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1、09201办公自动化企业内勤篇课件办公自动化 企业内勤篇职业学校工程实践类系列丛书职业学校工程实践类系列丛书绿业教育高级文秘专业岗位应用类教材绿业教育高级文秘专业岗位应用类教材绿业教育教研院绿业教育教研院 编著编著2办公自动化企业内勤篇第1章 绪论 第2章 大明商贸销售项目阐述 第3章 大明商贸销售项目原型制作 第4章 大明商贸销售项目优化 第5章 用Excel制作内勤工作项目总结 第6章 新工程实践项目设计大纲 附录A Excel中的错误值意义附录B 图表类型及作用附录C 趋势线类型附录D Excel常用控件及其属性 附录E Excel常用函数附录F Excel中常用的事件目 录3办公自动化
2、企业内勤篇第 1 章 绪 论 本章将对办公文员，特别是21世纪的文员岗位特征进行描述，使读者对文员岗位有一个较为清晰的认识。同时，将目标聚集到本书要关注的具体岗位内勤文员，结合内勤文员的工作特点与本书主要软件Microsoft Office Excel 2003的优势，讨论提升内勤文员工作效率最有效的方法制作工作项目。4办公自动化企业内勤篇1.1 信息社会催生高素质文员1.21.2 以信息处理为主的内勤文员 销售内勤岗位职责：协助销售经理完成各类信息的收集、录入、汇总、分析工作。负责对销售订单的审核工作，同时开具出库单。负责销售统计及分析工作，按时做好日报、月报、年报，报销售经理。负责本部门文
3、件的收发工作及部门资料的档案管理工作。负责本部人员的评估汇总工作。完成本部门的行政事务性工作，为本部人员提供后勤服务。第 1 章 绪 论5办公自动化企业内勤篇1.3 信息处理技术工具的选择 计算机信息处理技术又根据企业数据规模与数据处理的流程分成了多种类型，大致划分如下：数据量大（每天均有上千条以上），处理过程较为复杂且每个企业处理方法不一致的，要用到大型的专业的数据库。数据量大。数据的加工处理流程较为固定的，由相应的软件开发单位开发出来相应的公用ERP软件来进行处理，例如，金碟、用友等财务软件等开放型的数据处理系统。对于信息量较小，一年几千条或几万条的中小型企业来说，需要一个信息处理的平台，
4、要求对信息处理的各个环节都能提供很好的功能支持。学习起来简单，不要用到非常高深的专业计算机知识。Excel 2003 就是这样的一款软件，能够完成以上的要求。第 1 章 绪 论6办公自动化企业内勤篇1.41.4 ExcelExcel软件功能 1Excel软件的基本功能 强大的制表功能。数据计算功能。数据统计分析功能。数据图表功能。数据打印功能。远程发布数据功能。2Excel的新功能 增强的列表功能。并排比较工作簿。改进的统计函数。将Excel数据发布到网上。第 1 章 绪 论7办公自动化企业内勤篇1.51.5 提升内勤文员工作效率的方法 现代的内勤文员需要进行大量的、复杂的信息处理业务，只有努
5、力提高自己的工作效率，才能满足企业的信息需求。本 章 小 结 本章对内勤文员这个工作岗位进行了深入的分析，并对如何提升该工作岗位的工作效率进行分析。本章的重点是需要理解内勤文员的工作内容、以Excel为主并辅以Office 其他软件来提升内勤文员工作效率的方法。读者要仔细阅读并理解本章所阐述的内容，因为本章内容是其他章中案例的根本出发点和理论依据。第 1章 绪 论返回目录8办公自动化企业内勤篇 本章对书中的主要案例进行需求分析并将制作好的案例的最终效果进行展示说明，力图使读者对本书的主体案例有一个明确的认识，方便以后内容的学习。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 9办公自动化企业内勤篇2.12.
6、1 项目背景及名称 在商业企业中，对企业整体销售进行记录、统计、汇总、分析、查询等信息管理工作就显得尤其重要。因为只有对销售信息进行高效的管理，才能为后续经营管理的目标制定、量化考核、过程控制等提供有效的数据依据。因此对销售信息的有效管理在商业企业中具有重要的作用。故此，本书借助“大明电子商贸责任有限公司”（简称“大明商贸”）的销售信息管理业务作为工程实践案例来阐述如何建立适合于内勤文员工作需要的信息系统。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 10办公自动化企业内勤篇2.22.2 具体工作岗位描述 “大明商贸”是一个以代理某品牌大型电器销售为主营业务的商业公司，公司的主要经济活动就是这种电器的销售
7、。因为该种产品在全国各地都有销售，为了便于管理，公司将负责不同地区销售的部门注册成立了分公司，本项目所涉及的就是其中一个分公司的销售业务，该分公司与销售有关的人员结构图如图2-1所示。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 11办公自动化企业内勤篇销售主管内勤文员业务经理业务经理业务经理业务代表业务代表业务代表人员结构图第 2 章 大明商贸销售项目阐述 12办公自动化企业内勤篇催费任务表查询结果销售分析成表提成销售单据第 2 章 大明商贸销售项目阐述 13办公自动化企业内勤篇销售业务流程图第 2 章 大明商贸销售项目阐述 14办公自动化企业内勤篇 从图2-2可以看出：当工作人员与客户谈好产品的销售以
8、后，与负责该地区产品销售的经理联系，经理从厂家离客户最近的仓库中提货，交付相应的运费（因为负责运送是另一家物流公司）。然后将销售后的单据交于内勤文员。内勤文员负责登记。经主管核实后，下发销售提成表。经理持提成表去财务处领取本次销售的提成，发放给完成这次销售的工作人员。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 15办公自动化企业内勤篇2.3 工作任务分析 通过对工作的深入了解，得到在王翠的工作中需要解决的主要问题如下（从数据存储、数据运算、数据分析、数据查询及相关的分类等方面考虑）：1数据存储2数据运算3数据分析与报表4数据查询5其他要求第 2 章 大明商贸销售项目阐述 16办公自动化企业内勤篇2.42
9、.4 具体制作方案 下面把完成本案例的工作分为两个层次来进行。首先按功能需求完成项目的原型创作，再对项目原型进行优化。2.4.1 项目原型制作1表格制作要求 确定表格容量。制作能容纳8 000条销售记录的表格，满足销售列表中选择查询的需要。设置单元格格式。设置不同类型的数据单元格的显示格式。表格美化。工作表相关操作。根据需要对Excel工作簿中的工作表进行添加、删除、重命名等相关操作。重复以上步骤完成其他表格制作。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 17办公自动化企业内勤篇2完成相应运算 记录表中应交费、欠费、应返还款、剩余返款等项目运算。分析表中的统计运算。添加错误提示。3图表制作 制作图表。
10、将需要制作成图表的数据列表，制作成图表。图表修改。图表类型修改、图表数据区域修改、图表上的相关文字内容修改。图表格式修改。修改图表的填充、线条、文字格式、网格线格式等。利用图表进行简单的预测。指出数据发展趋势，并预测出后来可能的数据。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 18办公自动化企业内勤篇4数据管理 建立符合要求的数据列表。对数据列表进行汇总、统计、分析之前，先要使数据列表规范。数据列表排序。杂乱无章的数据列表，不容易看到数据变化的规律，只有对数据列表进行排序，才能容易看出数据分布的规律。数据筛选。数据记录较多时，如果只需要查看其中一部分数据记录，就需要对数据列表进行筛选。数据汇总。当月底与
11、年终需要对一月或一年的销售情况进行汇总时，可对数据记录按照某一列或是某几列进行统计汇总。数据打印。某些内容可通过打印机输出到纸张上。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 19办公自动化企业内勤篇2.4.2 方案优化1数据透视 制作数据透视表。将记录表中的数据制作成透视表，用来进行数据分析。更改数据透视表的布局。围绕要分析的问题，选择合适的字段来布局透视表中的查看项及数据项。修改查看项。对已经选定的查看项进行修改。修改数据项。修改数据项的查看类型，用于更全面的反映数据规律，如要查看各项的最大值、最小值、平均值等。生成数据报表。将制作好的透视表，生成为规范的数据报表格式。生成数据透视图。将数据透视表生
12、成透视图，使其既具有表的灵活性，又具有图的直观性。刷新数据。透视表或是透视图中的数据，不会自动更新，要想更新，需手动进行。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 20办公自动化企业内勤篇2外部数据的使用 导入外部数据。将记录表中的数据导入到查询表工作表中，并保持与记录表中的数据同步。导入数据并查询。导出当天销售记录，提交经理进行分析。高级筛选。对导入的数据按工作的要求进行高级筛选，得到想要查找的数据。3宏的使用 将操作录制成宏。利用Excel中的宏录制命令来对操作进行记录，自动生成宏语句。认识语句。查看录制的VBA语句，认识简单的VBA语句。运行宏。运行录制好的宏，提高重复运行率。第 2 章 大明商
13、贸销售项目阐述 21办公自动化企业内勤篇4建立良好的操作界面 添加控件按钮。向工作表中添加控件按钮，并按要求设置控件按钮的属性。为控件按钮添加操作。将录制的宏命令语句与控件按钮相联系。制作自定义工具栏。将宏放置于工具栏上，单击即可运行。制作菜单。将相应的宏操作添加为Excel中的菜单命令。5设置数据安全性 区域保护。将记录表中由运算产生的列（例如，商品名称、商品价格、商品折扣等）保护起来，防止错误操作。保护工作表。设置分析表与查询表中的保护。保护工作簿。对工作簿进行保护，不允许用户随意更改工作簿的结构。保护文件。对整个文件进行保护，避免向非授权人员泄露。宏安全性。设置宏的安全，使计算机在打开文
14、件时不会屏蔽宏的运行。信息权限管理（Information Right Management，IRM）。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 22办公自动化企业内勤篇6打印催费单 将各位经理名下的欠费情况统计在一个表格中。各客户的欠费已经在记录表中有所体现。将制作好的欠费统计表与Word进行合并生成催费单。7解决OLE DB及Excel界面 修改OLE DB。修改数据OLE对象的文件路径。修改Excel 界面。工具栏、行号列标等。通过以上的方案，有效地解决了本项目中存在的问题，使内勤文员的工作变得更加轻松，同时也能更好地防止因操作失误所带来的不必要麻烦。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 23办公自
15、动化企业内勤篇2.52.5 项目效果 制作好以后的运行效果如下：本例共有三张工作表，分别为记录表、分析表、查询表。记录表用来记录每个产品的销售记录，分析表用来对已经销售的产品按需要进行统计分析，查询表中按经理和销售产品的月份进行查询。三个工作表的使用说明及样例如下。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 24办公自动化企业内勤篇1记录表 记录表中按照要求对每一笔销售进行有效的记录，如图所示。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 25办公自动化企业内勤篇2分析表 所有的分析都能通过左边的按钮进行选择，生成规范的数据报表，操作起来方便简单，如图所示。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 26办公自动化企业内勤篇
16、3查询表查询表中完成经常用到的查询工作，如图所示。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 27办公自动化企业内勤篇4生成经理及客户的催费通知单 排版是Microsoft Office 2003软件中Word 组件的主要功能，要用到Excel与Word之间的配合来制作催费通知单，结果如图所示。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 28办公自动化企业内勤篇本 章 小 结 本章的主要内容是分析本书的主要项目大明电子商贸有限公司的销售工作岗位要求与制作完成后的项目效果展示。读者重点注意其中的人员结构与工作流程分析项目的方法和最终项目方案形成的过程，同时特别注意在形成解决方案时分成两个步骤，即先进行项目原型制作，
17、再在项目原型的基础上进行项目优化来达到最终完成的目的。本章的内容是项目效果操作的提纲，为第3章项目原型制作与第4章项目优化提供操作大纲。第 2 章 大明商贸销售项目阐述 返回目录29办公自动化企业内勤篇 前面的章节对本书要完成的项目进行了大致的阐述，使读者对要完成的项目有一定的了解。本章将详细讲解如何制作完成这个项目的项目原型即基本实现项目功能。本章将项目分成以下四个步骤来完成：表格制作，数据运算，数据分析，数据日常处理。在表格制作部分中主要讲解如何制作一个适合项目的数据存储的容器。数据运算主要讲解如何按项目要求对存储的数据记录完成相应的运算，并将运算公式复制到多行记录，避免重复多次书写运算公
18、式，提高工作效率。数据分析主要讲解如何对工作中产生的数据进行汇总、统计，从中得到一些有用的信息，对以后的工作进行有益的指导。数据的日常维护主要讲解表格的查询、打印以及工作中一些临时需求等操作。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作30办公自动化企业内勤篇3.13.1 表格制作 要想对销售信息进行统计汇总，首先要对每一笔的销售情况进行详细的记录，而用来进行销售情况记录的就是Excel表格。所以，在制作项目的第一步就是要进行表格的制作。本部分内容就是要制作一个看起来美观、用起来方便、能容纳8000条数据记录信息的销售表格，同时完成分析表与查询表的制作。3.1.1 制作表格 本部分内容是制作一个能存储
19、8000行数据信息的记录表的结构，并设置相应的数据有效性及表格美化，同时完成分析表与查询表制作。1认识Excel 2003界面第 3 章 大明商贸销售项目原型制作31办公自动化企业内勤篇 使用Excel 制作之前，先熟悉一下Excel 2003的界面。单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令，启动Microsoft Office Excel 2003 软件，如图3-1所示。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作32办公自动化企业内勤篇2改变行高列宽 Excel中行的高度是以点（一种标准的印刷测量
20、单位，72点等于1英寸）来衡量的，行高依赖于单元格中的字体大小。在默认12点字的情况下，行高为14.25点。列宽是以字符为单位的，默认的列宽为8.38个字符。这个高度与宽度往往不能满足要求，如本项目的表格中，为了美观，将第1行变低与第1列与变窄，作为正式内容与行号列标的间隔，这时就要更改行高与列宽。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作33办公自动化企业内勤篇 为了让表格使用者迅速明白表格中内容所表示的意义，给表格添加标题。本项目表格中，将表格标题添加在表格顶端居中位置。输入标题第 3 章 大明商贸销售项目原型制作34办公自动化企业内勤篇4标题行制作 将表格中各列的名称进行输入，形成表格的标题行
21、。本项目中的列标题为：编号、日期、经理、业务代表、地区、客户姓名、商品型号、价格、折扣、应交费、实交费、欠费、应返款、实返款、剩余返款、路费、备注。在标题行与表格标题之间留空白行，有利于表格的汇总分析操作。操作步骤如下：改变表格中第3行的高度，作为表格与正文之间的间隔。依次在B4:R4单元格中输入列标题文字，并适当的调整其行高与列宽（方法同前），达到合适的宽度与高度，如图所示。部分列标题制作 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作35办公自动化企业内勤篇5制作流水编号 这了方便表示出表格中记录的行数，在表格中设置流水编号列。在本项目中，最多可能用到8000条数据记录，为了避免每次重新添加编号，在
22、此一次性完成0018000的编号。编号效果 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作36办公自动化企业内勤篇3.1.2 设置单元格格式 表格的框架做好后，为了让数据显示更符合用户要求，要对单元格进行相应的格式设置。如本例中的日期、价格、应交费等列就要进行相应的格式设置。1设置日期格式 Excel把日期当作特殊的数值，可以对这些数值设置为更易于接受的格式。在本项目中，C5:C8004区域用来存放销售商品的日期，按照习惯将其显示为“年月日”形式。设置日期格式 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作37办公自动化企业内勤篇2设置货币格式 Excel中设置了众多的数值格式，满足用户不同的数据显示需求。在本列
23、表中价格、折扣、应交费、实交费、欠费、应返款、实返款、剩余返款、路费等列的单元格的数字，表示的是货币，将其修改为货币格式显示。货币格式设置 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作38办公自动化企业内勤篇3.1.3 设置数据有效性 用户在填写表格过程中，往往会一不小心填写错误数据，给企业带来不可估量的损失。为了避免这种现象，Excel 提供了数据有效性这一功能，这一功能使用户可以建立一定的规则，用来规范向单元格中输入的内容。此功能在本项目中有很多处应用，例如，时间、地区、产品型号、折扣等列。1设置日期列的提示 用户在填写本项目的日期列时，可能由于一时的输入错误，或是由于用快捷键输入时，计算机系统的
24、日期错误，导致日期出错，相应的汇总、统计与查询也就同时错误。为了减少这种事故发生，对日期设置指定条件的数据有效性。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作39办公自动化企业内勤篇数据有效性设置 日期范围数据有效性 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作40办公自动化企业内勤篇2设置其他列数据有效性 工作表中经理、地区、产品型号、折扣，在填写时是基本固定的（即变化不会太复杂），为简化输入，同时也为了保证输入信息更准确。对这些列设置指定内容的数据有效性。在设置指定内容的数据有效性之前，先要制作相应的提供选择的数据区域。地区设置 产品型号设置 折扣设置 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作41办公自动化企
25、业内勤篇3.1.4 表格修饰 表格制作完成后，为了在使用时有更好的视觉效果，要对制作完成的表格进行相应地格式设置，让表格看起来更加美观。1调整文字 文字内容的格式在输入时是统一的（本例默认为宋体，12点），为了便于用户的操作，对文字格式进行更改。2添加底纹 为了使用户在操作时，多行内容均为白色底纹，易使用户产生乏味疲劳之感，可以通过给表格添加背景来缓解这一问题。3添加边框 将数据区域表示为一个单独的区域，与工作表的其他地方区别开，即为工作表中的数据区域加上边框。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作42办公自动化企业内勤篇4工作表操作 *工作表命名。Excel 2003工作表的名称默认为“She
26、et1、Sheet2、Sheet3”。如果希望将工作表的名称改为中文名称，或想进行添加工作表或是删除工作表等操作，可在工作表标签Sheet1处右击，选择“重命名”命令，输入“记录表”。使用同样方法命名“分析表”、“查询表”。*冻结窗格。如果记录表中数据记录较多，在浏览与填写数据时，希望其中的标题行能始终保持可见，需要对工作表进行冻结操作。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作43办公自动化企业内勤篇3.23.2 表格运算 Excel 是一个桌面的数据存储工具。制作用于存储数据的表格后，对于通过其他列运算而得到的列。在填入本行数据之前，先填写相应的运算公式。在填写记录时，输入相关的数据后，运算而得
27、到的结果就能自动生成，提高工作效率。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作44办公自动化企业内勤篇3.2.1 商品价格查询 在本项目中，商品的品种几乎是固定的几种，而且商品的价格在这一年中是固定不变的，变化的只是在不同时期的折扣。为了避免在手工输入价格时出错，在添加销售记录时，只要输入本次所售商品的型号，Excel会自动从产品型号与价格列表中根据商品的型号查找出对应商品的价格。“插入函数”对话框 商品价格表 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作45办公自动化企业内勤篇3.2.2 计算其余列的值 在本项目记录表中，应交费、欠费、应返款等列是根据其他列运算而得到的，同样要结合项目实际要求，输入公式运
28、算。（1）输入数据（2）计算应交费（3）计算欠费（4）计算应返款（5）计算剩余返款第 3 章 大明商贸销售项目原型制作46办公自动化企业内勤篇3.2.3 复制公式到多个单元格 完成对表格的运算后，在第5行能进行相应的运算，在其他行中并不能完成相应的运算。只有将第5行的公式复制到多个单元格时，才能使其他行也能运算出相应结果。本部分内容就是要完成各运算公式的复制。1商品价格列的公式复制2其余运算列公式复制复制公式出错 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作47办公自动化企业内勤篇 3.2.4 分析表中的统计运算 分析表是对记录表中的数据按经理、地区及月份进行汇总统计，也是通过Excel 中提供的灵活
29、丰富的函数来完成的。1填写经理姓名2地区的引用3按经理统计结果4地区统计5月份统计6改变测试数据第 3 章 大明商贸销售项目原型制作48办公自动化企业内勤篇3.2.5 添加错误提示 记录表中各项运算已经完成，可以合用，但在具体使用过程中可能由于工作人员的不小心，进行了错误的填写，例如，将实交款的20000写成了200000，这就给工作带来很大的麻烦，同时也使以后的统计不正确。为了避免这种事情发生，要对其中实交费及实返款列，添加一定的错误提示。“条件格式”对话框 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作49办公自动化企业内勤篇注意：在本项目中一定要注意把条件格式中单元格的绝对引用去掉，否则复制单元格
30、格式时出错。为避免在以后的统计中出错，输入M5的测试数据后，再将其改回来。条件格式结果 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作50办公自动化企业内勤篇3.33.3 制 作 图 表 Excel 不仅对具有数据存储、数据运算的功能，更能把制作的数据表，生成更加直观的图表。用具有非常好的构思的图表来显示数据，可以使数字更易于理解。因为图表提供了一张图，在归纳一系列数字和它们的相互关系方面特别有用，图表经常可以帮助用户发现容易被忽视的趋势和模式。同时通过图表进行适当的预测。本部分内容就是将数据表制作成满足工作需求的图表，以更直观地表现数据。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作51办公自动化企业内勤篇3.
31、3.1 图表制作 Excel 2003中可以选择用两种方式建立图表：一种是把建立的图表作为源数据所在的工作表对象插入到该工作表中，用于对数据源的补充说明；另一种是把建立的图表绘制成一个单独的图表工作表。在本项目中，按第一种方式建立相应图表。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作52办公自动化企业内勤篇图表向导第2步 图表向导第1步 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作53办公自动化企业内勤篇图表向导第3步 图表向导第4步 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作54办公自动化企业内勤篇图表最终结果 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作55办公自动化企业内勤篇 3.3.2 图表的修改 图表制作出来，特
32、别是用快速方法制作出来的图表，其显示效果有可能不理想，此时就需要对图表进行适当编辑。对图表进行编辑就是对图表各个对象进行必要的修饰与修改。选择“图表类型”命令 在“月份分析图表”图表区上右击，选择“图表类型”命令 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作56办公自动化企业内勤篇 数据区域修改。选择“源数据”命令“源数据”对话框 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作57办公自动化企业内勤篇 在“月份分析图表”图表区上右击，选择“图表选项”命令，弹出“图表选项”对话框。在“图表标题”文本框中输入“月份销售表”，在“分类（X）轴”文本框中输入“月份”。修改图表的大小、位置。选择图表，拖动鼠标就可将图表移
33、动到新的位置。将鼠标的光标放在选中图表周围黑色的方点上，鼠标变成双向箭头形状，拖动鼠标，即可更改图表大小。字体、字号、填充、线条等的格式修改。在想要修改的地方，双击鼠标，弹出相应的格式修改对话框，进行修改。图表的数值轴刻度修改。双击Y轴，弹出“坐标轴格式”对话框，选择“刻度”选项卡，设置最大值、最小值、主要刻度单位、次要刻度单位等项，这里设置“最大值”为“6”，“最小值”为“0”，“主要刻度单位”为“0.5”，“次要刻度单位”为“0.1”。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作58办公自动化企业内勤篇“图表选项”对话框 图表选项修改 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作59办公自动化企业内勤篇图
34、表格式修改结果 图表刻度修改 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作60办公自动化企业内勤篇 3.3.3 利用图表进行预测 Excel中对图表添加的趋势线功能，与数学中回归分析的方法相似。所谓“回归”，就是根据已知的数据预测未知数据变化趋势的方法。Excel的趋势线方法与“回归”类似，是利于图表所具有的功能对数据进行检测，然后以此为基础制作一条趋势线，从而达到对以后数据预测的目的。本项目中用趋势线的方法预测数据发展趋势。添加趋势线结果 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作61办公自动化企业内勤篇 添加趋势线。选择“数量”数据系列，右击鼠标选择“添加趋势线”命令，弹出“添加趋势线”对话框，在“类型
35、”选项卡中设置“类型”为“多项式”，“阶数”为“3”。单击“确定”按钮。则在图表中出现添加的趋势线。双击图表中的趋势线，弹出“趋势线格式”对话框，选择“选项”选项卡，设置“趋势预测”为“前推”，“周期”值为“1”。双击“数值轴”，弹出“坐标轴格式”对话框，选择“刻度”选项卡，设置“最大值”为“8”，“主要刻度单位”为“1”，单击“确定”按钮，得到关于下一期数值的预测。注意：可以向非堆积型的二维面积图、条形图、柱形图折线图、股价图、气泡图和XY散点图的数据系列中添加趋势线。但不能向三维图表、堆积型图表、雷达图、饼图或圆环图的数据系列中添加趋势线。不同类型趋势线分析的意义，参考附录C。第 3 章
36、大明商贸销售项目原型制作62办公自动化企业内勤篇 3.4 3.4 数据管理 对于部分项目来说，只需建立数据列表并完成运算就可以了，但是对于另一部分项目来说，要对这些数据列表进行管理与分析，从而为企事业单位决策管理提供可靠的依据。3.4.1 建立规范的数据列表 1建立符合要求的数据列表 数据列表是一张完整的报表，这张报表中的数据是整个工作表中数据的一部分，并且是逻辑相关的。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作63办公自动化企业内勤篇 为了更好的对数据进行分析，建立数据列表要符合以下要求：第一行插入标题行。例如，销售表中的销售日期、客户名称、产品名称、产品价格、产品数量等。可以预先对每列进行格式化
37、，保证每列格式相同。如本项目中应交费、实交费、欠费等单元格被设置为货币格式。数据列表中不能有空行与空列，否则在分析时，Excel不能自动找到要分析的区域，出现意外情况。每个列标题只能出现一次，而且每列不能再分。例如，不能用出生日期及性别作为列标题。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作64办公自动化企业内勤篇 2数据列表排序 在实际工作中，建立的数据列表在输入数据时，往往是按照数据发生的先后顺序来输入的，但是当要直接从数据列表中查找所需信息时，就很不方便。因此，为了提高查找效率，就要对数据列表进行重新整理，其中最有效的方法就是排序。本项目中的数据列表希望按发生的日期进行排序。注意：使用“常用”工
38、具栏中的“升序”按钮，“降序”按钮排序非常方便，但是只能按单个字段名进行排序。在实际工作中，经常遇到该列中有多行值相同的情况，这时一列作为排序依据就不能满足要求，需要对多列进行排序。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作65办公自动化企业内勤篇 3数据筛选 管理数据时经常要对数据列表进行筛选，即从众多的数据中挑选出符合指定条件的数据。在Excel 中可以使用“自动筛选”和“高级筛选”两种方法来进行，就可以将那些符合条件的记录在数据列表中显示出来，将不符合条件的记录在数据列表中隐藏起来。4数据汇总 在本项目中，如果全年的数据记录完毕，可能会有大量的数据，这时就需要一个工具能分门别类的进行统计操作。
39、分类汇总就是Excel为这一功能而提供的工具。如要统计各经理在各地区的销售情况，就要用到这一工具。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作66办公自动化企业内勤篇注意：制作分类汇总前一定先要根据汇总的统计项要求进行排序。Excel允许在一个分类汇总的基础上，使用其他的分类字段再次进行分类汇总，这种按多字段进行分类汇总的情况称为分类汇总的嵌套。在分类汇总的嵌套时注意先要按多个字段进行排序，其次进行第二次嵌套分类汇总时注意在“分类汇总”对话框中取消选择“替换当前分类汇总”复选框。明细结果 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作67办公自动化企业内勤篇 3.4.2 数据打印 工作表操作完成之后，还需要把工
40、作表中的数据内容打印出来，虽然直接单击“打印”按钮也可以将内容打印出来，但是如果对打印进行设置，会增强打印的效果。1界定要打印的区域 Excel工作表是一个由65 536行，256列组成的表格，一般不需要把这么多行都打印出来，只需要打印其中数据列表部分，要指定打印范围。2纸张设定 在本项目的数据列表中有很多行的内容，是不可能打印到一页纸上的，要打印到多页纸张上才行。此时，需要对打印的纸张大小进行指定。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作68办公自动化企业内勤篇设置打印区域 选择纸张 第 3 章 大明商贸销售项目原型制作69办公自动化企业内勤篇 3调整打印 进行纸张设置后，虽然能按照预览的样式将
41、内容打印出来，但是这样的结果不能满足工作中的要求，所以，还要进一步调整。4设置页眉/页脚 打印文档要在上方显示出此文档的名称，同时一份文档有很多页，需在每页中显示页码，以免混淆。这时就要用到页眉/页脚的设置。5设置重复打印的标题行 第4行为数据列表区的标题行，目前只在第一页中出现，希望在每一页中均出现就需要将其设置为顶端标题行。第 3 章 大明商贸销售项目原型制作70办公自动化企业内勤篇本 章 小 结 制作表格，文字内容的输入以及设置文字内容的显示格式。利用Excel中提供的公式与函数，完成数据的运算。制作让数据表现更加直观的图表，对图表进行修改满足工作中的要求，实现对数据的适当预测，以对下一
42、步的工作进行指导。数据列表在日常工作中的应用，对列表中的数据进行排序、筛选、分类汇总及工作表的打印工作，完成一般情况下工作表的应用需求。返回目录第 3 章 大明商贸销售项目原型制作71办公自动化企业内勤篇 在上一章中，完成了对数据的存储、运算、分析及日常使用。这些能够满足企业对数据的基本要求。随着社会的发展，企业对信息的加工与处理有了更高的要求，要求对信息的记录更加准确，统计分析的效果更加及时，更能满足企业的需求。就对信息处理人员有了更大的挑战。要满足以上这些要求，需要在能满足工作要求的基础上，找出项目中的不足之处，对项目进行优化处理。第 4 章 大明商贸销售项目优化72办公自动化企业内勤篇4
43、.1 4.1 数据透视 在本项目中，记录表是一个有几千行的数据列表，用简单的数据分析工具不容易对数据进行汇总统计。Excel中提供了可以快速比较与合并大量数据的交互式报表工具数据透视表。在本部分内容中要对记录表中的数据建立快速汇总并建立交叉列表的动态透视表。交换表格中的行与列，从而查看不同的汇总结果，显示不同页面筛选数据。根据需要显示区域中的细节数据，设置标准的报告格式，并生成动态的分析图表。4.1.1 制作数据透视表 使用数据透视表和数据透视图向导中的一系列步骤可以创建数据透视表。通过选择“数据”“数据透视表和数据透视图”命令，就可以调用数据透视表和数据透视图向导，依次设置即可。第 4 章
44、大明商贸销售项目优化73办公自动化企业内勤篇 4.1.2 透视表修改 数据透视表在制作完成后，如果在行列字段的分布上和数据的显示方法上不能满足用户的需求，需要对透视表进行相应的修改。1改变透视表字段 可以在数据透视表中添加新的字段或是删除不需要的字段，以更改数据透视表中使用的字段，满足用户需求。2修改查看字段 有时用户不需要了解该字段的所有内容，只想了解其中的一部分，或者要对行列字段的内容进行分类统计，这时就要修改数据透视表的行或是列字段了。第 4 章 大明商贸销售项目优化74办公自动化企业内勤篇 3修改数据项 使用数据透视表汇总统计时，用户可以根据自己的需求设置汇总统计的方式。当创建透视表时
45、，Excel自动创建了汇总，默认的汇总方式是，对于数字默认为求和，对其他类型默认为计数。4透视表刷新 Excel 数据透视表中的数据内容不会随原始数据记录的变化而自动更新，需要手动更新才能与原始数据记录保持一致。第 4 章 大明商贸销售项目优化75办公自动化企业内勤篇4.1.3 制作分析透视表在本项目中，要完成的各项统计汇总内容如下：-按经理查销售。-按经理查欠费。-查剩余返款。-按月份查销售。-按地区查销售。-生成数据报表。第 4 章 大明商贸销售项目优化76办公自动化企业内勤篇 4.1.4 制作数据透视图 数据透视表能对数据进行较为灵活的汇总统计，但是表格中的数字缺乏图表的直观性，为了解决
46、这一问题，在Excel的透视中增加了数据透视图的功能。数据透视图是数据库透视表和图表的结合，是以图表的形式展现数据透视表中的数据。用户可以像修改数据透视表一样，灵活地更改数据透视图的布局和显示数据。也就是说，数据透视表既保留数据透视表的灵活性，又继承了图表的直观性。在本项目中，将透视分析的数据制作成数据透视图。第 4 章 大明商贸销售项目优化77办公自动化企业内勤篇改变位置后的结果 生成数据透视图 第 4 章 大明商贸销售项目优化78办公自动化企业内勤篇 4.2 外部数据完成查询 在使用数据表时，经常对数据列表进行查询，从中查找到自己想要的数据。如果用前面用到的查询方法，整个记录表会因为频繁的
47、操作而变得很乱，同时可能由于不小心的错误操作，影响整个记录表的完整性。要保证数据能够正常的找到，又不影响记录表的美观，就可利用Excel对外部数据的支持来完成日常的查询。4.2.1 导入记录表中数据 Excel具有强大的外部数据导入功能，利用这一功能可以导入本地或远程数据库中的文件，也可以导入网页中的列表内容，同时还可以将其他Excel 文件中的内容导入，甚至还可以将同一个Excel 工作簿的其他工作表中的数据内容导入。第 4 章 大明商贸销售项目优化79办公自动化企业内勤篇导入外部数据的结果 注意：使用外部数据的优势有：拓展了Excel本身软件的存储量，Excel只是作为对数据进行处理的前台
48、软件，只需要导入部分就可以了。Excel文件处理时，是将整个文件调入计算机的内存中，占用很多的内存空间，而存在其他文件中的数据不会因调入内存而占用内存空间，节省计算机资源。本例中如果用三维引用，则文件较大，运行占用很多计算机资源，所以用外部数据形式。第 4 章 大明商贸销售项目优化80办公自动化企业内勤篇 4.2.2 高级筛选 记录表中的数据导入查询表后，在查询表中完成相应的查找时，只要进行高级筛选即可完成。4.34.3 宏的使用 前面讲到的操作可以让项目有更强大的数据分析能力，也能有很好的查询能力，但是在实际工作中，查询与分析是工作中很常用的操作，如果每次在查询的时候都要拖动相应的字段到透视
49、表，更改相应的查询方式，更改数据项。每次在查询时，都要写好条件，再重复高级筛选的过程。这样每次工作时都要操作相同的工作内容，降低了工作效率，把很多的时间都浪费在了重复的操作上，如何来减少这些重复的操作？Excel中提供了宏这一有效工具来帮用户解决这些问题。第 4 章 大明商贸销售项目优化81办公自动化企业内勤篇下面给出了宏的应用场合：插入一个文本字符串或公式。自动执行一个用户经常执行的程序。自动执行重复操作。创建定制的命令。创建定制工具栏按钮。为不太了解Excel的用户创建简单的操作引导。开发新的工作簿函数。创建完全的、立即可使用的、宏驱动的应用程序。为Excel创建自定义插件。第 4 章 大
50、明商贸销售项目优化82办公自动化企业内勤篇 4.3.1 本项目使用宏分析 在录制宏之前，首先要充分分析操作是否适合录制成宏，如本例做如下分析：通过录制宏的操作，主要的目的就是避免工作中的重复操作，如果是大量的重复操作，不管操作计算机的人有多熟练，也同样会影响操作的速度。而且在工作中也容易出错，就更难符合工作的要求了。（1）记录表 记录表中最经常进行的操作有3个：填写记录。添加本表中没有的下拉选项。切换到分析表与查询表，每次操作均相同，适合制作宏。第 4 章 大明商贸销售项目优化83办公自动化企业内勤篇 （2）分析表 在分析表中，主要是对记录表中的数据进行深入分析制作成数据透视表，制作成数据透视