间更长。同时，订货时间又不能预先确定，不灵活且要占用一定的人力和物力。2.2.定期订货技术定期订货技术 在这种策略中，要预先确定一个订货周期和一个最高库存水平，然后以规定的订货周期为周期，周期性地检查库存，发出订货，订货批量的大小每次都不一定相同，订货量的大小都等于当时的实际库存量与规定的最高库存水准的差额。定期订货法的核心问题（1）确定订货周期确定订货周期 订货间隔期的长短直接决定着最大库存量的大小，因而决定了库存费用的大小。所以订货周期不能太长，太长
20、了，就会使库存水平过高，也不能太短，太短了，订货批次太多，增加了订货费用。一般情况下，用经济订货周期公式来计算。式中：K是每次订购费用，h是单位储存成本,R是单位时间内平均需求量。（2）确定最高库存量确定最高库存量Qmax 定期订货法的最高库存量是为了满足订货周期D和订货提前期T的库存需求的。因此，以此时间为基础，考虑到不确定因素，增加一个安全库存量A。T=这样，D+T期间的最高库存量为Qmax=R(D+T)+A 式中：R为单位时间的平均需求量，A为安全库存量。（3）确定订货量确定订货量 每个周期订货量的大小都是按当时的实际库存大小确定。每次检查的值不同，则订货量也不同。订货量=Qmax-现存
21、量（4）定期订货技术的特点定期订货技术的特点1）定期订货技术的订购量是变化的，每次订购量是不同的。不同时期的订购量不尽相同，订购量的大小主要取决于各个时期物品是需求量。由于每次订购量的不同，其运作成本相对较高。2）定期订货技术平均库存量较大以防止盘点期发生缺货现象。3）定期订货技术一般只在盘点期进行库存盘点，工作量相对减少。同时可以做到有计划，提高效率。4）由于定期订货法的安全库存量比定量订货法高，因此，定期订货技术需要较大的安全库存作保证。三、采购订单与采购合同管理三、采购订单与采购合同管理（一）采购订单（一）采购订单 采购订单的管理是企业根据市场的计划企业的用料计划和实际能力以及相关的因素
22、，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，并进行订单跟踪的过程。1.采购订单的制定采购订单的制定准备订单计划评估订单需求计算订单容量制定订单计划1.接受生产部提交的要货计划2.接受生产部提交的生产需求计划3.准备供应商供应信息资料4.拟定订单计划说明书1.分析市场需求2.分析生产需求3.确定订单需求1.分析项目物料供应资料2.计算总体订单容量3.计算承接订单量4.确定剩余订单容量1.下单数量2.下单时间（二）采购合同（二）采购合同 采购合同是指物资流通企业根据市场需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议。物资的采购方向物资出卖方支付一定金额，而物资的出卖方
23、按照约定的时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方。1.采购合同的内容采购合同的内容结构名称结构名称结构名称结构名称具体内容具体内容具体内容具体内容首页（首页（Face SheetFace Sheet）l l合约日期与合同编号合约日期与合同编号l l商品标准号别商品标准号别l l立约双方当事人名称与地址、电话等数据立约双方当事人名称与地址、电话等数据基本条款（基本条款（Basic Basic ConditionCondition）l l货品名称货品名称l l质量与规格质量与规格l l单位与数量单位与数量l l价格（单价、总价、价格基础、货币）价格（单价、总价、价格基础、货币）l l包装（原
24、产地）包装（原产地）l l交货期交货期结构名称结构名称结构名称结构名称具体内容具体内容具体内容具体内容基本条款（基本条款（Basic Basic ConditionCondition）l l物流物流l l付款方式付款方式l l保险保险l l检验方法检验方法特别条款（特别条款（Special Special ConditionCondition）l l保证条款保证条款l l安装及特殊检验条款安装及特殊检验条款l l大宗物资条款大宗物资条款l l货价、运费及汇率变动协定货价、运费及汇率变动协定l l其他特别协议其他特别协议第三章第三章 供应商管理与选择供应商管理与选择一、供应商管理一、供应商管理
25、所谓供应商管理，就是对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性的管理工作的总称。供应商管理的目的，就是要建立一个稳定可靠的供应商队伍，为企业生产提供可靠的物资供应。供应商管理应抓好以下几个基本环节：l供应商初选l供应商审核l供应商考评l供应商关系管理（一）供应商的资质管理（一）供应商的资质管理1.供应商的资质供应商的资质 供应商的资质主要体现在其自身的经营理念、服务意识、作业流程之中，通过对其产品进行质量分析、对其完成的项目进行考察都能获得需要的信息。供应商的资质可以划分为以下部分：（1）持续经营能力（工商注册文件、纳税证明文件）（2）产品质量控制能力（3）服务能力（4）合同执行能力2.供
26、应商认证流程供应商认证流程 企业供应商认证的流程主要由以下几个环节构成供应商自我评价跨部门的评价小组评价供应商（二）供应商的绩效管理（二）供应商的绩效管理 供应商的绩效包括很多内容，笼统地说，就是企业对供应商的要求（合同上明确是），即关于价格、质量、交货、和服务的要求，简称PQDS(PriceQualityDeliveryService)。1.供应商的绩效评估要点供应商的绩效评估要点（1）经营能力（2）技术能力（3）成本对应（4）工程管理能力2.供应商的绩效评估指标供应商的绩效评估指标（1）供应商质量考评指标（来料批次合格率、来料抽检缺陷率）（2）供应商供应考评指标（准时交货率、交货周期、订单
27、变化接受率）（3）供应商经济考评指标（采购价格与成本）（4）供应商支持、合作与服务考评指标（反应与沟通、合作态度、参与本 公司的改进与开发项目、售后服务）企业对供应商评价步骤建立供应商选择目标建立供应商评价标准成立评价标准供应商参与评价供应商选择实施供应商合作关系分析市场竞争环境（需求、必要性）反馈反馈修改评价标准比较新旧供应商第四章第四章 采购价格管理与交货监督管理采购价格管理与交货监督管理一、采购价格管理一、采购价格管理 确定最优的采购价格是采购管理的一项重要工作，采购价格的高低直接关系到企业最终产品或服务价格的高低，因此，在确保满足其他条件的情况下力争最低的采购价格是采购人员最重要的工作
28、。（一）影响采购价格的因素（一）影响采购价格的因素1.供应商成本的高低2.规格与品质3.采购物品的供需关系4.生产季节与采购时机5.采购数量多少6.交货条件7.付款条件（二）报价（二）报价1.报价的基础报价的基础 一般而言，供应商的报价依据以下四种基础来推行：（1）成本加成法 成本加成法指供应商的报价是以其提供物品或劳务所必需投入的成本总额（包括材料成本、设备损耗、人工费、运输费、管理费以及税金），加上预期的利润数而订立的。（2）市价法 市价法指价格是以供需双方关系而订立。当卖方市场价格趋高时，供应商可能获取暴利，只要双方同意，交易仍然能顺利成立；反正，买方市场货品滞销时，供应方也会血本无归。
29、（3）投资报酬率法 投资报酬率法即价格是按投资额的预期报酬率加计其他成本而定。这是经营者理想的定价方法，但是，除非对销售能做到有效管理，例如垄断行业或专利品，否则难以适应市场竞争。二、交货监督管理二、交货监督管理（一）适当交期的确定（一）适当交期的确定 所谓适当的交货期是指：1.充分考虑一般产品制作商的材料配备期间与运送期间。2.充分考虑供应商订定生产计划的时间、材料调配的时间、制造时间以及货物运送时间。此外，加上采购人员选定适当的交易对象以及行使对企业有利的采购谈判所必要之时间在内。在此基础上确定的交货期可以算是“适当的交货期”。现将适当的交货期设定用图3-1表示如下：购买交涉时间购买交涉时
30、间订定生产计划订定生产计划的时间的时间材料调配的时材料调配的时间间制造时间制造时间货物运送时间货物运送时间一般产品制作商的适当货期图3-1 适当交货期设定（二）确保供应商如期交货（二）确保供应商如期交货1.规划合理的购运时间 将请购、采购、卖方准备、运输、检验等各个作业环节所需的时间，予以合理的规划，避免造成供应商被动应付，无法如期交货。2.销售、生产及采购单位加强联系 由于市场状况变化，生产计划做必要调整时，首先应该征询采购部门意见，以便做出正确判断，并尽快通知供应商，减少损失。3.采购过程稽催，进驻供应产商进行货品查验 通过供应商提供生产计划或工作日程表，便于采购方在交货之前查核生产和交货进度，对于重要物料采购方可派专员驻厂查验，以免将来退货。4.准备替代来源 采购方应做到“未雨绸缪”，多方联系其他供应来源。同时设计人员应多寻找原材料的替代品，以备不时之需。5.加重违约罚则 签订合约时，采购方应有意识地加重违约罚款或解约责任，使供应商不敢心存侥幸。谢谢观赏！谢谢观赏！