《永乐软件中电子文件归档操作指南.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《永乐软件中电子文件归档操作指南.pptx（27页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、一、如何修改永乐软件中的保管期限表第1页/共27页打开永乐软件后，请点击”系统”按钮第2页/共27页在下拉菜单中点击“系统维护”第3页/共27页在系统维护代码表维护中，选择保管期限8（注意：前面小手必须指向8这栏）第4页/共27页再点击工具栏上的“新增”按钮第5页/共27页修改相对应的数值将代码值8改为9；将显示值25年改为30年；将保管期限8改为保管期限9第6页/共27页修改结束，点击“保存”按钮第7页/共27页打开文件级管理，保管期限下拉框就已经有了30年这个选项了第8页/共27页二、如何在电子文件目录 上链接相应的电子文件第9页/共27页1、打开永乐文档一体化软件2、检索出要添加电子文件
2、全文的文件级目录,并点击其题名3、点击工具栏上的“全文标识”按钮点击全文标识第10页/共27页4、从打开的对话框中选择所需要添加的电子文件选择对应的电子文件第11页/共27页再点击打开5、点击“打开”按钮，确定所选择的电子文件第12页/共27页点击保存6、保存所进行的操作第13页/共27页再次点击文标识7、再次点击“全文标识”按钮第14页/共27页点击打开8、从弹出的对话框中，点击“打开”按钮第15页/共27页9、计算机会自动打开所添加的电子文件第16页/共27页三、如何修改链接错误的电子文件第17页/共27页点击转成卡片式按钮1、打开永乐文档一体化软件，点击工具栏“卡片式”按钮第18页/共2
3、7页1、删除原来链接的路径2、删除后保存2、在卡片式状态下，检索出链接错误的文件级目录3、在全文标识后面的对话框内删除原来链接的电子文件路径4、删除后点击工具栏上的“保存”按钮，保存所进行的操作第19页/共27页1、再次点击全文标识2、重新选择链接5、再次点击“全文标识”按钮6、从弹出的对话框中选择新的电子文件后，点击“打开”按钮第20页/共27页1、修改后新的路径2、再保存7、在全文标识的对话框内可以看见新的电子文件的路径8、点击“保存”按钮，对修改后的结果进行保存第21页/共27页1、点击全文标识2、点击打开9、点击“全文标识”按钮，从弹出的对话框中点击“打开”按钮第22页/共27页10、
4、计算机自动打开新链接的电子文件第23页/共27页备注1、该操作须在永乐文档一体化软件中进行，操作前应把归档文件的目录输入计算机，然后再添加电子文件全文。2、文件归档后，只需要对保管期限为永久和定期为30年的目录添加电子文件全文，定期为10年的目录不需要添加。3、添加的电子文件全文，不论是办公自动化软件中形成的，还是将纸质文件扫描后形成的，都须要将该文件重新命名与归档后目录档号一致。例：赣档200618号 关于印发2006年全县档案教育培训计划的通知 归档后的档号：020420060020bgs0001 其相应的电子文件应重命名为：020420060020bgs0001第24页/共27页4、在归档工作结束后，应将电子目录从软件中导出，和所对应的电子文件一起刻录成光盘保存（一式三份）,各单位要在保管期限表中另给所形成的光盘一个目录号,不要归档到声像实物档案中。5、未使用永乐文档一体化软件的单位，也应当将在其他软件环境中形成的电子目录（符合DB32/505-2002标准）和相应的电子文件全文（需重命名），刻录成光盘保存。6、如果有疑问可咨询赣榆县档案局业务指导科 联系人：陈召艳 电 话：86223085 第25页/共27页谢 谢 大 家！第26页/共27页感谢您的观看！第27页/共27页