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1、時時 間間 管管 理理*在開始之前在開始之前請思考:課程綱要課程綱要1 1.時間管理基本概念時間管理基本概念2.2.時間管理架构時間管理架构3.3.時間管理思維陷阱時間管理思維陷阱4.4.如何提高工作效率如何提高工作效率 4.1 4.1 E-MAILE-MAIL的管理的管理 4.2 4.2 如何展開計划如何展開計划 4.3 4.3 執行能力的強化執行能力的強化時間管理是什麼?時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是.時間管理時間管理=自我管理自我管理=改變習慣改變習慣,以令自己以
2、令自己更富績效更富績效,更富效能更富效能效率效率:把事情很快地做完把事情很快地做完效能效能:把事情很快又很對地做完把事情很快又很對地做完用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事時間管理時間管理=事前的事前的規劃規劃或長期的或長期的計劃計劃時間管理的架構緊急緊急緊急緊急不緊急不緊急不緊急不緊急重要重要重要重要重要緊迫重要緊迫重要緊迫重要緊迫重要不緊迫重要不緊迫重要不緊迫重要不緊迫不重要不重要不重要不重要不重要緊迫不重要緊迫不重要緊迫不重要緊迫不重要不緊迫不重要不緊迫不重要不緊迫不重要不緊迫時間管理的架構A A A AC C C CB B B BD D D D1st 1st 急急2nd2nd重
3、重3rd3rd輕輕4th4th緩緩正確的順序 重要重要 不不重要重要不不紧急紧急紧急紧急A A A AB B B BD D D DC C C C 压力压力 精疲力竭精疲力竭 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局 短视近利短视近利 危机处理危机处理 缺乏自制力缺乏自制力 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂偏重的結果 重要重要 不不重要重要不不紧急紧急 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生 有远见有远见 平衡平衡 纪律纪律 少有危机少有危机紧急紧急A A A AC C C CB B B BD D D D陷阱一:不合理的時間配置A.緊迫
4、且重要45%處理危機B不緊迫但重要不緊迫但重要5%D不重要也不緊迫15%C.緊迫但不重要35%明智的時間配置AB陷阱二:拖延除D以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般陷阱三:事必親躬韓非子下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因怕部屬取代不放心部屬,不信任
5、部屬標準過高陷阱四:有求必應花太多時間,時間不夠會犧牲B項不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.管理E-Mail1.1.你一天花多少時間看你一天花多少時間看E-mail?E-mail?2.2.你進你進E-mailE-mail會不會看小品會不會看小品?3.3.你看你看E-mailE-mail的時間是連續的的時間是連續的,還是片斷的還是片斷的?4.4.你的你的E-mailE-mail有沒有做分類有沒有做分類?5.5.你回信時是邊看邊回你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信還是分類後集中
6、回信?6.6.你進你進 E-mail E-mail 信箱信箱,是先看信還是先發信是先看信還是先發信?如何提高 E-mail 的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作除了急件以外,集中時段回信養成習慣,一天只有三個時段看E-mail看E-mail 的時段時段信箱回信09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的分類 設定不同資料夾設定不同資料夾,按輕重緩急將收到按輕重緩急將收到的的e-mail e-mail 分類分類,管理個人郵件處理的管理個人郵件處理的時間時間.如何展開你的計劃 一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在
7、於月底工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給 Leader 方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/Update Follow up進度(1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作80/20法則 .花最少的力氣,獲得最多的效益 .所完成的工作裡,80%的成果,來自20%的時間 .80%
8、的努力是與成果無關的80/20原則示意圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物執行能力的強化備忘錄時間管理的利器:To-do list備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約會良好工作習慣的養成速戰速決做備忘錄可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成在工作情緒低潮時,每天至少完成一件事情.執行的速度:兵貴速戰速決養兵千日,用在一時時機稍縱即逝將變數降至最低生米成熟飯型自廢武功型需要速戰速決的時機需要速戰速決的時機 需要需要速戰速決的狀況速戰速決的狀況:1.1.專案的關鍵任務或一群人要等你的決策之後專案的關鍵任務或一群人要等你的決策之後 方能動作的時候方能動作的時候 2.2.重要事件的關鍵任務重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.3.3.時機稍縱即逝的狀況時機稍縱即逝的狀況.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.緩衝區並不是每件事情都那麼急如果每件事情都要及時地處理,我們會變得神經兮兮的應該有一個地方讓我們放一些不必馬上處理的事情,但時間到了又能提醒我們結語