办公自动化基础知识介绍.pptx

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1、办公自动化基础 1培训专用办公自动化介绍 现代办公所处理的信息类型多种多样，有数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。2培训专用 办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件：文字处理软件文字处理软件Word 2003Word 2003电子表格处理软件电子表格处理软件 Excel 2003 Excel 2003演示文稿制作软件演示文稿制作软件PowerPoint 2003PowerPoint 20033培训专用Word2003文字处理 如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该

2、程序呢？如何利用 word 2003对文档进行管理呢？如何对文档进行编辑？如何对文档进行排版呢？如何进行图文混排呢？如何插入并制作表格呢？如何高效进行排版？如何进行打印？学习任务4培训专用启动Word 2003 常规启动 单击“开始”|“程序”|“Microsoft Word”快捷启动 双击桌面上的Word快捷方式图标通过已有文档进入Word 20035培训专用退出Word 2003单击标题栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。双击标题栏左侧的“W”图标。单击“文件”菜单中的“退出”命令。按组合键Alt+F4。6培训专用标题栏标题栏菜单栏菜单栏工具

3、栏工具栏标尺标尺状态栏状态栏编辑区编辑区本节结束，请点击 返回Word 2003窗口介绍窗口介绍7培训专用文档管理 包括：如何创建一个新文档？如何在已有文档中输入内容？如何保存文档？如何将已有的文档打开？如何利用 word 2003对文档进行管理呢？8培训专用文档管理 创建新文档创建新文档常有以下三种方法：单击“文件”菜单的“新建”命令。按组合键CtrlN。单击“常用工具栏”上的“新建”按钮。新建文档默认的文件名是“文档1”。9培训专用利用“模板”创建新文档例如：利用“现代型信函”模板生成一封信10培训专用输入与编辑正文光标表示录入内容时的插入位置。键盘定位利用键盘方向键End、Home、Ct

4、rl+End、Ctrl+Home鼠标定位在欲插入内容处单击鼠标左键。当前输入和编辑的位置：插入点11培训专用输入正文途径利用键盘利用键盘利用利用“软键盘软键盘”插入菜单插入菜单视图视图|页眉、页脚页眉、页脚编辑编辑|替换、剪切、替换、剪切、复制复制12培训专用输入案例分析 点点日记 今天是2012年11月5日星期一，室内气温57之间。晚上，我正在看，突然铃声响起，原来是我的同学Mary,她问我书中第的数学题，求“12+24+36+48+100200=?”有什么简便方法？我告诉了她，她很高兴，对我说：“Thank you！My best friend！”后来，她要我去图书馆为她借阅巴金的家、春、

5、秋，并告诉我，她的Email地址是，要我借到后写给她。13培训专用在输入过程中的状态：改写、插入，insert“Enter”产生段落标记：“shift+Enter”产生强制换行标记：“CtrlEnter”强制换页。Backspace键删除“插入点”前面的字符Delete键来删除“插入点”后面的字符 14培训专用当对新文档第一次保存时，将会打开“另存为”对话框。保存文档(1)文件文件|保存保存文件文件|SCtrl+SF2文件文件|另存为另存为15培训专用保存的特殊设置自动保存功能菜单“工具|保存选项”安全性16培训专用打开已有文档“常用工具栏”中打开按钮文件|打开文件|0“CtrlCtrlOO”

6、“CtrlCtrlF12F12”。本节结束，请点击 返回17培训专用文档的编辑 选定文本“先选定”，“后操作”直接“拖拽”文本中双击（词）文本中三击（段）单击首，单击首，Shift+单击尾（连续）单击尾（连续）Ctrl“拖拽拖拽”（不连续）（不连续）选定区：单击、双击、三击选定区：单击、双击、三击全选（全选（Ctrl+A)18培训专用文档移动和复制拖拽到目标编辑|剪切：（目标）粘贴“CtrlX”:“CtrlV”Ctrl拖拽到目标编辑|复制：（目标）粘贴“CtrlC”:“CtrlV”19培训专用撤销和恢复 :工具栏编辑|撤销“CtrlZ”:工具栏工具栏编辑|恢复“CtrlY”20培训专用查找与替

7、换编辑|查找“CtrlF”编辑|替换“CtrlH”21培训专用查找高级功能22培训专用文档的排版 字体格式字体：汉字字号汉字字号 阿拉伯数字字号阿拉伯数字字号字符间距：缩放、间距、位置缩放、间距、位置23培训专用字体特殊格式中文版式：拼音指南、带圈字符拼音指南、带圈字符 边框和底纹：“文字文字”边框、底纹边框、底纹语言：中文繁简转换中文繁简转换24培训专用段落格式对齐方式对齐方式 缩进缩进间距间距25培训专用段落其它格式项目符号和编号项目符号和编号 边框和底纹边框和底纹分栏分栏首字下沉首字下沉26培训专用27培训专用制表位格式复制（格式刷）单击单击 双击（取消）双击（取消）28培训专用页面设置

8、A3的大小是多少呢？29培训专用页眉或页脚 “视图|页眉和页脚”，弹出“页眉/页脚”工具栏 页码 “插入|页码”30培训专用脚注和尾注 “插入|引用|脚注和尾注”超链接 “插入|超链接”31培训专用图形处理 插入图片“插入|图片PrintScreenPrintScreenAlt+PrintScreenAlt+PrintScreen图片格式化32培训专用33培训专用文字环绕效果34培训专用绘图工具栏简单图形复杂图形35培训专用图形处理 缩放和旋转添加文字组合叠放次序设置自选图形格式。文本框艺术字公式36培训专用表格制作 Word中的表格有3种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格。37培训

9、专用要设置表格中文字的对齐方式 绘制斜线表头 增加或删除行、列和单元格 公式：Left、Above、单元格1：单元格2、单元格1，单元格238培训专用“排序”拆分单元格合并单元格本节结束，请点击 返回39培训专用高效排版 样式：样式：是系统或用户并保存的一系列排版格式。创建目录打印预览打印40培训专用电子表格处理基础41培训专用数据处理科学分析计算图形、图表功能数据组织。42培训专用窗 口43培训专用编辑栏工作区工作簿：用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为.xls.xls 工作表：单击工作表标签可 以实现工作 表间的切换。单元格：行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。44培训

10、专用数 据 输 入单击单击单元格内容的输入单元格内容的输入汉字汉字文字分段文字分段西文字符西文字符日期日期分数分数公式公式数字作为文字输入前数字作为文字输入前要加单引号要加单引号 按按Alt+EnterAlt+Enter组组合键合键直接输入直接输入日期输入可用日期输入可用“/”分隔符分隔符分数的输入应先输分数的输入应先输入入“0 0”和空格和空格先输入先输入“=”45培训专用数 据 填 充填充柄填充柄46培训专用运算符 是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。算术运算符 +（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方）关系运算符=、=、=、文本运算符

11、（&)引用运算符，：空格47培训专用关系运算符=、=、=、48培训专用文本运算符（&)引用运算符，：空格A3,B2,D4B2:E5A1:E5 C3:D649培训专用2、在展开的函数列、在展开的函数列表中进行选择表中进行选择1、在需要使用函、在需要使用函数的单元格中输数的单元格中输入入“”号号利用“公式”计算数据50培训专用函数功能说明函数功能说明3、选择或输入函、选择或输入函数参数数参数51培训专用相对引用 单元格地址随着位置的不同而变化，例如：A1。绝对引用指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：$A$1。混合引用 指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：$A1,

12、A$1。52培训专用选 定3 3、单击列标可用于、单击列标可用于选择某列选择某列2 2、单击行标可用、单击行标可用于选择某行于选择某行1 1、单击某单元格并、单击某单元格并激活它，即可用于选激活它，即可用于选择单个单元格择单个单元格53培训专用1选择所要删选择所要删除内容的单除内容的单元格元格2在在“编辑编辑”菜单中选择菜单中选择“清除清除”项，项，在子菜单中在子菜单中选择相应项选择相应项3或按或按DelDel键直接键直接删除单元格内删除单元格内容容如何删除单元格内容？54培训专用粘贴单元格数据方法是：先复制数据，再选择待粘贴区域中的第一个单元格，选择“编辑|选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”

13、对话框中进行相应设置，Excel在数据复制时可以只复制部分信息吗？55培训专用单元格格式化通过“格式|单元格”命令56培训专用设置单元格格式还可以通过ExcelExcel的“格式”工具栏来进行。57培训专用自动套用格式单击“格式”菜单后，再选择“自动套用格式”命令，会弹出一个自动套用格式对话框。“格式|条件格式”命令58培训专用图图 表表 制制 作作 59培训专用选定的数据源。单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导。60培训专用图表向导之一：图表类型图表向导之一：图表类型1、选择图表类型、选择图表类型2、选择、选择子图表子图表类型类型3、单击、单击“下一步下一步”进进入步骤二对话框入

14、步骤二对话框61培训专用图表向导之二：图表源数据图表向导之二：图表源数据1、选择、选择数据源数据源区域区域2、选择行、选择行或列作为系或列作为系列列3、单击、单击“下下一步一步”进入步进入步骤骤3对话框对话框62培训专用图表向导之三：图表选项图表向导之三：图表选项3、单击、单击“下下一步一步”进入步进入步骤骤4对话框对话框1、输入、输入标题名标题名称称2、输入分、输入分类轴名称类轴名称63培训专用1、选择将图表插入当前、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作工作表中或是新的工作表中表中2、单击、单击“完成完成”按钮，整个图按钮，整个图表创建过程完毕表创建过程完毕图表向导之四：图表位置图表向导之

15、四：图表位置64培训专用数据管理和分析 包括：包括：如何建立数据清单？如何建立数据清单？如何对数据排序？如何对数据排序？如何进行数据筛选？如何进行数据筛选？如何分类汇总？如何分类汇总？如何制作如何制作数据透视表数据透视表？65培训专用建立数据清单使用“数据|记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑 66培训专用数 据 排 序单击数据区域的任意单元单击数据区域的任意单元格。格。单击菜单单击菜单“数据数据|排序排序”命命令，打开令，打开“排序排序”对话框。对话框。选择选择“主要关键字主要关键字”,“次要次要关键字关键字”“第三关键字第三关键字”。单击单击“确定确定”按钮。按钮。67培训专用数 据

16、筛 选1.自动筛选通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现2.高级筛选然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择68培训专用2.高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示69培训专用1、建立条件区域，同一、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系与，不同行之间的关系

17、为逻辑或为逻辑或2、执行、执行“数据数据”“筛选筛选”“高级高级筛选筛选”命令命令3、打开高级筛、打开高级筛选对话框选对话框4、选择数据区域、选择数据区域和条件区域和条件区域5、单击、单击“确定确定”按钮按钮70培训专用数据管理和分析分类汇总提示：先对提示：先对“分类分类”字段排序字段排序71培训专用数据管理和分析数据透视表 分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。例4.424.42统计各系男女生的人数。本例既要按“系别”分类，又要按“性别”分类。本节结束，请点击 返回72培训专用演演 示示 文文 稿稿 制制 作作 基基

18、 础础 73培训专用制作演讲稿的过程放映、打印演讲稿放映、打印演讲稿美化演讲稿美化演讲稿输入演讲稿内容输入演讲稿内容74培训专用PowerPoint 2003 窗口 75培训专用PowerPoint 2003 视图方式PowerPoint有五种视图模式：1幻灯片视图2大纲视图3备注页视图4幻灯片浏览视图5幻灯片放映76培训专用利用利用“内容提示向导内容提示向导”利用利用“设计模板设计模板”建立建立“空演示文稿空演示文稿”我们如何新建演示文稿呢？77培训专用 在幻灯片中添加各种图形、文本框、艺术字、图表、Word表格等。另外，对选定的对象可以进行移动、复制、删除等操作。对于用“绘图”按钮制作的各

19、种图形，可单击选中后进行修改或删除。只能在“幻灯片视图”下才可编辑幻灯片。78培训专用 插入声音和动画文件：插入|影片和声音 插入超级链接：插入|超级链接 我们如何在幻灯片中添加对象？插入幻灯片:插入/新幻灯片。删除幻灯片:编辑/删除幻灯片。移动幻灯片 复制幻灯片:移动幻灯片的同时按下CtrlCtrl控制键。我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？79培训专用PowerPoint 2003 格式化母版设计模板80培训专用81培训专用放映演示文稿动画1.幻灯片内动画设计即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果。通过“幻灯片放映|动画方案”命令，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择需要的动画方案来实现

20、 82培训专用2.自定义动画 利用“幻灯片放映|自定义动画”命令，在其任务窗格中进行相应设置。83培训专用3.设置幻灯片间切换效果 通过“幻灯片放映|幻灯片切换”命令，在“幻灯片切换”任务窗格中操作 84培训专用放映演示文稿 设置放映方式 设置放映方式1.演讲者放映2.观众自行浏览3.在展台放映（全屏）85培训专用本节小结 本章主要介绍PowerPoint制作和播放。内容包括：建立和编辑演示文稿，美化演示文稿，放映和打印演示文稿。86培训专用本章小结 本章主要介绍目前常用的文字处理软件word2003、电子表格处理软件excel 2003和演示文稿制作软件powerpoint 2003的基本功

21、能和使用方法。87培训专用Thank You!88培训专用演讲完毕，谢谢观看！培训专用内容总结办公自动化基础。办公自动化过程中最常见的文字处理、电子表格处理、演示文稿制作三个应用软件：。文字处理软件Word 2003。演示文稿制作软件PowerPoint 2003。新建文档默认的文件名是“文档1”。利用“模板”创建新文档。今天是2012年11月5日星期一，室内气温57之间。单击首，Shift+单击尾（连续）。格式复制（格式刷）。“插入|引用|脚注和尾注”。分数的输入应先输入“0”和空格。是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。A3,B2,D4。单元格地址随着位置的不同而变化，例如：A1。绝对引用指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：$A$1。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：$A1,A$1。1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格。Excel在数据复制时可以只复制部分信息吗。设置单元格格式还可以通过Excel的“格式”工具栏来进行。“格式|条件格式”命令。单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导。图表向导之一：图表类型。图表向导之二：图表源数据。3、单击“下一步”进入步骤3对话框。图表向导之三：图表选项。图表向导之四：图表位置。放映演示文稿动画培训专用