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1、如何制定工作计划与时间管理薛维舟如何制定工作计划与时间管理薛维舟2023/3/312023/3/31群峰企管群峰企管机械工业时代传统管理的特征网络信息时代新型管理的特征等级注重控制官僚主义网络轻松、灵活增加知识转换方式 1、培养信任感 2、层层授权 3、消除沟通障碍 4、设计新方式、新制度竞争优势来自：经济规模精明的业主或高层管理专业化经营竞争优势来自：速度对市场的把握和反馈学习与培训高效的中层和基层管理网络时代管理的新特点第1页/共55页2023/3/312023/3/31主管的主要角色过程管理者过程管理者员工培养者员工培养者业务规划者业务规划者“关系建立者关系建立者”第2页/共55页202
2、3/3/312023/3/31群峰企管群峰企管企业基层主管必备的企业基层主管必备的1212项技能项技能专业风采专业风采l l主持会议主持会议l l沟通表达沟通表达l l个人管理个人管理思维技能思维技能l l拟定计划拟定计划l l制定决策制定决策 l l解决问题解决问题组织技能组织技能l l团队建设团队建设l l领导能力领导能力l l培育部属培育部属绩效管理绩效管理l l制定标准制定标准 l l成果检查成果检查l l绩效考核绩效考核第3页/共55页2023/3/312023/3/31第4页/共55页时间管理时间管理的重要性时间管理的重要性影响时间管理的障碍影响时间管理的障碍时间自然法则时间自然法
3、则时间管理系统时间管理系统2023/3/312023/3/31第5页/共55页进步的原动力进步的原动力个人管理个人管理自我超越自我超越第6页/共55页时间管理的重要性时间是资本和无法更新的收入任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手管理好你的时间就能管理好你的生活第7页/共55页抱怨很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题其实没有所谓其实没有所谓“时间太多时间太多”或或“时间不够时间不够”的情形存的情形存在在一天就是二十四小时，不多也不少一天就是二十四小时，不多也不少不管你是谁，都是一样的不管你是谁，都是一样的所
4、谓时间极少，只是表示在这段时间里要做的事情太所谓时间极少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已多，以致这段时间不允许而已时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情他们值得去做的事情“能够做能够做”和和“本来可以做本来可以做”基本上并没有多大的差基本上并没有多大的差别存在别存在第8页/共55页四个主要的时间生产率障碍2023/3/312023/3/311人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别4没
5、有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统第9页/共55页你是否能掌握时间？你只需回答：“Yes”Or“No”第10页/共55页总结你的时间掌控状况2023/3/312023/3/31第11页/共55页时间是什么？时间是什么？过过去去、现现在在与与未未来来一一连连串串事事件件的连续线的连续线 个人管理个人管理第12页/共55页时间大盗打扰（电话或没有预约客人）打扰（电话或没有预约客人）重要性次序无所调整重要性次序无所调整没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律
6、会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作及繁文缛节文书工作及繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力第13页/共55页肖经理的一天（案例）第14页/共55页掌握度的循环 个人管理个人管理生产力自我价值掌握度第15页/共55页 时间管理要诀时间管理要诀l l预先计划预先计划l l区分紧急和重要的事区分紧急和重要的事l l做最重要的事做最重要的事l l保持弹性保持弹性 个人管理个人管理第16页/共55页 时间管理要诀紧急不紧急重要意外有时限计划急 病培训维护关系战略规划保健次要有时限活动不速之客某些任务符合别人期望的事琐事广告函件看电视瞎聊天发呆个人管理个人管理第17页/共55页个
7、人管理个人管理时间管理要诀时间管理要诀l l适当授权适当授权l l运用工具运用工具l l改善技能改善技能l l建立原则建立原则第18页/共55页2020 时间管理的启示时间管理的启示你的每一天、每一小时、每一分钟都很有价值钱是一分一分的挣来的用以上的工具计算一下你的时间价值：当你浪费了多少时间，你就浪费了多少钱规划你的时间，将这种宝贵资源用在可以产生最大收益的活动上第19页/共55页需要分析的问题需要分析的问题计划性如何？有多少时段记不起来做什么？浪费/超时多少？（20%）第20页/共55页案例分析案例分析重要工作下班时才做被分心和干扰太多二小时完全不被干扰的时间太少三十分钟最有效率（上午九时
8、）没有被充分利用效率最低时汇报工作第21页/共55页工作清单分析表工作清单分析表工作事项要超过十分钟（可以累计）事项要具体浪费时间的原因写清楚时间利用率：工作清单用时之和时间利用率=100%法定工作日时数第22页/共55页问题日、周、月最紧急的是哪三样工作？非常紧急的工作事项如果频率很高，则是授权问题紧急事项越多，时间管理问题越大紧急、非常紧急、不紧急事项时间比重越大，时间管理问题越大分析“紧急事项”是否真的紧急？第23页/共55页工作重要性分析工作重要性分析非常重要其他事情都可以不做也要做的事情重要你不做就要出问题不很重要做比不做好一点不重要做也不见得好第24页/共55页问题问题日、周、月最
9、重要的是哪三项工作？非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关重要工作事项占时间越多，时间管理越合理消除不重要、压缩不很重要的工作第25页/共55页高效益活动高效益活动优先做高效益活动安排好顺序和时间，保证高效益活动进行说出你的前三项高效益活动？对年、月、周、日的高效益活动做到心中有数衡量的三个指标：贡献大、必要程度大、花费时间少第26页/共55页会见分析会见分析不良会见极浪费时间学会约定会见用时尽可能事先确认会见目标，准确估计会见所用时间学会对付无故拖延第27页/共55页公出分析公出分析合理安排拜访路线合理安排拜访时间剩余时间回公司第28页/共55页时间管理实务整理你的办公桌，要丢掉的东西
10、过时的手册过时的手册过期杂志过期杂志草稿、旧版本、过时的信、通信、备忘录等草稿、旧版本、过时的信、通信、备忘录等残骸（笔芯、已经录入的名片）残骸（笔芯、已经录入的名片）资讯摘要资讯摘要宣传品宣传品菜单菜单不相干的文件的断章残片不相干的文件的断章残片第29页/共55页时间管理实务用钱买时间用钱买时间杂货递送杂货递送礼品包装礼品包装收送服务收送服务外餐服务外餐服务家中修理家中修理电话和传真订购用品电话和传真订购用品线上服务线上服务购物服务购物服务家中清洁家中清洁机场接送机场接送第30页/共55页时间管理实务办公室助手办公室助手分送分送/整理信件整理信件送信送信客户需求调查客户需求调查邮寄名单打字邮
11、寄名单打字清洁、维修清洁、维修公司文件校对公司文件校对找资料找资料收送货收送货搜集资料搜集资料其他打字工作其他打字工作新资讯新资讯库存盘点库存盘点第31页/共55页改进与提升建立目标建立目标每天作时间计划每天作时间计划编排优先次序，定下限期编排优先次序，定下限期运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打扰改善技巧，排除打扰凭借组织安排打电话凭借组织安排打电话利用利用“Quiet An Hour”Quiet An Hour”（清净一小时），学习说（清净一小时），学习说“不不”一次性时间处理文件一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议
12、时间跟随会议议程，控制会议时间请别人帮忙请别人帮忙克服人性弱点，走出时间陷阱克服人性弱点，走出时间陷阱第32页/共55页2023/3/312023/3/31第33页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划为何制定计划何时制定计划计划种类如何制定计划工具使用第34页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划计划的重要性计划的重要性l l预见性预见性l l掌握度掌握度l l集中性集中性第35页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划计划的定义计划的定义l l设定目标设定目标l l指明路线指明路线l l资源预计资源预计第36页/共55页2023/3/31202
13、3/3/31拟订计划计划的要素计划的要素l l清晰的目标清晰的目标l l明确的步骤明确的步骤l l可用的资源可用的资源第37页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划哪个是好目标l l1111月底前开发经销商月底前开发经销商5050个个l l提高客户满意度提高客户满意度l l调动员工积极性调动员工积极性l l每年举办每年举办7 7天专业培训天专业培训第38页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划计划的种类计划的种类l l目标型目标型l l例行型例行型l l问题型问题型第39页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划分辨计划的种类l l每每月月3 3日
14、日前前提提交交上上月月工作报告工作报告l l部分解决跨区销售部分解决跨区销售l l20072007年业绩增长年业绩增长50%50%第40页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划目标型计划的步骤l l描绘结果描绘结果l l任务展开任务展开l l统计资源统计资源l l排列进度排列进度l l重点管理重点管理第41页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划描绘结果l l清楚生动描绘期望的结果清楚生动描绘期望的结果l l使用视觉、听觉、想象使用视觉、听觉、想象l l可用图片、模型、图表可用图片、模型、图表第42页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划任务展开
15、l l使用有关工具使用有关工具l l列出所需任务列出所需任务l l展开到能掌握为止展开到能掌握为止第43页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划工具之一 心理图像法l l将主题置于中间将主题置于中间l l自由地向四周展开自由地向四周展开l l可用多次展开可用多次展开l l可可用用5W2H5W2H分分析析 (即即Why Why What What Who Who Where Where When How How much)When How How much)第44页/共55页2023/3/312023/3/31基层主管培训基层主管培训工作指导工作指导工工 作作 方方法法工工 作作
16、 安安全全工工 作作 关关系系关关 系系 建建立立上对下上对下平行平行下下 对对上上关关 系系 维维持持关关 系系 改改善善制定标准制定标准制制 定定 程程序序合理化作业合理化作业工作改善工作改善QC工具工具选选 定定 项项目目心理图像法范例心理图像法范例第45页/共55页2023/3/312023/3/31练习第46页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划工具之二 目标树l l将核心目标写于最上方将核心目标写于最上方l l分解成次目标分解成次目标l l如果未能明白表示，可做二次分解如果未能明白表示，可做二次分解l l直到每个目标均能清楚定义直到每个目标均能清楚定义第47页/共
17、55页2023/3/312023/3/31产品知识8小时法律知识4小时行业知识4小时16小时专业知识培训企业文化4小时团队精神4小时工作品质4小时12小时工作理念培训电脑操作8小时1.销售心理 2.销售流程 3.客户开发 4.电话访谈 5.面谈技巧 6.问话技巧 7.倾听技巧8.展示技巧 9.解疑技巧 10.缔结技巧11.收款技巧销售技能20小时简报技巧8小时36小时专业技能培训于2007年底建立新的工作团队并与原有团队融和目标树范例目标树范例第48页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划统计资源l l列列 出出 所所 需需资源资源l l分分成成必必需需、需要需要l l统统 计
18、计 与与 评评估估l l掌掌 握握 关关 键键资源资源第49页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划排列进度l l依照顺序排列依照顺序排列l l使用工具使用工具l l评估与修正评估与修正第50页/共55页2023/3/312023/3/31拟订计划计划管理工具甘特图功能和作用：将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素，再将各组成要素列成时间表。一般甘特图应包含以下四方面内容：任务任务负责人负责人时间时间进度进度第51页/共55页2023/3/312023/3/31甘特图范例规划设计老方（战略总结）小刘 （管理者企划）小张小王第四周第三周第二周第一周负 责人时间交流会议项目规划第52页/共55页2023/3/312023/3/31重点管理l l成功的关键成功的关键l l待解决问题待解决问题l l里程碑里程碑拟订计划第53页/共55页2023/3/312023/3/31Thank You!成功永无止境！成功永无止境！第54页/共55页2023/3/312023/3/31感谢您的观看。感谢您的观看。第55页/共55页