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1、应用指南系统管理模块系统只允许系统管理员和账套主管两种身份注册进入系统管理初次使用本系统，第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理账套、年度账处理系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作，而账套信息的修改则由账套主管负责在账套引入时最好先关闭杀毒软件只有建立了上年度的账套后，才能建立下一年的年度账清空年度账数据前一定要将数据备份到其他存储介质，然后再进行操作；清空年度账只是清空数据并不清空基础设置、档案的内容结转上年数据的操作要遵从一定的顺序，建立新年度账资金管理结转、购销链结转、固定资产结转、工资管理结转应收应付结转成本管理结转总账系统结转第1页/共59页操作员及权限管理用户和角色的设置
2、可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置只有以系统管理员的身份注册才能设置账套主管，如果以账套主管的身份注册，只能分配所辖账套子系统的操作权限系统有三个层次的权限管理：功能权限、数据权限、金额权限，其中，功能权限由系统管理模块设置，数据和金额权限在“企业门户/基础信息/数据权限”中进行设置第2页/共59页基础设置的功能基础信息系统启用、编码方案、数据精度基础档案部门、职员、客户、供应商、存货数据权限数据和金额权限设置单据设计单据格式、编码设计第3页/共59页应用指南系统启用只有账套主管才有权启用系统各系统启用时间必须大于等于账套的启用时间基础档
3、案基础档案设置的信息在账套内各子系统共享基础档案的设置必须遵循一定的顺序外币会计科目设置凭证类别部门档案职员档案客户分类、供应商分类、地区分类客户档案、供应商档案存货分类、计量单位存货档案第4页/共59页部门档案设置部门编码必须符合编码规则部门编码及部门名称必须录入，而其他内容可以为空职员档案设置职员编码及职员名称必须录入职员编码必须唯一职员所属部门只能是末级部门客户分类及档案设置客户是否需要分类应在建账时确定客户分类编码必须符合编码规则客户编码及客户简称必须录入客户编码必须唯一第5页/共59页供应商分类及档案设置供应商是否分类应在建账时确定供应商编码必须唯一供应商编码及供应商简称必须录入数据
4、权限设置必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能进行数据权限分配数据权限包括记录级权限和字段级权限，可以分别进行授权数据权限、金额权限设置必须与各模块相应权限控制参数配合使用才会在各模块中起作用第6页/共59页单据设计单据设计既可以在应收应付款系统中进行，也可以在“企业门户”中设计只有在启用了“应收”、“应付”系统或其他业务系统时，在“企业门户”的单据目录中才会列示与启用系统相对应的分类及内容第7页/共59页第二章 总账系统实验一 总账系统初始化实验二 总账系统日常业务处理实验三 出纳管理实验四 账簿管理实验五 总账期末业务处理第8页/共59页总账系统的功能系统设置通过严密的制
5、单控制保证填制凭证的正确性凭证处理输入、修改和删除凭证，对机内凭证进行审核、查询、汇总和打印，根据已经审核的记账凭证登记明细账、日记账和总账账簿管理提供按多种条件查询各账簿出纳管理提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理期末处理自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务，进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告第9页/共59页总账系统初始化的功能设置系统参数设置会计科目设置操作权限设置科目备查簿设置项目目录凭证类别设置结算方式设置输入期初余额第10页/共59页应用指南系统参数设定后一般不允许修改设置会计科目被指定的“现金总账科目”及“银行总账科目”必须是
6、一级会计科目只有指定现金及银行总账科目才能进行出纳签字的操作只有指定现金及银行总账科目才能查询现金及银行存款日记账增加会计科目时，应遵循建上级再建下级会计科目编码应符合编码规则如果科目已经使用，则不能被修改或删除，若增加明细科目，系统自动将上级科目的数据结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账平衡用成批复制方法新增科目时，源科目与目标科目的级次必须相同，源科目的级次必须是非末级，目标科目的级次必须为末级第11页/共59页设置项目目录一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类在每年年初应将已结算或不用的项目删除，标识结算后的项目将不能再使用分类编码应遵循定义项目分类时的设置，不
7、能隔级输入分类编码显示“已使用”标记的项目分类不能删除设置凭证类别已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目，若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制第12页/共59页输入期初余额输入余额和方向时，不能时科目进行增、删、改操作凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改只需输入末级科目的余额，非末级科目的余额由系统自动计算生成余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准，如要修改余额的方向，可以在未录入余额的情况下，单击“方向”按钮改变余额的方向总账科目与其下级科目的方向必须一致辅助账期初余额在辅助项中输入，借贷
8、方累计发生额直接输入期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证如果年中某月开始建账，需要输入启用月份的月初余额及年初到该月的借方方累计发生额第13页/共59页总账系统日常业务处理应用指南填制凭证系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象凭证填制完成后，在未审核前可以直接修改，凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改如果凭证的金额录错了方向，可以直接按空格键改变余额方向凭证中最后一个科目的金额可以按“=”键由系统自动生成审核凭证制单人和审核人不能是同一个人已审核的凭证不能直接修改，只能在取消审核后才能在填制凭证的功能中进行修改第14页/共59
9、页出纳签字出纳签字的操作既可以在“凭证审核”后进行，也可以在“凭证审核”前进行要进行出纳签字的操作应满足以下三个条件：在总账系统的“选项”中已经设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”；已经在会计科目中进行了“指定科目”的操作；凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为“日记账”辅助核算内容的会计科目如发现已经进行了签字的凭证有错误，应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改第15页/共59页修改和删除凭证未审核的凭证可以直接修改和删除，已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接修改或删除，必须在取消审核及出纳签字后再修改或删除若要删除凭证，必须先进行“作废”操作，而后再进行整理对于作废凭证，可以单
10、击“作废/恢复”按钮，取消“作废”标志作废凭证不能修改，不能审核，但参与记账只能对为未记账平整进行凭证整理账簿查询时查不到作废凭证的数据第16页/共59页出纳管理只有指定了现金及银行总账科目才能查询现金日记账和银行存款日记账只有在总账系统的初始设置“选项”中选择“支票控制”，并在结算方式设置中设置“票据结算”标志，并且在“会计科目”中已指定银行账的科目才能使用支票登记簿在第一次使用银行对账功能时，应录入日记账及银行对账单的期初数据，包括期初余额及期初未达账项系统默认银行对账单余额方向为借方，对账条件为方向相同、金额相同的日记账与对账单进行勾对第17页/共59页在自动对账后如果发现一些应勾对而未
11、勾对上的账项，可以分别双击“两清”栏，直接进行手工调整第18页/共59页期末业务处理对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一（一个科目转出）对多（多个转入科目）的结转对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如果有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应对应结转只能结转期末余额应在所有业务都记账后再进行期末转账业务的操作转账凭证生成的工作应在月末进行通过转账生成功能生成的转账凭证必须保存，否则将视同放弃期末自动转账处理工作是针对已记账业务进行的，因此，在进行月末结转工作之前应将所有未记账的凭证记账第19页/共59页第三章 UFO报表实验一
12、 报表格式设计实验二 报表数据处理实验三 利用报表模板生成报表第20页/共59页报表应用指南一个关键字在一个表中只能定义一次，即同一个表中不能有重复的关键字关键字在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入如果报表的编制单位是固定的，则可以在格式状态下直接录入编制单位的有关内容，不设置关键字第21页/共59页第四章 工资系统实验一 工资系统初始化实验二 工资业务处理实验三 工资数据统计分析第22页/共59页工资系统初始化应用指南工资账套与企业核算账套是不同概念,企业核算账套在系统管理中建立,是对整个ERP系统而言,而工资账套只针对工资管理子系统如果单位按周或每月多次发放工资,或者是单位中有多种
13、不同类别（部门）人员，工资发放项目不尽相同，计算公式也不相同，但需要进行统一工资核算管理，应选择“多个”工资类别。反之，如果单位中所有人员工资按统一标准进行管理，而且人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则选择“单个”工资项目第23页/共59页如果工资系统提供的有关人员的基本信息不能满足实际需要，可以根据需要进行附加信息的设置已使用过的人员附加信息可以修改，但不能删除不能对人员的附加信息进行数据加工，如公式设置等人员类别设置的目的是为“工资分摊”设置相应的入账科目，因此可以按不同的入账科目设置不同的人员类别人员类别名称可以修改，但已使用的人员类别名称不能删除第24页/共59页关闭工资类别时所设
14、置的工资项目是针对所有工资类别所需要使用的全部工资项目系统提供的固定工资项目不能修改、删除当打开某一工资账套后可以根据本工资账套的需要对已经设置的工资项目进行选择，并将工资项目移动到合适的位置工资项目不能重复选择工资项目一旦选择，即可以进行公式定义没有选择的工资项目不允许在计算公式中出现第25页/共59页不能删除已输入数据的工资项目和已设置计算公式的工资项目如果所需要的工资项目不存在，则要关闭本工资类别，然后新增工资项目，再打开此工资类别进行选择第26页/共59页工资业务处理应用指南个人所得税应在“工资变动”后进行，但是，应先调整个人所得税计提所得税基数后再进行工资变动，如果先进行工资变动再修
15、改个人所得税的计提基数就应该在修改了个人所得税的计提基数后再进行一次工资变动，否则工资数据将不正确个人所得税申报表栏目只能选择系统提供的项目，不提供由用户自定义项目第27页/共59页系统默认以“实发合计”作为扣税基数，如果想以其它工资项目作为扣税标准，则需要在定义工资项目时单独为应税所得设置一个工资项目在“工资变动”中，系统默认以“实发合计”作为扣税基数，所以在执行完个人所得税计算后，需要到“工资变动”中，执行“计算”和“汇总”功能，以保证“代扣税”这个工资项目正确地反映出单位实际代扣个人所得税的金额第一次使用工资系统必须将所有人员的基本工资数据录入系统，数据可在录入人员档案时直接录入，也可在
16、工资变动功能中录入，但工资数据发生变动时应在工资变动功能中录入第28页/共59页在修改了某些数据、重新设置了计算公式、进行了数据替换或在个人所得税中执行了自动扣税等操作，必须调用“计算”和“汇总”功能对个人工资数据重新，以保证数据正确所有与工资相关的费用及基金均需建立相应的分摊类型名称及分类比例不同部门、相同人员类别可以设置不同的分摊科目不同部门、相同人员类别在设置时，可以一次选择多个部门工资分摊应按分摊类型依次进行，如果不选择“合并科目相同、辅助项目相同的分录”，则在生成凭证时将每一条分录都对应一个贷方科目第29页/共59页月末处理只有在会计年度的1月至11月进行如果处理多个工资类别，则应打
17、开工资类别，分别进行月末处理如果本月工资未汇总，系统将不允许进行月末处理进行月末处理后，当月数据将不再允许变动月末处理功能只有账套主管才能执行有下列情况之一不允许反结账。总账系统已结账；汇总工资类别的会计月份与反结账的会计月份相同，并且包括反结账的工资类别第30页/共59页本月工资分摊、计提凭证传输到总账系统，如果总账系统已审核并计账，需做红字冲销后，才能反结账；如果总账系统未做任何操作，只需删除此凭证即可，如果凭证已由出纳签字或主管签字，应在取消出纳签字或主管签字，并删除该张凭证后才能反结账第31页/共59页工资数据统计分析应用指南工资系统中的凭证查询功能可以对工资系统生成的转账凭证进行查询
18、、删除或冲销，而在总账系统中，对工资系统中传递过来的转账凭证可以进行查询、审核或计账等操作，而不能进行修改或删除第32页/共59页第五章 固定资产系统实验一 固定资产系统初始化实验二 固定资产业务处理（一）实验三 固定资产期末处理实验四 固定资产业务处理（二）第33页/共59页固定资产系统初始化应用指南初始化中所列示的启用月份只能查看，不能修改，启用日期确定后，在该日期的所有固定资产都将作为期初数据，在启用月份开始计提折旧资产类别编码方式设定以后，一旦某一级设置类别，则该级的长度不能修改，未使用过的各级长度可以修改固定资产对账科目和累计折旧对账科目应与账务系统内对应科目一致第34页/共59页对
19、账不平不允许结账是指当存在对应的账务账套的情况下，本系统在月末结账前自动执行一次对账，给出对账结果，如果不平，说明两系统出现偏差，应予以调整系统录入卡片时，只能选择明细级部门，设置部门对应的折旧科目时，必须选择末级会计科目设置上级部门的折旧科目，则下级部门可以自动继承，也可以选择不同的科目，即上下级部门的折旧科目可以相同，也可以不同第35页/共59页应在建立上级固定资产类别后再建立下级类别类别编码、名称、计提属性及卡片样式不能为空使用过的类别的计提属性不能修改系统已使用的类别不允许增加下级和删除在资产增减方式中所设置的对应入账科目是为了生成凭证时缺省因为本系统提供的报表中有固定资产盘盈盘亏报表
20、，所以增减方式中“盘盈、盘亏、毁损”不能修改和删除生成凭证时，如果入账科目发生了变化，可以即时修改第36页/共59页在固定资产卡片界面中，除“固定资产”主卡片外，还有若干的附属页签，附属页签上的信息只供参考，不参与计算也不回溯在执行原始卡片录入或资产增加功能时，可以为一个资产选择多个使用部门，这时，原值、累计折旧等数据可以在多部门间按设置的比例分摊单个资产对应多个使用部门时，卡片上的对应折旧科目处不能输入，只能按使用部门选择时的确定第37页/共59页固定资产业务处理（一）应用指南当发现卡片有录入错误，或资产使用过程中有必要修改卡片的一些内容时，可以通过卡片修改功能实现，这种修改为无痕修改原始卡
21、片在没有做变动单或评估单的情况下，在录入当月可以无痕迹修改；如果做过变动单，只有删除变动单才能无痕迹修改；若各项目做过一次月末结账后，只能通过变动单或评估单调整，不能通过卡片修改功能修改非本月录入的卡片，不能删除卡片做过一次月末结账后不能删除第38页/共59页新卡片录入的第一月不提折旧，折旧额为空或零原值录入的必须是卡片录入月初的价值，否则将会出现计算错误如果录入的累计折旧、累计工作量大于零，说明是旧资产，该累计折旧或累计工作量是进入本单位前的值已计提月份必须严格按照该资产在其它单位已经计提或估计已计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份只有当资产开始计提折旧后才可以使用资产减少功能
22、，否则，减产资产只有通过删除卡片来完成第39页/共59页固定资产期末处理应用指南部门转移和类别调整的资产当月计提的折旧分配到变动后的部门和类别在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上，不会重复累计若上次计提折旧已制单并已传递到总账系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账第40页/共59页资产使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同，为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定分配到明细部门只有设置账套参数时选择了“与账务系统进行对账”，才能执行对账操作
23、本期不结账，将不能处理下期的数据；结账前一定要进行数据备份第41页/共59页第六章 应收款管理系统实验一 应收款管理系统初始化实验二 应收单据处理实验三 收款单据处理实验四 票据管理实验五 转账处理实验六 坏账处理与单据查询实验七 账表管理与其它处理第42页/共59页应收款管理系统初始化应用指南应收款系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间在账套使用过程中可以随时修改账套参数如果选择单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核如果当年已经计提过坏账准备，则坏账处理方式不能修改，只能下一年度修改关于应收账款核算模型，在系统启用时或者还没有进行任何业务处理的情况下才允许从简单核算改为详细核
24、算；从详细核算改为简单核算随时可以进行第43页/共59页在设置存货档案之前必须先到企业门户的基础档案中设置计量单位，否则，存货档案中没有备选的计量单位，存货档案不能保存在设置计量单位时必须先设置计量单位分组再设置各个计量单位组中的计量单位计量单位组分为无换算、固定换算和浮动换算三种类型，如果需要换算，一般认为应将小的单位作为主计量单位计量单位可以根据需要随时增加在录入存货档案时，如果直接列示的计量单位不符合要求，应先将不符合要求的计量单位删除，再按参照按钮就可以在计量单位表中重新选择计量单位第44页/共59页存货档案中的存货属性必须选择正确，否则，在填制相应单据时就不会列出相应的存货列表存货档
25、案中的有关成本资料可以在填制单据时列示，如果不录入成本资料，在单据中就不能自动列示出存货的成本资料在基本科目设置中所设置的应收科目1131、2131、1111，应在总账系统中设置其辅助核算内容为“客户往来”，并且其授控系统为“应收系统”，否则在这里不能被选中只有在这里设置了基本科目，在生成凭证时才能直接生成凭证中的会计科目，否则凭证中将没有会计科目，相应的会计科目只能手工再录入第45页/共59页如果应收科目、预收科目按不同的客户或客户分类分别设置，则可在“控制科目设置”中设置，在此可不设置如果针对不同的存货分别设置销售收入核算科目，则在此不用设置，可在“产品科目设置”中进行设置结算方式科目设置
26、是针对已经设置的结算方式设置相应的结算科目，即在收款或付款时只要告诉系统结算时所使用的结算方式就可以由系统自动生成该种结算方式所使用的会计科目，否则，要手工输入如果在选项中并没有选中坏账处理方式为“应收余额百分比法”，则在此就不能录入对应的初始设置，即在此处的初始设置是与选项中所选择的坏账处理方式相对应第46页/共59页坏账准备的期初余额应与总账系统中所录入的坏账准备的期初余额相一致，但是，系统没有坏账准备期初余额的自动对账功能，只能人工核对，坏账准备的期初余额如果在借方则用“-”表示，只要进行了坏账准备的日常业务处理就不允许再修改如果在系统选项中默认坏账处理方式为直接转销，则不用进行坏账准备
27、设置账龄由系统自动生成，不能修改和删除，总天数直接输入截止该区间的账龄总天数，最后一个区间不能修改和删除第47页/共59页报警级别设置序号由系统自动生成，不能修改、删除，应直接输入该区间的最大比率及级别名称，系统会根据输入的比率自动生成相应的区间，最后一个比率不能删除如果不在“单据编号设置”中设置”允许手工修改”某一单据的编号，则在填制这一单据时其编号由系统自动生成而不允许手工录入编号开户银行可以在企业门户中设置或者在销售系统中设置，如果不设置开户银行，在填制销售发票时不能保存第48页/共59页在初次使用应收款系统时，应将启用应收款系统时未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录
28、入到本系统，当进入第二年度时，系统自动将上年度未处理完的单据转为下一年度的期初余额，在下一年度的第一会计期间里，可以进行期初余额的调整在录入期初余额时一定要注意期初余额的会计科目，如果科目错误将会导致与总账系统对账错误在录入应收单时只需录入表格上半部分的内容，表格下半部分的内容由系统自动生成应收单中的会计科目必须录入正确，否则将无法与总账进行对账第49页/共59页应收单据处理的应用指南销售发票和应收单是应收款管理系统日常核算的单据，如果应收款系统与销售系统集成使用，销售发票和代垫费用在销售管理系统中录入，在应收系统中可以对这些单据进行查询、核销、制单等操作，此时应收系统需要录入的只限于应收单，
29、如果没有使用销售系统，则所有发票和应收单均需在应收系统中录入在不启用供应链的情况下，在应收款系统中只能对销售业务的资金流进行会计核算，而其物流的核算，即存货出库成本的核算还需在总账系统中进行结转第50页/共59页已审核的单据不能修改或删除，已生成凭证或进行过核销的单据在单据界面不再显示在录入销售发票后可以直接进行审核，在直接审核后系统会提示”是否立即制单”，此时可以直接制单，如果录入销售发票后不直接审核可以在审核功能中审核，再到制单功能中制单已审核的单据在未进行其他处理之前可以取消审核后修改在填制应收单时，只需录入上半部分的内容，下半部分的内容除对方科目外均由系统自动生成，否则可以在生成凭证后
30、再手工录入第51页/共59页收款单据处理应用指南在单击收款单的“保存”按钮后，系统会自动生成收款单表体的内容表体中的款项类型系统默认为“应收款”，可以修改，款项类型还包括“预收款”和“其他费用”若一张收款单中，表头客户与表体客户不同，则视表体客户的款项为代付款在填制收款单后，可以直接单击“核销”按钮进行单据核销的操作如果是退款给客户则可以单击“切换”按钮，填制红字收款单第52页/共59页在保存核销内容后，单据核销窗口中将不再显示已被核销的内容核销时，结算单列表中款项类型为应收单的缺省的本次结算金额为该记录的原币金额；款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空，核销时可以修改本次结算金额，但是
31、不能大于该记录的原币金额在结算单列表中，单击“分摊”按钮，系统将当前结算列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中，核销顺序依据被核销单据的排序顺序第53页/共59页手工核销时一次只能显示一个客户的单据记录，且结算单列表根据表体记录明细显示一次只能对一种结算单据类型进行核销，即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销若发票同时存在红蓝记录，则核销时先进行单据的内部对冲如果核销后未进行其他处理，可以在期末处理中“取消操作”功能中取消核销操作第54页/共59页票据管理应用指南在实际工作中可以根据需要随时增加需要的结算方式保存一张商业票据之后,系统会自动生成一张收款单，这张收
32、款单还需经过审核之后才能生成记账凭证由票据生成的收款单不能修改商业承兑汇票不能有承兑银行，银行承兑汇票必须有承兑银行如果添现净额大于余额，系统自动将其差额作为利息，不能修改；如果贴现净额小于票据余额，系统自动将其差额作为费用，不能修改票据贴现后，将不能对其进行其他处理当票据到期持票收款时，执行票据结算处理；进行票据结算时，结算金额应是通过结算实际收到的金额；结算金额减去利息加上费用的金额要小于等于票据余额第55页/共59页转账处理应用指南每一笔应收款的转账金额不能大于其余额每次只能选择一个转入单位应收款的转账金额合计应该等于预收款的转账金额合计如果是红字预收款和红字应收单进行冲销，要把过滤条件
33、中的“类型”选为“付款单”红字对冲可以实现客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单之间进行冲抵的操作第56页/共59页坏账处理与单据查询应用指南本次坏账发生金额只能小于等于单据余额在录入一笔坏账收回的款项时，应注意不要把该客户的其他收款业务与该笔坏账收回业务录入到一张收款单中在“凭证查询”功能中，可以查看、修改、删除或冲销由应收款系统生成并传递到总账系统中的记账凭证如果凭证已经在总账系统中记账，又需对形成凭证的原始单据进行修改，则可以通过冲销方式冲销凭证，然后对原始单据进行其他操作后再重新生成凭证只有未在总账系统中审核的凭证才能删除，一张凭证删除后，它所对应的原始单据及相应的操作内容可以重新制单第57页/共59页第58页/共59页感谢您的观看！第59页/共59页