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1、word版本可修改、可编辑某物业公司办公管理制度（合同、协议书范本）甲 方：*单位或个人乙 方：*单位或个人 签订日期： *年*月*日 签订地点： *省*市*地 某物业公司办公管理制度 S市HQ物业管理有限公司文件H物业字2023号关于修订HQ物业公司办公管理制度的通知各部门、管理服务中心:为规范办公行为,提高工作效率,降低办公成本。 行政综合部对HQ物业公司办公管理制度作了修订,现予印发,请遵照执行。 特此通知。 :HQ物业公司办公管理制度20 日S市HQ物业管理有限公司20 日印发HQ物业公司办公管理制度第一章办公管理制度为加强公司办公管理,规范办公行为,提高办公效率,降低办公成本,特制定
2、以下规定: 第一条办公纪律 (一)自觉遵守公司的办公时间(本部8:3012:00; 14:0017:30; 各小区可根据实际情况报相关领导批准后灵活安排)。 不迟到早退,有特殊事情须提前请假,不得无故缺勤; (二)外出办事,须经部门经理、主任或负责人同意; (三)工作时间不得无故离岗、串岗,禁止网络聊天、玩游戏、听音乐等,禁止浏览黄、赌、毒网页,不做与工作无关的事; (四)同事之间要以礼相待,碰面时要主动打招呼,不给同事取绰号。 三人以上的交谈要使用普通话,接待访客时,可灵活配合使用其他语言; (五)进入领导办公室前应轻声敲门,经允许后方可进入,不得自行开门进入; 未经允许,禁止擅入机房、档案
3、室或其他机要场所; (六)待人接物讲究文明礼貌,对待客人应保持谦和礼貌、诚信友善的态度,对委办事宜要力求高效优质,不得推诿、草率敷衍或搁置不理; (七)谢绝所有上门推销人员; (八)参加会议时,与会人员须提前到会,做到精神饱满,准备充分。 会议时间内不得无故早退,应将手机 或调至震动状态,以免影响会议秩序。 第二条仪容仪表 (一)工作时间统一着工装,并保持衣服干净、整洁,左胸适当位置佩戴公司工牌; 暂时无工装者,必须着与工作环境或公司工装要求相符的装束。 (二)在办公室要保持衬衣领口与袖口洁净,不挽袖子并扣好袖口; 在作业现场可挽袖子工作。 (三)仪表仪容整洁,保持精神饱满。 不做奇异发型发色
4、,男性不蓄长发,两边不超过耳朵,后面不超过衣领; 女性头发干净整齐,过肩必须束起,不着艳丽头饰。 (四)工作时间在办公区禁止佩戴有色眼镜及夸张、奇异首饰。 (五)手指甲整齐,不留长指甲,不涂指甲油; 女性口红颜色不宜过深过艳。 (六)办公时间男士着皮鞋,并应将衬衣下摆系在西裤内; 女士的皮鞋穿着要求为前不露趾,后不露跟,衬衣下摆应放在西裤或西裙外。 办公时间均不得穿拖鞋、凉鞋、运动鞋等。 (七)领带的下端在皮带之下1- 1.5公分。 领带夹只起固定作用不起装饰作用,佩带位置在衬衣从下往上数第4个钮扣处。 (八)着工装在外行走时不要钩肩搭背、不并排走或边走边吸烟、吃食物。 第三条环境与卫生规范
5、(一)办公区域等公共场所禁止吸烟、严禁随地吐痰,乱扔纸屑、杂物及各种不文明行为。 (二)办公区域不得大声谈笑、喧哗。 (三)办公区域除了定置摆放的文件柜、桌椅等外,不能随意摆放其他文件柜或物品,不乱贴乱挂。 (四)文件柜内物品须排放整齐有序,文件(夹)要标识清楚,柜顶、旁不堆放其他杂物; 不能占用公用区域随意堆放。 (五)办公桌面要保持整齐干净,除了摆放显示器、电话机、文件盘、笔筒等常用的办公用品外,其他非办公物品及文件一律放在抽屉里。 (六)下班时,须要收好文件,锁好抽屉柜子,将桌面收拾干净、桌椅摆放整齐。 (七)电话铃响三声须及时接听,桌面电话铃声音量须调至中低档,避免电话铃声干扰他人工作
6、。 第四条安全与节流 (一)加强安全防范意识 1、外来人员到访,须经行政综合部先与各部门或公司领导联系,经同意后到指定地点接待;2、对来访客人要礼貌大方,热情周到,但要注意内外有别,不随意向外人透露公司内部事务;3、禁止随意使用其它部门电脑,外来访客不经领导允许禁止使用公司电脑; 4、保管好企业文件,个人现金、证件等随身携带,贵重物品一律不要存放办公区; 5、员工统一由正门出入; 6、与公司业务无关人员不得在办公区域逗留; 7、节假、公休日需到公司处理业务的员工,要负责办公区的文件、财物安全; 8、严禁泄漏公司商业机密,重要文件或资料要专人保管,涉及到机密的文稿要及时销毁; 9、离开办公区或下
7、班时务必检查并关好自己及部门负责范围的门、窗。 (二)节流控制 1、日常用水: (1)公共办公区域内设饮水机,内部员工需饮水时应自带水杯取水,外单位及其他办公区域的来人可使用一次性水杯; (2)除公司重要对外接待可用小支瓶装饮用水外,一般接待及内部会议一律使用饮水机桶装水; (3)员工须注意节约用水,使用自来水洗漱时应合理控制水量。 2、办公用电: (1)办公区域和会议室在使用灯光照明时要遵循人走灯灭的原则; (2)班后或节假日加班的,须根据实际使用需要分区域开启照明灯光,禁止大面积开启照明灯; (3)员工个人在离开办公室超过1小时的情况下,必须 个人办公电脑电源; (4)离开办公区或下班时务
8、必 电脑、空调及其他设备电源。 3、其他方面: (1)爱护公物,节约使用办公用品; (2)传真机、打印机集中管理,推行无纸化办公,一般情况不出文件,如需出文须双面打印; (3)各单位间的联系沟通,尽量使用公司办公自动化系统或手机短号,减少直线电话联系,控制电话费用; (4)文明使用洗手间,不得乱写乱画,保持清洁,并养成随手 电灯和水龙头的好习惯。 第二章员工管理 第五条工卡管理 (一)行政综合部对全公司的工卡进行统一制作、管理。 工卡的实际分配由行政综合部负责。 (二)工卡编号实行分类编号,共分为管理系列、维修系列、护管系列和实习系列四大类。 (三)新员工入职后,由所在部门到行政综合部领取实习
9、工卡,转正后还在原部门就职的,在行政综合部换领该部门的正式工卡。 (四)员工岗位调动(包括本部门各系列内部的岗位变动)须在行政办公用品类管理规定综合部用旧工卡换取新工卡。 (五)员工工卡遗失、污损等原因,需要重新补办的,由所在部门报行政综合部办理补做,但必须收取使用人工卡制作工本费(具体金额视市场行情而定),并开具收据,费用交与公司财务。 (六)工卡是员工在公司的工作证明,不做他用,每位员工须按规定佩带工卡,并有责任对工卡进行妥善保管。 (七)任何员工不得将工卡借与其他人使用。 (八)员工离职,须把工卡交还所在部门。 第六条钥匙管理 (一)各中心的钥匙要指定专人保管。 (二)公司本部除个人抽屉
10、钥匙及各部门资料柜钥匙外,均由行政综合部留存备用钥匙。 (三)办公钥匙须按工作职责的需要发放,各部门须建立和保管好钥匙领用登记表,领用和归还必须如实登记,如有遗失,即刻告之行政综合部。 第七条办公用品、设施设备的管理 (一)办公用品的采购按物资申购流程办理,电脑、复印机、打印机、摄象机等类纳入固定资产。 (二)空调的使用管理 1、使用空调时,须按照正确的操作方法进行操作,使用完毕,应按要求及时关机、断电;2、必须节约用电,安全用电。 任何人不得随意启开空调外壳,私自拆装空调及空调开关,也不得在空调线路上乱接线;3、为做到节能降耗,要求夏季室温在25摄氏度以上,方可开机使用空调制冷,其余时间(晚
11、间、阴雨天等)不得开启空调或只可开启通风。 每天下班后要及时 空调和电源,坚决杜绝开窗使用空调现象; 4、假期、双休日在办公室办公、学习时,不得随意开启空调; 5、各办公区域负责人要负责掌握空调的使用时间,管理所属空调的正确使用,避免人为损坏,以保证空调能发挥其应有作用; 6、行政综合部要组织相关人员经常对空调线路、开关、接线盒等设施进行检查,发现故障及时报告修理。 (三)复印机、速印机的使用管理: 1、复印数量在40张以下的使用复印机; 数量大于40张的为节约资源,务必使用速印机;2、使用机器时,须按照正确的操作方法进行操作,使用完毕,应按要求及时关机、断电;3、遇有故障时,切勿盲目操作,及时通知行政综合部排除故障,遇有重大故障,行政综合部应及时联系维修商前来修理。 4、其他单位的复印机应设专人管理,并签订维保商。 (四)电脑及周边设施设备的使用管理 1、电脑的维修原则上由网络信息组负责;2、其他周边设施设备也应文明使用,在保修期内的,部门可由自行联系维修; 若已过保修期,须上报给网络信息组给出处理意见,方可维修; (五)任何仪器、设施、设备,非专业人员,任何个人不得擅自拆装、维修,一经发现后果自负并严肃处理。 第三章附则 第八条本办法自发文之日起实行。 修订、解释权归属公司行政综合部。 第13页，共13页