全国计算机等级考试二级office高级应用理论知识总结.pdf

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1、目录Office高级应用理论知识总结Word一、输入特殊符号-1二、选择不相邻的多段文本-1三、选择垂直文本-1四、高级替换-2五、设置字符间距-2六、换行和分页设置-2七、设置页面颜色和背景-3八、设置文档网格-3九、将文本转换成表格-3十、设置标题行跨页重复-4十一、设置图片在页面上的位置-4十二、删除图片背景-5十三、使用智能图形 SmartArt-5十四、首字下沉-6十五、复制并管理样式-6十六、插入域-7十七、文档分节-7十八、创建首页不同的页眉和页脚-8十九、为奇偶页创建不同的页眉或页脚-8二十、为文档各节创建不同的页眉或页脚-9二十一、应用多级编号列表-9二十二、多级编号与样式的

2、链接-10二十三、插入脚注和尾注-10二十四、交叉引用题注-11二十五、利用目录库样式创建目录-11二十六、自定义目录-12二十七、直接制作邀请函-12二十八、删除空白段落-13Office高级应用理论知识总结-Excel一、选择性粘贴-14二、设置单元格格式-14三、条件格式-14四、数据透视表-14五、图片、剪贴画、smartart、各类图表-14六、分类汇总-14七、公式-14八、函数-15通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之O

3、ffice高级应用理论知识总结Word一、输入特殊符号除了正常文字以外，在输入文档的过程中经常需要输入一些特殊符号，如中文标点、数学运算符、货币符号、带括号的数字等。有些输入法已将某些常用符号比如中文标点、人民币符号等定义在键盘的按键上了，但大多数特殊符号仍需要采用下列方法输入。首先定位光标，然后在“插入 选项卡的 符号 组中单击 符号 按钮，从打开的下拉列表中选择“其他符号 命令，打开 符号 对话框，从中选择所需的按钮,最后单击 插入 按钮。二、选择不相邻的多段文本选择一段文本后，按住键盘上的Ctrl键，再选择另一处或多处文本，即可将不相邻的多段文本同时选中。三、选择垂直文本首先，按住键盘上

4、的A lt键，将鼠标指针移动到要选择文本的开始字符，按下鼠标左键，然后拖动鼠标，直到要选择的文本的结尾处，松开鼠标和A lt键。此时，一块垂直文本就被选中了。使用键盘选择文档中的文本选择操作右侧一个字符按 Shift+方向右键左侧一个字符按 Shift+方向左键一个 单 词（从开头到结尾）将插入点放在单词开头，再按Ctrl+Shift+向右方向键一个 单 词（从结尾到开头）将指针移动到单词结尾，再按Ctrl+Shift+向左方向键一 行（从开头到结尾）按 Home键，然后按Shift+End组合键一 行（从结尾到开头）按 End键，然后再按Shift+Home组合键1/21通过文字处理软件创建

5、、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之选择操作下一行按E n d键，然后按Shift+向下方向键上一行按H om e键，然后按Shift+向上方向键一 段（从开头到结尾）将指针移动到段落开头，再按Ctrl+Shift+向下方向键一 段（从结尾到开头）将指针移动到段落结尾，再按Ctrl+Shift+向上方向键一个 文 档（从开头到结尾）将指针移动到文档结尾，再按Ctrl+Shift+Home组合键一个 文 档（从结尾到开头）将指针移动到文档开头，再按Ctrl

6、+Shift+End组合键从窗口的开头到结尾将指针移动到窗口开头，再按Alt+Ctrl+Shift+PageDown组合键整篇文档按C trl+A键四、高级替换在 查找和替换 对话框中单击左下角的 更多 按 钮（此时 更多 按钮变为，更少，按钮），打开对话框，进行高级查找和替换设置。通过高级查找和替换设置，可以进行格式替换、特殊字符替换、使用通配符替换等操作。高级替换功能使得文本的查找和替换更加方便和灵活、实用性更强。五、设置字符间距在 开始”选项卡上的 字体 选项组中，单击 对话框启动器 按钮打开 字体对话框，切换至高级 选项卡。在 字符间距”选项区域按需要调整字符间距。六、换行和分页设置在

7、对某些专业的或比较长篇的文档进行排版时，经常需要对一些特殊的段落进行格式调整，以使版式更加和谐、美观。2/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之七、设置页面颜色和背景设置页面颜色和背景的操作步骤如下：打开 页面布局 选项卡，单击 页面背景 组中的 页面颜色 按钮在弹出的下拉列表中，可以在 主题颜色 或 标准色 区域中单击所需颜色选择其他颜色。在 页面颜色 下拉列表执行 其他颜色 命令，在随后打开的颜色 对话框中进行选择。设定填充效果

8、。如果希望添加特殊效果，则可在“页面颜色 下拉列表中执行填充效果 命令，打开 填充效果”对话框。在该对话框中有 渐变 纹理 图案”“图片”4个选项卡用于设置页面的特殊填充效果。设置完成后，单击“确定”按钮，即可为整个文档的所有页面应用美观的背景。八、设置文档网格在很多中文文档中，要求每页有固定的行数，这就需要进行文档网格的设置。具体操作方法如下：在 页面布局 选项卡上，单击 页面设置 组中的 对话框启动器 按钮，打开页面设置 对话框。单 击 文档网格”选项卡，切换到“文档网格”设置窗口。指 定网格类型，设置每行字符数、每页行数等内容。在 应用于 下拉列表中指定范围应用，单击 确定 按钮完成设置

9、。九、将文本转换成表格在Word中，可以将事先输入好的文本转换成表格，只需在文本中设置分隔符即可。其操作步骤如下：首 先在Word文档中输入文本，并在希望分隔的位置使用分隔符。分隔符可以是制表符、空格、逗号以及其他一些可以输入的符号。每 行 文 本（也有可能是一段文本）对应一行表格的内容。选择要转换为表格的文本，单击“插入 选项卡上 表格 选项组中的“表格”按钮。往弹出的下拉列表中，执行 文本转换成表格 命令。打开如图4.25所示的，将文字转换成表格，对话框。3/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是一款目前比较流行、应用广泛的文字处理

10、软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之在 文字分隔位置 选项区域中单击文本中使用的分隔符，或者在 其他字符右侧的文本框中输入所用字符。通常，Word会根据所选文本中使用的分隔符默认选中相应的菜单选项，同时自动识别出表格的行列数。确认无误后，单击 确定 按钮，原先文档中的文本就被转换成了表格。此外，还可以将某表格置于其他表格内，包含在其他表格内的表格称作嵌套表格。通过在单元格内单击，然后使用任何创建表格的方法就可以插入嵌套表格。当然，将现有表格复制和粘贴到其他表格中也是一种插入嵌套表格的方法。十、设置标题行跨页重复对于内容较多的表格，难免会跨越两页或更多页。此时，

11、如果希望表格的标题行可以自动地出现在每个页面的表格上方，可以设置标题行重复出现，操作步骤 如 下：首 先选择表格中需要重复出现的标题行。在 表格工具1布局 选项卡上，单击“数据”选项组中的 重复标题行 按钮。十一、设置图片在页面上的位置当所插入图片的文字环绕方式为非嵌入型时，通过设置图片在页面的相对位置，可以合理根据文档类型布局图片。其操作步骤如下：选中要进行设置的图片，打开 图片工具1格式”选项卡。单击 排列 选项组中的“位置”按钮，在展开的下拉列表中选择某一位置布局方式。也 可以在 位置 下拉列表中单击 其他布局选项 命令，打开 布局 对话框。在“位置”选项卡中根据需要设置 水平 垂直”位

12、置以及相关的选项。其中：对象随文字移动该设置将图片与特定的段落关联起来，使段落始终保持与图片显示在同一页面上。该设置只影响页面上的垂直位置。锁 定 标 记 该设置锁定图片在页面上的当前位置。允 许 重 叠 该设置允许图形对象相互覆盖。4/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是一款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之表格单元格中的版式该设置允许使用表格在页面上安排图片的位置。十二、删除图片背景插入到文档中的图片可能会因为背景颜色太深而影响阅读和输出效果，此时可以去除图片背景

13、。删除图片背景的操作步骤如下：选中要进行设置的图片，打开 图片工具1格式”选项卡。单击 调整 选项组中的 删除背景 命令，此时在图片上出现遮幅区域。在图片上调整选择区域四周的控制柄，使要保留的图片内容浮现出来。调整完成后，在背景消除 上下文选项卡中单击“保留更改”按钮，指定图片的背景被删除。十三、使用智能图形SmartArt添 加SmartArt智能图形的基本方法如下：将鼠标光标定位在要插入SmartArt图形的位置 打开 插入 选项卡，在“插图 选项组中单击SmartArt按 钮，打开 选择SmartArt图形 对话框。在该对话框中列出了所有SmartArt图形的分类，以及每个SmartAr

14、t图形的外观预览效果和详细的使用说明信息。从左侧的类别列表中单击选择某一图形类别，如 列表。在中间区域中单击选择某一图形，右侧将会显示其预览效果。单击 确定 按钮，将SmartArt图形插入到文档中。同时，功能区中显示SmartArt工具下的 设计 和 格式 两个上下文选项卡。此 时 的SmartArt图形还没有具体的信息，是个只占位符文本（如“【文本】）的框架。在SmartArt图形中各形状上的文字编辑区域内直接输入所需信息替代占位符文本，也可在左侧的 文本 窗格中输入所需内容。在 文本 窗格中添加和编辑内容时，SmartArt图形会自动更新，即根据 文本”窗格中的内容自动添加或删除形状。提

15、 示：如果看不至 文本 窗格，则可以在SmartArt工具 中的 设计 上下文5/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之选项卡上，单 创建图形”选项组中的 文本窗格 按钮，以显示出该窗格。或者，单 击SmartArt图形左侧的“文本”窗格控件将该窗格显示出来。通过SmartArt工 具1设计 和SmartArt工 具1格式 两个选项卡，可以对插入 的SmartArt图形的布局、样式、颜色、排列等进行设置。例如，单击SmartArt样

16、式”选项组中的 更改颜色 按钮，在弹出的下拉列表中选择适当的颜色，为SmartArt图形应用新的颜色搭配效。十四、首字下沉 选择需要设置下沉效果的文本，可以包含两个字。在“插入 选项卡上的“文本 组中单击“首字下沉 按钮，从下拉列表中选择下沉样式。单 击其中的”首字下沉选项 命令，打开 首字下沉 对话框，可以进行详细设置。十五、复制并管理样式编辑文档的过程中，如果需要使用其他模板或文档的样式，可以将其复制到当前的活动文档或模板中，而不必重复创建相同的样式。复制与管理样式的操作步骤如下：打 开需要接收新样式的目标文档，在“开始”选项卡上的“样式”选项组中，单击”对话框启动器 按钮，打开“样式 任

17、务窗格。单击 样式 任务窗格底部的“管理样式 按钮，打开 管理样式”对话框单 击左下角的”导入/导出 按钮，打开 管理器”对话框中的 样式 选项卡。在该对话框中，左侧区域显示的是当前文档中所包含的样式列表，右侧区域显示的是Word默认文档模板日所包含的样式。此 时，可 以 看 到 右 边 的 样 式 的 有 效 范 围 下 拉 列 表 框 中 显 示 的 是Normal.dotm（共用模板）,而不是包含有需要复制到目标文档样式的源文档。为了改变源文档，单击右侧的“关闭文件 按钮，原来的 关闭文件 按钮就会变成 打开文件 按钮。单 击 打开文件 按钮，打开“打开”对话框。6/21通过文字处理软件

18、创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之在 文件类型 下拉列表中选择 所有Word文档”，找到并选择包含需要复制到目标文档样式的源文档，单击 打开 按钮将源文档打开。选中右侧样式列表中所需要的样式类型，然后单击“复制 按钮，即可将选中的样式合应 样式 任务窗格中看到已添加到左侧的当前目标文档中。单击“关闭 按钮，结束操作。此时就可以在当前文档的 样式 任务窗格中看到已添加的新样式了。十六、插入域域是一组能够嵌入文档中的指令代码，其在文档中体现为数据的占位

19、符。域可以提供自动更新的信息，如时间、标题、页码等。在文档中使用特定命令时，如插入页码、插入封面等文档构建模块时或者创建目录时，Word会自动插入域。必要时，还可以手动插入域，以自动处理文档外观。例如，当需要在一个包含多个章节的长文档的页眉处自动插入每章的标题内容时，可以通过手动插入域来实现。手动插入域的操作方法如下：在文档中需要插入域的位置单击鼠标。打 开 插入 选项卡，单击 文本 选项组中的“文档部件 按钮，打开下拉列表。从 下拉列表中选择“域 命令，打开 域”对话框。选择类别、域名，必要时设置相关域属性后，单击“确定”按钮。在对话框的”域名 区域下方显示有对当前域功能的简单说明。提 示：

20、在插入的域上单击鼠标右键，利用快捷菜单可以实现切换域代码、更新域、编辑域等操作。另外，还可以通过按快捷组合键实现相关操作，如 按 F9 可以更新域，按 Alt+F9可以切换域代码，按 Ctrl+Shift+F9可以将域转换为普通文本等。十七、文档分节在文档中插入分节符，不仅可以将文档内容划分为不同的页面，而且还可以分别针对不同的节进行页面设置。插入分节符的操作步骤如下：将光标置于需要分节的位置。在 页面布局”选项卡上的“页面设置”选项组中，单击 分隔符 按钮，打开分隔符选项列表。7/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是一款目前比较流行

21、、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之单 击选择其中的一类分节符后，在当前光标位置处插入一个分节符。分节符的类型共有4种，其 中：下 一 页 分节符后的文本从新的一页开始，也就是分节的同时分页。连续 新节与其前面一节同处于当前页中，也就是只分节不同页，两节处于同一页中。偶 数 页 分节符后面的内容转入下一个偶数页，也就是分节的同时分页，且下一页从偶数页码开始。奇 数 页 分节符后面的内容转入下一个奇数页，也就是分节的同时分页，且下一页从奇数页码开始。十八、创建首页不同的页眉和页脚如果希望将文档首页页面的页眉和页脚设置得与众不同，可以按照如下方

22、法操 作：双 击文档中的页眉或页脚区域，功能区自动出现 页眉和页脚工具1设计 选项卡。在 选项 选项组中单击选中“首页不同 复选框，此时文档首页中原先定义的页眉和页脚就被删除了，可以根据需要另行设置首页页眉或页脚。十九、为奇偶页创建不同的页眉或页脚有时一个文档中的奇偶页上需要使用不同的页眉或页脚。例如，在制作书籍资料时可选择在奇数页上显示书籍名称，而在偶数页上显示章节标题。令奇偶页具有不同的页眉或页脚的操作步骤如下：双击文档中的页眉或页脚区域，功能区中自动出现“页眉和页脚工具1设计”选项卡。在“选项”选项组中单击选中“奇偶页不同”复选框。分别在奇数页和偶数页的页眉或页脚上输入内容并格式化，以创

23、建不同的页眉或页脚。提示：“页眉和页脚工具1设计”选项卡上提供了“导航”选项组，单击“转至页眉”按钮或“转至页脚”按钮可以在页眉区域和页脚区域之间切换。如果文档已分节或8/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之者选中了 奇偶页不同”复 选 框，则单击“上一节”按钮或“下一节”按钮可以在不同节之 间、奇 数 页 和 偶 数 页 之 间 切 换。二 十、为 文 档 各 节 创建不同的页眉或页脚当 文 档 分 为 若 干 节 时，可 以为

24、 文 档 的 各 节 创 建 不 同 的 页 眉 或 页 脚，例如可以在一个长篇文报的 目录 与 内容”两 部 分 应 用 不 同 的 页 脚 样 式。为 不 同 节 创 建 不 同 的 页 眉 或 页 脚 的 操 作 步 骤 如 下：先 将 文 档 分 节，然 后 将 鼠 标 光 标 定 位 在 某 一 节 中 的 某 一 页 上。在 该 页 的 页 眉 或 页 脚 区 域 中 双 击 鼠 标，进 入 页 眉 和 页 脚 编 辑 状 态。插 入 页 眉 或 页 脚 内 容 并 进 行 相 应 的 格 式 化。在 页 眉 和 页 脚 工 具1设计 选项卡的 导航”选 项 组 中，单击 上一节

25、或 下一节 按 钮 进 入 到 其 他 节 的 页 眉 或 页 脚 中。默 认 情 况 下，下 一 节 自 动 接 受 上 一 节 的 页 眉 页 脚 信 息。在“导航”选项组中单击”链 接 到 前 一 条 页 眉 按 钮，可 以 断 开 当 前 节 与 前 一 节 中 的 页 眉（或 页 脚）之 间 的 链 接，页眉和页脚区域将不再显示 与上一节相同”的 提 示 信 息，此时修 改 本 节 页 眉 和 页 脚 信 息 不 会 再 影 响 前 一 节 的 内 容。编 辑 修 改 新 节 的 页 眉 或 页 脚 信 息。在文档正文区域中双击鼠标即可退出页眉页 脚 编 辑 状 态。二 十 一、应用

26、多级编号列表为 了 使 文 档 内 容 更 具 层 次 感 和 条 理 性，经 常 需 要 使 用 多 级 编 号 列 表。例如,一 篇 包 含 多 个 节 的 书 稿，可 能 需 要 通 过 应 用 多 级 编 号 来 标 示 各 个 章 节。多级编号与 文 档 的 大 纲 级 别、内 置 标 题 样 式 相 结 合 时，将 会 快 速 生 成 分 级 别 的 翼 节 编 号。应 用 多 级 编 号 编 排 长 文 档 的 最 大 优 势 在 于，调 整 章 节 顺 序、级 别 时，编号能够自动 更 新。为 文 本 应 用 多 级 编 号 的 操 作 方 法 如 下：在 文 档 中 选 择

27、要 向 其 添 加 多 级 编 号 的 文 本 段 落。在“开始”选 项 卡 上，单击“段落”选项组中的“多级列表”按 钮。9/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之从弹出的“列表库”下拉列表中选择一类多级编码应用于当前文本。如需改变某一级编号的级别，可以将光标定位在文本段落之前按Tab键，也可以在该文本段落中单击右键，从快捷菜单中选择“减少缩进量”或“增加缩进量”命令来实现。如需自定义多级编号列表，应在“列表库 下拉列表中选择执行

28、 新定义的多级列表”命令，在随后打开的 定义新多级列表”对话框中进行设置。二十二、多级编号与样式的链接多级编号与内置标题样式进行链接之后，应用标题样式即可同时应用多级列表，具体操作方法如下：在“开始”选项卡上，单击 段落”选项组中的 多级列表 按钮。从弹出的下拉列表中选择 定义新的多级列表 命令，打开 定义新多级列表对话框。单击对话框左下角的“更多 按钮，进一步展开对话框。从左上方的级别列表中单击指定列表级别，在右侧的 将级别链接到样式”下拉列表中选择对应的内置标题样式。在下方的“编号格式 区域中可以修改编号的格式与样式、指定起始编号等。设置完毕后单击“确定”按钮。在文档中输入标题文本或者打开

29、已输入了标题文本的文档，然后为该标题应用已链接了多级编号的内置标题样式。二十三、插入脚注和尾注脚注和尾注一般用于在文档和书籍中显示引用资料的来源，或者用于输入说明性或补充性的信息。脚注位于当前页面的底部或指定文字的下方，而尾注则位于文档结尾处或者指定节的结尾。脚注和尾注均通过一条短横线与正文分隔开,且都比正文文本的字号小一些。在文档中插入脚注或尾注的操作步骤如下：在文档中选择需要添加脚注或尾注的文本，或者将光标置于文本的右侧。在功能区的“引用 选项卡上，单击 脚注 选项组的”插入脚注 按钮，即可在10/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Wor

30、d是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之该页面的底端加入脚注区域；单击“插入尾注 按钮，即可在文档的结尾加入尾注区域。在脚注或尾注区域输入注释文本单击 脚注 选项组右下角的 对话框启动器”按钮，打开 尾注和脚注 对话框,可对脚注或尾注的位置、格式及应用范围等进行设置。当插入脚注或尾注后，不必向下滚到页面底部或文档结尾处，只需将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，注释文本就会出现在屏幕提示中。二十四、交叉引用题注在编辑文档过程中，经常需要引用已插入的题注。在文档中引用题注的操作方法是：首先在文档中应用标题样式、插入题注

31、，然后将光标定位于需要引用题注的位置。在“引用”选项卡上，单击 题注”选项组中的“交叉引用 按钮，打开 交叉引用对话框。在该对话框中，选择引用类型、设定引用内容，指定所引用的具体题注。单 击 插入 按钮，在当前位置插入引用，如 图 5.26所示。单击“关闭 按钮退出对话框。注意：交叉引用是作为域插入到文档中的，当文档中的某个题注发生变化后，只需进行一下打印预览，文档中的其他标注序号及引用内容就会随之自动更新。二十五、利用目录库样式创建目录在文档中使用 目录库”创建目录的操作步骤如下：首 先将鼠标光标定位于需要建立目录的位置，通常是文档的最前面。在 引用 选项卡上的 目录 选项组中，单击 目录

32、按钮，打开目录库下拉列表，系统置的 目录库 以可视化的方式展示了许多目录的编排方式和显示效果。如果事先为文档的标题应用了内置的标题样式，则可从列表中选择某一种自动目录 样式,Word2010就会自动根据所标记的标题在指定位置创建目录。如果未使用标题样式，则可通过单击 手动目录”样式，然后自行填写目录内11/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之容。二十六、自定义目录除了直接调用目录库中的现成目录样式外，还可以自定义目录格式，特别是在

33、文档标题应用了自定义后，自定义目录变得更加重要。自定义目录格式的操作步骤如下：首先将鼠标光标定位于需要建立目录的位置，通常是文档的最前面。在 引用 选项卡上的 目录”选项组中，单击 目录 按钮。在弹出的下拉列表中选择“插入目录 命令，打开 目录 对话框。在该对话框中可以设置页码格式、目录格式以及目录中的标题显示级别，默认显示3级标题。在 目录”选项卡中单击“选项 按钮，打开“目录选项”对话框，在“有效样式”区域中列出了文档中使用的样式，包括内置样式和自定义样式。在样式名称旁边的 目录级别 文本框中输入目录的级别（可以输入1到9中的一个数字）,以指定样式所代表的目录级别。如果希望仅使用自定义样式

34、，则可删除内置样式的目录级别数字、例 如 删 除 标 题1标 题2和 标题3”样式名称旁边的代表目录级别的数字。当有效样式和目录级别设置完成后，单击 确定 按钮，关闭”目录选项”对话框。返回到 目录 对话框后，可以在 打印预览”和Web预览 区域中看到创建目录时使用的新样式设置。二十七、直接制作邀请函很多情况下，需要制作或发送一些信函或邀请函之类的邮件给客户或合作伙伴，这类邮件的内容通常分为固定不变的内容和变化的内容。如果希望将数据源中邀请人的信息自动填写到邀请函主文档中，就可以利用邮件合并功能来实现，操作步骤如下：首先打开案例文档“邮件合并邀请函主文档.docx,可以对其进行编辑修改以符合个

35、人的要求。12/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之从 邮件”选项卡上的 开始邮件合并 组中单击”选择收件人 按钮。从弹出的下拉列表中选择”使用现有列表 命令，在弹出的”选取数据源”对话框中选择数据源文档 邮件合并通讯录.X1SX作为数据源。在主文档中的抬头文本 尊敬的 和冒号：之间单击定位光标。在 邮件 选项卡上单击”编写和插入域”组中的“插入合并域 按钮，从下拉列表中选择需要插入的域名“姓名。在 邮件 选项卡上，单击 编写和插

36、入域 组中的 规则 按钮，从下拉列表中选择 如果那么否则 命令。打开 插入W ord域IF对话框。在该对话框中设置条件。在 邮件 选项卡上单击 完成并合并二十八、删除空白段落将文中所有的空白段落删除的操作步骤如下：开始一编辑一替换一更多光 标置于查找内容框里一特殊格式一段 落 标 记x 2 f光标置于替换为框里一段落标记X 1-全部替换13/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之Office高级应用理论知识总结Excel一、选择性粘

37、贴选择性粘贴可以转置单元格，也可以选择粘贴数值（防止转置后公式错位）、公式、格式、批注、有效性验证、所有使用源主题的单元、边框除外、列宽、公式和数字格式、值和数字格式等。二、设置单元格格式选中目标单元格之后，通过右击鼠标，可以进行单元格格式的设置。包括数字、对齐、字体、边框、填充、保护等。三、条件格式：显示单元格规则（改变字体和填充色来突出优秀成绩）、项目选取规则（筛选 前1 0%）、新建规则（排名）。四、数据透视表（带表标题）：根据字段筛选想要的结果。分为：报表筛选、列标签、行标签、数值。另外：设计里可改变报表布局、总计、分类汇总。五、图片、剪贴画、s m a r t a r t、各 类 图

38、 表（注意选取正确数据区域，以便设置好水平轴坐标和图例）、超链接、文本框、页眉页脚、艺术字、符号等和w o r d类似。三、分类汇总：按照分类字段进行排序一依据要求选择分类字段，汇总项，以及汇总方式一确定。（注意：操作数据对象的数据格式，必须是普通数据区，不能是文件格式）七、公式“=”开始。常用要素有：单元格引用，常量，运算符、数组和函数。八、单 元 格 引 用：相对引用:A 1；绝对引用：$A$1 （F 4）；混合引用：$A 1,A$1.（2）名称与区域：选定区域一公式一定义名称，即可将该区域命名新的名称。（3）数组：形 式“”；（自己不能键入花括号）。执行结果时，按 下Ct r l+S h

39、 ift+E n t er快捷键（4）运算符：+,*,/,&,（常用）X （5）函 数（公式审核F 9）：语法：函 数 名（参数列表）参数列表：1.有 几 个 参 数（可以为（）14/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之2.每个参数的类型X 3.每个参数的含义（功能）这个最重要4.返回值的数据类型。（-）求和运算1.Sum 函数、sumif（s）函数、sumproduct 函数。（-）数值运算1.A bs函数：取绝对值2.Int函数

40、：数值向下（小）取 整 数（int（-9.9）用法：int（数值）。例：INT（TODAY（）-日期）/365）为年龄满一年计入数据。3.Trunc函数：取整，把小数去掉。（正数范围和int 一样）。4.Round函数：四舍五入。用法：round（数，正 数（小数点保留几位）/负数（哪位四舍五入）/零）5.M od函数：取模运算，取余。用法：mod（被除数，除数），与if嵌套用于身份证倒数第二位看性别。（三）垂直查询1.Lookup函数：从一串字符串或数据中找出对应关系。用法：lookup（目标，数组1 ,对应数组2）。另外：与M id函数套用筛选字符串。（查找对应班级）2.Vlookup函数

41、：从目标字符串或数据匹配对应关系。用法：vlookup（目标，数据关系表，（对应第x列）x,true（精准匹配）/false（大致匹配）。注意：数据关系表要注意绝对引用/定义名称。查找目标必须是数据关系表的首列。true表示排序匹配（近似）一一日期、数值，false表示大致匹配（精确）一一文本。大多数都用false（四）逻辑判断1.I f函数：一串字符串或数据中找真假对应关系。用法：if（目标=x,（真）a,（假）b）。15/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Off

42、ice套装办公软件中的主要组件之另外：与 M id函数套用筛选字符串。i f 函数套环，在（假）处可以再套i f 函数，实现多个对应关系。（查找对应班级、月份算季度）。第三个参数不写默认false,可和min/max函数嵌套找最小/最大值。（五）日期时间1.Now函数：返回日期格式的当前日期和时间。2.Today函数：今天的日期用法：today（）,没有参数值。3.Weekday函数：返回一周中第几天的数值。用法：weekday（目标，1/2/3）,常用2（表示周一到周日的数字为1-7）。4.Datedif函数：是 Excel的隐藏函数，计算日期差（计算年龄、停车时间）。用法：datedif（

43、开始日期，结束日期，返回信息类型（y/m/d）注意：返回信息类型还有MD（同月隔天数，计算停车时间）/YD（同年隔天数）/YM（同年隔月数）。5.Year 函数。（六）平均值计算1.Average 函数2.Averageif（s）函数。（七）计数运算1.Count函 数（计算单元格个数）、2.counta函 数（计算非空单元格个数）。3.Countif（s）函数：筛选符合条件的单元格数量（算参加的考生人数）用法：countifs（筛选范围1,条 件 1,.）（八）最值及排序1.Max/Min函数：一组数据中找最大/小值。2.Rank/rank.avg（平均）/rank.eq 函数：排名。（九）

44、文本计算1.M id函数：从字符串或数据中返回一段字符串。用法：mid（目标，a,b）,表示从目标字符串中从a 起取b 个字符。另外：可以和字符连用。（例:=MID（F3,7,4）&年&MID（F3,11,2）&月&MID（F3,13&16/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之日）2.Concatenate函数：文本相加。3.Text函数：将数值转换为文本类型（身份证提取出生日期）。例：T*!（乂2（身份证号码,7,8）,0000年

45、 00月 00 日）4.Left/right函数：从文本字符串第一/最后一位返回指定字数字符。用法：left/right（文本，提取字符个数）5.Trim函数：删除字符串中多余空格。6.Len函数：返回文本串中字符个数。7.Replace函数：用新字符串替换旧的（指定位置指定数量）。用法：replace（替换字符串，开始位置，替换个数，“替换结果”），用于隐私替换。例：1 8 位 身 份 证，要 将 3、4位 和 9、1 0 用*替 换，则 函 数 是=REPLACE（REPLACE（D2,9,2,*”）,3,2,”*”），这里的嵌套是替换一部分后的结果再替换另一部分！公 式（其他）（一）定义

46、名称：可定义表格为名称，免去相对/绝对引用的考虑。数据（-）获取外部数据1.自access和其他 来 源（没考过）。2.自网站：转到网址直接导入网址中的表格。注意：要删去外部链接，删除 格 式（影响后续操作）！3.自文本：将含制表符的文本导入成表格形式。步骤:选择文件类型（分隔符即制表符/固定宽度）和文件原始格式（文字种类，如 54936：简体中文）一选分隔符号（如 tab键）一选择列数据 格 式（一般为常规）一完成。注意：可以将结果按照字符宽度进一步分列。（二）排序和筛选1.排序：常见：数值排序不常见：17/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一

47、。Word是一款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之 日期比较大小：利用数值表达进行比较；逻辑比较大小：如 TrueFalse；文本比较大小，数据利用文本格式比较是按位上大小比，如，2”000；另：文本比较大小的三种环境（原则不同，结论不同）机器环境下：按机内码比aA 拼音环境下：Aa（常见的默认方式）笔画环境下:Aa注意点：a.排序选项：是否区分大小写也有影响b.数据包含标题：勾选一列标题不参与排序；c.正常排序若被禁止，则是因为数据不是常量（如公式所得结果）；d.剪切排序对象再粘贴值，会消去公式；e.开始-清除-可选择删除格

48、式、批注等；f.有空格的数据排序不成功（采用trim函数删去空格）。ASCII码表：2.筛选：将字段按照条件筛选，但是可能会改变其他东西（如表格、单元格公式）。3.高级筛选第 1 步筛选条件：将要用到的标题复制旁边空白单元格，并在下面输入筛选条件。（同一行上为“并且”条件，不同行上为“或者”条件）第 2 步选定数据区域18/21通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已经成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是 款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS Office套装办公软件中的主要组件之第3步 数 据 一排序和筛选一筛选一高级第4步从弹出的窗口选定：方式、数

49、据区域、条件区域、以及数据将要复制的位置，并单击确定（三）数据工具1.分列：一列的内容变两列（按照字符长度分）。2.删除重复项、数据有效性、合并计算。3.合并计算：打开进行合并计算操作的工作簿一一将光标定位在放置合并数据的工作表中一一单击存放合并数据区域中的左上方单元格一数据一数据工具一合并计算一依据要求设置所需函数、引用位置、标签位置。其 中：黄色区域：设定公式绿色/蓝色区域：输入变量其他（一）审阅、视 图（不常考）。（二）表格的设计：修 改 表 名 称（有时比较难找）。（三）底部工作表：插入、重命名、修改标签颜色（就是修改主题！）、移动和复制、隐藏。（四）有时如果无法操作，试着转换成区域。（五）灵活运用单元格自定义数字格式，例 如（yyyy“年“mm“月“dd“日”,aaaa）表示某年某月某日星期几。（六）注意相对引用和绝对引用，尤其在填充的时候！（七）可设置数据有效性，控制某一列的输入，否则提示错误信息。（八）要同时审阅很大的工作表的不同部分，最优方法是在工作表合适位置拆分窗口，然后分别查看不同部分。（九）保护工作表隐藏/结构。19/21