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1、第11章 财务共享服务的实施与推动 教学课件财务共享服务一一、财务共享服务上线实施财务共享服务上线实施方案方案（一）实施内容方案 1.组织人员实施根据规划设计阶段的人员需求，财务共享服务项目人员需要首先完成人员调配工作。根据设计的财务共享服务职能与测算的人员规模，企业可以通过内部调配和外部招聘实现人员组织配置工作。在进行人员调配时，应在科学的人才梯队和人力资源结构规划下，明确人才需求标准，扩展招聘渠道，避免人员招聘不足。同时，还需要注意考察人员的学习能力、基本素质是否满足转型后岗位的职责要求。（一）实施内容方案 2.业务流程实施业务流程的实施通常需要配合信息系统模块的测试工作共同进行。业务流程
2、实施的主要工作包括：对流程进行全面梳理、检查是否存在流程不畅、设计有误、权限设置不当的部分，测试用户体验，并进行优化改进。（一）实施内容方案 3.信息系统实施实施阶段的信息系统工作内容包括系统开发、系统设置、系统测试和系统上线工作：系统开发是根据财务共享服务的建设规划开发一些尚不具备的应用系统；系统设置主要包括系统初始化和编写系统使用说明书；系统测试与业务流程测试应该相辅相成，一般是同时进行的，最后完成系统上线运行。（一）实施内容方案 4.场地设备实施企业建设实体财务共享服务中心，必然需要进行场地和设备的准备。这一环节涉及到场地和设备的预算申请、采购执行等工作，以及场地施工与验收、物品调拨、办
3、公物品登记发放、办公室搬迁等。（二）人员安排方案 1.建立工作机制和人员保障（1）建立项目工作责任制。企业应建立涵盖战略决策、项目实施、后勤保障多体系的项目团队，从方向和目标上对工作任务进行系统化的分解，形成一对一项目负责制，实现问题敏捷上报、日清日结，并配备相应的管理和考核机制。（2）匹配专业化工作团队。第一，要保持核心团队人员的稳定性，既包括企业内部也包括软件供方或者咨询团队；第二，要凸显实施团队的专业性和多能性；第三，团队要具有学习和知识沉淀能力。（二）人员安排方案 2.明确高层引领、逐级主导的分工（1）高层主导战略定位。集团公司高层管理人员应基于战略高度综合平衡企业资源配置，合理规划并
4、结合企业实际情况确定财务共享服务中心的建设目标与资源投入，进行战略考虑与安排。（2）中层严密组织实施。中层管理人员应结合分管领域组织制定具体实施方案，承上启下将企业战略、建设目标、实施方案紧密联系，整体把控项目的实施进度与阶段性效果评价。（3）基层员工稳妥推进。基层员工在对财务共享服务中心运营理念、建设目标、行动方案充分了解的情况下，按照财务共享服务中心建设实施人员安排中的角色定位，积极稳妥开展相关工作。（二）人员安排方案 3.计划培训与信息沟通工作从培训对象和培训内容上看：对于共享服务中心的业务操作人员，应注重培训共享服务中心的理念和流程全景、业务规则、业务流程操作规范等；对于业务人员及相关
5、企业员工，应注重培训模块的搭建设置、提单操作规范、财务流程基本知识等。从培训的方式上看：采取岗前封闭培训、知识分享等方式。人员沟通包括高层领导、中层项目人员与基层人员之间的各层级沟通。项目人员可以通过建立实施阶段性沟通回报机制，对实施过程中遇到的问题、项目的意见和建议、实施进度等内容进行沟通。（三）试点计划方案 1.上线试运行上线试运行工作主要包括办公场所筹备、人员选调、系统环境搭建、权限及流程配置、共享业务培训、硬件设备调试、期初数据准备、系统生产环境切换等工作内容。企业为应对上线初期的各类问题建立应急预案：一是建立服务支持群（例如微信、QQ等），由共享中心运营支持人员线上随时响应并解答问题
6、；二是建立分级风险应对机制；三是编制下发视频版和Word版培训课件、系统操作手册等辅助资料，对整体集中培训形成有效补充，供报账人员随时查阅；四是在上线初期对重点区域及公司派驻专人现场支持业务提报。（三）试点计划方案 2.试点单位运行优化试点单位运行优化工作主要包括四项内容：一是加快推进信息系统剩余功能的开发工作，尽快完成系统建设阶段各项工作任务；二是积极与试点上线公司相关人员沟通，做好变革过程中的各类矛盾疏导工作，同时认真总结各类问题和经验，有针对性地为后续快速推广做好应对预案；三是建立常态化复盘机制，及时盘点各类问题，结合上线运行情况对系统功能、业务流程等进行快速优化；四是快速强化业务培训和
7、知识转移，确保企业内部项目建设人员、业务处理人员、运营支持人员具备独立推广、培训、答疑的能力。（三）试点计划方案 3.全面推广实施财务共享推广实施阶段，很多新的问题也会随之不断出现，这一阶段仍然要将运行优化作为重要的工作目标。一是共享中心的人员规模开始不断扩张，要建立完善的上岗培训等各项管理机制，确保共享中心始终对外输出标准化服务；二是要持续优化各项操作规范，制定精确到动作级的业务操作细则并不断提升熟练程度，推动财务共享服务中心业务处理效率和质量的快速提高；三是应建立复盘机制等各项工作机制，严格按项目工作制推进各条线工作，深度挖掘财务共享在系统功能、流程效率、业务执行等各方面的优化空间。二二、
8、财务共享服务实施具体财务共享服务实施具体措施措施（一）进行财务共享服务建设动员动员的组织方为财务部门，被动员主体包括公司管理层、业务层、财务层。对核心管理层：应基于财务共享服务中心运行对公司中长期战略规划落地层面进行理念宣贯；对业务实施层：应基于数据挖掘理念展示财务共享服务中心在业务管控、工作推进方面的核心价值；对财务管理层：应重点介绍财务共享中心在提升财务管控效率、助力财务转型方面的突出表现。（二）搭建多层次工作机制 1.形成点对点工作服务机制为确保公司各层级能够更好的配合财务共享服务中心建设，企业财务部门作为主导建设方应当建立全员参与、专人对接、一对一服务工作机制，从而大幅提升财务共享服务
9、中心建设速度和应用效果。点对点工作服务机制包括对公司管理层、业务部门领导、业务实施人员的理念宣贯、系统实操培训、业务流程指导等。（二）搭建多层次工作机制 2.实行日清日结的工作机制企业可选择以项目组为中心，建立“日清日结”的工作机制，针对建设过程中出现的问题，每天与软件实施方进行总结和讨论，小问题项目组当天落实解决，影响到系统核心功能的问题或流程设计，逐项列出时间表、路线图，定时、定人、定责，提交项目主管领导审核，并由专人督导跟进定期汇报工作进展。（二）搭建多层次工作机制 3.提升项目团队与信息化部门契合度信息化部门领导需要全程跟进、审核项目方案设计；信息化核心骨干人员也需要全程参与项目推进，
10、对财务共享服务中心与原有信息化模块整合提供技术支持，评估现有硬件条件和网络安全策略是否满足建设需求，同时能够在项目组中起到财务人员、业务人员与软件实施方的桥梁、纽带作用。（三）实施全方位体系化培训 1.建立内部培训体系对高层领导进行财务共享服务中心理念、建设效果、核心功能的培训；对于企业中层而言，项目组需要更多的将财务共享服务中心建立以后的管理效率提升、决策数据支持作为重点进行培训；对企业员工，要提供量级最多、内容最细化的基础性操作培训。（三）实施全方位体系化培训 2.参加外部培训活动一是要持续加强财务共享服务中心理论知识的学习，为财务共享的沿袭发展、理念创新、应用实践建立明确的指导思路；二是
11、要通过学习当前信息化关键技术的发展，挖掘、探索财务共享服务中心智能化落地场景及其创新应用；三是根据行业特点到共享建设标杆企业学习先进成果。（四）选取试点与模块差异化实施 1.试点单位选取试点企业必须具有典型代表性，具备理论沉淀与实践经验总结能力，以便于知识转移和人才培养，对后续系统全面上线起到辐射、引领、带动作用。试点企业数量可结合软件实施方及公司项目团队资源配置状况而定，可以考虑建设多个财务共享服务中心或多层级的财务共享服务中心，但各经营板块中具有典型代表性的企业应予以充分涵盖。（四）选取试点与模块差异化实施 2.模块差异化实施在财务共享服务中心建设初期，各试点企业应首先配合软件实施方梳理业
12、务审批流程和标准化业财体系。将易于标准化、电子化的业务事项纳入集中管控作为第一阶段实施目标。在一期建设模块稳定运行后，再及时推进其他模块的上线工作，巩固前期建设成果，发挥模块间的协同效应，对系统建设过程中的亮点与瓶颈进行系统总结，为集团内其他企业的全面上线奠定坚实基础。（五）落实流程初始化与应知应会 1.合理安排业务流程初始化首先，应确保业务流程进行严格的模拟测试，样本量的选择与复杂度能够支撑系统安全性需要，项目组应配置专业团队对业务部门进行一对一的辅导；其次，与软件供方和咨询方确定最佳系统初始方案，兼顾准确性和工作效率的双重需求，保证新旧系统切换无缝衔接；最后，系统初始工作严格落实企业安全保
13、密规定，系统安全控制策略应经过外部专家及项目组逐级审查。（五）落实流程初始化与应知应会 2.严格落实应知应会应知应会是指通过各种宣传手段，确保特定岗位上的工作者了解、知道、掌握岗位所需的基本知识和应该会做的基本技能。严格落实高管层、管理层、业务执行层应知应会测试，以通知公告、内部OA网、短信、微信等多种工具加大上线前的理念宣贯与相关应知信息提示，并合理规划信息系统上线后特殊情况下的预案。（六）确保系统初始化与硬件设备到位 1.财务共享服务中心系统初始化财务共享服务中心系统初始化过程中，企业可根据自身实际管理情况，选择新旧系统并行或直接切断旧系统数据的方式。切断旧系统数据涉及到系统数据的迁移问题
14、：从系统迁移的内容上看，主要涵盖财务主数据和相关业务数据，保证原系统和财务共享系统基础数据信息的一致性。（六）确保系统初始化与硬件设备到位 1.财务共享服务中心系统初始化从系统迁移的策略上看，主要包括以下三个方面：第一，项目组应统筹、协调、指导系统迁移工作，科学制定系统迁移方案，严控系统迁移过程中的数据安全风险，以最小的资源投入在体系间进行无缝衔接；第二，对原有业财信息系统进行全方位的价值评估，对需整合的系统制定接口方案，对确无使用价值的系统落实处理方案，整合现有数据资源后进行共享系统的数据初始工作。第三，根据财务共享系统的数据初始需求，对新增业财数据信息，设计统一模板做好数据统计工作，规避矛
15、盾冲突现象。第四，全部数据资源完成系统初始后进行平衡验证，对数据错误、逻辑错误等信息及时落实原因并进行修正。（六）确保系统初始化与硬件设备到位 2.满足财务共享服务硬件需求首先，在场地规划方面进行充分的论证。其次，在规划办公场所方面，工作区域尽量集中保证人员协作高效，包括办公区、会议室的划分，档案室的规划与设计等。最后，必须配备具备双屏协同工作的电脑、扫描仪、打印机、装订机等设备。（七）全面展开财务共享服务体系化建设第一阶段应该通过历史数据的逐步积累与系统性磨合、协同，实现业财系统间、集团与成员单位间的数据贯通，公司全业务处理实现电子化、自动化；第二阶段推进共享模块的深度应用，拓展数据链条的维
16、度与颗粒度，逐步挖掘和释放数据资产的管控价值；第三阶段实现业财人员与共享系统间的协同性快速提升，融合技术进步、管理提升后的学习曲线效应充分显现。三三、财务共享服务实施过程财务共享服务实施过程的变革管理与风险应对的变革管理与风险应对（一）财务共享服务中心的变革管理 1.变革管理概念和核心问题变革管理是以变革为研究对象和内容的科学，是指在对原来组织管理体系进行改造与调整中所进行的系统策略安排和有效管理的过程。变革管理的核心在于解决实施过程中的障碍，重点分析财务共享服务实施过程中的各种变革内容中的障碍性问题。（一）财务共享服务中心的变革管理 2.财务共享服务变革的表现在新组织带来的变革上：最直接的是
17、从分散式组织到集中式组织带来的问题。在新技术带来的变革上：人们对新事物总是天然地存在抵触和回避的心理，由此对新技术产生不信任和猜测。在新管理带来的变革上：财务共享服务新的业务流程也可能造成财务人员的抵触。（一）财务共享服务中心的变革管理 3.应对财务共享服务变革的方式（1）重视领导力作用。财务共享服务中心的领导具备以下能力：预见力；决策力；沟通能力；关怀之心。（2）关注员工心理。企业可以帮助员工对变革的信息有更多了解，进行有效的沟通，深入的培训提高个人及团队能力，设计完善的架构和流程，建立绩效考核体系。（3）加强客户沟通。一方面可以通过主动式沟通，给予更多的关注和认同；另一方面应建立起积极、及
18、时的被动沟通相应机制。（4）培养企业能力。在日常运作中培养财务共享服务中心应对变革的能力。（二）财务共享服务建设面临的风险及应对 1.组织结构设计风险及应对企业构建财务共享服务模式下财务组织结构的过程中存在风险因素。组织结构设计风险应对措施：第一，在集团企业财务管理过程中，要严格执行责任、权力、利润相结合的原则，综合考虑集团企业经营发展的实际情况，确定不同的管理。并且要充分调动各级管理层的积极性，提高企业的生产经营效率。第二，集团企业要充分发挥集团企业在组织结构设计、投资决策、产业整合等方面的优势，促进集团企业的稳定发展。（二）财务共享服务建设面临的风险及应对 2.流程管理风险及应对流程的合理
19、性直接影响了财务共享服务中心的运作效率与效果，是财务共享服务中心成功建设的重要因素。流程管理风险应对措施：第一，获得高层领导支持，加强流程再造的执行力；第二，重视可行性分析工作，对各分子公司的业务流程现状进行充分调研和评估，尽量统一同质的业务流程，减少流程的冗余环节，提高流程效率；第三，流程优化团队建议从各分子公司抽调人员组成，共同参与流程的调研分析和优化项目。（二）财务共享服务建设面临的风险及应对 3.信息系统建设风险及应对信息系统建设过程中的风险，主要来自系统功能和系统集成方面。信息系统建设的重点是：（1）信息系统的开发和应用必须立足于服务财务共享服务的功能，也要具有前瞻性。（2）确保信息
20、系统能够满足财务共享服务中心的实际需要。（3）建立健全信息系统信息安全管理、备份管理等多种管理制度，确保信息数据安全。（4）建立开户、授权审批和管理的财务共享服务中心信息系统，避免信息系统欺诈。（5）加强专项信息系统的审计管理，及时发现信息系统应用过程中的隐患，采取有效措施完善信息系统。（二）财务共享服务建设面临的风险及应对 4.人力资源转型风险及应对在建设企业财务共享服务中心的过程中，人才转型至关重要，包括岗位调整、岗位责任调整、工作标准调整等。在人事风险管理和控制方面，应注意以下几个方面：（1）根据财务共享服务中心职能的实际情况，综合考虑企业未来发展规划，科学合理地安排人力资源，完善企业人才培养和引进计划。（2）确定财务共享服务中心工作计划，整合企业人力资源。（3）建立财务共享服务中心培训教育体系，培养企业发展后备人才。（二）财务共享服务建设面临的风险及应对 5.税务法律风险及应对在企业财务共享服务建设过程中，税务风险更为常见。降低与税收相关的风险的应对措施：（1）在企业财务共享管理建设中系统可以增加国家税收政策更新功能，方便国家税收政策。（2）对于企业员工的工资和项目投资，可以使用自动会计方法减少人工错误，还可以添加个人查询功能和检查功能，并连接到税务局。（3）在公司财务部门可以设立税务专员并组建税务研究团队。谢谢！