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1、时 间 管 理II*Page 3 of 62如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题时间管理是什么?Page 5 of 62时间管理不是什么?时间本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时間,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间Page 6 of 62时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划Page 7 of 62人,为何安于现状?为何你我都不满意现狀,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后
2、会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”Page 8 of 62请架设一座桥,使A至B距离最短,但是桥不可歪斜100公尺300公尺AB河水Page 9 of 62有三片木条,如何将它们围成封闭三角形2 cm10 cm4 cmPage 10 of 62你可知道为何会画不出来?因为你跳不出原来的思维习惯但是假设你画了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一个旧有的问題.改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始时间管理的架构Page 12 of 62紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓请
3、排出正确的行事优先级?ABCDPage 13 of 62紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确的行事优先级Page 14 of 62紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷Page 15 of 62陷阱一:时间的配置不对Reaction消极回应vs Proaction积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理
4、Page 16 of 62不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%Page 17 of 62明智的时间配置III1.重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部屬,这叫“灌能”Page 18 of 62陷阱二:拖延除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 thPage 19 of 62克服1.成本/效益分析法成本.好处.Page 20 of 62克服2.思维习惯的改变这件事令人感到为難,
5、但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般Page 21 of 62陷阱三:事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部屬,不信任部属要求标准过高Page 22 of 62陷阱四:有求必应会花太多时間,时间不够会牺第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适
6、当地拒绝.Page 23 of 62Conclusions:时间管理架构均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page 25 of 62如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好Page 26 of 621.工作时段分配法则早上中午13:0015:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,适合散心,放松(Check)冷靜,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Lead
7、er方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面Follow Up2.Go Around3.沟通与协调1.思考问题2.写计劃/Update Followup进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作Page 27 of 622.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,放鬆,沟通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.Follow Up一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什麼?意义何在?2.有没
8、有办法提升自己的价值?3.计劃/规划如何管理你的EMail葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.Page 29 of 62先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看小品?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?Page 30 of 62如何提高Email的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作养成习慣,一天只有三个时段看Email除了急件以外,集中时段回信Page 3
9、1 of 62看Email的时段分配时段信箱回信备注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VPage 32 of 62Email文件夹的分类Reply:Private,公务Follow Up:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject进度有空再看如何展开你的计划一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底Page 34 of 62良好的时间管理来自于计划均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page 35 of 62PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间Page 36 of 628.80/20法则1/2the
10、Vital Few&the Trivial Many柏拉图法则花最少的力氣,获得最多的效益你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的Page 37 of 6280/20原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物Page 38 of 62目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page 39 of 62如何列管重要计划将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出來,并算出每个计划的效益.(如下一页所示)在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(项目件数依自己能力而定,红线的右手边)有项目结束之后
11、下一个项目就可以往左递补Page 40 of 62每个计划如何给予评分先将所有计划列出來,分成短中长期(自行定义)分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照:重要性,急迫性及成功机会来给分數.最好给5分,最不好给1分将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划Page 41 of 62范例:项目评分的范例Page 42 of 62以Notes信箱管理计划的分类执行力:To-Do,记录,Routine(最重要的部份,下一章节再讲)自我成長:Pareto,前3个计划生活:Pareto,前3个计划工作:Pareto,前3个计划执行能力的强化Page 44 of 62备忘录时间管理的利器:to-do
12、 List备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会Page 45 of 62范例:备忘录的范例Page 46 of 62范例:周计划的范例Page 47 of 62善用Notes BookMark的功能链接书签(BookMark)的建立可以用来建立一系列相关计划的链接在Notes里頭,点一以下黄色书签即可把该计划给打開,并Update按Ctrl+V之后就会出现黄色书签Page 48 of 62善用Notes颜色管理的功能红色粗
13、体字体为重要一定完成的部份红色粗体字体为重要一定完成的部份蓝色斜体字体为已完成的部份黑色字体为应执行事项绿色字体为Routine SchedulePage 49 of 62良好工作习惯的养成兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成每天至少完成一件事情,特别是在工作情绪低潮时Page 50 of 62“执行”的写照Just Do It奉备忘录的To Do-Check List如圣旨行动才是企划的开始把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%执行能力锋利如倚天劍.剑锋到處,刀折剑断Page 51 of 62执行不是一成不变的合理性Reasona
14、ble表示用心试探一下是不损伤毫发的平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果Page 52 of 62执行的速度:兵贵速战速决养兵千日,用在一时(资源珍贵)时机稍纵即逝将变量降至最低生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)自废武功型(成绩已经贴出去了)客户的感受加速度,势如破竹.Page 53 of 62兵贵速战速决的时机并不是每一件事情都需要兵贵速战速决#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)#2重要事件的关键任務.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%.#3时机稍纵即逝的机會.有时候机会的有效性仅限于某段时間,甚至短到几分钟而已.Page 54 of
15、 62Hand Carry!让程序进行最迅速的方法当然需要先了解程序及关键点见面三分情亲自与关键人物(经理)面对面沟通Page 55 of 62执行的技巧:Key Success Factor灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有餘).分解完毕牛尚不自知已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒出来做对的事情,并不会耗费太大的力氣.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.Page 56 of 62Buffer缓冲区并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们Page 57 of 62如何处理情绪低潮每天至少完成一件事情完成事情的定义完整的相关的善后的记录的文件通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情